Hướng dẫn kiểm soát sản xuất hiệu quả cho doanh nghiệp

Kiểm soát sản xuất là yếu tố then chốt để doanh nghiệp sản xuất vận hành hiệu quả và tối ưu hóa lợi nhuận. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện, từ định nghĩa, vai trò, lợi ích cho đến các công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả sản xuất tối ưu. 

Kiểm soát sản xuất Production Control là gì?

Kiểm soát sản xuất (Production Control) là quá trình then chốt trong vận hành của mọi doanh nghiệp sản xuất, bao gồm việc quản lý và điều chỉnh toàn bộ các hoạt động liên quan đến sản xuất hàng hóa. Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo các quy trình diễn ra một cách hiệu quả, an toàn và đáng tin cậy, từ đó tạo ra sản phẩm chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu thị trường.

Để đạt được mục tiêu này, kiểm soát sản xuất tập trung vào việc tối ưu hóa sử dụng mọi nguồn lực, bao gồm nguyên vật liệu, lao động, và thiết bị máy móc. Quá trình này được thực hiện thông qua 5 khía cạnh chính:

• Lập kế hoạch sản xuất: Xác định rõ ràng các yêu cầu sản xuất, từ đó xây dựng lịch trình chi tiết và phân bổ nguồn lực hợp lý.
• Điều chỉnh quy trình: Theo dõi sát sao và đánh giá liên tục các quy trình sản xuất, kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh.
• Quản lý chất lượng: Áp dụng các biện pháp kiểm tra, kiểm định nghiêm ngặt để đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra.
• Quản lý rủi ro: Chủ động xác định, đánh giá và phòng ngừa các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến quá trình sản xuất.
• Tối ưu hóa hiệu suất: Luôn tìm kiếm giải pháp để cải tiến quy trình, giảm thiểu lãng phí, và nâng cao năng suất.

Tầm quan trọng của kiểm soát sản xuất là gì? 

Sau khi đã hiểu rõ Production Control là gì, hãy cùng tìm hiểu tầm quan trọng của kiểm soát sản xuất trong hoạt động của doanh nghiệp. Kiểm soát quá trình sản xuất hiệu quả mang lại nhiều lợi ích thiết thực, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và thúc đẩy sự phát triển bền vững.

Tối ưu hóa kế hoạch sản xuất

Việc tối ưu hóa kế hoạch sản xuất là yếu tố then chốt để đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả. Bằng cách liên tục điều chỉnh kế hoạch để phản ánh đúng thực tế sản xuất và quản lý tốt các biến động phát sinh, doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu sản xuất đúng hạn và hiệu quả.

Nâng cao hiệu quả sản xuất

Quá trình kiểm soát chặt chẽ giúp nâng cao hiệu suất bằng cách loại bỏ hoặc giảm thiểu các vấn đề ảnh hưởng đến dây chuyền sản xuất. Thông qua việc phân tích và điều chỉnh quy trình làm việc, doanh nghiệp có thể giảm thiểu ùn tắc, sự cố, từ đó tối ưu hóa năng suất và giảm thời gian chờ đợi. 

Tuy nhiên, theo Bộ Công Thương, một số doanh nghiệp vẫn đối mặt với tình trạng ùn tắc, gián đoạn sản xuất do thiếu hụt hoặc phân bổ nguồn lực không đồng đều, cũng như năng lực quản lý còn hạn chế. Do đó, cần tăng cường đầu tư vào cơ sở hạ tầng, nâng cao năng lực quản lý và ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa quy trình.

Nâng cao hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng

Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả là yếu tố sống còn. Việc tích hợp các quy trình mua sắm và chuỗi cung ứng giúp doanh nghiệp quản lý tài nguyên hiệu quả, ngăn ngừa thiếu hụt nguyên vật liệu. 

Tuy nhiên, báo cáo của Hiệp hội Doanh nghiệp Logistics Việt Nam (VLA) chỉ ra một số hạn chế như thiếu thông tin, quy trình chưa đồng nhất và thiếu hợp tác giữa các bên. Để khắc phục, cần ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng quan hệ đối tác chiến lược và tăng cường giám sát, đánh giá.

Cải thiện dự báo nhu cầu sản xuất

Kiểm soát sản xuất hiệu quả giúp doanh nghiệp dự báo nhu cầu thị trường chính xác. Bằng cách tích hợp dữ liệu từ các giai đoạn sản xuất, doanh nghiệp có thể nắm bắt nhu cầu khách hàng, từ đó đưa ra quyết định sản xuất phù hợp, giảm thiểu rủi ro thừa hoặc thiếu hàng.

Đảm bảo chất lượng sản phẩm 

Đảm bảo chất lượng sản phẩm là mục tiêu trọng tâm trong kiểm soát quá trình sản xuất, giúp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn gặp khó khăn trong việc duy trì chất lượng ổn định. 

Nguyên nhân chủ yếu đến từ việc áp dụng các phương pháp kiểm tra chất lượng còn hạn chế, bên cạnh đó là công tác đào tạo và nâng cao nhận thức về kiểm soát chất lượng cho nhân viên chưa được chú trọng đúng mức.

Tối ưu chi phí sản xuất 

Tối ưu chi phí sản xuất là một trong những lợi ích quan trọng của việc kiểm soát sản xuất. Bằng cách giảm thiểu lãng phí nguyên vật liệu, nhân công và thời gian, đồng thời tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả tài chính và tăng cường sức cạnh tranh trên thị trường. 

>>>Xem thêm: 5 Biện pháp giảm chi phí sản xuất hiệu quả cho doanh nghiệp

Quy trình kiểm soát sản xuất dễ dàng với 5 bước đơn giản

Để đạt được hiệu quả kiểm soát tối ưu, doanh nghiệp cần triển khai một quy trình bài bản, bao gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định lộ trình 

Đây là bước đầu tiên và quan trọng, bao gồm việc xác định toàn bộ các hoạt động từ đầu đến cuối quy trình sản xuất. Cụ thể, doanh nghiệp cần xác định rõ loại nguyên vật liệu sử dụng, nguồn lực (lao động, thiết bị), số lượng cần thiết, yêu cầu về chất lượng và địa điểm sản xuất. Mục tiêu của bước này là xác định quy trình sản xuất chi tiết, từng bước một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Bước 2: Lập lịch trình  

Sau khi đã xác định lộ trình, doanh nghiệp cần tiến hành lập kế hoạch thời gian, bao gồm thời điểm bắt đầu, kết thúc và thời gian dự kiến hoàn thành cho từng công đoạn. Kế hoạch sản xuất cần được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, đảm bảo sự logic và hiệu quả.

>>>Chi tiết: Hoạch định lịch trình sản xuất: Hướng dẫn chi tiết

Bước 3: Phân công công việc  

Đây là bước khởi động quá trình sản xuất thực tế, dựa trên lộ trình và kế hoạch đã được xác định. Phân công công việc có thể được thực hiện theo hai hình thức: tập trung (đơn đặt hàng được xử lý bởi một bộ phận) hoặc phân tán (đơn đặt hàng được xử lý bởi nhiều bộ phận liên quan). 

Ở bước này, nguyên vật liệu được cấp phát, hồ sơ được lưu trữ và công việc được chuyển giao nhịp nhàng giữa các bộ phận.

Bước 4: Kiểm soát tiến độ 

Đây là bước theo dõi sát sao tiến độ sản xuất, nhằm phát hiện kịp thời các vấn đề phát sinh như lỗi sản phẩm, sự cố gây chậm trễ… 

Việc đo lường độ lệch giữa kế hoạch và tiến độ thực tế giúp đánh giá hiệu suất và đảm bảo sản xuất diễn ra đúng tiến độ. Thông qua theo dõi và đánh giá, doanh nghiệp có thể tìm ra giải pháp cải tiến quy trình.

Bước 5: Kiểm tra 

Tuy không phải lúc nào cũng được đưa vào quy trình kiểm soát sản xuất, nhưng việc kiểm tra định kỳ được khuyến khích để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các phương pháp sản xuất tốt nhất, đáp ứng tiêu chuẩn ngành và yêu cầu của khách hàng về chất lượng sản phẩm.

Công cụ kiểm soát sản xuất hiệu quả cho doanh nghiệp

Để triển khai kiểm soát SX hiệu quả, doanh nghiệp có thể tận dụng một số công cụ hỗ trợ sau:

Kanban

Kanban là một công cụ quản lý tinh gọn, sử dụng thẻ hoặc biểu đồ để theo dõi và điều phối công việc trong quá trình sản xuất. Mỗi thẻ đại diện cho một hạng mục công việc và di chuyển qua các giai đoạn sản xuất khác nhau. Ứng dụng Kanban giúp doanh nghiệp tăng tính linh hoạt, giảm hàng tồn kho, đồng thời nhận biết và giải quyết vấn đề kịp thời.

CONWIP (Constant Work-in-Process)

CONWIP là kỹ thuật kiểm soát lượng công việc đang diễn ra trong quá trình sản xuất. Mỗi thẻ hoặc mã thông báo đại diện cho một sản phẩm và di chuyển qua các công đoạn sản xuất. Khi hoàn thành một sản phẩm, mã thông báo được trả về điểm bắt đầu để bắt đầu sản phẩm mới. CONWIP giúp ngăn ngừa quá tải và tối ưu hóa hiệu suất sản xuất.

JIT – Just-In-Time

JIT là phương pháp quản lý sản xuất theo hướng nguyên vật liệu và sản phẩm được đưa đến đúng lúc, đúng nơi cần thiết. Phương pháp này giúp giảm thiểu hàng tồn kho, tối ưu hóa quy trình sản xuất và đảm bảo dòng nguyên vật liệu, sản phẩm di chuyển liên tục. Tuy nhiên, JIT đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp và quy trình sản xuất ổn định.

>>>Cách áp dụng JIT trong sản xuất hiệu quả

Lập kế hoạch nhu cầu vật liệu (MRP – Material Requirements Planning)

MRP là phương pháp lập kế hoạch và kiểm soát quá trình sản xuất dựa trên phần mềm. MRP sử dụng dữ liệu từ dự báo nhu cầu, hồ sơ tồn kho và hóa đơn nguyên vật liệu để tính toán số lượng và thời gian đặt hàng nguyên vật liệu, linh kiện. 

Công cụ này giúp đảm bảo nguyên vật liệu được cung ứng đúng lúc, đủ số lượng, đáp ứng yêu cầu sản xuất, từ đó ngăn chặn tình trạng hết hàng và đảm bảo chất lượng, tiến độ giao hàng.

>>>Chi tiết: Các bước xây dựng MRP trong sản xuất

Thực trạng kiểm soát sản xuất ở doanh nghiệp vừa và nhỏ

Thực trạng kiểm soát tại các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ (SME) ở Việt Nam hiện nay vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế, đặt ra không ít thách thức cho sự phát triển của các doanh nghiệp này.

Trước đây, các doanh nghiệp thường quản lý sản xuất thủ công bằng các phương pháp truyền thống như lập kế hoạch sản xuất trên giấy, tính toán bằng tay và truyền đạt thông tin bằng lời nói. Dần dần, các phương pháp này được thay thế bằng bảng tính và phần mềm cài đặt tại chỗ, hỗ trợ các bộ phận chức năng hoàn thành công việc hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, các hệ thống này thường phát triển từ nhu cầu quản lý sản xuất quy mô lớn, phức tạp với khối lượng sản xuất cao. Đối với các SME, việc áp dụng các hệ thống này thường gặp khó khăn do nguồn lực hạn chế, dẫn đến lãng phí và tăng chi phí.

Trong khi đó, Production control lại đóng vai trò then chốt đối với các SME, đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang trong giai đoạn mở rộng quy mô. Việc kiểm soát hiệu quả giúp cải thiện quy trình, giảm chi phí và nâng cao năng lực giao hàng.

Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ, các SME có thể tiếp cận các hệ thống kiểm soát hiện đại, tích hợp và đơn giản hóa các hệ thống cũ kỹ mà các doanh nghiệp lớn từng gặp khó khăn. Nhờ đó, các SME có thể tránh được những sai lầm tương tự và sản xuất hiệu quả ngang bằng với các doanh nghiệp lớn.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều SME vẫn còn gặp khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ vào kiểm soát SX. Nguyên nhân chủ yếu đến từ việc thiếu hụt nguồn lực tài chính, nhân lực có trình độ và nhận thức về tầm quan trọng của Production control.

Để nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững, các SME cần chủ động tìm hiểu, ứng dụng các giải pháp kiểm soát phù hợp với quy mô và đặc thù của mình.

Kiểm soát sản xuất hiệu quả với SEEACT-MES

SEEACT-MES là giải pháp quản lý sản xuất toàn diện, được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa quy trình. Với SEEACT-MES, bạn có thể:

• Giám sát sản xuất theo thời gian thực: Theo dõi tiến độ, năng suất và chất lượng sản xuất, mọi lúc mọi nơi.
• Tối ưu hóa quy trình sản xuất: Xác định và loại bỏ các nút thắt cổ chai, giảm thiểu lãng phí và thời gian chết.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm: Kiểm soát chất lượng chặt chẽ, giảm thiểu lỗi và sai sót.
• Quản lý kho nguyên vật liệu hiệu quả: Theo dõi tồn kho, dự báo nhu cầu và tối ưu hóa việc sử dụng nguyên vật liệu.
• Tăng cường khả năng ra quyết định: Dựa trên dữ liệu sản xuất chính xác và cập nhật.

SEEACT-MES là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp sản xuất mong muốn nâng cao năng lực cạnh tranh và đạt được sự tăng trưởng bền vững.

>>>Tìm hiểu thêm về giải pháp hệ thống SEEACT-MES 

Hoặc lên hệ ngay với DACO qua Hotline để được tư vấn: 0904.675.995

Lời kết

Hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp thông tin về kiểm soát sản xuất, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao năng suất và lợi nhuận.

Đừng quên rằng, việc lựa chọn và công cụ phù hợp với đặc thù doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Hãy nghiên cứu kỹ lưỡng và lựa chọn những giải pháp tối ưu nhất để đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất.