Lãng phí tồn kho: Nguyên nhân, hậu quả và giải pháp tối ưu

Tồn kho không được quản lý hiệu quả có thể dẫn đến tình trạng lãng phí nghiêm trọng, gây ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Theo nghiên cứu, trung bình mỗi năm, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) có thể mất tới 5-10% doanh thu do tồn kho dư thừa và kém hiệu quả. Hậu quả của việc này bao gồm chi phí lưu trữ tăng cao, nguy cơ hàng hóa bị lỗi thời, và sự suy giảm dòng tiền. 

Bài viết này sẽ phân tích sâu sắc các nguyên nhân cốt lõi dẫn đến lãng phí tồn kho, đồng thời đề xuất những giải pháp quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường.

Tổng quan về lãng phí tồn kho trong sản xuất

Lãng phí tồn kho là gì? Đây là một trong 7 loại lãng phí chính trong sản xuất, được hiểu là việc lưu trữ quá mức cần thiết nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc thành phẩm so với yêu cầu thực tế của sản xuất và khách hàng. Lượng tồn kho lớn không chỉ chiếm dụng không gian, diện tích kho bãi mà còn kéo theo chi phí đáng kể cho việc bảo quản, quản lý, nhân công và dễ dẫn đến nguy cơ hư hỏng, lỗi thời sản phẩm.

Hàng tồn kho càng nhiều đồng nghĩa với việc “chôn vốn” và gia tăng các loại lãng phí tiềm ẩn khác. Chính vì vậy, việc nhận diện, kiểm soát và loại bỏ loại lãng phí này đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động sản xuất, giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

>>>Có thể bạn muốn biết: 7 Lãng phí trong sản xuất: Cách nhận diện & khắc phục hiệu quả

Nguy cơ lãng phí do tồn kho

Một trong những thách thức lớn nhất đối với doanh nghiệp hiện nay không nằm ở vấn đề vốn, mà chính là khả năng quản lý hiệu quả hàng hóa tồn kho trong từng khu vực kho. Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, do đó, việc quản lý kém có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng.

Nếu không giải quyết được vấn đề tồn kho, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với hàng loạt hệ lụy, bao gồm:

– Tăng chi phí bảo quản: Hàng hóa lưu kho đòi hỏi không gian, điều kiện bảo quản thích hợp, và nhân lực để quản lý, dẫn đến chi phí gia tăng.

– Đọng vốn: Vốn đầu tư vào hàng tồn kho không thể sử dụng cho các hoạt động kinh – doanh khác, gây ra tình trạng ứ đọng vốn.

– Nguy cơ hàng hóa lạc hậu, quá hạn: Đặc biệt đối với các sản phẩm có vòng đời ngắn hoặc thời hạn sử dụng, tồn kho quá lâu có thể dẫn đến hư hỏng, lỗi thời, và khó tiêu thụ.

– Gia tăng các khoản chi phí khác:

• Chi phí đặt hàng: Phát sinh khi doanh nghiệp cần bổ sung hàng tồn kho, bao gồm chi phí tìm kiếm nguồn cung, giao dịch, vận chuyển.
• Chi phí lưu kho (tồn trữ): Các chi phí liên quan đến việc duy trì kho bãi, thiết bị, nhân lực để quản lý hàng tồn kho.
• Chi phí mua hàng: Chi phí này thường không ảnh hưởng trực tiếp đến mô hình tồn kho, trừ các trường hợp có chiết khấu theo số lượng.
• Chi phí thiếu hàng: Phát sinh khi doanh nghiệp không có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, dẫn đến mất cơ hội bán hàng và ảnh hưởng đến uy tín.

Các nguyên nhân gây lãng phí tồn kho là gì?

Trong hoạt động của mọi doanh nghiệp luôn tiềm ẩn những lỗ hổng trong quản lý. Những lỗ hổng này có thể dẫn đến sai phạm, thất thoát hàng hóa trong kho và gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh. Dưới đây là một số yếu tố chính gây ra lãng phí tồn kho mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

1. Sản xuất vượt nhu cầu thực tế

Một nguyên nhân hàng đầu gây lãng phí tồn kho là việc sản xuất dư thừa, vượt quá nhu cầu thực tế. Điều này xảy ra khi doanh nghiệp sản xuất số lượng thành phẩm nhiều hơn đơn đặt hàng của khách hàng, hoặc sản xuất mà không ước tính chính xác dung lượng thị trường. 

Hậu quả là không chỉ tốn kém chi phí lưu kho và bảo quản, mà còn có nguy cơ phải bán hàng với giá thấp, thậm chí không thể tiêu thụ, gây thiệt hại về kinh tế.

2. Mất cân đối trong quy trình sản xuất

Mất cân đối trong các công đoạn sản xuất trên dây chuyền tạo ra “nút thắt cổ chai“, làm gián đoạn dòng chảy sản xuất. Tình trạng này dẫn đến việc tích tụ hàng tồn kho ở các công đoạn trước hoặc sau điểm tắc nghẽn, gây lãng phí không gian và nguồn lực.

>>>Xem thêm: Giải thích “nút thắt cổ chai”: Nguyên nhân, tác động và biện pháp khắc phục

3. Dự trữ hàng hóa vượt mức cần thiết

Một số doanh nghiệp có xu hướng dự trữ quá nhiều nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm do lo ngại thiếu hụt hàng hóa để cung cấp cho khách hàng, hoặc do kỳ vọng vào các dịp tiêu thụ đặc biệt. Tâm lý này xuất phát từ nỗi sợ mất doanh số, không đáp ứng được nhu cầu thị trường nếu không có đủ hàng tồn kho. Tuy nhiên, việc dự trữ quá mức lại gây ra lãng phí về chi phí lưu trữ, bảo quản và nguy cơ hàng hóa hư hỏng, lỗi thời.

>>>Tham khảo thêm: Cách quản trị dự trữ trong Logistics hiệu quả

4. Một số nguyên nhân khác

• Nhận thức của quản lý: Một số nhà quản lý không nhận thức được tầm quan trọng của việc giảm thiểu tồn kho, thậm chí coi đó là điều hiển nhiên, dẫn đến việc không có biện pháp kiểm soát và cải tiến.
• Bố trí mặt bằng không tối ưu: Cách bố trí thiết bị, máy móc, và khu vực lưu trữ không hợp lý có thể gây cản trở dòng chảy nguyên vật liệu và sản phẩm, làm tăng thời gian chờ đợi và tích tụ hàng tồn kho.
• Sản phẩm lỗi, hỏng: Các phụ tùng, nguyên vật liệu, hoặc sản phẩm bị lỗi, hỏng cần phải chờ sửa chữa hoặc thay thế, làm tăng lượng hàng tồn kho không cần thiết.
• Hệ thống sản xuất đẩy: Sản xuất theo hệ thống đẩy, tập trung vào việc sản xuất hàng loạt mà không xem xét kỹ nhu cầu thực tế của thị trường, làm tăng nguy cơ tồn kho quá mức.

Giải pháp giảm thiểu lãng phí do tồn kho 

Hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp, do đó, việc quản lý hiệu quả là vô cùng quan trọng. Quản trị tồn kho hiệu quả là giám sát hàng hóa theo thời gian thực, đảm bảo đủ hàng đáp ứng nhu cầu, tránh gián đoạn sản xuất, đồng thời không gây ứ đọng vốn. Để đạt được điều này, các doanh nghiệp hàng đầu đang áp dụng những giải pháp sau:

1. Thống nhất hành động toàn doanh nghiệp

Cải tiến quản lý kho cần được xem là chiến lược chung của toàn doanh nghiệp, không chỉ riêng bộ phận kho. Mọi bộ phận cần thay đổi cách tiếp cận, phương pháp và công cụ thực hiện để tạo ra sự đột phá. Các giải pháp cần được triển khai đồng bộ, nghiêm túc để đảm bảo hiệu quả và tính ổn định trên toàn hệ thống.

2. Thiết lập quy trình quản lý kho chuyên nghiệp, khoa học

Một quy trình quản lý kho chuẩn, bao quát từ khi nhập nguyên vật liệu đến khi xuất thành phẩm, mang lại nhiều lợi ích:

• Đảm bảo lượng hàng tồn kho đáp ứng đủ nhu cầu, tránh gián đoạn cung ứng.
• Giảm thiểu rủi ro ứ đọng hàng hóa, giảm chất lượng, hoặc hết hạn sử dụng, từ đó tăng khả năng quay vòng vốn.
• Cân đối các khâu mua hàng, dự trữ, sản xuất, và tiêu thụ.
• Tối ưu hóa lượng hàng lưu kho, tăng hiệu quả kinh doanh và giảm chi phí.

3. Ứng dụng công nghệ hiện đại trong quản lý kho

Trong kỷ nguyên công nghiệp 4.0, số hóa quy trình quản lý là xu hướng tất yếu. Các giải pháp quản lý kho thông minh, kết hợp hệ thống quản lý dữ liệu tập trung và công nghệ IoT (ví dụ: sử dụng máy quét mã vạch/QR code cầm tay), mang lại những lợi ích vượt trội:

• Đồng bộ dữ liệu kho vật lý với hệ thống phần mềm theo thời gian thực.
• Kiểm soát hoạt động kho chính xác, minh bạch.
• Tối ưu hóa dung lượng kho, giảm thiểu sai sót trong kiểm kê.
• Tiết kiệm thời gian trong các quy trình nhập, xuất, kiểm kê.

4. Áp dụng các nguyên tắc quản trị tinh gọn (Lean)

Các công cụ Lean như Just-In-Time (JIT), Kanban, và Heijunka giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và giảm thiểu tồn kho:

• Just-In-Time (JIT): Sản xuất dựa trên đơn đặt hàng, chỉ sản xuất những gì khách hàng cần, không thừa, không thiếu.
• Kanban: Sử dụng thẻ Kanban để kiểm soát dòng chảy nguyên vật liệu và sản phẩm, đảm bảo sản xuất đúng thời điểm, đúng số lượng.
• Heijunka (Sản xuất cân bằng): Lên lịch trình sản xuất để sản xuất một loạt các sản phẩm trong một khoảng thời gian ngắn, giảm thiểu sự biến động và tồn kho.

>>>Lean Management (Quản trị tinh gọn) và 5 nguyên tắc cốt lõi

5. Tối ưu hóa bố trí mặt bằng

Bố trí các cụm sản xuất theo hình dạng chữ U, Z, hoặc T (thay vì bố trí theo chức năng) giúp tạo ra dòng chảy sản xuất liên tục, giảm thời gian chờ đợi và giảm thiểu tồn kho.

6. Cân bằng quy trình sản xuất

Điều chỉnh tốc độ các công đoạn sản xuất để đồng bộ với nhau, loại bỏ các “nút thắt cổ chai”. Năng suất của nhà máy được quyết định bởi khả năng giải quyết các điểm tắc nghẽn, chứ không phải bởi các công đoạn quá nhanh.

>>>Xem thêm: Cân bằng chuyền sản xuất là gì? Lợi ích & cách thực hiện

7. Giảm thiểu lượng hàng tồn kho không cần thiết

Duy trì mức tồn kho vừa đủ để đảm bảo hoạt động kinh doanh, nhưng không lưu trữ quá nhiều nguyên vật liệu, bán thành phẩm, hoặc sản phẩm có nguy cơ hư hỏng, lỗi thời, hoặc có doanh thu thấp.

Loại bỏ lãng phí tồn kho là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự nỗ lực của toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên, những lợi ích mà nó mang lại là hoàn toàn xứng đáng, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

Giải pháp nào cho quản lý kho phức tạp cho doanh nghiệp hiện đại?

Trong bối cảnh doanh nghiệp hiện đại phải đối mặt với việc quản lý kho phức tạp, giải pháp SEEACT-WMS nổi bật như một công cụ hiệu quả và thông minh. Được thiết kế để tối ưu hóa quy trình quản lý kho, SEEACT-WMS mang lại nhiều lợi ích quan trọng:

• Tự động hóa quy trình nhập/xuất và kiểm kê kho: Thông qua việc quét mã vạch hoặc QR Code, hệ thống giúp giảm thiểu thời gian và sai sót trong quá trình nhập liệu.
• Quản lý tồn kho chi tiết: Theo dõi hàng hóa theo vị trí, lô và ngày sản xuất, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ và chính xác.
• Giám sát hiệu suất kho theo thời gian thực: Cung cấp cái nhìn tổng quan về hoạt động kho, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định kịp thời và chính xác.
• Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác: SEEACT-WMS có khả năng kết nối linh hoạt với các hệ thống ERP, PLM, QMS, SCADA,… thông qua API, tạo nên một hệ sinh thái quản lý đồng bộ và hiệu quả.

Với SEEACT-WMS, doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý kho mà còn giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa nguồn lực. 

>>>Tìm hiểu thêm về SEEACT-WMS và cách tối ưu quản lý hàng tồn kho<<<

Liên hệ tư vấn: Gọi ngay hotline: 0904 675 995 – Daco Việt Nam để được tư vấn trực tiếp.

Lời kết

Lãng phí tồn kho là một thách thức lớn, nhưng không phải là không thể vượt qua. Bằng việc áp dụng các phương pháp quản lý khoa học, đầu tư vào công nghệ thông tin và xây dựng một văn hóa doanh nghiệp chú trọng đến hiệu quả, doanh nghiệp có thể giảm thiểu đáng kể tình trạng lãng phí, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận và nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường. Việc liên tục theo dõi, đánh giá và điều chỉnh chiến lược là chìa khóa để duy trì một hệ thống quản lý tồn kho linh hoạt và hiệu quả trong môi trường kinh doanh đầy biến động ngày nay.