Phần mềm quản lý kho dược: Dẫn đầu xu hướng chuyển đổi số ngành dược

Trong ngành dược phẩm, việc quản lý kho hàng với hàng nghìn sản phẩm đa dạng, đặc biệt là các mặt hàng yêu cầu nghiêm ngặt về hạn sử dụng, số lô, nhà sản xuất,… luôn là một thách thức lớn. Các phương pháp quản lý kho truyền thống, thủ công không còn đáp ứng được yêu cầu khắt khe của ngành, tiềm ẩn nhiều nguy cơ sai sót, gây ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ và uy tín doanh nghiệp. Để giải quyết triệt để bài toán này, ứng dụng phần mềm quản lý kho dược là giải pháp tối ưu.

Vấn đề nhức nhối trong quản lý kho dược thủ công

Ngành dược phẩm đòi hỏi nghiêm ngặt trong quản lý kho, gây nhiều thách thức cho doanh nghiệp, đặc biệt khi áp dụng phương pháp thủ công.

Sai sót và thất thoát hàng hóa

Quản lý kho dược thủ công thường xuyên đối mặt với nguy cơ sai sót trong quá trình nhập liệu, kiểm kê và soạn hàng. Việc ghi chép bằng tay, sử dụng sổ sách hoặc bảng tính Excel dễ dẫn đến nhầm lẫn về số lượng, đơn vị tính, thậm chí là lẫn lộn giữa các loại dược phẩm. Những sai sót này trực tiếp gây ra tình trạng thất thoát hàng hóa, ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. 

Nghiêm trọng hơn, trong ngành dược phẩm, thất thoát không chỉ là vấn đề tài chính mà còn tiềm ẩn rủi ro về pháp lý và uy tín, đặc biệt khi liên quan đến các sản phẩm kiểm soát đặc biệt hoặc thuốc kê đơn.

>>>Xem thêm: Thất thoát hàng hóa: Đâu là nguyên nhân và giải pháp tối ưu?

Quản lý lô date, hạn sử dụng phức tạp

Dược phẩm là mặt hàng đặc thù, bắt buộc phải quản lý chặt chẽ theo lô date và hạn sử dụng. Phương pháp thủ công khiến việc theo dõi và kiểm soát thông tin này trở nên vô cùng phức tạp và dễ xảy ra sai sót. Nhân viên kho phải mất nhiều thời gian để kiểm tra, ghi chép và đối chiếu hạn sử dụng của từng sản phẩm, đặc biệt khi kho có quy mô lớn và số lượng mặt hàng đa dạng. 

Nguy cơ hàng hóa quá hạn sử dụng, không đảm bảo chất lượng là hiện hữu, dẫn đến những tổn thất kinh tế đáng kể và ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của doanh nghiệp đối với các cơ quan quản lý và người tiêu dùng.

>>>Có thể bạn muốn biết: Quản lý hàng tồn kho theo hạn sử dụng với SEEACT-WMS

Tốn kém thời gian và nhân lực

Các quy trình quản lý kho (nhập xuất kho) thủ công đòi hỏi sự tham gia của nhiều nhân lực và tiêu tốn đáng kể thời gian. Từ việc nhập liệu thông tin hàng hóa, kiểm kê định kỳ, soạn hàng theo đơn đặt hàng, đến việc lập báo cáo và đối chiếu số liệu, tất cả đều thực hiện bằng tay. 

Điều này không chỉ làm chậm tiến độ các hoạt động kho mà còn tạo gánh nặng chi phí nhân công lớn cho doanh nghiệp. Hiệu suất làm việc của nhân viên kho bị giới hạn, khó đáp ứng được yêu cầu về tốc độ và khối lượng công việc ngày càng tăng, đặc biệt trong mùa cao điểm hoặc khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.

Khó khăn trong việc đáp ứng tiêu chuẩn

Đối với các doanh nghiệp sản xuất dược phẩm, việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và tiêu chuẩn của ngành như GDP (Thực hành tốt phân phối thuốc), GMP (Thực hành tốt sản xuất thuốc),… đang trở thành một thách thức lớn khi thiếu vắng hệ thống quản lý tự động. 

Nếu tiếp tục duy trì phương thức quản lý kho thủ công, quá trình lưu trữ hồ sơ theo yêu cầu pháp lý và truy xuất nguồn gốc sản phẩm sẽ tiêu tốn đáng kể thời gian và công sức, đồng thời tiềm ẩn nhiều rủi ro về mất mát hoặc sai lệch thông tin.

>>>Xem thêm: GMP là gì? Những điều cần biết để áp dụng GMP thành công

Sắp xếp và tổ chức sản phẩm trong kho

Không có sự hỗ trợ của phần mềm quản lý kho dược, việc sắp xếp hàng hóa trở nên lộn xộn và không hiệu quả, làm giảm đáng kể khả năng sử dụng không gian kho, nhất là đối với các mặt hàng cần điều kiện bảo quản nghiêm ngặt. 

Báo cáo thống kê

Việc thiếu một phần mềm quản lý kho dược hiệu quả đang gây ra tình trạng dữ liệu rời rạc giữa kho và các bộ phận liên quan như mua hàng, bán hàng, và kế toán. Sự phân mảnh này dẫn đến việc tổng hợp số liệu và lập báo cáo tốn nhiều thời gian, công sức, đồng thời làm giảm độ chính xác. Ngoài ra, việc thiếu các công cụ theo dõi dữ liệu theo thời gian thực khiến cho việc giám sát hiệu suất hoạt động kho trở nên khó khăn.

Khả năng mở rộng và phát triển hạn chế

Mô hình quản lý kho dược thủ công bộc lộ rõ sự thiếu linh hoạt và khả năng mở rộng hạn chế khi doanh nghiệp phát triển. Khi quy mô kho tăng lên, số lượng mặt hàng và giao dịch phát sinh ngày càng nhiều, phương pháp thủ công trở nên quá tải và kém hiệu quả. 

Hệ thống quản lý thủ công không thể đáp ứng được nhu cầu xử lý dữ liệu lớn, khả năng thích ứng với sự thay đổi của thị trường và yêu cầu ngày càng cao về quản lý kho dược của doanh nghiệp. Để phát triển bền vững và cạnh tranh trong ngành dược phẩm, việc chuyển đổi sang hệ thống quản lý kho hiện đại là một yêu cầu tất yếu.

Phần mềm quản lý kho dược là gì?

Phần mềm quản lý kho dược là hệ thống được thiết kế để tự động hóa toàn diện các hoạt động trong kho dược, từ nhập, xuất, lưu trữ, kiểm kê, theo dõi hạn sử dụng đến báo cáo. Thay vì sổ sách thủ công, phần mềm số hóa dữ liệu dược phẩm, giúp quản lý kho dễ dàng, chính xác và hiệu quả hơn.

Tuy cùng mục đích quản lý kho dược, phần mềm cho doanh nghiệp sản xuất, nhà thuốc và bệnh viện có khác biệt:

• Doanh nghiệp sản xuất: Chú trọng quản lý lô, hạn sử dụng, truy xuất nguồn gốc, đáp ứng tiêu chuẩn GMP.
• Nhà thuốc bán lẻ: Tập trung vào quản lý bán hàng, tồn kho đa chi nhánh, kết nối POS, báo cáo doanh thu.
• Bệnh viện: Quản lý thuốc kê đơn, đấu thầu, tồn kho tối thiểu, kết nối hệ thống bệnh viện (HIS).

SEEACT-WMS – Giải pháp quản lý kho toàn diện cho ngành dược

SEEACT-WMS là phần mềm quản lý kho được phát triển bởi DACO, một đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tự động hóa sản xuất. Thấu hiểu những khó khăn mà doanh nghiệp dược phẩm phải đối mặt trong quản lý kho truyền thống, SEEACT-WMS ra đời như một giải pháp toàn diện, giúp các doanh nghiệp vượt qua những thách thức và tối ưu hóa quy trình quản lý kho dược. 

Hệ thống được xây dựng dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại, tích hợp những tính năng chuyên biệt, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu khắt khe của ngành dược phẩm.

SEEACT-WMS mang lại những tính năng ưu việt

Thao tác đơn giản, nhanh chóng

Nhập, xuất, kiểm kê kho dược trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết nhờ khả năng quét mã vạch/QR Code. Thay vì nhập liệu thủ công tốn thời gian và dễ sai sót, nhân viên kho chỉ cần vài thao tác quét mã đơn giản để cập nhật dữ liệu, giảm thiểu tối đa sai sót và tiết kiệm thời gian.

Kiểm soát toàn diện, chính xác

Hệ thống cho phép quản lý tồn kho dược một cách toàn diện và chính xác theo nhiều tiêu chí quan trọng như lô/date, vị trí lưu trữ. Khả năng quản lý đa kho đồng thời giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tình hình kho hàng ở mọi địa điểm, loại bỏ tình trạng chồng chéo hoặc thiếu sót thông tin.

Trực quan theo thời gian thực

SEEACT-WMS cung cấp giao diện Layout kho trực quan, hiển thị tình trạng kho theo thời gian thực. Nhà quản lý dễ dàng nắm bắt số lượng tồn kho, vị trí hàng hóa, tình trạng hàng sắp hết hạn, giúp đưa ra quyết định điều phối và bổ sung hàng hóa kịp thời, giảm thiểu nguy cơ thiếu hụt hoặc tồn kho quá mức.

Tích hợp IoT, nâng cao hiệu suất

Hệ thống tích hợp công nghệ IoT để tự động hóa các quy trình trong kho, giúp cải tiến và tăng tốc nghiệp vụ kho thuốc. Các thiết bị IoT như cảm biến nhiệt độ, độ ẩm, robot tự động hóa có thể kết nối trực tiếp với SEEACT-WMS, cung cấp dữ liệu thời gian thực và tự động hóa các tác vụ, nâng cao hiệu suất hoạt động và giảm thiểu sự phụ thuộc vào nhân công.

Truy xuất nguồn gốc dược phẩm

SEEACT-WMS đảm bảo khả năng truy xuất nguồn gốc dược phẩm một cách nhanh chóng và chính xác, đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt về chất lượng và tuân thủ tiêu chuẩn GMP. Tính năng này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chất lượng hàng hóa, đối phó với các vấn đề phát sinh liên quan đến chất lượng sản phẩm và nâng cao uy tín thương hiệu.

Kết nối linh hoạt, đồng bộ hóa quy trình

SEEACT-WMS được thiết kế để tích hợp linh hoạt với các hệ thống khác như ERP, hệ thống tự động hóa hiện có của doanh nghiệp. Sự kết nối này đảm bảo quy trình quản lý đồng bộ và liền mạch, loại bỏ tình trạng rời rạc dữ liệu giữa các bộ phận, tối ưu hóa hiệu quả hoạt động tổng thể.

SEEACT-WMS đã được triển khai thành công tại nhiều doanh nghiệp sản xuất, trong đó có nhà máy bao bì Tân Long – vendor của Samsung. Những thành tựu mà SEEACT-WMS mang lại đã được kiểm chứng bằng số liệu thực tế:

• Giám sát tồn kho theo thời gian thực, giảm thời gian xử lý hành chính từ 8 giờ xuống 0,5 giờ.
• Giảm tắc nghẽn vận chuyển và di chuyển hàng hóa từ 20 phút xuống 2 phút (giảm 90%).
• Tăng độ chính xác tồn kho nhờ quản lý thời gian thực số lượng và vị trí nguyên liệu.
• Xác định rõ luồng lưu chuyển thành phẩm, tối ưu vận hành.

SEEACT-WMS dễ dàng quản lý nhiều kho hàng lớn và phức tạp và có khả năng tùy chỉnh để phù hợp với đặc thù riêng của từng kho hàng doanh nghiệp. Điều này đảm bảo hệ thống luôn đáp ứng tốt nhất nhu cầu quản lý và phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.

Trong bối cảnh ngành dược ngày càng phát triển, SEEACT-WMS là giải pháp thiết yếu để nâng cao hiệu quả và lợi thế cạnh tranh.

>>>Khám phá ngay giải pháp quản lý kho toàn diện SEEACT-WMS<<<

Liên hệ ngay hotline 0904.675.995 để được tư vấn và trải nghiệm DEMO MIỄN PHÍ!