Trọn bộ KPI quản lý kho hàng quan trọng nhất hiện nay

Việc quản lý kho hàng hiệu quả có vai trò then chốt đối với sự thành công của doanh nghiệp, đặc biệt là trong môi trường cạnh tranh gay gắt hiện nay. Để đạt được hiệu quả quản lý kho, việc thiết lập và theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) là vô cùng quan trọng.

KPI quản lý kho không chỉ đơn thuần là những con số thống kê, mà còn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp đánh giá, kiểm soát và tối ưu hóa toàn bộ hoạt động kho bãi một cách khách quan, chính xác. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về những KPI quan trọng nhất trong quản lý kho, giúp bạn xây dựng một hệ thống quản lý kho vận hành trơn tru và đạt hiệu quả tối ưu. 

KPI quản lý kho là gì?

KPI quản lý kho, hay còn gọi là chỉ số hiệu suất chính trong quản lý kho, là các thước đo định lượng được sử dụng để đánh giá hiệu quả hoạt động của kho hàng. Chúng cung cấp dữ liệu cụ thể, khách quan về các khía cạnh khác nhau của quá trình quản lý kho, từ nhập, xuất, lưu trữ đến tồn kho. 

Thay vì dựa trên cảm tính, các KPI này cho phép doanh nghiệp theo dõi, phân tích và đưa ra quyết định dựa trên số liệu thực tế, từ đó xác định các vấn đề tồn đọng, điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội cải thiện. Mục tiêu cuối cùng của việc sử dụng KPI cho quản lý kho là tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu chi phí, nâng cao năng suất và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng

Vai trò của KPI trong quản lý hàng tồn kho

Dự báo và lập kế hoạch tồn kho chính xác

KPI quản lý hàng tồn kho cung cấp nền tảng dữ liệu vững chắc cho việc dự báo và lập kế hoạch tồn kho. Các chỉ số như tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho, thời gian tiêu thụ hàng tồn kho trung bình và điểm tái đặt hàng giúp doanh nghiệp nắm bắt xu hướng tiêu thụ và biến động của thị trường. 

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch nhập hàng, sản xuất và phân phối một cách chính xác, đảm bảo lượng hàng tồn kho luôn ở mức tối ưu, đáp ứng nhu cầu khách hàng mà không gây ra tình trạng thiếu hụt hay ứ đọng.

Tối ưu chi phí vận hành kho

Theo dõi KPI đóng vai trò then chốt trong việc kiểm soát và tối ưu hóa chi phí tồn kho. Bằng cách phân tích các chỉ số KPI như tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh thu và chi phí lưu kho, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả sử dụng không gian kho bãi, chi phí bảo quản và các chi phí liên quan khác. 

Dựa trên những thông tin này, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định điều chỉnh quy trình, đàm phán với nhà cung cấp, hoặc thay đổi chiến lược lưu trữ để giảm thiểu chi phí không cần thiết, tăng lợi nhuận.

Kiểm soát rủi ro liên quan đến tồn kho

KPI cung cấp cái nhìn chi tiết về tình trạng và biến động của hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý rủi ro. Các chỉ số như độ chính xác của số liệu tồn kho và tỷ lệ hao hụt hàng tồn kho giúp phát hiện sớm các vấn đề như mất mát, hư hỏng, hoặc sai lệch trong quản lý. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng đưa ra các biện pháp khắc phục, giảm thiểu thiệt hại và đảm bảo hoạt động kho vận diễn ra suôn sẻ.

Đánh giá hiệu suất và cải tiến liên tục

KPI đóng vai trò là thước đo hiệu quả hoạt động quản lý kho. Thông qua việc theo dõi các KPIs như tỷ lệ quay vòng tồn kho, tỷ lệ hàng tồn kho bán ra và tỷ lệ đặt hàng trước, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả của các quy trình và chiến lược quản lý hiện tại. 

Từ đó, họ có thể nhận biết điểm mạnh, điểm yếu để cải thiện quy trình, nâng cao hiệu suất hoạt động và tối ưu hóa chuỗi cung ứng.

Trọn bộ KPI quản lý kho cho doanh nghiệp

Việc theo dõi các KPI phù hợp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kho, từ quản lý hàng tồn kho, kiểm soát chi phí đến nâng cao năng suất vận hành. Dưới đây là một số KPI quan trọng cần theo dõi:

I. KPI đo lường hiệu quả bán hàng

1. Tỷ lệ hàng tồn kho bán ra

Tỷ lệ hàng tồn kho bán ra là tỷ lệ giữa số lượng hàng hóa thực tế bán được trong một khoảng thời gian nhất định so với tổng lượng hàng tồn kho có sẵn ban đầu.

Công thức: Tỷ lệ bán ra = (Tổng doanh số bán hàng / Hàng tồn kho) × 100

Chỉ số này giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ chính xác của việc dự báo nhu cầu, xác định sản phẩm bán chạy, đo lường hiệu quả bán hàng và khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường.

2. Tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh thu

Tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh thu là chỉ số đo lường số lượng hàng tồn kho cần để tạo ra một đơn vị doanh thu.

Công thức tính: Tỷ lệ tồn kho trên doanh thu = Giá trị tồn kho trung bình / Giá trị doanh thu thuần

Đây là chỉ số quan trọng để xác định và duy trì mức tồn kho tối ưu. Tỷ lệ cao có thể cho thấy doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc tiêu thụ hàng hoặc quản lý tồn kho kém hiệu quả. Ngược lại, tỷ lệ thấp cho thấy doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho tốt, tối ưu hóa dòng hàng hóa, tăng hiệu suất kinh doanh và lợi nhuận.

3.Vòng quay hàng tồn kho

Vòng quay hàng tồn kho là chỉ số thể hiện tốc độ luân chuyển hàng hóa trong kho của doanh nghiệp, cho biết số lần hàng tồn kho được bán ra và thay thế trong một khoảng thời gian nhất định. 

Chỉ số này thường được các nhà quản lý sử dụng để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, bằng cách so sánh lượng hàng bán ra với lượng hàng nhập vào kho trong cùng kỳ. Từ đó, họ có thể xác định những mặt hàng kinh doanh không hiệu quả, từ đó đưa ra những điều chỉnh kịp thời và phù hợp để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

Công thức: 

Vòng quay hàng tồn kho = Giá vốn hàng bán / Giá trị hàng tồn kho trung bình

Chỉ số này giúp so sánh khả năng quản trị hàng tồn kho giữa các kỳ. Chỉ số cao cho thấy quản lý nhập xuất hiệu quả, ít rủi ro tồn kho. Chỉ số thấp cho thấy hàng tồn đọng nhiều, nguy cơ thua lỗ cao. Doanh nghiệp có thể dựa vào chỉ số này để cân đối chi phí, doanh thu, quyết định nhập/giảm sản phẩm, tối ưu chi phí và tăng lợi nhuận.

>>>Chi tiết: Vòng quay hàng tồn kho: Cách tính và Chiến lược tối ưu

4. Thời gian thanh lý hàng tồn kho

Thời gian thanh lý hàng tồn kho (Days Sales of Inventory – DSI) cho biết số ngày trung bình doanh nghiệp cần để bán hết hàng tồn kho.

Công thức tính: DSI = Hàng tồn kho trung bình / Giá vốn hàng bán x 365 ngày

DSI càng thấp càng có lợi cho doanh nghiệp. Điều này cho thấy hàng hóa được luân chuyển nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro tồn kho, tối ưu hóa dòng tiền và tăng khả năng sinh lời. Ngược lại, DSI cao đồng nghĩa với việc hàng hóa bị tồn đọng trong kho, kéo theo các chi phí lưu kho, bảo quản, thậm chí mất giá, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh.

Do đó, theo dõi và phân tích chỉ số DSI là một việc làm cần thiết, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho, từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp để nâng cao hiệu quả hoạt động.

>>>Xem ngay: DSI là gì? Ý nghĩa và cách tính chỉ số DSI

5. Tỷ lệ đặt hàng trước

Tỷ lệ đặt hàng trước (Backorder rate) cho biết phần trăm đơn hàng khách đã đặt nhưng doanh nghiệp chưa thể giao do nhiều nguyên nhân như hết hàng, trục trặc sản xuất hoặc vấn đề về chuỗi cung ứng.

Công thức tính:

Tỷ lệ đặt hàng trước = (Số lượng đơn hàng đặt trước / Tổng số đơn hàng) × 100

Chỉ số này phản ánh khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường của doanh nghiệp. Tỷ lệ đặt hàng trước cao cho thấy doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc duy trì hàng tồn kho đủ để đáp ứng khách hàng. Nguyên nhân có thể do dự báo nhu cầu không chính xác, chuỗi cung ứng thiếu linh hoạt, hoặc gặp sự cố trong quá trình sản xuất.

>>>Có thể bạn muốn biết: Cách giảm thiểu Backorder hiệu quả nhất

II. KPI đo lường hiệu quả vận hành kho

6. Độ chính xác của hàng tồn kho

Độ chính xác của hàng tồn kho là thước đo thể hiện mức độ trùng khớp giữa số lượng hàng hóa được ghi nhận trong hệ thống quản lý với số lượng thực tế trong kho. Nói cách khác, nó cho biết dữ liệu hàng tồn kho của doanh nghiệp chính xác đến đâu.

Công thức tính độ chính xác này khá đơn giản:

Độ chính xác của hàng tồn kho = Số lượng hàng tồn kho cơ sở dữ liệu / Số lượng hàng tồn kho thực tế

Chỉ số này có vai trò vô cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Dữ liệu chính xác về hàng tồn kho là nền tảng để đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn, từ việc lập kế hoạch sản xuất, dự trữ hàng hóa đến quản lý chuỗi cung ứng. 

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình vận hành, giảm thiểu lãng phí, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và cuối cùng là tối đa hóa lợi nhuận. Ngược lại, nếu thông tin hàng tồn kho sai lệch, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều vấn đề như thiếu hụt hàng hóa, tồn kho dư thừa, gây lãng phí nguồn lực và ảnh hưởng đến uy tín với khách hàng.

7. Tỷ lệ hàng tồn kho bị hao hụt

Tỷ lệ hao hụt hàng tồn kho (Inventory shrinkage) là một chỉ số quan trọng phản ánh sự chênh lệch giữa số liệu hàng tồn kho ghi nhận trong sổ sách và số lượng thực tế. Sự khác biệt này có thể phát sinh từ nhiều nguyên nhân, bao gồm mất cắp, hư hỏng trong quá trình sản xuất hoặc vận chuyển, hoặc đơn giản là do sai sót trong khâu quản lý và ghi chép.

Công thức tính: 

Tỷ lệ hao hụt hàng tồn kho = (Giá trị tổn thất hàng tồn kho / Giá trị tổng hàng tồn kho) × 100

Chỉ số KPI quản lý kho này đóng vai trò then chốt trong việc đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp xác định mức độ rủi ro và tổn thất tiềm ẩn. Bằng cách theo dõi sát sao tỷ lệ hao hụt, doanh nghiệp có thể chủ động điều tra nguyên nhân gốc rễ, từ đó triển khai các biện pháp phòng ngừa và giảm thiểu tổn thất. 

Nỗ lực kiểm soát hao hụt không chỉ giúp bảo vệ tài sản mà còn góp phần ổn định hoạt động kinh doanh, tối ưu hóa lợi nhuận và nâng cao hiệu quả tổng thể.

8. Điểm đặt hàng lại (Reorder Point)

Điểm đặt hàng lại (ROP) là một chỉ số KPI quản lý hàng tồn kho quan trọng, cho biết khi nào cần đặt hàng mới để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh liên tục. Nói cách khác, ROP là mức tồn kho tối thiểu mà khi đạt tới, doanh nghiệp cần phải đặt hàng bổ sung ngay lập tức.

ROP được tính toán dựa trên nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong thời gian chờ đợi hàng về và mức dự trữ an toàn. Công thức cụ thể như sau:

ROP = Mức dự trữ an toàn + (Thời gian chờ hàng giao đến x Mức tiêu thụ trung bình theo ngày)

Việc xác định chính xác điểm đặt hàng lại (ROP) ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Nghiên cứu của Gruen và Corsten (2008) cho thấy tình trạng hết hàng có thể làm giảm 4% doanh thu hàng năm. Ngược lại, tồn kho dư thừa gây lãng phí chi phí lưu kho, bảo quản và có thể dẫn đến hàng hóa lỗi thời, hư hỏng.

Xác định ROP hợp lý giúp doanh nghiệp:

• Tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa: Vừa đảm bảo đủ nguyên vật liệu cho sản xuất, vừa tối ưu chi phí lưu kho.
• Duy trì tiến độ sản xuất: Nguồn cung ổn định giúp doanh nghiệp bám sát kế hoạch sản xuất và đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Nâng cao hiệu quả KPI quản lý kho với giải pháp thông minh SEEACT-WMS 

SEEACT-WMS là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kho bãi và đạt được các mục tiêu KPI. Với giải pháp SEEACT-WMS, doanh nghiệp có thể:

• Chuẩn hóa dữ liệu kho hàng.
• Thiết lập và quản lý danh mục hàng hóa, vật tư, thiết bị trên hệ thống.
• Quản lý nhập, xuất, tồn, kiểm kê bằng QR Code.
• In tem, dán nhãn hàng hóa, sản phẩm nhanh chóng.
• Quản lý hiệu suất tồn kho theo thời gian thực và tự đề xuất vị trí hàng hóa mới nhập.
• Dữ liệu chính xác, cập nhật tức thời.
• Hoạch định thông qua báo cáo và phân tích được lập tự động trên hệ thống phần mềm.

Đừng để việc quản lý kho trở thành rào cản cho sự phát triển của doanh nghiệp. Hãy khám phá sức mạnh của SEEACT-WMS ngay hôm nay!

>>>Tìm hiểu thêm về SEEACT-WMS và nhận demo miễn phí 

Hoặc liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0904 675 995 để được hỗ trợ trực tiếp

KPI quản lý kho và những câu hỏi thường gặp

Chỉ số KPI quản lý kho nào là quan trọng nhất?

Không có một KPI quản lý kho duy nhất nào được xem là quan trọng nhất cho mọi doanh nghiệp. Mức độ quan trọng của từng KPI phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm loại hình kinh doanh, đặc điểm chuỗi cung ứng của sản phẩm và các yếu tố thị trường. 

Tuy nhiên, một số KPI thường được xem là đặc biệt quan trọng bao gồm: tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho, tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh thu và điểm đặt hàng lại.

Sự khác biệt giữa KPI và chỉ số đo lường là gì?

Chỉ số (metric) là bất kỳ khía cạnh nào có thể định lượng và đo lường được của một quy trình. Trong khi đó, KPI (Key Performance Indicator) là thước đo hiệu suất của một quy trình theo thời gian. Chỉ số sẽ đếm số lần xuất hiện của một quy trình trong một khoảng thời gian, còn KPI hướng đến mục tiêu, cho biết hiệu suất của (các) chỉ số mà nó dựa trên.

Ví dụ, tổng giá trị đơn hàng hoàn thành trong một khoảng thời gian là một chỉ số. Tuy nhiên, tổng giá trị đơn hàng hoàn thành trong một khoảng thời gian chia cho giá trị hàng tồn kho cuối kỳ lại là một KPI.

Làm thế nào để thiết lập KPI quản lý kho hiệu quả?

Để thiết lập KPI quản lý kho hiệu quả, hãy thực hiện theo các bước sau:

1. Xác định rõ mục tiêu kinh doanh: KPI cần phải phù hợp với chiến lược chung của doanh nghiệp.
2. Lựa chọn KPI phù hợp: Cân nhắc các yếu tố như loại hình hoạt động, quy mô kho, và nguồn lực sẵn có.
3. Đặt mục tiêu cụ thể: Mục tiêu cho mỗi KPI cần rõ ràng, đo lường được và có tính khả thi.
4. Theo dõi và đánh giá định kỳ: Thường xuyên thu thập dữ liệu, phân tích kết quả và đánh giá hiệu quả của KPI.
5. Điều chỉnh KPI khi cần thiết: Linh hoạt điều chỉnh KPI để phù hợp với sự thay đổi của thị trường và mục tiêu kinh doanh.

Tóm lại, việc xác định và theo dõi sát sao các KPI quản lý kho là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp vận hành kho hàng một cách hiệu quả, giảm thiểu lãng phí và tối đa hóa lợi nhuận. Bằng cách áp dụng những KPI đã được đề cập trong bài viết, kết hợp với việc điều chỉnh linh hoạt theo đặc thù riêng, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống quản lý kho vững chắc, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững trong tương lai.