Quản lý kho bằng QR Code/Mã vạch: Tại sao doanh nghiệp nên áp dụng ngay?

Quản lý kho hàng truyền thống với sổ sách, giấy tờ hay thậm chí các phần mềm phức tạp đang dần bộc lộ những hạn chế, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc kiểm soát hàng hóa, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành. 

Giờ đây, với sự phát triển của công nghệ, quản lý kho bằng mã QR code/Barcode là một giải pháp đột phá, mang đến sự chính xác, nhanh chóng và tiện lợi vượt trội. Bài viết này sẽ đi sâu vào phân tích cách thức QR code đang cách mạng hóa quy trình quản lý kho, từ đó giúp doanh nghiệp của bạn bắt kịp xu hướng và bứt phá trong kỷ nguyên số.

Những vấn đề tồn tại trong quản lý kho truyền thống

Quản lý kho truyền thống đang bộc lộ nhiều điểm yếu, cản trở hiệu quả kinh doanh. 

– Điểm nghẽn đầu tiên là lãng phí thời gian và nhân lực. Nhân viên kho mất tới 60% thời gian (theo Đại học Auburn) cho việc di chuyển, tìm kiếm hàng hóa do quy trình thủ công, ghi chép, kiểm kê tốn kém.

– Thứ hai, sai sót và thất thoát là không thể tránh khỏi. Tỷ lệ sai sót nhập liệu thủ công có thể lên tới 1 -3%, dẫn đến nhầm lẫn đơn hàng, thất thoát hàng hóa và ảnh hưởng uy tín.

– Thứ ba, khả năng truy xuất thông tin kém, thiếu tính cập nhật. Dữ liệu nằm rải rác, khó tra cứu, thiếu hệ thống định vị, cản trở việc ra quyết định quản lý, đặc biệt trong bối cảnh cần dữ liệu theo thời gian thực.

– Hệ quả là chi phí quản lý đội lên. Doanh nghiệp tốn kém cho nhân lực làm thủ công, sửa chữa sai sót, lãng phí diện tích kho, và chi phí cơ hội do hàng tồn kho kém hiệu quả.

– Thêm vào đó, khả năng mở rộng và thích ứng hạn chế. Hệ thống cũ khó tùy chỉnh, không đáp ứng được yêu cầu kinh doanh đa dạng, đặc biệt khi mở rộng sản phẩm hay kênh bán hàng.

– Rủi ro từ con người và thất thoát hàng hóa cũng đáng lo ngại. Nhập liệu thủ công dễ sai sót, nguy cơ trộm cắp, hư hỏng hàng hóa cao do thiếu kiểm soát chặt chẽ.

– Cuối cùng là khó khăn trong quản lý đa kênh (omnichannel). Việc đồng bộ dữ liệu từ nhiều kênh bán hàng là thách thức lớn với phương pháp truyền thống.

Những hạn chế này cho thấy sự cấp thiết của việc ứng dụng công nghệ, và quản lý kho bằng mã QR nổi lên như một giải pháp tối ưu. Vậy, quản lý kho bằng mã vạch QR code là gì?

Tổng quan về quản lý kho bằng QR code

Công nghệ mã QR Code là gì và hoạt động như thế nào?

Mã QR Code (Quick Response Code), phát minh năm 1994 bởi Denso Wave (Nhật Bản), là mã vạch hai chiều với cấu trúc ma trận ô vuông đen trắng. Mã QR mã hóa thông tin dạng nhị phân, lưu trữ đa dạng dữ liệu (số, chữ, URL…) với dung lượng lớn hơn mã vạch truyền thống.

Mã QR hoạt động dựa trên nguyên tắc quét bằng thiết bị (smartphone, máy quét chuyên dụng). Thiết bị phân tích cấu trúc ma trận, giải mã và hiển thị thông tin hoặc thực hiện hành động (mở web, thêm liên hệ…).

Mã QR có nhiều chế độ mã hóa (số, chữ-số, nhị phân, Kanji) và hai loại chính: tĩnh (không đổi nội dung) và động (có thể chỉnh sửa nội dung sau khi tạo, linh hoạt cho quản lý kho khi thông tin thay đổi).

Hầu hết smartphone hiện nay đều có sẵn chức năng quét QR, giúp việc sử dụng trở nên phổ biến và tiện lợi.

Tại sao nên quản lý hàng tồn kho bằng mã vạch/QR code?

Ứng dụng mã vạch, đặc biệt là QR code vào quản lý mang đến bước tiến vượt trội so với phương pháp truyền thống. Những lợi ích then chốt bao gồm: 

Tóm lại, việc chuyển đổi sang quản lý kho bằng mã vạch/QR Code không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí.

Nguyên lý quản lý kho bằng QR code với SEEACT-WMS

SEEACT-WMS của DACO là một hệ thống quản lý kho hàng mạnh mẽ, được thiết kế đặc biệt để tận dụng công nghệ mã QR Code, mang đến giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp tại Việt Nam. Hệ thống này cung cấp nhiều tính năng đặc biệt liên quan đến quản lý mã QR Code, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động kho bãi.

Nguyên lý hoạt động cơ bản 

Mỗi sản phẩm, vị trí lưu trữ hoặc đơn vị vận chuyển trong kho sẽ được gán một mã code duy nhất. Mã này chứa đựng các thông tin quan trọng như mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, vị trí lưu trữ, và các thông tin liên quan khác.

Quy trình nhập kho

Khi hàng hóa mới về kho, nhân viên sử dụng thiết bị quét mã QR trên sản phẩm hoặc thùng hàng. Thao tác quét này ngay lập tức cập nhật thông tin lô hàng vào hệ thống, bao gồm số lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng… giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công và tăng tốc độ xử lý.

Sắp xếp hàng hóa

Sau khi hàng được nhập, hệ thống SEEACT-WMS sẽ chỉ định vị trí lưu trữ tối ưu (ô kệ, khu vực cụ thể). Nhân viên chỉ cần quét mã QR tại vị trí được chỉ định để xác nhận đã đặt hàng đúng chỗ. 

Ví dụ, hệ thống yêu cầu đặt pallet hàng vào khu B, kệ số 3. Nhân viên quét mã QR tại kệ số 3, đảm bảo hàng hóa được sắp xếp đúng vị trí, dễ dàng truy xuất sau này.

Lấy hàng và xuất kho

Khi có đơn hàng, hệ thống tạo danh sách lấy hàng kèm mã QR, nhân viên quét mã QR này để được hướng dẫn đến vị trí chính xác của sản phẩm cần lấy, cùng thông tin về số lượng. 

Khi xuất hàng, nhân viên sử dụng thiết bị quét mã QR code để quét các sản phẩm cần xuất. Sau đó, hệ thống xác nhận thông tin, cập nhật số lượng tồn kho, đồng thời tự động tạo phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan.

Kiểm kê kho

Trong quá trình kiểm kê định kỳ, nhân viên chỉ cần quét mã QR trên vị trí lưu trữ, hệ thống sẽ cho biết được số lượng sản phẩm hiện tại ở vị trí đó là bao nhiêu. Điều này giúp quá trình kiểm kê diễn ra nhanh chóng và chính xác. 

Sau đó sẽ so sánh số lượng thực tế với số lượng tồn kho trong hệ thống, giúp phát hiện nhanh chóng các sai lệch và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kho.

Truy xuất hàng hóa

Sau mỗi thao tác quét mã QR trên sản phẩm, SEEACT-WMS sẽ hiển thị toàn bộ thông tin liên quan đến sản phẩm đó như: lô sản xuất, ngày sản xuất, thành phần, hạn sử dụng, vị trí lưu trữ, lịch sử nhập xuất,…

Quá trình truy xuất thông tin diễn ra nhanh chóng, chỉ trong vòng 1-2 giây, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

Ngoài ra, SEEACT-WMS cho phép hiển thị layout kho hàng trực quan trên hệ thống, giúp dễ dàng theo dõi vị trí, số lượng hàng hóa trong từng khu vực, từng kệ, từng ô chứa.

Hệ thống quản lý hàng hóa bằng mã vạch còn cung cấp báo cáo chi tiết về tình hình nhập/xuất/tồn kho, hiệu suất hoạt động, xu hướng biến động hàng tồn kho,…. Các báo cáo được trình bày dưới dạng biểu đồ, sơ đồ trực quan, dễ hiểu, giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác.

Hướng dẫn triển khai phần mềm quản lý kho bằng mã vạch SEEACT-WMS

Để triển khai một hệ thống quản lý kho hiện đại, sử dụng mã vạch QR Code thông qua SEEACT-WMS, doanh nghiệp của bạn nên tuân theo một lộ trình cụ thể, đảm bảo sự chuyển đổi suôn sẻ và hiệu quả.

Bước 1: Tạo và in mã cho hàng hóa

Sử dụng phần mềm hoặc công cụ trực tuyến để tạo mã QR Code cho tất cả các hàng hóa trong kho. SEEACT-WMS hỗ trợ tạo mã QR Code, giúp bạn thực hiện bước này một cách dễ dàng.

Hãy cân nhắc lựa chọn loại mã QR Code phù hợp (tĩnh hoặc động) dựa trên nhu cầu quản lý thông tin sản phẩm. Mã QR Code tĩnh phù hợp cho các thông tin cố định, trong khi mã động cho phép bạn cập nhật thông tin sau này.

Đảm bảo rằng mã QR Code chứa đầy đủ và chính xác thông tin cần thiết về sản phẩm, chẳng hạn như:

• Mã sản phẩm (SKU)
• Tên sản phẩm
• Mô tả sản phẩm
• Lô sản xuất
• Hạn sử dụng (nếu có)
• Vị trí lưu trữ
• … (và các thông tin khác cần thiết)

Bạn cũng có thể tùy chỉnh thiết kế mã để phù hợp với nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp, nhưng hãy đảm bảo mã vẫn dễ dàng quét được.

Sau khi tạo mã, sử dụng máy in và vật liệu in phù hợp để in mã QR Code ra. Chất lượng in ấn cần đảm bảo mã có độ bền, không bị mờ nhòe trong môi trường kho. Nếu bạn có số lượng lớn hàng hóa, hãy tận dụng chức năng tạo mã hàng loạt để tiết kiệm thời gian.

Bước 2: Dán nhãn mã QR code lên sản phẩm và vị trí lưu trữ

Dán nhãn chứa mã QR Code lên từng sản phẩm, vị trí lưu trữ (kệ, ô, pallet…) một cách cẩn thận. Đảm bảo nhãn được dán ở vị trí dễ nhìn thấy, dễ quét và không bị che khuất.

Việc dán nhãn cần được thực hiện một cách thống nhất trên tất cả các sản phẩm và vị trí lưu trữ để đảm bảo tính nhất quán của hệ thống.

Bước 3: Tích hợp hệ thống SEEACT-WMS với mã QR code

Phần mềm SEEACT-WMS đã được thiết kế để làm việc hoàn hảo với công nghệ mã QR Code. Điều bạn cần làm là tích hợp quy trình quét mã vào các hoạt động hàng ngày của kho.

• Nhập kho: Quét mã khi nhập hàng để cập nhật thông tin vào hệ thống.
• Xuất kho: Quét mã khi xuất hàng để giảm tồn kho và theo dõi đơn hàng.
• Sắp xếp: Quét mã để xác định vị trí lưu trữ và di chuyển hàng hóa.
• Kiểm kê: Quét mã để kiểm tra số lượng tồn kho thực tế so với hệ thống.

Sử dụng các thiết bị quét mã vạch chuyên dụng hoặc thậm chí là điện thoại thông minh, máy tính bảng có camera để quét mã và kết nối trực tiếp với SEEACT-WMS. Hệ thống sẽ tự động cập nhật thông tin, theo dõi vị trí sản phẩm, và tạo ra các báo cáo chi tiết, giúp bạn quản lý kho hàng một cách hiệu quả.

Bước 4: Triển khai và đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm

Cuối cùng, đừng quên đào tạo nhân viên kho về cách sử dụng hệ thống quản lý kho mới và quy trình làm việc với mã QR Code. Việc đào tạo bài bản là yếu tố then chốt để đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru.

Cung cấp cho nhân viên hướng dẫn chi tiết về cách quét mã QR Code, sử dụng phần mềm và tuân thủ các quy trình chuẩn đã được thiết lập. Đảm bảo rằng nhân viên được hỗ trợ đầy đủ trong suốt quá trình chuyển đổi sang hệ thống mới và có thể giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng.

Để được hỗ trợ triển khai giải pháp SEEACT-WMS một cách nhanh chóng và hiệu quả, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay! Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ tư vấn, cung cấp bản demo sản phẩm, và đồng hành cùng bạn trong suốt quá trình triển khai, từ khâu chuẩn bị đến khi hệ thống đi vào hoạt động ổn định.

Liên hệ trực tiếp: Gọi ngay hotline: 0904.675.995 để được tư vấn trực tiếp.

>>>Trải nghiệm thực tế: Đăng ký nhận DEMO miễn phí SEEACT-WMS<<

Tóm lại

Quản lý kho bằng QR code không còn là một xu hướng tương lai mà đã trở thành một giải pháp thiết thực, mang lại lợi ích rõ ràng cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô. Bằng cách áp dụng công nghệ này, bạn không chỉ đơn thuần là quản lý hàng hóa mà còn đang xây dựng một hệ thống vận hành thông minh, linh hoạt, sẵn sàng thích ứng với những thay đổi của thị trường. Đừng để doanh nghiệp của bạn bị bỏ lại phía sau, hãy bắt đầu hành trình chuyển đổi số trong quản lý kho ngay hôm nay với SEEACT-WMS!