Quản trị tinh gọn Lean Management là gì? 5 nguyên tắc cốt lõi

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc tối ưu hóa hiệu suất và lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Quản trị tinh gọn Lean nổi lên như một giải pháp hiệu quả, giúp loại bỏ lãng phí và nâng cao năng suất làm việc. Vậy quản trị tinh gọn Lean Management là gì? 5 nguyên tắc cốt lõi của Lean là gì và làm thế nào để áp dụng chúng vào thực tiễn? DACO sẽ giải đáp những câu hỏi này trong bài viết dưới đây.

Quản trị tinh gọn Lean là gì?

Quản trị tinh gọn (Lean Management) là một phương pháp hệ thống nhằm tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp thông qua việc sử dụng hiệu quả nguồn lực, giảm thiểu chi phí và gia tăng hiệu suất. Trọng tâm của Lean là loại bỏ các yếu tố lãng phí không tạo ra giá trị gia tăng như thời gian chờ đợi, chi phí tồn kho, nhân công dư thừa, và các hoạt động không cần thiết. 

Bằng cách cải tiến liên tục quy trình, Lean hướng tới mục tiêu rút ngắn thời gian sản xuất, cung cấp sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Nguồn gốc của Quản lý Tinh gọn

Hệ thống quản trị tinh gọn có nguồn gốc từ Hệ thống Sản xuất Toyota (Toyota Production System – TPS). Sau Thế chiến thứ hai, trong bối cảnh khó khăn về nguồn lực, Toyota đã phát triển một phương pháp sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) tập trung vào việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, loại bỏ các bước không cần thiết trong quy trình và tối đa hóa năng suất làm việc của nhân viên.

Nhờ áp dụng phương pháp này, Toyota đã đạt được những thành tựu vượt bậc: sản xuất nhanh hơn, chi phí thấp hơn và chất lượng cao hơn. Từ một doanh nghiệp nhỏ, Toyota đã vươn lên trở thành một trong những nhà sản xuất ô tô hàng đầu thế giới.

Thành công của Toyota đã tạo ra ảnh hưởng lan rộng, và phương pháp sản xuất tinh gọn của họ đã được áp dụng trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau. 

Ngày nay, Lean không chỉ giới hạn trong sản xuất mà còn được mở rộng thành một phương pháp quản trị toàn diện, áp dụng cho mọi khía cạnh của doanh nghiệp và trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

>>>Xem thêm: Toyota Production System (TPS) là gì? Nguyên lý & Ứng dụng

Quản trị tinh gọn sử dụng nguyên tắc nào?

Quản trị tinh gọn Lean dựa trên 5 nguyên tắc chính, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và đạt hiệu quả cao nhất:

Xác định giá trị từ quan điểm khách hàng

Trong Lean, mọi hoạt động không mang lại giá trị gia tăng cho sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng, từ góc độ của khách hàng, đều được coi là lãng phí và cần được loại bỏ. Giá trị chỉ được tạo ra khi khách hàng sẵn sàng chi trả cho hoạt động đó. 

Doanh nghiệp cần tập trung vào việc sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng. Quản lý tinh gọn giúp nâng cao nhận thức của nhân viên, xác định các nguyên nhân gây lãng phí và tìm kiếm cơ hội để loại bỏ chúng.

Sơ đồ chuỗi giá trị (VSM – Value Stream Mapping)

Sơ đồ chuỗi giá trị là công cụ để thu thập, phân tích dòng thông tin và vật tư cần thiết để đưa sản phẩm hoặc dịch vụ đến tay khách hàng. Bằng cách xem xét toàn bộ quy trình, từ khâu bắt đầu đến khi kết thúc, doanh nghiệp có thể xác định các điểm lãng phí và tìm giải pháp loại bỏ.

Tạo dòng chảy liên tục

Sau khi xác định và lập sơ đồ chuỗi giá trị, các lãng phí sẽ dần được loại bỏ. Mục tiêu là tạo ra một dòng chảy sản xuất liên tục, không bị gián đoạn. Điều này đòi hỏi sự kết hợp hài hòa giữa các công đoạn thủ công và hoạt động của máy móc, thiết bị, đảm bảo bán thành phẩm được xử lý một cách trơn tru.

Áp dụng hệ thống kéo (Pull System)

Thay vì sản xuất dựa trên dự báo, doanh nghiệp chỉ nên sản xuất dựa trên nhu cầu thực tế của khách hàng. Điều này giúp tránh tình trạng sản xuất dư thừa, giảm thiểu hàng tồn kho – một trong những nguồn lãng phí lớn nhất. Việc nghiên cứu thị trường và thu thập ý kiến khách hàng là cần thiết để đảm bảo cung cấp đủ sản phẩm, dịch vụ, tránh lãng phí chi phí lưu trữ và thanh lý.

>>>Có thể bạn muốn biết: Chiến lược đẩy và kéo: Nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng

Hướng đến sự cải tiến liên tục  

Quản trị tinh gọn là một quá trình cải tiến không ngừng. Sau mỗi chu trình hoạt động, hoặc ngay cả trong quá trình triển khai, nhà lãnh đạo cần liên tục tìm kiếm các phương pháp tối ưu hơn, thực hiện và đánh giá kết quả. 

Việc áp dụng các công cụ cải tiến như Kaizen, PDCA… và đúc kết kinh nghiệm cũng như cập nhật xu hướng mới giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả, chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

2 Yếu tố trọng tâm của Lean Management là gì?

Lean Management không chỉ là một tập hợp các kỹ thuật mà còn là một triết lý quản lý, đặt trọng tâm vào hai yếu tố cốt lõi: con người và sự cải tiến liên tục.

1. Con người là trung tâm 

Lean Management coi trọng con người là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Mỗi cá nhân đều được khuyến khích đóng góp ý kiến, tham gia vào quá trình cải tiến và phát triển. Việc trao quyền, tạo điều kiện làm việc thuận lợi và phát huy tối đa năng lực của mỗi nhân viên là chìa khóa để đạt được hiệu quả cao nhất.

2. Cải tiến liên tục 

Không ngừng cải tiến là yếu tố then chốt để duy trì lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh năng động. Doanh nghiệp cần liên tục tìm kiếm những cách thức mới để tối ưu hóa quy trình, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Tinh thần Kaizen – cải tiến liên tục từng bước nhỏ – được thấm nhuần trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.

Quản lý tinh gọn đòi hỏi sự cân bằng giữa việc phát triển con người và tối ưu hóa quy trình. Một doanh nghiệp chỉ có thể đạt được sự phát triển bền vững khi có một đội ngũ nhân viên gắn bó, tài năng và một hệ thống vận hành liên tục được cải tiến. Sản phẩm có thể bị sao chép, nhưng văn hóa doanh nghiệp dựa trên sự tôn trọng con người và tinh thần cải tiến liên tục là yếu tố cốt lõi tạo nên lợi thế cạnh tranh độc đáo và bền vững.

Nâng cao hiệu quả doanh nghiệp với các công cụ quản trị tinh gọn

Lean Management cung cấp một bộ công cụ đa dạng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và loại bỏ lãng phí, bao gồm: 

• Phương pháp 5S
• Kanban
• Six Sigma
• Sơ đồ chuỗi giá trị  
• Bảng kiểm soát  
• Xử lý đa quy trình 
• Thiết kế lại đơn vị công việc 

Trong số đó, 5S, Kanban và Six Sigma đã phát triển thành các phương pháp quản lý độc lập và được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Dưới đây là phân tích chi tiết về ba công cụ này:

1. Phương pháp 5S: Nền tảng cho sự gọn gàng và hiệu quả

5S là một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả để tạo ra và duy trì một môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp và có tổ chức. Tên gọi 5S xuất phát từ năm chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật:

• Seiri (Sàng lọc):Loại bỏ những vật dụng không cần thiết khỏi nơi làm việc.
• Seiton (Sắp xếp): Bố trí các vật dụng cần thiết một cách khoa học, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.
• Seiso (Sạch sẽ): Giữ gìn vệ sinh nơi làm việc và thiết bị thường xuyên để đảm bảo tiêu chuẩn và phát hiện sớm các vấn đề.
• Seiketsu (Săn sóc): Duy trì và chuẩn hóa ba bước đầu tiên (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ) thành các quy trình thường xuyên.
• Shitsuke (Sẵn sàng): Rèn luyện ý thức tự giác tuân thủ các quy tắc 5S và liên tục cải tiến.

>>>Chi tiết: Cách thực hiện 5S trong sản xuất và giải pháp hỗ trợ

Phương pháp Kanban: Trực quan hóa và quản lý dòng chảy công việc

Kanban, trong tiếng Nhật có nghĩa là “bảng hiệu” hoặc “biển báo”, là một hệ thống quản lý công việc trực quan. Công việc được thể hiện trên bảng Kanban, thường được chia thành các cột tương ứng với các giai đoạn khác nhau của quy trình (ví dụ: “Việc cần làm,” “Đang thực hiện,” “Đã hoàn thành”).

Kanban giúp:

• Tăng cường tính minh bạch: Mọi người đều có thể dễ dàng theo dõi tiến độ công việc.
• Phát hiện tắc nghẽn: Dễ dàng nhận biết các công việc bị đình trệ.
• Giảm thiểu tình trạng quá tải: Giới hạn số lượng công việc đang thực hiện (Work In Progress – WIP) để đảm bảo hiệu suất.

Kanban đã trở thành nền tảng cho nhiều công cụ quản lý dự án và quy trình hiện đại.

3. Phương pháp Six Sigma: Cải tiến chất lượng và giảm thiểu sai sót

Six Sigma là một phương pháp quản lý tập trung vào việc cải thiện chất lượng bằng cách giảm thiểu sự biến động và lỗi trong quy trình. Khác với Kaizen (cải tiến liên tục), Six Sigma tập trung vào việc xác định và loại bỏ tận gốc nguyên nhân gây ra lỗi.

Để đạt được mục tiêu này, Six Sigma áp dụng chu trình DMAIC, bao gồm 5 giai đoạn:

• Define (Xác định): Xác định vấn đề, mục tiêu và phạm vi dự án.
• Measure (Đo lường): Thu thập dữ liệu để đánh giá hiệu suất hiện tại.
• Analyze (Phân tích):Phân tích dữ liệu đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ gây ra vấn đề.
• Improve (Cải tiến): Triển khai các giải pháp để loại bỏ nguyên nhân gốc rễ.
• Control (Kiểm soát): Thiết lập các biện pháp kiểm soát để đảm bảo kết quả cải tiến được duy trì.

Hiện nay, việc kết hợp Lean và Six Sigma (gọi là Lean Six Sigma) trở nên phổ biến. Lean Six Sigma kết hợp các nguyên tắc của Lean (tập trung vào loại bỏ lãng phí và tăng tốc độ) với các công cụ và phương pháp của Six Sigma (tập trung vào giảm thiểu sai sót và cải thiện chất lượng) để đạt được hiệu quả toàn diện.

>>>Xem thêm: Lean Six Sigma và cách ứng dụng cho doanh nghiệp sản xuất

Lợi ích của hệ thống quản lý tinh gọn cho doanh nghiệp

Sự thành công vang dội của Toyota sau khi áp dụng mô hình Lean không phải là ngẫu nhiên. Lean mang lại những lợi ích thiết thực và bền vững cho doanh nghiệp, giải thích tại sao nó trở thành một xu hướng quản trị được áp dụng rộng rãi cho đến ngày nay.

Nâng cao hiệu suất làm việc

Quản trị Lean giúp loại bỏ các hoạt động không cần thiết, cho phép doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào các công việc cốt lõi, tạo ra giá trị thực sự. Các bộ phận quan trọng trong quy trình hoạt động được tối ưu hóa, hoạt động với hiệu suất cao nhất mà không bị phân tán bởi các yếu tố thứ yếu. Điều này dẫn đến sự cải thiện đáng kể về kết quả đầu ra của từng bộ phận và toàn doanh nghiệp.

Giảm thiểu chi phí

Lean giúp doanh nghiệp xác định và loại bỏ triệt để các chi phí không tạo ra giá trị, bao gồm lãng phí về nguyên vật liệu, thời gian, nhân lực và các chi phí khác. Doanh nghiệp không còn phải chịu gánh nặng của các khoản chi phí dư thừa, từ đó gia tăng lợi nhuận.

Cải thiện quy trình vận hành

Bằng cách đơn giản hóa cấu trúc và loại bỏ các yếu tố gây cản trở, Lean tạo điều kiện cho các bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả hơn. Quy trình vận hành trở nên trơn tru, giảm thiểu sự phức tạp và phân tán, giúp doanh nghiệp phát triển nhanh chóng và bền vững.

Kiểm soát chất lượng hiệu quả

Lean giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi tình hình hoạt động, đảm bảo chất lượng đầu ra đồng đều và đúng tiến độ. Mọi vấn đề, dù lớn hay nhỏ, đều có thể được phát hiện kịp thời nhờ tính liên kết chặt chẽ của toàn bộ quy trình. Điều này cho phép doanh nghiệp nhanh chóng khắc phục các vấn đề và duy trì sự ổn định. 

Xu hướng “tinh gọn hóa” gần đây, với việc nhiều tập đoàn lớn như Google, Amazon, Shopee,… một lần nữa khẳng định giá trị vượt thời gian của quản trị tinh gọn. Hơn 70 năm sau thành công của Toyota, Lean vẫn chứng tỏ sức mạnh của mình, trở thành kim chỉ nam cho nhiều doanh nghiệp trong kỷ nguyên hiện đại.

Thách thức khi ứng dụng Lean Management là gì?

Mặc dù quản trị tinh gọn mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp như đã phân tích, quá trình triển khai Lean không phải lúc nào cũng dễ dàng. Một số khó khăn doanh nghiệp có thể gặp phải bao gồm:

Thay đổi văn hóa doanh nghiệp

Triển khai Lean thường đòi hỏi sự thay đổi sâu rộng trong văn hóa doanh nghiệp. Việc thay đổi thái độ, giá trị và quan điểm làm việc của nhân viên có thể gặp phải sự phản đối hoặc khó khăn trong việc thích nghi. Điều này đòi hỏi sự đầu tư vào đào tạo, truyền thông và tạo sự đồng thuận từ mọi cấp bậc trong tổ chức.

Yêu cầu đầu tư ban đầu

Triển khai Lean có thể phát sinh chi phí ban đầu, bao gồm đầu tư cho đào tạo, tư vấn và nâng cấp cơ sở hạ tầng (nếu cần). Điều này có thể tạo áp lực tài chính nhất định, đặc biệt là với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Đòi hỏi thời gian và sự kiên trì

Lean không phải là một giải pháp “ăn liền”. Để đạt được kết quả bền vững, doanh nghiệp cần có sự kiên nhẫn và cam kết lâu dài. Việc thay đổi quy trình, cải thiện liên tục và xây dựng văn hóa Lean cần thời gian để thấy rõ hiệu quả.

Thách thức trong việc đo lường hiệu quả

Đo lường hiệu quả của Lean có thể là một thách thức. Việc xác định các chỉ số đo lường phù hợp (ví dụ: giảm lãng phí, tăng năng suất, cải thiện sự hài lòng của khách hàng) và theo dõi chúng một cách chính xác đòi hỏi sự nỗ lực và phương pháp luận rõ ràng.

Lộ trình ứng dụng phương pháp quản lý tinh gọn Lean trong thực tế

Để áp dụng thành công phương pháp quản trị tinh gọn Lean vào doanh nghiệp, cần có một lộ trình triển khai rõ ràng và bài bản. Dưới đây là các bước cơ bản:

1. Giai đoạn chuẩn bị

Trước khi bắt đầu triển khai Lean, doanh nghiệp cần:

• Xác định rõ mục tiêu và phạm vi: Đặt ra các mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp muốn đạt được thông qua việc áp dụng Lean, đồng thời xác định phạm vi áp dụng (toàn bộ doanh nghiệp hay một bộ phận/quy trình cụ thể).
• Đảm bảo sự cam kết của lãnh đạo: Sự ủng hộ và tham gia tích cực của ban lãnh đạo cấp cao là yếu tố then chốt để đảm bảo thành công của quá trình triển khai.
• Thành lập đội dự án Lean: Chọn ra những cá nhân có kiến thức, kỹ năng và nhiệt huyết để dẫn dắt và thực hiện dự án.

2. Giai đoạn xây dựng kế hoạch triển khai

Kế hoạch triển khai Lean cần được xây dựng một cách chi tiết, bao gồm:

• Lựa chọn khu vực thí điểm: Bắt đầu triển khai Lean ở một khu vực hoặc quy trình nhỏ để thử nghiệm, đánh giá và điều chỉnh trước khi mở rộng.
• Xác định các chỉ số đo lường: Thiết lập các chỉ số cụ thể để theo dõi và đánh giá hiệu quả của việc áp dụng Lean.
• Lập lịch trình và phân công trách nhiệm: Xác định rõ thời gian thực hiện cho từng giai đoạn, phân công trách nhiệm cho các thành viên trong đội dự án.

3. Thực hiện triển khai

Giai đoạn triển khai Lean bao gồm các bước sau:

• Phân tích quy trình hiện tại: Tìm hiểu và đánh giá kỹ lưỡng các quy trình hiện tại để xác định các điểm lãng phí và cơ hội cải tiến.
• Xác định và loại bỏ lãng phí: Sử dụng các công cụ Lean (như 5S, Value Stream Mapping) để xác định và loại bỏ các loại lãng phí trong quy trình.
• Thiết kế và triển khai giải pháp cải tiến: Đề xuất và thực hiện các thay đổi trong quy trình, áp dụng các công cụ và kỹ thuật Lean để cải thiện hiệu suất.
• Đào tạo nhân viên: Cung cấp đào tạo cho nhân viên về các nguyên tắc và công cụ Lean, cũng như các quy trình mới.

4. Đánh giá và duy trì

• Đo lường kết quả: So sánh kết quả đạt được với các chỉ số đã đặt ra để đánh giá hiệu quả của việc triển khai Lean.
• Điều chỉnh và cải tiến liên tục: Dựa trên kết quả đánh giá, thực hiện các điều chỉnh cần thiết và tiếp tục tìm kiếm các cơ hội cải tiến.
• Duy trì và chuẩn hóa: Thiết lập các quy trình và tiêu chuẩn để duy trì những cải tiến đã đạt được và đảm bảo rằng Lean trở thành một phần của văn hóa doanh nghiệp.

Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về quản trị tinh gọn Lean và những lợi ích thiết thực mà nó mang lại. Hãy áp dụng Lean vào doanh nghiệp của mình để trải nghiệm những thay đổi tích cực!

Để tìm hiểu sâu hơn về các công cụ và phương pháp áp dụng Lean, hãy liên hệ với DACO ngay hôm nay qua Hotline 0904.675.995!