Quản lý tài sản là gì? Hướng dẫn quy trình quản lý tài sản hiệu quả

Việc quản lý tài sản hiệu quả là yếu tố then chốt góp phần vào sự thành công của mọi doanh nghiệp. Đặc biệt, khi quy mô tài sản ngày càng mở rộng, việc kiểm soát và tối ưu hóa việc sử dụng tài sản càng trở nên cấp thiết. 

Bài viết này của DACO sẽ trình bày quy trình quản lý hiệu quả, giúp doanh nghiệp giảm thiểu thất thoát, lãng phí và nâng cao hiệu suất. Cùng tìm hiểu ngay!

Quản lý tài sản là gì?

Quản lý tài sản (Asset Management) là một thuật ngữ bao hàm việc giám sát và duy trì các tài sản hữu hình (như máy móc, thiết bị, bất động sản) hoặc vô hình (như bằng sáng chế, thương hiệu, bản quyền) của một tổ chức. Theo góc độ pháp lý, quản lý tài sản trong doanh nghiệp là việc bảo vệ và duy trì giá trị tài sản, ngăn ngừa thất thoát, hư hỏng (ngoại trừ hao mòn tự nhiên).

Mục tiêu là tối ưu hóa giá trị và hiệu suất sử dụng tài sản, đồng thời giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng (ngoài trường hợp hao mòn thông thường). Quá trình này đòi hỏi việc lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện và kiểm soát các hoạt động liên quan đến tài sản, đảm bảo tài sản được sử dụng hiệu quả và đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức.

Tầm quan trọng của quản lý tài sản

Quản lý tài sản hiệu quả là yếu tố then chốt góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp. Lợi ích bao gồm:

Bảo vệ và duy trì giá trị tài sản

Việc theo dõi và kiểm soát tài sản giúp doanh nghiệp chủ động phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng. Thông qua việc đánh giá định kỳ, doanh nghiệp có thể xác định các nguy cơ tiềm ẩn và đưa ra biện pháp xử lý kịp thời, đảm bảo tài sản luôn được bảo vệ và duy trì giá trị.

Tối ưu hóa hiệu quả sử dụng

Một hệ thống quản lý hiệu quả tài sản cho phép doanh nghiệp khai thác tối đa tiềm năng của tài sản. Bằng cách theo dõi hiệu suất, lịch sử bảo trì và các thông tin liên quan, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa một cách khoa học, giảm thiểu thời gian chết, lãng phí và chi phí vận hành.

Đảm bảo tuân thủ quy định

Việc quản lý các tài sản rõ ràng, minh bạch giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu pháp lý về kiểm kê, báo cáo tài chính, thuế và các quy định khác liên quan đến tài sản. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định.

Các khía cạnh của quản lý tài sản trong doanh nghiệp

Để đảm bảo hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần chú trọng quản lý tất cả các loại tài sản, bao gồm:

Quản lý tài sản cố định

Đây là những tài sản hữu hình có giá trị lớn và tuổi thọ dài hạn, phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

• Máy móc và thiết bị: Việc quản lý máy móc, thiết bị giúp đảm bảo chúng hoạt động hiệu quả, kéo dài tuổi thọ và giảm thiểu chi phí sửa chữa, thay thế.
• Cơ sở hạ tầng: Bảo trì và nâng cấp thường xuyên nhà xưởng, kho bãi, hệ thống điện nước,… nhằm đảm bảo an toàn lao động, tối ưu hóa không gian sản xuất và duy trì hoạt động liên tục. 

Tài sản lưu động

Đây là những tài sản có tính thanh khoản cao, thường xuyên thay đổi trong quá trình hoạt động.

• Hàng tồn kho: Theo dõi số lượng, chất lượng và giá trị hàng tồn kho giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, dự báo nhu cầu thị trường và tối ưu hóa quy trình sản xuất, kinh doanh.
• Tài sản tài chính: Tiền mặt, chứng khoán, khoản đầu tư,… cần được quản lý chặt chẽ để đảm bảo an toàn tài chính, tạo ra lợi nhuận và hỗ trợ cho các hoạt động kinh doanh khác.

Tài sản vô hình

Tài sản vô hình là những tài sản không có hình dạng vật chất nhưng mang lại giá trị lớn cho doanh nghiệp.

• Sở hữu trí tuệ: Bảo vệ bằng sáng chế, bản quyền, nhãn hiệu,… giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh, khai thác giá trị thương mại và ngăn chặn hành vi xâm phạm.
• Thương hiệu và danh tiếng: Xây dựng và quản lý thương hiệu, uy tín doanh nghiệp là yếu tố quan trọng để thu hút khách hàng, tạo lòng tin và nâng cao vị thế trên thị trường.

Các bước trong quy trình quản lý tài sản là gì?

Bước 1: Lập kế hoạch mua sắm

Trước khi đầu tư mua sắm, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu, loại tài sản, số lượng và ngân sách dự kiến. Việc lập kế hoạch giúp doanh nghiệp lựa chọn được tài sản phù hợp, tránh lãng phí và tối ưu hóa dòng vốn đầu tư.

• Xác định nhu cầu: Phân tích kỹ lưỡng nhu cầu sử dụng tài sản của từng bộ phận, phòng ban.
• Nghiên cứu thị trường: Tìm hiểu thông tin về các loại tài sản, nhà cung cấp, giá cả để lựa chọn phương án tối ưu.
• Dự toán ngân sách: Phân bổ ngân sách hợp lý cho việc mua sắm tài sản.

Ví dụ: Phòng kinh doanh cần thay thế máy tính có thể nhập thông tin, mã, số lượng và đơn giá lên phần mềm để các bộ phận liên quan xem xét, trình duyệt và phê duyệt.

>>>Xem ngay: Cách lập kế hoạch mua hàng chi tiết từ A đến Z

Bước 2: Cập nhật thông tin tài sản

Sau khi mua sắm, doanh nghiệp cần cập nhật tài sản mới để theo dõi và sử dụng. Việc cập nhật thủ công trên Excel với số lượng lớn dễ mất thời gian và sai sót. Phần mềm chuyên dụng sẽ giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu.

Bước 3: Phân bổ và sử dụng tài sản

Đối với công cụ lao động hay tài sản cố định, cần thực hiện việc bàn giao để đưa vào sử dụng, vận hành. Việc này giúp việc thu hồi hoặc thanh lý sau này trở nên đơn giản hơn. 

Doanh nghiệp cần theo dõi xuyên suốt quá trình sử dụng, đòi hỏi công cụ hỗ trợ để tránh mất kiểm soát thông tin. 

Ví dụ: Phòng hành chính xuất máy chiếu cho các phòng ban khác cần nhập tên hoặc mã thiết bị lên hệ thống, điền thông tin ngày xuất, phòng ban sử dụng,…

Bước 4: Thu hồi và xử lý tài sản

Khi tài sản không còn được sử dụng hoặc hư hỏng, doanh nghiệp cần tiến hành thu hồi và xử lý:

• Thu hồi tài sản: Thu hồi tài sản từ các bộ phận, cá nhân khi không còn nhu cầu sử dụng, nhân viên nghỉ việc, hoặc tài sản hết khấu hao.
• Sửa chữa, bảo dưỡng: Thực hiện bảo trì, sửa chữa định kỳ hoặc khi tài sản hư hỏng để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo hoạt động hiệu quả.

Bước 5: Thanh lý tài sản

Khi tài sản hư hỏng nặng, không thể phục hồi, lỗi thời hoặc không còn nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp có thể tiến hành thanh lý (bán hoặc nhượng lại).

Bước 6: Kiểm kê tài sản

Theo quy định và định kỳ hàng năm, doanh nghiệp phải tổ chức kiểm kê để rà soát, đối chiếu tình trạng. Việc này cũng phục vụ tổng hợp báo cáo tài chính. Bước này thường tốn nhiều thời gian và công sức do phải tổng hợp số liệu từ nhiều phòng ban. 

Ví dụ: Cuối năm, bộ phận kế toán hoặc hành chính lập bảng kiểm kê gồm ngày, đợt, phòng ban, người phụ trách, loại tài sản,…

Các công cụ và phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp

Để quản lý hiệu quả tài sản, doanh nghiệp có thể lựa chọn các công cụ phù hợp với nhu cầu và quy mô hoạt động.

Các công cụ truyền thống

Các phương pháp quản lý truyền thống thường sử dụng sổ sách giấy tờ, bảng tính Excel, hoặc các phần mềm đơn giản. Tuy nhiên, những phương pháp này có một số hạn chế:

• Khó khăn trong việc lưu trữ và truy xuất thông tin: Dễ xảy ra tình trạng thất lạc, hư hỏng dữ liệu.
• Tốn nhiều thời gian và công sức: Việc cập nhật, thống kê, báo cáo thủ công gây mất thời gian và dễ xảy ra sai sót.
• Khó khăn trong việc kiểm soát và theo dõi: Khó khăn trong việc theo dõi tình trạng, lịch sử sử dụng và vị trí của tài sản.

Phần mềm quản lý tài sản

Phần mềm quản lý tài sản là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp vượt qua những hạn chế của phương pháp truyền thống, mang lại hiệu quả vượt trội:

• Tự động hóa: Xử lý tự động các tác vụ như đăng ký, theo dõi và lập báo cáo, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
• Cập nhật thông tin chính xác, kịp thời: Dữ liệu được lưu trữ tập trung, dễ dàng truy cập và cập nhật, đảm bảo tính chính xác và thống nhất.
• Kiểm soát toàn diện: Phần mềm cung cấp các công cụ theo dõi, giám sát, cảnh báo giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ vòng đời của tài sản.
• Phân tích và báo cáo: Tạo báo cáo chi tiết về tình trạng và hiệu suất sử dụng tài sản, hỗ trợ ra quyết định kinh doanh.

Một số phần mềm phổ biến hiện nay bao gồm MMS.vn, Fixed Asset Pro, Asset Tracking, và Asset Panda…. Doanh nghiệp cần cân nhắc nhu cầu, quy mô và ngân sách để lựa chọn phần mềm phù hợp.

Hy vọng rằng những chia sẻ về quy trình quản lý tài sản trong bài viết này của DACO sẽ giúp bạn xây dựng một hệ thống quản lý khoa học, tối ưu hóa hiệu suất sử dụng tài sản và góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp.

Hãy liên hệ với DACO ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết về các giải pháp tối ưu nhất!