VN
EN
JP
KR
Lưu đồ quy trình mua hàng không đơn thuần chỉ là một sơ đồ, đó là bản đồ chiến lược định hướng cho mọi hoạt động mua sắm của doanh nghiệp. Việc xây dựng và tuân thủ một quy trình mua hàng bài bản là yếu tố then chốt, đảm bảo nguồn cung ứng ổn định, chất lượng và kịp thời, từ đó thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển bền vững. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không ít doanh nghiệp vẫn còn gặp khó khăn trong việc xây dựng hoặc tối ưu hóa quy trình này.
Vậy, làm thế nào để xây dựng một sơ đồ quy trình mua hàng thực sự hiệu quả, mang lại giá trị tối đa cho doanh nghiệp? Hãy cùng DACO khám phá câu trả lời trong bài viết chi tiết dưới đây!
Lưu đồ quy trình mua hàng là gì?
Lưu đồ quy trình mua hàng là sơ đồ trực quan hóa toàn bộ các bước và hoạt động liên quan đến việc mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ trong một doanh nghiệp. Quy trình này mô tả một cách có hệ thống trình tự thực hiện, từ khi phát sinh nhu cầu mua hàng cho đến khi hoàn tất thanh toán và nhận hàng.
Việc xây dựng một lưu đồ chuẩn giúp doanh nghiệp chuẩn hóa hoạt động mua sắm, đảm bảo tính nhất quán, minh bạch và hiệu quả. Lợi ích cụ thể bao gồm: rút ngắn thời gian mua hàng, kiểm soát chi phí tốt hơn, nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ đầu vào, và tạo ra một quy trình có thể tái sử dụng cho các lần mua hàng sau này.
Nội dung chi tiết của sơ đồ quy trình mua hàng
Nội dung chi tiết của sơ đồ quy trình mua hàng bao gồm các bước được sắp xếp theo trình tự logic, thể hiện rõ ràng các hoạt động, trách nhiệm của từng bộ phận/cá nhân liên quan, và các điểm kiểm soát quan trọng. Các bước chính thường bao gồm:
- Xác định nhu cầu: Phát hiện và ghi nhận nhu cầu mua sắm.
- Đề xuất mua hàng: Lập đề xuất mua hàng, trình bày rõ thông tin sản phẩm/dịch vụ, số lượng, và lý do mua.
- Phê duyệt đề xuất: Cấp quản lý xem xét và phê duyệt đề xuất mua hàng.
- Lựa chọn nhà cung cấp: Tìm kiếm, đánh giá và chọn nhà cung cấp phù hợp.
- Đặt hàng: Tạo và gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp.
- Nhận hàng: Kiểm tra và tiếp nhận hàng hóa/dịch vụ.
- Kiểm tra và thanh toán hóa đơn: Đối chiếu hóa đơn, chứng từ và thực hiện thanh toán.
- Lưu trữ hồ sơ: Hoàn tất và lưu trữ toàn bộ chứng từ, thông tin mua hàng.
>>>Chi tiết được trình bày trong: Hướng dẫn quy trình mua hàng chuẩn chỉnh cho mọi doanh nghiệp
Mỗi bước trong sơ đồ có thể được chi tiết hóa hơn bằng các ký hiệu, mũi tên chỉ đường đi, và các ô mô tả công việc cụ thể. Sơ đồ cũng cần thể hiện rõ các điểm ra quyết định (ví dụ: phê duyệt/từ chối) và các luồng thông tin giữa các bộ phận.
Mẫu lưu đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp chuẩn nhất
Các số liệu và thông tin dù quan trọng đến đâu cũng cần một quy trình làm việc hiệu quả để phát huy tối đa giá trị. Nếu không có một quy trình phù hợp, những dữ liệu đó có thể trở nên rối rắm và gây khó khăn cho nhân viên thực hiện. Để giải quyết vấn đề này, hãy cùng tham khảo mẫu lưu đồ quy trình mua hàng chuẩn và đơn giản dưới đây, được thiết kế để tối ưu hóa hoạt động của bộ phận mua hàng trong doanh nghiệp:
Để đảm bảo tính khách quan và hiệu quả, mỗi bước trong quy trình cần được thực hiện bởi nhân viên chuyên trách, tránh tình trạng chồng chéo công việc. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc mà còn tạo điều kiện cho việc kiểm tra chéo và đánh giá KPI giữa các nhân viên liên quan.
Dữ liệu ở từng bước thực hiện phải được ghi nhận đầy đủ và kịp thời, phục vụ cho mục đích thống kê và đánh giá. Chẳng hạn, cần ghi lại cả thời gian giao hàng dự kiến và thời gian giao hàng thực tế để có cơ sở đánh giá năng lực thực hiện đơn hàng của nhà cung cấp. Tương tự, thông tin về tình trạng hàng hóa, bao gồm số lượng thực giao và số lượng hàng trả lại, cũng cần được thống kê chi tiết.
Doanh nghiệp có cần vẽ lưu đồ quy trình mua hàng không?
Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp vẫn hoạt động mua hàng thành công mà không cần đến lưu đồ quy trình. Điều này đặt ra câu hỏi: liệu việc xây dựng lưu đồ quy trình mua hàng có thực sự cần thiết, và có mang lại hiệu quả thiết thực cho doanh nghiệp hay không?
Câu trả lời là CÓ. Dù quy mô lớn hay nhỏ, mọi doanh nghiệp đều nên xây dựng một lưu đồ mua hàng rõ ràng. Việc áp dụng quy trình bài bản mang lại nhiều lợi ích quan trọng, bao gồm:
- Tối ưu hóa chi phí: Quy trình mua hàng, đặc biệt ở khâu lựa chọn nhà cung cấp, giúp doanh nghiệp so sánh, đánh giá và chọn được nguồn cung với chi phí tối ưu nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng.
- Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp: Quy trình giúp doanh nghiệp có hệ thống tiêu chí rõ ràng để sàng lọc và chọn ra đối tác cung ứng phù hợp nhất với nhu cầu và tiêu chuẩn của mình.
- Đảm bảo chất lượng nguồn hàng: Bước kiểm tra và đánh giá chất lượng sản phẩm/dịch vụ trong quy trình giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ chất lượng đầu vào, giảm thiểu rủi ro.
- Quản lý tồn kho hiệu quả: Quy trình mua hàng dựa trên nhu cầu thực tế và kế hoạch sản xuất kinh doanh, giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho quá mức, gây lãng phí.
Tóm lại, việc xây dựng và áp dụng lưu đồ mua hàng không chỉ là vấn đề hình thức, mà là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, kiểm soát chi phí, và đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
>>>Có thể bạn muốn biết:
Checklist: Lưu ý cần thiết cho lưu đồ quy trình mua hàng hiệu quả
Sau khi vẽ lưu đồ quy trình mua hàng và áp dụng các công cụ hỗ trợ, doanh nghiệp cần chú ý một số điểm sau để đảm bảo hiệu quả tối ưu:
1. Xác định chính xác thời điểm cần hàng
Nhu cầu về hàng hóa/dịch vụ của doanh nghiệp biến động theo thời gian. Việc mua hàng cần phải đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh, tránh tình trạng chậm trễ gây ảnh hưởng đến hoạt động chung. Do đó, xác định chính xác thời điểm cần hàng là yếu tố then chốt.
Doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi:
- Khi nào bắt đầu quy trình mua?
- Khi nào hàng về đến kho?
- Khi nào hàng được đưa vào sử dụng?
- Dự kiến khi nào lượng hàng này sẽ hết?
2. Tính toán số lượng mua hàng hợp lý
Xác định số lượng hàng hóa cần mua không thể dựa trên ước lượng chủ quan. Trong lưu đồ mua hàng, bước này cần được thực hiện dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp ở hiện tại và dự báo cho tương lai. Các yếu tố cần xem xét bao gồm: nhu cầu sử dụng thực tế, lượng hàng tồn kho, mục tiêu doanh thu và lợi nhuận, và dự phòng cho các rủi ro có thể xảy ra. Việc xác định đúng số lượng giúp tối ưu chi phí lưu kho, tránh lãng phí và đảm bảo nguồn cung ổn định.
3. Theo dõi tiến độ đơn hàng sát sao
Doanh nghiệp không nên phó mặc hoàn toàn việc giao hàng cho nhà cung cấp. Việc theo dõi sát sao tình trạng đơn hàng là cần thiết để đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời hạn, đúng số lượng và chất lượng cam kết. Điều này cũng giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó với các tình huống phát sinh, như chậm trễ giao hàng hoặc hàng hóa không đạt yêu cầu, từ đó có phương án dự phòng kịp thời.
>>>Xem thêm: Hướng dẫn quản lý đơn hàng hiệu quả cho doanh nghiệp
4. Lựa chọn thời điểm đặt hàng tối ưu
Thời điểm đặt hàng cần được cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên nhiều yếu tố. Doanh nghiệp cần xem xét mức độ cấp thiết của hàng hóa, thời điểm nào có lợi nhất về giá cả và nguồn cung, cũng như chi phí và khả năng lưu kho của doanh nghiệp. Việc lựa chọn thời điểm đặt hàng phù hợp sẽ giúp tối ưu hóa chi phí và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, hiệu quả.
Hy vọng rằng những thông tin chi tiết về lưu đồ quy trình mua hàng của một công ty được trình bày trong bài viết sẽ giúp doanh nghiệp của bạn xây dựng và tối ưu hóa quy trình một cách hiệu quả. Việc áp dụng đúng đắn sơ đồ quy trình mua hàng không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, từ đó tạo dựng lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với DACO để được tư vấn và hỗ trợ chuyên sâu.
Đăng nhập bằng Google