Quy trình nghiệp vụ quản lý kho đơn giản mà hiệu quả

Nghiệp vụ quản lý kho là một trong những yếu tố then chốt quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Theo khảo sát của Agility, khoảng 70% các công ty cho biết họ đang đầu tư vào các giải pháp công nghệ để cải thiện khả năng quản lý kho. Việc xây dựng quy trình quản lý kho khoa học, bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa, mà còn tối ưu hóa chi phí lưu kho và nâng cao hiệu quả hoạt động. 

Trong bài viết này, DACO sẽ hướng dẫn bạn xây dựng quy trình nghiệp vụ quản lý kho bãi đơn giản nhưng hiệu quả, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp

Nghiệp vụ quản lý kho là gì?

Nghiệp vụ quản lý kho, hay còn gọi là Warehouse Operation trong tiếng Anh, là một quy trình tổng thể bao gồm các hoạt động kiểm soát và tối ưu hóa toàn bộ quá trình vận hành của kho hàng. Quá trình này bắt đầu từ thời điểm hàng hóa được nhập vào kho, trải qua các giai đoạn lưu trữ, bảo quản, và kết thúc khi hàng hóa được xuất kho để phục vụ cho mục đích bán hàng, sản xuất hoặc tiêu thụ. 

Mục tiêu cốt lõi là đảm bảo sự an toàn và chất lượng hàng hóa trong suốt quá trình lưu trữ, đồng thời tối ưu hóa hiệu quả của các hoạt động nhập, xuất kho, từ đó đáp ứng kịp thời và chính xác nhu cầu của hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Sự cần thiết của quy trình nghiệp vụ quản lý kho

Quy trình quản lý kho giúp mọi người liên quan hiểu rõ công việc và trách nhiệm của mình. Nó mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Kiểm soát hàng hóa chặt chẽ: Nắm bắt chính xác số lượng và chất lượng hàng hóa nhập kho, tồn kho và xuất kho.
• Vận hành kho khoa học: Sắp xếp hàng hóa hợp lý, tối ưu không gian kho và tạo điều kiện thuận lợi cho việc xuất nhập hàng.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu chi phí nhân lực, thời gian và các chi phí phát sinh liên quan đến lưu kho hàng hóa.
• Nâng cao hiệu quả hoạt động: Tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tăng năng suất làm việc.
• Chuyên nghiệp trong mắt khách hàng: Tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tăng sự tin tưởng và hài lòng của khách hàng.

Sơ đồ nghiệp vụ quản lý kho hàng

Sơ đồ nghiệp vụ quản lý kho là bản mô tả trực quan, hệ thống hóa các bước và quy trình cần thiết trong hoạt động quản lý kho hàng. Nó đóng vai trò như một bản đồ, hướng dẫn chi tiết các hoạt động từ khi hàng hóa nhập kho cho đến khi xuất kho, giúp cho việc vận hành kho diễn ra một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. 

Việc áp dụng sơ đồ nghiệp vụ giúp chuẩn hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa nguồn lực. Dưới đây là một sơ đồ nghiệp vụ kho hàng phổ biến, thường được áp dụng trong nhiều loại hình doanh nghiệp:

Tối ưu quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng với SEEACT-WMS

1. Tiếp nhận và quản lý hàng hóa đầu vào

SEEACT-WMS hỗ trợ toàn diện quy trình nhập kho, bắt đầu từ khâu tiếp nhận hàng hóa. 

Trong quá trình nhập kho, nhân viên kho tiếp nhận hàng hóa từ xe tải tại điểm xếp hàng và kiểm đếm số lượng để đảm bảo khớp với đơn đặt hàng. Đồng thời, họ cũng kiểm tra tình trạng hàng hóa và ghi lại thông tin nhận hàng lên hệ thống quản lý kho SEEACT-WMS. 

Sau đó, hàng hóa được di chuyển đến khu vực lưu trữ đã được xác định. SEEACT-WMS hỗ trợ các phương pháp lưu kho phổ biến, như phân loại ABC, và tự động gợi ý vị trí lưu trữ tối ưu dựa trên khối lượng, kích thước hàng hóa và không gian trống. 

Phần mềm cũng cho phép quản lý hàng tồn kho trên kệ kho, pallet hoặc thùng, mỗi hàng hóa có một vị trí riêng biệt và được ghi lại trong hệ thống.

2. Quản lý lấy hàng và xuất kho

SEEACT-WMS cung cấp các công cụ để tối ưu hóa quá trình xuất kho, từ khâu chọn hàng đến đóng gói và vận chuyển. Hệ thống hỗ trợ lấy hàng theo nhiều đơn hàng cùng lúc, phân chia công việc cho nhân viên kho theo khu vực, giúp giảm thiểu thời gian di chuyển và tăng năng suất. 

Để đảm bảo chất lượng hàng hóa, SEEACT-WMS tích hợp các nguyên tắc xuất kho như FEFO (Hết hạn trước, xuất trước) và FIFO (Nhập trước, xuất trước), giúp giảm thiểu rủi ro hàng tồn kho bị lỗi thời hoặc hư hỏng. Sau khi lấy hàng, hệ thống hỗ trợ quy trình đóng gói, dán nhãn, đảm bảo hàng hóa được chuẩn bị sẵn sàng cho việc vận chuyển.

>>>Tìm hiểu thêm:

• FEFO là gì? Tìm hiểu & áp dụng để tối ưu quản lý kho hàng

• FIFO là gì? Khi nào nên áp dụng phương pháp FIFO?

3. Quản lý kiểm kê kho

SEEACT-WMS đơn giản hóa quy trình kiểm kê kho, giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác số lượng và chất lượng hàng tồn kho. 

Hệ thống hỗ trợ nhiều phương pháp kiểm kê, cho phép đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên hệ thống, từ đó phát hiện kịp thời các sai lệch, thất thoát hoặc gian lận. Việc kiểm kê định kỳ và chính xác giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định nhập hàng, xuất hàng và quản lý tồn kho hiệu quả hơn.

>>>Có thể bạn muốn biết: Kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả và quy trình kiểm kê hàng tồn kho

4. Quản lý mức tồn kho 

Với SEEACT-WMS, người quản lý dễ dàng theo dõi lượng hàng tồn kho trong thời gian thực, không cần phải thực hiện các thao tác kiểm tra thủ công. Thông qua hệ thống các chỉ số được thiết lập, tình trạng tồn kho được hiển thị một cách trực quan, bao gồm số lượng, vị trí, hạn sử dụng và các thông tin khác liên quan đến hàng hóa. 

Phần mềm tự động cảnh báo khi hàng tồn kho xuống thấp hoặc hàng hóa sắp hết hạn, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc bổ sung hàng hóa và tránh tình trạng thiếu hàng. Nhờ đó, luôn chủ động đưa ra các quyết định điều chỉnh lượng hàng phù hợp.

5. Báo cáo và phân tích

SEEACT-WMS cung cấp hệ thống báo cáo quản trị kho đa dạng và linh hoạt, giúp các cấp lãnh đạo nắm bắt toàn diện tình hình hoạt động của kho hàng. Các báo cáo nhập, xuất, tồn kho được cập nhật liên tục, cung cấp dữ liệu chính xác và trực quan. 

Dựa trên các báo cáo này, ban lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt, từ việc điều chỉnh kế hoạch mua hàng, quản lý tồn kho đến tối ưu hóa chi phí vận hành kho.

>>>Tìm hiểu thêm về: Hệ thống quản lý kho SEEACT-WMS và cách áp dụng

Kinh nghiệm xây dựng quy trình nghiệp vụ quản lý kho hiệu quả

Để xây dựng và áp dụng một quy trình nghiệp vụ kho hàng hóa, doanh nghiệp có thể tham khảo những kinh nghiệm sau:

Đầu tư vào nhân lực

Nhân sự là yếu tố then chốt trong quản lý kho. Doanh nghiệp cần tuyển dụng và đào tạo đội ngũ nhân viên có năng lực, trách nhiệm và tinh thần làm việc cao.

• Kiểm kê hàng hóa: Nhân viên cần được đào tạo kỹ năng kiểm kê để tránh sai sót và mất mát hàng hóa.
• Sắp xếp hàng hóa: Nhân viên cần được hướng dẫn cách sắp xếp hàng hóa khoa học để tối ưu không gian kho và dễ dàng tìm kiếm.
• Báo cáo: Nhân viên cần được trang bị kiến thức để lập báo cáo chính xác và kịp thời.

Sắp xếp kho hàng khoa học và hợp lý

Sắp xếp hàng hóa khoa học giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm, kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn và giữ cho kho hàng gọn gàng.

• Phân loại hàng hóa: Hàng hóa nên được phân loại theo chủng loại, kích thước, tần suất sử dụng,…
• Sử dụng sơ đồ kho: Sơ đồ kho giúp nhân viên dễ dàng xác định vị trí hàng hóa.
• Tối ưu không gian: Sắp xếp hàng hóa sao cho tận dụng tối đa không gian kho.

>>>[Hướng dẫn] Thiết kế kho hàng hiệu quả từ A-Z cho doanh nghiệp

Sử dụng phần mềm quản lý kho phù hợp

Trong thời đại công nghệ số, việc ứng dụng phần mềm quản lý kho là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả quản lý. SEEACT-WMS là một giải pháp toàn diện, cung cấp các công cụ tự động hóa và tối ưu hóa các nghiệp vụ kho, từ quản lý nhập, xuất, tồn kho đến lập báo cáo. Việc sử dụng phần mềm giúp giảm thiểu sai sót do yếu tố con người, tăng cường tính chính xác của dữ liệu và cung cấp thông tin real-time, hỗ trợ ra quyết định kịp thời.

Đánh giá định kỳ và liên tục cải tiến

Quy trình quản lý kho cần được đánh giá và cải tiến liên tục để đáp ứng nhu cầu thực tế. Doanh nghiệp nên:

• Thực hiện đánh giá hiệu suất định kỳ, dựa trên các chỉ số cụ thể (ví dụ: tỷ lệ sai sót, thời gian xử lý đơn hàng, chi phí lưu kho).
• Thu thập phản hồi từ nhân viên kho, những người trực tiếp thực hiện quy trình, để xác định các điểm nghẽn và cơ hội cải thiện.
• Cập nhật và điều chỉnh quy trình dựa trên kết quả đánh giá và phản hồi, cũng như các thay đổi trong hoạt động kinh doanh và công nghệ.

Các giải pháp bổ sung

• Tối ưu hóa bố cục kho: Thiết kế không gian kho khoa học, tận dụng tối đa diện tích và chiều cao, tạo lối đi thuận tiện cho việc di chuyển và lấy hàng.
• Áp dụng các nguyên tắc quản lý hàng tồn kho: Như FIFO (Nhập trước – Xuất trước) hoặc FEFO (Hết hạn trước – Xuất trước) để đảm bảo chất lượng hàng hóa và giảm thiểu lãng phí.
• Đảm bảo an toàn kho: Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, và bảo vệ hàng hóa khỏi các yếu tố gây hại (ẩm mốc, côn trùng,…).
• Đào tạo và nâng cao nhận thức: Thường xuyên đào tạo, cập nhật kiến thức và nâng cao ý thức trách nhiệm cho nhân viên kho về tầm quan trọng của việc quản lý kho hiệu quả.

Hy vọng rằng những chia sẻ trên của DACO đã giúp bạn nắm bắt được quy trình nghiệp vụ quản lý kho hiệu quả. Việc áp dụng đúng đắn quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, giảm thiểu rủi ro thất thoát và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với DACO qua Hotline 0904.675.995 hoặc để lại tin nhắn để được tư vấn và hỗ trợ bởi các chuyên gia của chúng tôi.