Quy trình lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng chi tiết A-Z 

Kế hoạch sản xuất theo đơn hàng là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả sản xuất và đáp ứng chính xác nhu cầu khách hàng. Bằng cách tập trung vào từng đơn hàng cụ thể, doanh nghiệp có thể giảm thiểu lãng phí, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao năng lực cạnh tranh. Trong bài viết này, hãy cùng DACO tìm hiểu chi tiết về quy trình lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng, từ khâu tiếp nhận đơn hàng đến kiểm soát chất lượng sản phẩm.

Sản xuất theo đơn đặt hàng là gì?

Sản xuất theo đơn đặt hàng hay Make to Order – MTO là một chiến lược sản xuất linh hoạt, cho phép khách hàng cá nhân hóa sản phẩm theo nhu cầu riêng. Thay vì sản xuất hàng loạt dựa trên dự đoán, MTO chỉ khởi động quy trình sản xuất khi nhận được đơn đặt hàng xác nhận từ khách hàng. Điều này đồng nghĩa với việc mỗi sản phẩm được tạo ra đều đáp ứng chính xác yêu cầu và thông số kỹ thuật mà khách hàng mong muốn.

>>>Chi tiết: Make to order – Khi nào nên áp dụng chiến lược MTO

Lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng là gì?

Lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng là một phương pháp linh hoạt, cho phép doanh nghiệp điều chỉnh sản xuất dựa trên nhu cầu thực tế của khách hàng thay vì dự đoán thị trường. Nói cách khác, doanh nghiệp chỉ bắt đầu lên kế hoạch và sản xuất sau khi nhận được đơn đặt hàng cụ thể.

Phương pháp này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm theo mùa, sản phẩm có thời gian sử dụng ngắn hoặc sản phẩm cao cấp, bởi nó đảm bảo sản xuất đúng số lượng, đáp ứng chính xác yêu cầu của khách hàng. Đồng thời, lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu suất sản xuất.

Lập kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng có những lợi ích gì?

Không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động sản xuất, lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng còn giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng và gia tăng lợi thế cạnh tranh. Cụ thể:

Hạn chế rủi ro trong sản xuất

Lập kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng tập trung vào việc xây dựng kế hoạch chi tiết dựa trên yêu cầu cụ thể của từng khách hàng. Khi có kế hoạch rõ ràng, mọi công đoạn sản xuất từ chuẩn bị nguyên vật liệu, phân bổ nguồn lực, áp dụng quy trình đến thực thi sản xuất đều được kiểm soát chặt chẽ. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chủ động phòng ngừa sai sót, giảm thiểu rủi ro và hạn chế tối đa lỗi sản xuất.

>>>Có thể bạn muốn biết: Rủi ro trong sản xuất là gì? Cách quản lý hiệu quả

Sử dụng nguồn lực hiệu quả

Sản xuất theo đơn đặt hàng cho phép bộ phận kế hoạch nắm rõ số lượng sản phẩm cần sản xuất. Từ đó, việc phân bổ nguồn lực (máy móc, thiết bị, nhân công…) sẽ chính xác và hiệu quả hơn so với phương pháp dự đoán nhu cầu thị trường. Nguồn lực chỉ được sử dụng khi có đơn hàng, tránh tình trạng lãng phí hoặc phân bổ không đồng đều. 

Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa năng suất, giảm thiểu chi phí và đảm bảo khả năng cung ứng sản phẩm đúng hạn.

Nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng

Phương pháp này không chỉ đảm bảo sản phẩm được sản xuất đáp ứng đúng tiêu chuẩn và yêu cầu của khách hàng về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng mà còn giúp doanh nghiệp nâng cao sự chính xác và tin cậy trong quá trình thực hiện đơn hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng uy tín, tăng cường sự hài lòng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.

Quy trình 7 bước lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng

Lập kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và đáp ứng chính xác nhu cầu khách hàng. Vậy quy trình quan trọng này được triển khai như thế nào? Cụ thể, nó bao gồm những bước nào?

Bước 1: Xác định rõ ràng nhu cầu sản xuất

Trước khi bắt đầu lập kế hoạch, bộ phận kế hoạch cần xác định chính xác nhu cầu sản xuất dựa trên số lượng đơn đặt hàng. Việc phân tích kỹ lưỡng yêu cầu của từng đơn hàng về số lượng, thời gian giao hàng, yêu cầu về chất lượng… là cơ sở để doanh nghiệp phân bổ nguồn lực sản xuất một cách hợp lý.

Bước 2: Hoạch định năng lực sản xuất

Sau khi xác định nhu cầu sản xuất, doanh nghiệp cần đánh giá năng lực sản xuất hiện có, bao gồm công suất, sức chứa của nhà máy, nguồn lực về máy móc, thiết bị, số lượng lao động… Việc đánh giá này cần dựa trên đơn vị thời gian cụ thể (tháng/quý/năm) để đảm bảo doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn lực hiệu quả, đáp ứng tiến độ và chất lượng sản phẩm.

>>>Chi tiết: Cách hoạch định năng lực sản xuất hiệu quả

Bước 3: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

Dựa trên nhu cầu sản xuất và năng lực sản xuất đã hoạch định, doanh nghiệp tiến hành tính toán số lượng nguyên vật liệu cần thiết. Bước này bao gồm lên kế hoạch điều phối nguyên vật liệu hiện có hoặc nhập thêm (nếu cần) để đảm bảo sản xuất đúng tiến độ. Quy trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu thường gồm 4 bước:

• Phân tích kết cấu sản phẩm
• Tính nhu cầu nguyên vật liệu
• Xác định nhu cầu thực tế
• Xác định thời gian phát lệnh sản xuất hoặc đơn đặt hàng

Bước 4: Phân công nhiệm vụ và lập lịch trình sản xuất

Phân công nhiệm vụ và lập lịch trình sản xuất là bước quan trọng để đảm bảo nguồn lực được sử dụng hiệu quả. Doanh nghiệp cần lên kế hoạch phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận và nhân viên liên quan, đảm bảo mỗi cá nhân, mỗi bộ phận đều hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình trong quy trình.

Bước 5: Theo dõi, giám sát quy trình sản xuất

Ngay cả khi đã hoàn thành kế hoạch, bộ phận kế hoạch sản xuất vẫn cần theo sát quá trình sản xuất để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng kế hoạch và đáp ứng yêu cầu của đơn hàng. Trong trường hợp khách hàng thay đổi yêu cầu hoặc phát sinh đơn hàng mới, doanh nghiệp cần linh hoạt điều chỉnh kế hoạch để đáp ứng kịp thời.

Bước 6: Đánh giá hiệu quả của kế hoạch sản xuất theo đơn hàng

Đánh giá hiệu quả kế hoạch là bước không thể thiếu để đảm bảo sự khớp nối giữa kế hoạch và thực tế sản xuất. 

Các chỉ số như thời gian sản xuất, số lượng và chất lượng sản phẩm hoàn thành sẽ là thước đo phản ánh mức độ thành công của kế hoạch. Bên cạnh đó, việc đánh giá các vấn đề và sai sót phát sinh trong quá trình sản xuất (nếu có) sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra nguyên nhân và giải pháp khắc phục hiệu quả.

Bước 7: Cải tiến kế hoạch sản xuất

Dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp có thể phân tích, điều chỉnh và cải tiến kế hoạch sản xuất. Việc cải tiến này nhằm mục đích khắc phục các vấn đề, hạn chế sai sót, tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận và tối ưu hóa quy trình sản xuất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất và chất lượng sản xuất, đáp ứng yêu cầu khách hàng một cách tốt nhất.

Những sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng là gì?

Để việc lập kế hoạch sản xuất dựa theo đơn hàng đạt hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần lưu ý tránh những sai lầm phổ biến sau đây, vì chúng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất và kết quả sản xuất chung:

Thông tin đơn hàng bị thiếu sót hoặc không chính xác

Thiếu thông tin hoặc sử dụng thông tin không chính xác về đơn hàng từ khách hàng sẽ dẫn đến việc lập kế hoạch sản xuất không chính xác, gây ra nhiều sự cố trong quá trình sản xuất. 

Ví dụ, một doanh nghiệp may mặc sản xuất dựa trên số lượng sản phẩm ban đầu mà không cập nhật thông tin hủy đơn hoặc thay đổi chi tiết từ khách hàng. Hậu quả là sản phẩm làm ra không đáp ứng yêu cầu thực tế, gây lãng phí nguồn lực và thời gian.

Công tác quản lý rủi ro không được ưu tiên

Không xây dựng kế hoạch dự phòng và quản lý rủi ro là một sai lầm nghiêm trọng. Trong quá trình sản xuất, các sự cố bất ngờ như thiếu nguyên liệu, hỏng hóc thiết bị hoặc sự cố vận chuyển có thể xảy ra. Nếu không có kế hoạch dự phòng, những sự cố này sẽ gây gián đoạn sản xuất, làm chậm tiến độ hoặc ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.

Không quản lý tài nguyên và công việc một cách sát sao

Việc xác định rõ ràng và quản lý chặt chẽ các nguồn lực (lao động, máy móc, nguyên vật liệu) là yếu tố then chốt để đảm bảo hiệu quả sản xuất. Sự mất cân đối giữa công việc và nguồn lực có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt hoặc lãng phí tài nguyên.

Thiếu tương tác và giao tiếp với khách hàng

Thiếu tương tác và giao tiếp với khách hàng trong quá trình lập kế hoạch và sản xuất có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng. Việc chủ động liên hệ với khách hàng để cập nhật thông tin, xác nhận yêu cầu hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh sẽ giúp tăng tính chính xác, đẩy nhanh tiến độ và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Không đánh giá và cải tiến quy trình sản xuất

Việc đánh giá và cải tiến quá trình sản xuất là rất quan trọng để nâng cao hiệu quả. Nếu không thực hiện đánh giá định kỳ, doanh nghiệp sẽ khó phát hiện và khắc phục kịp thời các vấn đề, dẫn đến rủi ro chậm tiến độ, kém hiệu quả trong ngắn hạn và tốn kém chi phí cải tiến toàn bộ hệ thống trong tương lai.

Tối ưu lập kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng với SEEACT-WOM

Thực tế cho thấy, có đến 85% doanh nghiệp mất khoảng 1 tiếng để tạo lập lịch trình sản xuất. Mặc dù đầu tư nhiều thời gian nhưng kết quả lập kế hoạch vẫn chưa tối ưu, gây lãng phí thời gian và chi phí. Bên cạnh đó, 73% doanh nghiệp không thể theo dõi hiệu suất sản xuất thực tế, dẫn đến tình trạng đơn hàng hoàn thành chậm trễ, ảnh hưởng đến uy tín và lợi nhuận.

SEEACT-WOM là hệ thống hỗ trợ lập kế hoạch và tạo lịch trình sản xuất chi tiết, khoa học, giúp doanh nghiệp:

• Tối ưu hóa thời gian: Tự động tạo lập lệnh sản xuất, kế hoạch sản xuất và sắp xếp lịch trình sản xuất mà không cần tốn nhiều thời gian tính toán thủ công.
• Nâng cao hiệu quả: Theo dõi tiến độ sản xuất tức thời, phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.
• Tăng tính linh hoạt: Điều chỉnh lịch trình sản xuất một cách dễ dàng khi có thay đổi.
• Giảm thiểu lãng phí: Tối ưu hóa sử dụng nguyên vật liệu, nhân lực và các nguồn lực khác.

Với SEEACT-WOM, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả sản xuất, giảm thiểu lãng phí và gia tăng lợi nhuận.

>>>Tìm hiểu thêm về: SEEACT-WOM – Hệ thống quản lý lệnh, kế hoạch sản xuất

Hoặc liên hệ Hotline: 0904.675.995 để được hỗ trợ miễn phí

Lời kết

Lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng là một phương pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động sản xuất, đáp ứng nhu cầu khách hàng và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. Bằng cách áp dụng các bước lập kế hoạch chi tiết và kết hợp với các công cụ hỗ trợ phù hợp, doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả sản xuất tối ưu, giảm thiểu lãng phí và gia tăng lợi nhuận.

Tuy nhiên, để triển khai thành công phương pháp này, doanh nghiệp cần phải có sự đầu tư về thời gian, công sức và nguồn lực để phân tích, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch sao cho phù hợp với tình hình thực tế.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích và hẹn gặp lại trong những chuyên mục tiếp theo của Seeact.vn!