Phần mềm quản lý kho theo vị trí tốt nhất hiện nay – Bạn đã biết?

Phần mềm quản lý kho theo vị trí là giải pháp tối ưu hóa hoạt động kho vận, giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa một cách chính xác và hiệu quả. Bằng cách phân bổ và theo dõi hàng tồn kho theo từng vị trí cụ thể trong kho, phần mềm cho phép xác định nhanh chóng vị trí của bất kỳ sản phẩm nào, giảm thiểu thời gian tìm kiếm và sai sót trong quá trình xuất nhập hàng. Ứng dụng công nghệ này mang lại lợi ích thiết thực, bao gồm nâng cao năng suất, giảm chi phí vận hành và cải thiện độ chính xác của dữ liệu kho.

Phần mềm quản lý kho theo vị trí là gì?

Phần mềm quản lý kho theo vị trí là một hệ thống quản lý kho tiên tiến, vượt trội hơn so với các giải pháp quản lý kho truyền thống. Ngoài việc cung cấp các chức năng cơ bản như theo dõi tồn kho, quản lý nhập xuất, và điều phối luân chuyển hàng hóa, phần mềm này còn cung cấp thông tin chi tiết về vị trí chính xác của từng sản phẩm trong kho. 

Điều này cho phép nhân viên và người quản lý xác định vị trí, tình trạng của hàng hóa một cách nhanh chóng, từ đó tăng tốc độ tìm kiếm, đảm bảo quá trình bán hàng diễn ra thông suốt và giảm thiểu thời gian chờ đợi.

Về bản chất, đây là một công cụ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng không gian lưu trữ, kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho, giảm thiểu thất thoát hàng hóa, và nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể. 

>>>Xem thêm: [TỔNG HỢP] 11 cách kiểm soát hàng tồn kho đơn giản mà hiệu quả

Tại sao doanh nghiệp sản xuất cần quản lý kho theo vị trí?

Doanh nghiệp sản xuất đối mặt với nhiều thách thức trong quản lý kho hàng, đặc biệt khi chưa có sự hỗ trợ của phần mềm chuyên dụng. Những khó khăn này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn tác động trực tiếp đến chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp.

1. Rủi ro mất thời gian và giảm hiệu suất tìm kiếm

Khi không có phần mềm quản lý tồn kho theo vị trí, việc tìm kiếm hàng hóa thường trở thành một thách thức lớn. Theo một khảo sát của Zebra Technologies, trung bình nhân viên kho mất khoảng 5.000 giờ mỗi năm chỉ để tìm kiếm hàng hóa. Việc sắp xếp hàng hóa thiếu khoa học, không theo một quy tắc nhất quán, cộng với sự đa dạng về chủng loại, kích thước sản phẩm, khiến việc định vị trở nên khó khăn. 

Hệ quả là thời gian tìm kiếm tăng lên, ảnh hưởng đến tốc độ xử lý đơn hàng, kiểm kê, và thậm chí gây ra tình trạng thất thoát hàng hóa do không tìm thấy hoặc nhầm lẫn.

2. Phức tạp trong quản lý chuỗi kho đa địa điểm

Doanh nghiệp sản xuất thường có nhiều kho hàng với các chức năng khác nhau (nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm) và thường được đặt tại nhiều vị trí địa lý khác nhau. Thậm chí, trong cùng một tập đoàn, các nhà máy có thể có số lượng và quy mô kho khác nhau. 

Việc quản lý thủ công hoặc bằng các công cụ không chuyên biệt (như sổ sách, Excel) cho nhiều kho như vậy dễ dẫn đến tình trạng chồng chéo thông tin, thiếu đồng bộ, và khó kiểm soát tổng thể lượng hàng tồn kho. 

3. Lãng phí không gian lưu trữ và chi phí

Việc quản lý kho truyền thống dựa trên sổ sách, Excel, hoặc thiếu sự liên kết giữa các bộ phận (kho, sản xuất, bán hàng) thường dẫn đến tình trạng không tối ưu hóa được không gian lưu trữ. Dữ liệu về quy trình và lượng hàng xuất nhập không được cập nhật theo thời gian thực, dẫn đến việc sản xuất quá mức, hàng tồn kho lớn, và lãng phí không gian. 

Theo nghiên cứu của WERC (Warehousing Education and Research Council), các công ty có thể giảm 20-50% chi phí kho bãi bằng cách tối ưu hóa không gian lưu trữ. Thay vì phải thuê thêm kho, việc sử dụng hiệu quả không gian hiện có giúp giảm chi phí lưu trữ trên mỗi đơn vị sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh về giá.

4. Thất thoát hàng tồn kho và sai lệch số liệu

Khi không có quy trình kiểm kê kho định kỳ, hoặc quy trình kiểm kê không được hỗ trợ bởi công nghệ, sự chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu trên sổ sách là điều khó tránh khỏi. Số liệu không chính xác ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc quản lý tồn kho, lập kế hoạch sản xuất, dự báo nhu cầu, và báo cáo tài chính. 

Theo một báo cáo của National Retail Federation, các nhà bán lẻ Mỹ mất khoảng $45 tỷ USD mỗi năm do thất thoát hàng tồn kho (bao gồm cả trộm cắp, hư hỏng, và sai sót quản lý).

>>>Có thể bạn muốn biết: Thất thoát hàng hóa: Đâu là nguyên nhân và giải pháp tối ưu?

SEEACT-WMS – Giải pháp quản lý kho theo vị trí toàn diện cho doanh nghiệp sản xuất

Đối mặt với những thách thức trong quản lý kho truyền thống, SEEACT-WMS ra đời như một giải pháp quản lý tồn kho theo vị trí toàn diện, được thiết kế đặc biệt để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp sản xuất. Phần mềm không chỉ cung cấp các tính năng quản lý kho cơ bản mà còn vượt trội với khả năng quản lý chi tiết đến từng vị trí, giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình vận hành kho.

Tại sao nên chọn SEEACT-WMS? Điểm qua các tính năng ưu việt

1. Quản lý vị trí lưu trữ trực quan và linh hoạt

SEEACT-WMS cho phép doanh nghiệp thiết lập sơ đồ kho trực quan, mô phỏng chính xác cấu trúc kho thực tế. Sơ đồ này được phân cấp chi tiết theo khu vực, dãy kệ, tầng, ô/kệ, và mỗi vị trí được gán một mã định danh duy nhất. 

Việc này giúp dễ dàng quản lý, theo dõi, và tìm kiếm hàng hóa. Hơn nữa, hệ thống cho phép tùy chỉnh linh hoạt sơ đồ kho, dễ dàng thêm, xóa, hoặc sửa đổi vị trí khi có thay đổi.

2. Theo dõi tồn kho theo vị trí chính xác và liên tục

Trong môi trường sản xuất, việc theo dõi chính xác vị trí của nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm ở mọi giai đoạn là vô cùng quan trọng. Phần mềm cần cập nhật liên tục vị trí và trạng thái (ví dụ: đang lưu trữ, chờ xuất, đang sản xuất) của từng lô hàng, sản phẩm khi có các nghiệp vụ nhập, xuất, chuyển kho hoặc điều chỉnh.

Hệ thống còn có tính năng cảnh báo tự động khi số lượng hàng tồn kho tại một vị trí xuống dưới mức tối thiểu đã được thiết lập, giúp ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt hàng.

3. Hỗ trợ quản lý theo lô/serial number

Đối với ngành sản xuất, việc quản lý hàng hóa theo lô hoặc số serial là bắt buộc để đảm bảo khả năng truy xuất nguồn gốc, quản lý chất lượng và thu hồi sản phẩm khi cần thiết. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các ngành sản xuất yêu cầu độ chính xác cao về truy xuất nguồn gốc sản phẩm.

4. Tối ưu hóa đường đi lấy hàng, tăng tốc xử lý đơn

Tính năng tối ưu hóa đường đi lấy hàng (Picking Route Optimization) của SEEACT-WMS là một công cụ mạnh mẽ, đặc biệt hữu ích cho các kho hàng lớn và có số lượng đơn hàng cao. Phần mềm tự động tính toán đường đi ngắn nhất và hiệu quả nhất cho nhân viên khi thực hiện lấy hàng, giảm thiểu thời gian di chuyển và tăng tốc độ hoàn thành đơn hàng.

5. Báo cáo và phân tích chuyên sâu, hỗ trợ ra quyết định

SEEACT-WMS cung cấp hệ thống báo cáo trực quan và chi tiết, cho phép doanh nghiệp theo dõi tình hình tồn kho theo vị trí, khu vực, sản phẩm, và nhiều tiêu chí khác. Các báo cáo này không chỉ cung cấp thông tin, mà còn hỗ trợ phân tích dữ liệu, giúp người quản lý đưa ra các quyết định sáng suốt về quản lý tồn kho, bổ sung hàng, và tối ưu hóa hoạt động kho. 

Hệ thống cũng hỗ trợ xuất báo cáo theo nhiều định dạng (Excel, PDF,…) để phục vụ cho các mục đích khác nhau.

6. Tích hợp liền mạch, đồng bộ dữ liệu toàn diện

SEEACT-WMS có khả năng tích hợp mạnh mẽ với các hệ thống quản trị doanh nghiệp khác như ERP, CRM, và các phần mềm bán hàng. Việc tích hợp này đảm bảo dữ liệu về kho được đồng bộ và nhất quán trên toàn bộ hệ thống, giúp tăng cường khả năng quản lý, điều hành doanh nghiệp một cách toàn diện và hiệu quả.

Ngoài ra, phần mềm còn có khả năng truy cập và sử dụng trên nhiều thiết bị như máy tính, máy tính bảng, điện thoại di động hoặc các thiết bị quét mã vạch cầm tay giúp nhân viên có thể quản lý kho mọi lúc mọi nơi.

Đừng để những thách thức trong quản lý kho cản trở sự phát triển của doanh nghiệp bạn. Hãy trải nghiệm SEEACT-WMS ngay hôm nay để thấy sự khác biệt!

>>>[Tìm hiểu thêm về SEEACT-WMS và đăng ký dùng thử]<<< 

Hoặc liên hệ hotline: 0904.675.995 để được hỗ trợ trực tiếp.

Hướng dẫn tùy chỉnh phần mềm quản lý kho theo vị trí cho doanh nghiệp

SEEACT-WMS được thiết kế để có thể tùy chỉnh linh hoạt, đáp ứng nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp với quy mô kho khác nhau. Tuy nhiên, việc tùy chỉnh cần được cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo rằng phần mềm vẫn hoạt động hiệu quả và phù hợp với thực tế vận hành.

– Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ các yêu cầu cụ thể và quy mô hoạt động của mình. Điều này bao gồm việc xác định số lượng kho, tổng diện tích lưu trữ và bố trí không gian kho. Những thông tin này giúp xác định cấu trúc kho phù hợp trong phần mềm.

– Tiếp theo, cần xác định số lượng mặt hàng và đặc tính của từng loại hàng hóa, bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. Sự phân loại này sẽ ảnh hưởng đến cách thức quản lý và lưu trữ trong kho. Đặc tính hàng hóa cũng cần được xem xét để đảm bảo điều kiện lưu trữ phù hợp.

– Quy trình nhập xuất kho hiện tại của doanh nghiệp cũng là một yếu tố quan trọng cần được đánh giá. Việc hiểu rõ quy trình này giúp tùy chỉnh phần mềm sao cho phù hợp, tối ưu hóa các bước thực hiện và giảm thiểu sai sót. 

– Cuối cùng, doanh nghiệp cần xác định ngân sách dự kiến cho việc tùy chỉnh phần mềm. Điều này giúp đảm bảo rằng các tùy chỉnh được thực hiện trong phạm vi tài chính cho phép, đồng thời mang lại hiệu quả cao nhất.

Có nên quản lý kho theo vị trí trên Excel không?

File Excel quản lý kho theo vị trí, với các hàm tính toán và khả năng tùy chỉnh, có thể đáp ứng nhu cầu quản lý kho cơ bản. Tuy nhiên, nó đòi hỏi thao tác thủ công nhiều, dẫn đến mất thời gian và tăng nguy cơ sai sót.

Ngược lại, phần mềm quản lý kho theo vị trí được thiết kế để xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác. Phần mềm này cung cấp các chức năng thống kê, báo cáo theo thời gian thực, lập kế hoạch và chuẩn hóa quy trình, đồng thời tích hợp với các hệ thống khác của doanh nghiệp. Các hàm tính toán được lập trình sẵn giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý kho.

Để so sánh chi tiết hơn, bạn có thể tham khảo bảng so sánh dưới đây:

>>>Xem ngay: Ưu nhược điểm của quản lý kho bằng Excel 

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và chi tiết về phần mềm quản lý kho theo vị trí. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về các tính năng cụ thể, các trường hợp ứng dụng thành công, hoặc muốn được tư vấn riêng cho doanh nghiệp của mình, đừng ngần ngại truy cập Seeact.vn hoặc liên hệ trực tiếp với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi qua Hotline. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ bạn!