VN
EN
JP
KR
KPI (Key Performance Indicator) là thước đo then chốt để đánh giá hiệu suất làm việc của phòng mua hàng. Việc thiết lập và theo dõi KPI không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt được hiệu quả hoạt động của bộ phận này, mà còn là cơ sở để đưa ra những điều chỉnh, cải thiện kịp thời, từ đó tối ưu hóa quy trình mua hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về tầm quan trọng của KPI phòng mua hàng, cũng như cách thức xây dựng một hệ thống KPI hiệu quả cho bộ phận quan trọng này.
Định nghĩa KPI phòng mua hàng là gì?
KPI phòng mua hàng (Key Performance Indicators) là các chỉ số hiệu suất chính, được sử dụng để đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của phòng mua hàng. Trong bối cảnh tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động ngày càng được chú trọng, việc xác định và theo dõi KPI đóng vai trò then chốt, đảm bảo phòng mua hàng thực hiện đúng các mục tiêu và kế hoạch chiến lược đã đề ra.
>>>Có thể bạn muốn biết: Bật mí cách quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất
Các KPI chính của phòng mua hàng là gì?
Bộ phận mua hàng đóng vai trò quan trọng trong mọi doanh nghiệp, chịu trách nhiệm điều phối mối quan hệ với các nhà cung cấp, lựa chọn đối tác tối ưu về giá cả và chất lượng, kiểm soát tiêu chuẩn thực hiện. Để đảm bảo hiệu quả hoạt động, phòng mua hàng cần thiết lập hệ thống KPI rõ ràng, đo lường được. Dưới đây là một số KPI phòng mua hàng thường được sử dụng:
KPI về thời gian mua hàng
KPI này đo lường tổng thời gian hoàn thành một đơn đặt hàng, tính từ khi khởi tạo đến khi thanh toán hoàn tất. Quá trình này bao gồm các bước: tạo đơn hàng, phê duyệt, nhận hàng, tạo hóa đơn và thanh toán. Lưu ý, KPI này không bao gồm thời gian sản xuất và giao hàng của nhà cung cấp.
Phòng mua hàng có trách nhiệm chính là cung cấp hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho doanh nghiệp. Để đảm bảo quá trình mua hàng diễn ra hiệu quả, phòng mua hàng cần lập danh sách công việc và lên kế hoạch thực hiện theo thời gian thực.
Để triển khai chỉ số KPI phòng thu mua này, cần có sự trao đổi và thống nhất với các phòng ban liên quan để xây dựng kế hoạch với Lead Time (thời gian thực hiện) chuẩn. Leadtime này bao gồm thời gian hoàn tất quy trình mua hàng nội bộ và thời gian giao hàng dự kiến của nhà cung cấp. Sau khi có kế hoạch và chỉ tiêu, phòng mua hàng sẽ thực hiện công việc theo thời gian đã định.
Leadtime cần được tối ưu hóa: không quá dài (thể hiện sự kém hiệu quả) và không quá ngắn (gây áp lực và khó khăn trong việc đáp ứng).
Ví dụ: Phân loại thời gian chu kỳ của nhà cung cấp:
- Ngắn: ≤ 4 ngày
- Trung bình: 5-8 ngày
- Dài: > 8 ngày
Phòng mua hàng cần tuân thủ kế hoạch để đảm bảo KPI. Tuy nhiên, cần xem xét các trường hợp ngoại lệ (sự cố máy móc, nguyên vật liệu không đạt chuẩn,…) làm ảnh hưởng đến thời gian. Trong những tình huống này, bộ phận mua hàng cần hỗ trợ để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.
Sau khi hoàn thành, doanh nghiệp cần phân tích nguyên nhân gây ra sự cố để có biện pháp phòng ngừa và cải thiện quy trình, hướng đến sự phát triển bền vững.
>>>Xem thêm: Lập kế hoạch mua hàng chi tiết từ A đến Z
KPI về chất lượng mua hàng
Tương tự như các hoạt động quản lý chất lượng khác, KPI này yêu cầu chất lượng mua hàng phải đạt tiêu chuẩn iQC (kiểm soát chất lượng đầu vào), pQC (kiểm soát chất lượng quá trình), và oQC (kiểm soát chất lượng đầu ra).
- Đánh giá nhà cung cấp: Phòng mua hàng cần phối hợp với bộ phận kiểm soát chất lượng để đánh giá tổng quan tiêu chuẩn chất lượng của nhà cung cấp đầu vào, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu trong kế hoạch. Quy trình kiểm soát chất lượng đầu vào rất quan trọng, nhưng thường bị bỏ qua, dẫn đến tổn thất về chất lượng và doanh thu.
- Yêu cầu kỹ thuật và nội dung công việc: Nhân viên mua hàng cần thông báo cho nhà cung cấp về tiêu chuẩn kiểm định hàng hóa để họ nắm bắt và báo giá phù hợp. Nhân viên mua hàng cũng cần có kiến thức và kinh nghiệm về loại hàng hóa cần mua để đảm bảo hoạt động mua hàng diễn ra thuận lợi và đạt KPI.
- Chất lượng đầu vào: Bộ phận QC (kiểm soát chất lượng) và bộ phận kỹ thuật chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào và máy móc, thiết bị, dựa trên các tiêu chuẩn đã được ký kết trong hồ sơ chào thầu.
>>>Tham khảo thêm:
KPI về chi phí mua hàng
Việc giảm chi phí mua hàng không chỉ đơn thuần là “mặc cả” giá với nhà cung cấp. KPI về chi phí mua hàng được đánh giá dựa trên các tiêu chí riêng của từng công ty.
- Chỉ tiêu giảm giá mua hàng (Soft cost saving): Đây là những nỗ lực của phòng mua hàng trong việc đàm phán, thương lượng, phân tích chuỗi giá trị,… với nhà cung cấp để ngăn chặn việc tăng giá. Kết quả được đo bằng cách so sánh giá cuối cùng với giá ban đầu từ cùng một nhà cung cấp, hoặc so sánh với mức giá thấp nhất có thể đạt được.
- Tiết kiệm chi phí mua hàng (Procurement KPIs – Hard cost saving): Chỉ tiêu này yêu cầu phòng mua hàng tìm kiếm nguồn cung ứng, nguyên vật liệu thay thế để mua được sản phẩm tương tự với mức giá hợp lý hơn so với các năm trước. Đây là một chỉ tiêu khó, đòi hỏi khả năng đàm phán linh hoạt trong bối cảnh lạm phát. Khoản tiết kiệm này được ghi nhận trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
KPI về mức độ hài lòng của khách hàng nội bộ
Phòng mua hàng cần đáp ứng yêu cầu của khách hàng nội bộ. Để đo lường mức độ hài lòng, có thể thực hiện khảo sát định kỳ hoặc hàng năm, bao gồm các khía cạnh: chất lượng dịch vụ, hoạt động cung cấp, sự hợp tác, hỗ trợ,…
Lưu ý: Các chỉ tiêu khảo sát thường mang tính định tính và có thể chứa đựng rủi ro (khách hàng chỉ nhớ sự kiện tiêu cực hoặc gần đây). Phòng mua hàng cần có chiến lược để khách hàng đưa ra đánh giá toàn diện, dựa trên thỏa thuận minh bạch giữa hai bên.
KPI về mức độ tuân thủ tiêu chuẩn
KPI này ưu tiên việc tuân thủ các tiêu chuẩn trong quy trình và chính sách mua hàng của doanh nghiệp. Chỉ tiêu này được đánh giá dựa trên số lượng hoặc tỷ lệ giao dịch không tuân thủ tiêu chuẩn, hoặc số lượng mẫu được chọn ngẫu nhiên để kiểm tra. Các công ty có quy trình tiêu chuẩn và đề cao chất lượng thường áp dụng KPI này một cách nghiêm ngặt.
Các KPI Khác:
Ngoài ra, KPI của phòng mua hàng có thể bao gồm các chỉ tiêu khác như:
- Mức độ sáng tạo trong công việc
- Hiệu suất cá nhân
- Khả năng làm việc nhóm
- …
Việc lựa chọn KPI phù hợp phụ thuộc vào đặc thù hoạt động, quy mô và mục tiêu của từng doanh nghiệp.
Chiến lược cải thiện các chỉ số KPI của phòng mua hàng
Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, hiệu quả hoạt động của phòng mua hàng đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa chi phí, đảm bảo chất lượng sản phẩm và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
Để đạt được mục tiêu này, việc xây dựng và triển khai chiến lược cải thiện hiệu quả KPI của phòng mua hàng là vô cùng quan trọng. Các chiến lược trọng tâm cần được xây dựng và thực hiện bao gồm:
Tìm cơ hội tiết kiệm chi phí
Người quản lý mua hàng cần theo dõi sát sao việc tiết kiệm chi phí bằng cách:
- Dự toán chi phí: Tính toán chi phí dự kiến cho hàng hóa và dịch vụ dựa trên nhu cầu và ngân sách của công ty.
- So sánh chi phí: Đối chiếu chi phí thực tế với chi phí dự kiến.
Để tối ưu hóa chi phí, cần tập trung vào việc nâng cao hiệu quả ở từng giai đoạn của chu trình mua hàng.
Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp
Mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp giúp thương lượng giá tốt hơn, phí vận chuyển ưu đãi và các điều khoản có lợi khác. Việc duy trì kênh liên lạc đáng tin cậy cũng giúp phòng mua hàng nắm bắt được các ưu đãi và giảm giá sớm nhất.
>>>Có thể bạn muốn biết: Quản lý nhà cung cấp như thế nào cho hiệu quả?
Cập nhật thị trường
Luôn tìm kiếm nhà cung cấp và sản phẩm tiềm năng mới trên thị trường, vì sản phẩm mới có thể mang lại giá trị tốt hơn. Thiết kế và thực hiện quy trình đánh giá nhà cung cấp để liên tục cân nhắc và lựa chọn phương án tối ưu.
Đối tác giao hàng
Áp dụng cách tiếp cận tương tự với đối tác giao hàng: theo dõi ưu đãi, phí trên thị trường và xây dựng quan hệ tốt với đối tác hiện tại. Tìm kiếm phương thức giao hàng tin cậy với chi phí thấp nhất và thương lượng mức giá đặc biệt để giảm thiểu chi phí.
Đảm bảo hiệu suất và độ tin cậy của nhà cung cấp
Để đảm bảo hiệu suất của nhà cung cấp, cần thiết lập mục tiêu rõ ràng, bao gồm các chỉ số:
- Giao hàng đủ số lượng.
- Giao hàng đúng thời hạn.
- Tỷ lệ hàng hóa/dịch vụ lỗi bị từ chối và trả lại.
Theo dõi sát sao các chỉ số này cho từng nhà cung cấp, so sánh với mục tiêu và xác định vấn đề. Để đạt hiệu quả, cần truyền đạt rõ ràng yêu cầu và kỳ vọng của công ty tới nhà cung cấp.
Ngoài ra, các tiêu chuẩn chất lượng cần được thống nhất bằng văn bản, bao gồm các thước đo hiệu suất cụ thể. Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp định kỳ, cung cấp phản hồi dựa trên các tiêu chí đã thống nhất qua các kênh liên lạc phù hợp (báo cáo, email, họp trực tiếp).
Cải thiện hiệu quả quản lý hàng hóa tồn kho
Quản lý tồn kho hiệu quả bắt đầu bằng việc nghiên cứu thị trường về các chỉ số như:
- Tỷ lệ doanh thu (thường là hàng năm)
- Tỷ lệ hàng tồn kho/doanh thu
- Độ chính xác của dữ liệu hàng hóa tồn kho
Đồng thời, người quản lý nên so sánh số lượng hàng tồn kho hiện tại với dữ liệu lịch sử của công ty.
Việc so sánh tỷ lệ hàng tồn kho hiện tại với tiêu chuẩn ngành giúp xác định xem đối thủ có đang quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn hay không và học hỏi từ họ.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng hiệu quả quản lý hàng tồn kho có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài như nhu cầu theo mùa hoặc hạn chế giao hàng. Trong những trường hợp này, người quản lý nên tập trung phân tích dữ liệu lịch sử của công ty để đánh giá xu hướng và hiệu quả quản lý hàng tồn kho theo thời gian.
Tìm sự cân bằng giữa chất lượng và giá trị
Để cân bằng chất lượng và giá trị, người quản lý mua hàng cần hiểu rõ nhu cầu của công ty về sản phẩm/dịch vụ và giá trị tương ứng. Họ nên lập danh sách các tiêu chí chất lượng rõ ràng, phù hợp với ngành và đặc thù công ty.
Để tối ưu hóa chi phí, người quản lý cần xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, thường xuyên cập nhật báo giá và đàm phán hợp đồng có lợi. Mua hàng số lượng lớn và thể hiện các giá trị phù hợp (ví dụ: ưu tiên tính bền vững) cũng có thể giúp có được mức giá tốt hơn.
Bên cạnh đó, việc liên tục tìm kiếm các nhà cung cấp thay thế là rất quan trọng. Người quản lý mua hàng cần nắm bắt xu hướng thị trường và các giải pháp mới từ các nhà cung cấp tiềm năng để có thêm lựa chọn tối ưu.
Giảm tỷ lệ mua hàng khẩn cấp
Để giảm thiểu tỷ lệ mua hàng khẩn cấp, người quản lý mua hàng cần tập trung vào một số yếu tố chính:
Mua hàng theo kế hoạch
- Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan để xây dựng và thường xuyên cập nhật kế hoạch mua sắm
- Thường xuyên tham khảo chéo kế hoạch mua sắm ban đầu với phản hồi từ trưởng bộ phận để có thông tin thực tế
- Nếu có sai lệch, cần tìm hiểu và khắc phục vấn đề trong quy trình hoặc kế hoạch.
- Tránh tình trạng mua sắm hoảng loạn vào phút cuối
Quy trình mua hàng hiệu quả
Thực hiện quy trình mua hàng hiệu quả với hướng dẫn và thủ tục rõ ràng, bao gồm cả việc xem xét và phê duyệt. Quy trình rõ ràng giúp xử lý và ngăn ngừa các tình huống bất ngờ.
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho để theo dõi mức tồn kho, đặt giới hạn đặt hàng lại và theo dõi vòng quay hàng tồn kho. Điều này giúp tránh tình trạng hết hàng và giảm mua hàng khẩn cấp.
>>>Xem ngay: Tồn kho là gì? Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Quản lý và đánh giá rủi ro
Nhận diện các mối đe dọa bên ngoài và bên trong có thể ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng và sản xuất. Thiết kế quy trình làm việc khả thi để giải quyết các vấn đề có thể xảy ra. Xây dựng kế hoạch hành động và phương án dự phòng để giảm thiểu mua hàng vào phút cuối, chỉ dành cho trường hợp khẩn cấp thực sự.
Lời kết
KPI phòng mua hàng đóng vai trò quyết định trong việc tối ưu hóa hiệu suất hoạt động, gia tăng lợi thế cạnh tranh và đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Hy vọng rằng những thông tin được chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn xây dựng KPI cho phòng mua hàng phù hợp và mang lại hiệu quả cao nhất.
Đăng nhập bằng Google