Quản lý hàng tồn kho theo hạn sử dụng với SEEACT-WMS

Trong thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay, việc lơ là quản lý hàng tồn kho theo hạn sử dụng có thể dẫn đến những tổn thất nghiêm trọng về lợi nhuận và uy tín doanh nghiệp. Hàng hóa quá hạn không chỉ gây lãng phí mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển bền vững. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn với các phương pháp quản lý kho thủ công, dễ xảy ra sai sót và bỏ lỡ thời điểm tối ưu hóa hàng tồn kho, thì đã đến lúc cần một giải pháp đột phá. 

SEEACT-WMS là chìa khóa giúp giải quyết triệt để bài toán theo dõi hạn sử dụng sản phẩm, nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro và thúc đẩy tăng trưởng doanh thu.

Hiểu về quản lý kho theo hạn sử dụng

Quản lý hàng tồn kho theo hạn sử dụng là một quá trình bao gồm việc theo dõi và kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho dựa trên thời gian sử dụng còn lại của chúng, từ khi nhập kho cho đến khi xuất kho. Quá trình này thường bao gồm việc ghi nhận thông tin về ngày sản xuất, hạn sử dụng và số lô của từng sản phẩm.

Mục tiêu của việc kiểm soát hàng tồn kho theo date chính là giảm thiểu tối đa lượng hàng hóa quá hạn, đảm bảo chất lượng sản phẩm và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

Thách thức trong quản lý hàng tồn kho theo hạn sử dụng truyền thống

Trong nhiều doanh nghiệp, việc quản lý kho theo hạn sử dụng vẫn còn dựa vào các phương pháp thủ công, chẳng hạn như ghi chép trên giấy tờ hoặc sử dụng bảng tính Excel. Mặc dù đơn giản, những phương pháp này bộc lộ nhiều hạn chế khi quy mô và độ phức tạp của hoạt động kho tăng lên.  

Một trong những vấn đề lớn nhất là rủi ro sai sót do con người. Việc nhập liệu thủ công dễ dẫn đến nhầm lẫn về ngày sản xuất, hạn sử dụng hoặc số lô, đặc biệt khi số lượng mặt hàng và giao dịch lớn. Điều này có thể dẫn đến việc bỏ sót hàng hóa sắp hết hạn hoặc xuất nhầm hàng, gây ra lãng phí và ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.  

Việc thực hiện các nguyên tắc FIFO (Nhập trước, Xuất trước) và FEFO (Hết hạn trước, Xuất trước) trở nên khó khăn hơn với các hệ thống thủ công. Việc xác định và ưu tiên xuất kho các sản phẩm cũ hơn hoặc sắp hết hạn đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, dễ dẫn đến việc hàng hóa bị tồn đọng quá lâu.  

Các hệ thống thủ công thường thiếu khả năng hiển thị thông tin theo thời gian thực. Người quản lý không thể có được cái nhìn tổng quan về tình trạng hàng tồn kho và hạn sử dụng ngay lập tức, gây khó khăn cho việc đưa ra các quyết định kịp thời về mua hàng, bán hàng hoặc xử lý hàng sắp hết hạn.  

Cuối cùng, các quy trình thủ công thường tốn nhiều thời gian và nguồn lực. Việc tìm kiếm thông tin, kiểm tra hàng hóa và lập báo cáo đều mất nhiều thời gian của nhân viên kho, làm giảm hiệu quả hoạt động chung.

SEEACT-WMS – Giải pháp quản lý hàng tồn kho theo hạn sử dụng hiệu quả cho doanh nghiệp

Việc theo dõi hạn sử dụng sản phẩm là một yếu tố then chốt để đảm bảo an toàn, tuân thủ quy định và tối ưu hóa chi phí cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh các mặt hàng nhạy cảm về thời gian. Những thách thức của phương pháp quản lý truyền thống cho thấy sự cần thiết của việc áp dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến.

SEEACT-WMS là một giải pháp toàn diện và hiệu quả, mang lại khả năng tự động hóa, hiển thị thông tin theo thời gian thức và hỗ trợ các nguyên tắc quản lý hàng tồn kho tối ưu.

Các tính năng then chốt của SEEACT-WMS hỗ trợ quản lý theo hạn sử dụng:

Theo dõi lô và hạn sử dụng theo thời gian thực

SEEACT-WMS cung cấp khả năng theo dõi chi tiết từng lô hàng, ghi nhận chính xác ngày sản xuất và hạn sử dụng. Điều này cho phép doanh nghiệp nắm bắt tức thời tình trạng của từng đơn vị sản phẩm, từ nguyên vật liệu đầu vào đến thành phẩm.  

Cảnh báo tự động khi hàng sắp hết hạn

Hệ thống được trang bị tính năng cảnh báo thông minh, tự động gửi thông báo khi hàng hóa sắp đến hạn sử dụng. Tính năng này giúp doanh nghiệp chủ động trong việc lên kế hoạch xử lý hàng tồn kho, chẳng hạn như ưu tiên xuất kho, triển khai các chương trình khuyến mãi hoặc có phương án điều chuyển phù hợp, từ đó giảm thiểu nguy cơ hàng hóa quá hạn.  

Hỗ trợ các phương pháp xuất kho tiên tiến (FIFO, FEFO)

SEEACT-WMS hỗ trợ đầy đủ các phương pháp xuất kho phổ biến như Nhập trước Xuất trước (FIFO) và Hết hạn trước Xuất trước (FEFO). Đặc biệt, FEFO là phương pháp tối ưu cho việc quản lý hàng hóa có hạn sử dụng, đảm bảo các sản phẩm gần hết hạn sẽ được ưu tiên xuất kho trước, giúp giảm thiểu tình trạng tồn đọng và lãng phí.  

Quản lý nhập xuất tồn kho theo lô

Hệ thống cho phép quản lý chi tiết quá trình nhập và xuất hàng theo từng lô cụ thể . Điều này không chỉ giúp theo dõi lịch sử của từng lô hàng mà còn hỗ trợ hiệu quả trong việc truy xuất nguồn gốc sản phẩm khi cần thiết.  

Báo cáo tồn kho chi tiết theo hạn sử dụng

SEEACT-WMS cung cấp các báo cáo trực quan và chi tiết về tình hình tồn kho theo hạn sử dụng. Người dùng có thể dễ dàng nắm bắt số lượng hàng hóa còn lại, hàng sắp hết hạn hoặc đã hết hạn, từ đó đưa ra các quyết định quản lý kịp thời và chính xác.  

>>>Xem thêm: Tổng hợp các mẫu báo cáo phổ biến cho doanh nghiệp

Kiểm kê kho nhanh chóng và chính xác

Hệ thống hỗ trợ quy trình kiểm kê kho hiệu quả, giúp đối chiếu số liệu thực tế với dữ liệu trên hệ thống một cách nhanh chóng và chính xác.  

Khả năng tích hợp với các hệ thống khác 

SEEACT-WMS có khả năng tích hợp linh hoạt với các hệ thống quản lý khác như hệ thống kế toán, hệ thống quản lý sản xuất (MES) như SEEACT-MES, và các nền tảng thương mại điện tử. 

Đặc biệt, đối với các nhà máy sản xuất, việc tích hợp với SEEACT-MES cho phép hệ thống dựa trên định mức nguyên vật liệu (BOM) để tính toán số lượng thành phẩm có thể sản xuất, giúp tối ưu hóa kế hoạch sản xuất và quản lý nguyên vật liệu hiệu quả.

Case Study: Nhà máy sản xuất bao bì Châu Thái Sơn ứng dụng SEEACT-WMS

Thực trạng

Nhà máy sản xuất bao bì Châu Thái Sơn trước đây đối mặt với nhiều thách thức trong quản lý kho nguyên vật liệu, đặc biệt là các cuộn giấy có thời gian lưu kho dài. Do chưa có hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp, việc xuất kho thường diễn ra ngẫu nhiên, theo sự tiện lợi của nhân viên. Điều này dẫn đến tình trạng nhiều cuộn giấy bị sử dụng dở dang, trong khi đó, các cuộn khác có thể tồn kho lên đến 5-6 năm, gây ra hư hỏng và lãng phí nguyên vật liệu.

Kết quả

Khi triển khai hệ thống quản lý kho thông minh SEEACT-WMS – 1 module trong hệ sinh thái quản lý sản xuất SEEACT-MES, Châu Thái Sơn đã giải quyết được vấn đề này một cách hiệu quả. SEEACT-WMS cung cấp khả năng theo dõi chi tiết từng cuộn giấy theo số lô và thời gian nhập kho. 

Khi có nhu cầu sản xuất, hệ thống sẽ tự động chỉ định các cuộn giấy cần lấy, ưu tiên các cuộn đã sử dụng một phần và các cuộn có thời gian nhập kho trước theo nguyên tắc FEFO (First Expired, First Out) và FIFO (First In, First Out). Nhờ đó, tình trạng nguyên vật liệu bị tồn kho quá lâu và hư hỏng đã được giảm thiểu đáng kể.

Kết quả, hệ thống giúp:

• Giảm 30% thời gian xử lý đơn hàng, tối ưu hóa quy trình xuất nhập kho
• Giảm 20% chi phí quản lý kho nhờ khả năng theo dõi và quản lý tồn kho một cách chính xác và hiệu quả.

Bên cạnh đó, SEEACT-WMS là một phần của hệ thống quản lý sản xuất SEEACT-MES. 

Sự tích hợp này cho phép hệ thống dựa trên dữ liệu từ định mức nguyên vật liệu (BOM) để tính toán số lượng thành phẩm có thể sản xuất được với số lượng nguyên vật liệu hiện có trong kho. Điều này giúp Châu Thái Sơn chủ động hơn trong việc lên kế hoạch sản xuất, tránh tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu hoặc sản xuất dư thừa, tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí.

Những kết quả này cho thấy SEEACT-WMS là một giải pháp quản lý hàng hóa theo lô hạn sử dụng hiệu quả và đáng tin cậy cho các doanh nghiệp trong ngành sản xuất bao bì. Việc ứng dụng hệ thống không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho mà còn mang lại những lợi ích thiết thực trong việc giảm thiểu chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Để tìm hiểu thêm về SEEACT-WMS và cách hệ thống này có thể giúp doanh nghiệp của bạn quản lý hàng tồn kho theo hạn sử dụng một cách thông minh, hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline 0904.675.995 ngay hôm nay để được tư vấn và trải nghiệm bản demo.

>>>Đăng ký nhận demo giải pháp quản lý kho thông minh SEEACT-WMS<<<

[FAQ] Giải đáp những câu hỏi thường gặp

Tỷ lệ hư hỏng trung bình cho các doanh nghiệp là bao nhiêu?

Mặc dù tỷ lệ này khác nhau tùy theo ngành, nhưng theo các nghiên cứu cho thấy tổn thất do lãng phí và hư hỏng có thể vào khoảng 10-15% đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở một số lĩnh vực. 

Trong ngành bán lẻ, tỷ lệ hao hụt (bao gồm cả hư hỏng) có thể trung bình khoảng 1-1,4% doanh số. Điều quan trọng cần lưu ý là rất khó xác định một tỷ lệ hư hỏng trung bình cụ thể trên tất cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ và nó phụ thuộc rất nhiều vào ngành và loại sản phẩm .

Những ngành nào cần đặc biệt chú trọng quản lý hạn sử dụng?

Các ngành thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm và hóa chất là những ngành cần đặc biệt chú trọng quản lý hạn sử dụng do tính chất sản phẩm dễ bị hư hỏng và ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe người tiêu dùng.

Phương pháp quản lý hàng tồn kho theo hạn sử dụng nào là hiệu quả?

Các phương pháp phổ biến bao gồm FIFO (First-In, First-Out), FEFO (First-Expired, First-Out) và việc sử dụng các phần mềm quản lý kho chuyên dụng.

SEEACT-WMS có thể tích hợp với các hệ thống khác không?

SEEACT-WMS có khả năng tích hợp với các hệ thống ERP, MES và các phần mềm quản lý khác của doanh nghiệp.

SEEACT-WMS có thể tùy chỉnh để phù hợp với đặc thù từng doanh nghiệp không?

SEEACT-WMS có khả năng tùy chỉnh linh hoạt để đáp ứng nhu cầu quản lý hàng tồn kho của từng doanh nghiệp.

Kết luận

Với SEEACT-WMS, việc quản lý hàng tồn kho theo hạn sử dụng không còn là nỗi lo. Hãy hành động ngay hôm nay để tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu lãng phí và mở ra cơ hội tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp của bạn.