Production Planning là gì? Quy trình 5 bước tối ưu cho doanh nghiệp

Production planning (lập kế hoạch sản xuất) là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu suất lao động. Vậy, production planning là gì và cách triển khai sao cho hiệu quả.

1. Production Planning là gì?

Production planning là việc vạch ra chiến lược chi tiết về cách thức tổ chức và điều phối các nguồn lực để tạo ra sản phẩm một cách tối ưu. Nó bao gồm việc lập kế hoạch các hoạt động sản xuất, phân bổ nguồn lực (nguyên vật liệu, nhân lực, máy móc), và đảm bảo rằng quy trình sản xuất diễn ra suôn sẻ.

Vai trò quan trọng của Production Planning trong doanh nghiệp:

• Tối ưu hóa nguồn lực: Đảm bảo sử dụng hiệu quả nguyên vật liệu, nhân lực và máy móc, giúp giảm thiểu lãng phí.
• Đảm bảo tiến độ sản xuất: Giúp doanh nghiệp hoàn thành đơn hàng đúng hạn, nâng cao uy tín và sự hài lòng của khách hàng.
• Tối ưu hóa chi phí sản xuất: Giảm thiểu chi phí lưu kho, chi phí vận hành và tăng hiệu quả tài chính.
• Gia tăng năng suất lao động: Sắp xếp công việc một cách hợp lý giúp công nhân và máy móc hoạt động hiệu quả hơn.

2. Quy trình 5 bước triển khai Production Planning hiệu quả

Bước 1: Ước tính nhu cầu sản phẩm

Production planner cần đưa ra dự báo sơ bộ về khối lượng sản phẩm cần thiết cho một giai đoạn nhất định. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường mà không gây lãng phí tài nguyên. Để ước tính chính xác, cần dựa trên các yếu tố sau:

• Dữ liệu bán hàng lịch sử: Phân tích xu hướng mua hàng từ các kỳ trước giúp dự đoán nhu cầu tương lai. Ví dụ, nếu một sản phẩm có xu hướng tăng trưởng theo mùa, planner có thể dự báo nhu cầu cao hơn vào những tháng đặc thù đó.
• Dự báo nhu cầu thị trường: Sử dụng các mô hình dự báo như phân tích chuỗi thời gian, hồi quy tuyến tính, hoặc các công cụ AI tiên tiến để dự đoán nhu cầu trong tương lai.
• Đơn đặt hàng hiện tại và tiềm năng: Xem xét các đơn hàng đã nhận và dự kiến sẽ nhận giúp điều chỉnh sản xuất linh hoạt hơn.

Bước 2: Xem xét các khả năng sản xuất

Sau khi có dự báo nhu cầu, doanh nghiệp cần xác định các phương án sản xuất khả thi để đảm bảo hiệu quả và đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng:

• Sản xuất theo đơn đặt hàng (Make-to-Order): Chỉ sản xuất khi có đơn hàng từ khách hàng, giúp giảm tồn kho nhưng có thể kéo dài thời gian giao hàng. Phù hợp với sản phẩm tùy chỉnh hoặc có giá trị cao.
• Sản xuất để dự trữ (Make-to-Stock): Sản xuất trước để dự trữ trong kho, đảm bảo sẵn sàng cung ứng khi có nhu cầu đột biến. Phù hợp với sản phẩm có nhu cầu ổn định và vòng đời dài.
• Sản xuất theo đơn đặt hàng tùy chỉnh (Assemble-to-Order): Sản xuất các bộ phận riêng lẻ và lắp ráp khi có đơn hàng, giúp giảm thời gian giao hàng và tối ưu hóa kho linh kiện.

Bước 3: Lựa chọn phương án tối ưu nhất

Dựa trên các lựa chọn sản xuất đã cân nhắc, người lập kế hoạch cần chọn phương án hiệu quả nhất thông qua các phân tích sau:

• Phân tích chi phí: So sánh chi phí sản xuất, lưu kho, và chi phí cơ hội của từng phương án để lựa chọn phương án tối ưu về chi phí.
• Đánh giá thời gian giao hàng: Đảm bảo thời gian giao hàng đáp ứng yêu cầu của khách hàng mà không làm tăng chi phí khẩn cấp.
• Đánh giá khả năng thực hiện: Đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguồn lực (nhân lực, máy móc, nguyên liệu) và năng lực sản xuất phù hợp với lựa chọn sản xuất đã đề ra.

Bước 4: Theo dõi và đánh giá

Sau khi triển khai kế hoạch sản xuất, cần theo dõi và đánh giá hiệu quả để đảm bảo tiến độ và chất lượng sản phẩm:

• Theo dõi tiến độ sản xuất: Đảm bảo tiến độ thực hiện đúng kế hoạch, phát hiện kịp thời các vấn đề phát sinh.
• Đánh giá năng suất: Đo lường hiệu suất lao động và máy móc để phát hiện điểm nghẽn, từ đó cải thiện quy trình sản xuất.
• Phân tích chất lượng sản phẩm: Đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng, giảm tỷ lệ hàng lỗi, hàng trả về.

Bước 5: Điều chỉnh kế hoạch

Không có kế hoạch nào hoàn hảo ngay từ đầu, do đó doanh nghiệp cần linh hoạt điều chỉnh khi có thay đổi:

• Điều chỉnh linh hoạt: Cập nhật kế hoạch khi có thay đổi về nhu cầu, nguồn lực hoặc sự cố sản xuất, đảm bảo tính thích ứng cao.
• Đảm bảo tính liên tục: Duy trì sự liên tục trong sản xuất, tránh tình trạng gián đoạn ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng.
• Sử dụng phần mềm hỗ trợ: Ứng dụng phần mềm SEEACT-MES để theo dõi, điều chỉnh kế hoạch và tối ưu hóa quy trình sản xuất một cách hiệu quả hơn.

Quy trình lập kế hoạch sản xuất chi tiết và trực quan như trên giúp doanh nghiệp không chỉ đảm bảo đáp ứng nhu cầu khách hàng mà còn tối ưu hóa chi phí và nguồn lực, từ đó nâng cao lợi nhuận và năng lực cạnh tranh trên thị trường.

3. KPI lập kế hoạch sản xuất

Để đo lường hiệu quả của quá trình lập kế hoạch sản xuất, doanh nghiệp cần sử dụng các chỉ số hiệu suất chính (KPI). Dưới đây là những KPI quan trọng giúp đánh giá và cải thiện kế hoạch sản xuất:

3.1. Downtime (Thời gian chết)

• Downtime là thời gian máy móc hoặc dây chuyền sản xuất ngừng hoạt động do bảo trì, sự cố kỹ thuật hoặc thiếu nguyên vật liệu.
• Ý nghĩa: Giảm downtime giúp tăng năng suất và tối ưu hóa chi phí sản xuất.
• Mục tiêu: Duy trì downtime ở mức tối thiểu bằng cách sử dụng giải pháp bảo trì dự đoán như SEEACT-MANT để dự đoán và ngăn ngừa sự cố kỹ thuật.

3.2. Thời gian chuyển đổi công việc (Changeover Time)

• Đây là thời gian cần thiết để chuyển đổi dây chuyền sản xuất từ sản phẩm này sang sản phẩm khác.
• Ý nghĩa: Thời gian chuyển đổi ngắn hơn giúp tăng năng suất và linh hoạt trong sản xuất.
• Mục tiêu: Áp dụng phương pháp SMED (Single-Minute Exchange of Die) để giảm thời gian chuyển đổi xuống dưới 10 phút.

3.3. Tỷ lệ sản xuất (Production Rate)

• Tỷ lệ sản xuất là số lượng sản phẩm sản xuất được trong một đơn vị thời gian.
• Ý nghĩa: Đo lường hiệu suất của dây chuyền sản xuất và khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường.

3.4. Hiệu quả thiết bị tổng thể – OEE

OEE giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của toàn bộ dây chuyền sản xuất. Chỉ số này đo lường hiệu suất tổng thể của máy móc bao gồm thời gian hoạt động, hiệu suất và chất lượng sản phẩm.

| Xem thêm: Công thức tính hệ số OEE trong sản xuất

Nâng cao OEE lên mức trên 85% bằng cách cải tiến quy trình và sử dụng phần mềm MES để giám sát hiệu suất theo thời gian thực.

3.5. Tỷ lệ sản phẩm lỗi

Để đảm bảo chất lượng sản phẩm và hiệu quả sản xuất, doanh nghiệp cần theo dõi và đánh giá tỷ lệ sản phẩm lỗi trong quá trình production planning:

• Phân loại sản phẩm lỗi: Xác định các loại lỗi phổ biến như lỗi kỹ thuật, lỗi do nguyên liệu, lỗi do quy trình sản xuất hoặc lỗi từ lao động.
• Đo lường tỷ lệ lỗi: Sử dụng các chỉ số như Tỷ lệ lỗi trên tổng sản phẩm (Defect Rate) hoặc Tỷ lệ lỗi sau kiểm tra chất lượng (Post-Inspection Defect Rate).
• Sửa chữa hoặc loại bỏ: Tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của lỗi, doanh nghiệp có thể lựa chọn sửa chữa để tiết kiệm chi phí hoặc loại bỏ nếu lỗi không thể khắc phục.

3.6. Đơn hàng đúng hạn

Đảm bảo đơn hàng được giao đúng hạn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp giữ chân khách hàng và tạo dựng uy tín trên thị trường:

• Xác định thời gian sản xuất thực tế: Đánh giá thời gian thực tế để hoàn thành từng giai đoạn sản xuất, từ chuẩn bị nguyên liệu, sản xuất, đến kiểm tra chất lượng và đóng gói.
• Theo dõi tiến độ đơn hàng: Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng như SEEACT-MES để theo dõi tiến độ sản xuất theo thời gian thực, từ đó phát hiện sớm các vấn đề có thể ảnh hưởng đến thời gian giao hàng.
• Điều chỉnh linh hoạt: Khi có sự cố bất ngờ như hỏng hóc máy móc, thiếu nguyên liệu hoặc biến động về nhân sự, doanh nghiệp cần linh hoạt điều chỉnh lịch sản xuất và ưu tiên các đơn hàng quan trọng để đảm bảo đúng hạn.

4. Vai trò của Production Planning là gì?

Lập kế hoạch sản xuất (Production Planning) đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình sản xuất và gia tăng hiệu quả kinh doanh. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà Production Planning mang lại cho doanh nghiệp:

4.1. Hạn chế tối đa các rủi ro và khó khăn có thể phát sinh

• Hạn chế tình trạng thiếu hoặc dư thừa nguyên vật liệu: Production Planning giúp dự đoán nhu cầu sản xuất một cách chính xác, từ đó giảm thiểu tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho dư thừa. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu kho và tránh gián đoạn sản xuất.
• Giảm thiểu downtime và sự cố kỹ thuật: Bằng cách lập kế hoạch bảo trì dự đoán (Predictive Maintenance) thông qua SEEACT-MANT, doanh nghiệp có thể phát hiện và khắc phục sự cố kỹ thuật trước khi chúng ảnh hưởng đến quy trình sản xuất.
• Tăng cường khả năng ứng phó với rủi ro: Production Planning cho phép doanh nghiệp lên kế hoạch dự phòng trong trường hợp phát sinh sự cố hoặc thay đổi nhu cầu thị trường, giúp duy trì hoạt động sản xuất ổn định.

4.2. Tối ưu hóa chi phí sản xuất

• Sử dụng nguồn lực hiệu quả: Lập kế hoạch sản xuất giúp phân bổ nguồn lực (nhân lực, máy móc, nguyên vật liệu) một cách hợp lý, giảm lãng phí và tối ưu hóa hiệu suất.
• Giảm chi phí lưu kho: Bằng cách dự báo chính xác nhu cầu sản xuất, doanh nghiệp có thể giảm lượng hàng tồn kho, từ đó tiết kiệm chi phí lưu kho và bảo quản.
• Tăng năng suất và giảm chi phí lao động: Production Planning giúp tối ưu hóa lịch trình sản xuất và phân công công việc hợp lý, từ đó nâng cao năng suất lao động và giảm chi phí nhân công.

4.3. Cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng

• Đảm bảo giao hàng đúng hạn: Khi có kế hoạch sản xuất rõ ràng và lịch trình hợp lý, doanh nghiệp có thể đảm bảo giao hàng đúng thời gian cam kết.
• Đáp ứng nhu cầu thị trường linh hoạt: Production Planning cho phép doanh nghiệp linh hoạt điều chỉnh kế hoạch sản xuất để đáp ứng kịp thời nhu cầu thay đổi của khách hàng và thị trường.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm: Việc lập kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn sản xuất giúp kiểm soát chất lượng sản phẩm tốt hơn, đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn trước khi xuất xưởng.

4.4. Thúc đẩy hiệu suất và khả năng cạnh tranh

• Tối ưu hóa quy trình sản xuất: Bằng cách sử dụng phần mềm MES (Manufacturing Execution System) như SEEACT-MES, doanh nghiệp có thể giám sát và điều chỉnh quy trình sản xuất theo thời gian thực, từ đó tối ưu hóa hiệu suất sản xuất.
• Nâng cao khả năng cạnh tranh: Khi doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm, họ có thể định giá cạnh tranh hơn, gia tăng sức cạnh tranh trên thị trường.
• Tăng cường khả năng dự báo và lập kế hoạch: Sử dụng dữ liệu từ SEEACT-MES giúp doanh nghiệp phân tích xu hướng nhu cầu, từ đó đưa ra các dự báo chính xác hơn cho việc lập kế hoạch sản xuất trong tương lai.

5. Vai trò của phần mềm quản lý sản xuất trong việc lập kế hoạch sản xuất

Trong bối cảnh chuyển đổi số và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, phần mềm quản lý sản xuất (Manufacturing Execution System – MES) ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch sản xuất hiệu quả. Dưới đây là những lợi ích và vai trò nổi bật của phần mềm MES, đặc biệt là giải pháp SEEACT-MES:

5.1. Tự động hóa và tối ưu hóa quy trình

• Lập kế hoạch chính xác và tự động: SEEACT-MES giúp tự động hóa quá trình lập kế hoạch, từ việc dự báo nhu cầu sản phẩm đến việc phân bổ nguồn lực (nhân lực, máy móc, nguyên vật liệu). Điều này giúp giảm thiểu sai sót do tính toán thủ công và nâng cao độ chính xác trong quá trình lập kế hoạch.
• Tối ưu hóa lịch trình sản xuất: Phần mềm MES giúp tối ưu hóa lịch trình sản xuất bằng cách phân tích dữ liệu thời gian thực, từ đó điều chỉnh kế hoạch linh hoạt để đảm bảo năng suất và hiệu quả tối đa.

5.2. Giám sát quy trình theo thời gian thực

• Theo dõi tiến độ sản xuất: Phần mềm SEEACT-MES cung cấp khả năng theo dõi tiến độ sản xuất theo thời gian thực, giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình và đưa ra các quyết định kịp thời.
• Giám sát chất lượng sản phẩm: MES tích hợp các công cụ kiểm soát chất lượng (Quality Control), giúp đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn trước khi xuất xưởng, từ đó giảm thiểu tỷ lệ lỗi và chi phí sản xuất.
• Cảnh báo và dự đoán sự cố: Với tính năng cảnh báo thông minh, SEEACT-MES giúp phát hiện và dự đoán sớm các sự cố tiềm ẩn trong quy trình sản xuất, giúp doanh nghiệp kịp thời khắc phục và tránh gián đoạn.

5.3. Phân tích dữ liệu và ra quyết định chiến lược

• Thu thập và phân tích dữ liệu toàn diện: SEEACT-MES thu thập dữ liệu từ các giai đoạn sản xuất và phân tích một cách chi tiết, cung cấp các báo cáo về hiệu suất, chất lượng và chi phí sản xuất.
• Hỗ trợ ra quyết định chiến lược: Các báo cáo phân tích từ SEEACT-MES giúp ban quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế, từ việc tối ưu hóa chi phí sản xuất đến việc phát triển sản phẩm mới.

5.4. Tích hợp linh hoạt với các hệ thống quản lý khác

• Tích hợp với ERP (Enterprise Resource Planning): SEEACT-MES có khả năng tích hợp liền mạch với hệ thống ERP, giúp đồng bộ hóa dữ liệu giữa các bộ phận như kế toán, nhân sự, và sản xuất.
• Kết nối với hệ thống bảo trì dự đoán (Predictive Maintenance): Tích hợp với SEEACT-MANT giúp doanh nghiệp dự đoán và lên kế hoạch bảo trì máy móc một cách chủ động, tránh tình trạng downtime đột ngột.
• Hỗ trợ mở rộng quy mô sản xuất: Phần mềm MES linh hoạt và dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển hoặc khi có nhu cầu mở rộng sản xuất.

Kết bài

Với sự phát triển không ngừng của ngành công nghiệp, việc hiểu rõ và áp dụng hiệu quả quy trình production planning là gì là điều kiện tiên quyết để đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Giải pháp SEEACT-MES chính là công cụ hỗ trợ tuyệt vời, giúp tự động hóa và điều chỉnh quy trình sản xuất theo thời gian thực, tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sai sót. Với SEEACT-MES, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi tiến độ, quản lý tài nguyên và nâng cao năng suất sản xuất một cách hiệu quả.