Kanban là gì? Giải mã phương pháp quản lý công việc hiệu quả

Trong bối cảnh công việc hiện đại, việc quản lý dự án và tổ chức công việc đôi khi trở nên phức tạp. Để giải quyết thách thức này, các phương pháp quản lý tiên tiến đã được nghiên cứu, phát triển và ứng dụng rộng rãi. Trong số đó, phương pháp Kanban đóng vai trò quan trọng, được xem như “chìa khóa” giúp Toyota trở thành một trong những nhà máy sản xuất ô tô hàng đầu thế giới.

Bài viết này của DACO sẽ cung cấp thông tin chi tiết về khái niệm Kanban, nguyên lý hoạt động, cách triển khai và các chiến lược tối ưu hóa quy trình làm việc theo mô hình Kanban.

Tổng quan về Kanban  

Kanban là gì?

Kanban là một phương pháp quản lý công việc và sản xuất đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao, có nguồn gốc từ Nhật Bản. Trong tiếng Nhật, “Kanban” có nghĩa là “bảng biểu” hoặc “biểu đồ”. Phương pháp này được phát triển bởi Toyota vào những năm 1940, và sau đó được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực công nghiệp và dịch vụ khác.

Kanban tập trung vào việc trực quan hóa quy trình làm việc thông qua việc sử dụng bảng, trên đó có các thẻ thể hiện các công việc khác nhau. Các thẻ này sẽ được di chuyển qua các cột đại diện cho các giai đoạn khác nhau của công việc, nhằm thể hiện tiến độ và trạng thái hiện tại của dự án. Thông thường, bảng Kanban được chia thành các cột như “Công việc cần làm”, “Đang thực hiện” và “Đã hoàn thành”. Khi tiến trình công việc thay đổi, các thẻ sẽ được di chuyển tương ứng từ cột này sang cột khác.

Kanban không chỉ giới hạn trong lĩnh vực sản xuất. Ngày nay, phương pháp Kanban được ứng dụng rộng rãi trong quản lý dự án, phát triển phần mềm (đặc biệt là trong các phương pháp Agile), marketing, dịch vụ khách hàng, quản lý công việc cá nhân và nhiều lĩnh vực khác. 

Tính linh hoạt và khả năng thích ứng cao khiến Kanban trở thành một công cụ mạnh mẽ để cải thiện hiệu suất, tăng cường sự cộng tác và thúc đẩy sự cải tiến liên tục trong mọi tổ chức và nhóm làm việc.

Lịch sử ra đời của Kanban

Kanban có nguồn gốc từ ngành công nghiệp sản xuất ô tô Nhật Bản, cụ thể là từ tập đoàn Toyota vào cuối những năm 1940. Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt sau Thế chiến thứ hai, Toyota phải đối mặt với những thách thức lớn về hiệu quả và năng suất. Để vượt qua khủng hoảng, kỹ sư Taiichi Ohno, người được coi là cha đẻ của Hệ thống Sản xuất Toyota (Toyota Production System – TPS), đã tìm cách cải tiến quy trình sản xuất.

>>>Chi tiết: Toyota Production System là gì? Nguyên lý & Ứng dụng

Ohno đã phát triển một phương pháp ban đầu được gọi là “Just-in-Time” (JIT), mục tiêu của phương pháp này là đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, dựa trên việc xác định chính xác sự thiếu hụt nguyên liệu trong quy trình sản xuất.

Đội ngũ của Toyota đã sử dụng các thẻ Kanban với nhiều màu sắc khác nhau để ghi lại thông tin, và chúng được di chuyển qua các trạm làm việc trong dây chuyền sản xuất. Mỗi thẻ có thể đóng vai trò là phiếu đặt hàng khi ở một trạm, và sau đó trở thành phiếu vận chuyển khi chuyển sang trạm tiếp theo.

Trong quá trình triển khai, Toyota tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Thông tin được truyền từ công đoạn trước đến công đoạn sau.
• Không sản xuất nếu không nhận được thẻ Kanban.
• Mỗi thùng hàng đều gắn thẻ Kanban, ghi rõ thông tin sản phẩm, nơi sản xuất, nơi đến, và số lượng.
• Số lượng hàng trong mỗi thùng, khay phải đúng quy định.
• Không chuyển chi tiết lỗi hoặc phế phẩm cho công đoạn sau.
• Giảm thiểu thời gian giao hàng và số lượng thẻ Kanban.

Kết quả là, các thẻ Kanban đã giúp Toyota kiểm soát chặt chẽ từng giai đoạn sản xuất, đồng thời đảm bảo sự liên kết và thông tin đầy đủ giữa các công đoạn.

Sau này, Taiichi Ohno và Toyota nhận ra rằng nguyên lý của phương pháp Kanban không chỉ giới hạn trong sản xuất mà còn có thể áp dụng cho nhiều quy trình và lĩnh vực khác. Điều này đã mở đường cho sự phát triển và ứng dụng rộng rãi của Kanban như một phương pháp quản lý trực quan và linh hoạt trong nhiều ngành nghề và tổ chức trên toàn thế giới.

Các khái niệm trong mô hình Kanban

Kanban board – Bảng công việc

Kanban board là gì? Bảng Kanban là một công cụ trực quan hóa công việc, giúp bạn theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ trong một dự án hoặc quy trình làm việc. Bảng này thường được chia thành các cột, mỗi cột đại diện cho một giai đoạn trong quy trình, ví dụ như “Việc cần làm”, “Đang thực hiện” và “Hoàn thành”.

Các nhiệm vụ được thể hiện dưới dạng các thẻ và được di chuyển giữa các cột để phản ánh trạng thái của chúng. Bảng Kanban cũng có thể bao gồm các thông tin bổ sung như biểu đồ thống kê, ghi chú và các chi tiết khác để hỗ trợ quản lý công việc hiệu quả hơn.

Cột Kanban – Cột danh sách công việc

Cột Kanban là một phần cơ bản của bảng Kanban, thể hiện một giai đoạn hoặc trạng thái cụ thể trong quy trình làm việc. Mỗi cột chứa một danh sách (List) các thẻ công việc có cùng trạng thái, ví dụ như “Cần làm”, “Đang thực hiện” hoặc “Hoàn thành”. Các thẻ công việc sẽ được di chuyển qua các cột này khi chúng được xử lý tuần tự qua từng bước của quy trình làm việc.

Trong các công cụ quản lý dự án truyền thống, danh sách công việc trong mỗi cột Kanban có thể được hiểu là “danh sách việc cần làm” hoặc “danh sách công việc”.

Thẻ Kanban – Kanban card (Thẻ công việc)

Thẻ Kanban, hay còn gọi là thẻ công việc, là công cụ trực quan hóa các nhiệm vụ trong quy trình làm việc. Mỗi thẻ đại diện cho một công việc cụ thể, có thể là một nhiệm vụ cần hoàn thành hoặc một sản phẩm cần sản xuất. Trong các công cụ quản lý dự án truyền thống, thẻ Kanban thường được gọi là “việc cần làm” hoặc “nhiệm vụ”.

Mỗi thẻ Kanban sẽ bao gồm các thông tin thiết yếu sau:

• Tiêu đề thẻ: Mô tả ngắn gọn nội dung công việc.
• Người thực hiện: Tên người được giao nhiệm vụ hoặc chịu trách nhiệm thực hiện.
• Thời hạn: Thời gian dự kiến hoàn thành công việc.
• Mã số: Mã định danh duy nhất của thẻ, giúp dễ dàng theo dõi và tìm kiếm.
• Mã màu/Nhãn: Dấu hiệu nhận biết trạng thái hoặc phân loại công việc.
• Mức độ ưu tiên: Dấu hiệu cho biết mức độ quan trọng và cần thiết của công việc.

Thẻ Kanban đóng vai trò là minh chứng cho toàn bộ quá trình thực hiện công việc. Nhờ đó, người quản lý có thể dễ dàng kiểm tra và đánh giá quy trình làm việc một cách chi tiết và chính xác.

Phân loại hệ thống Kanban trong sản xuất

Kanban sản xuất

Loại Kanban này sử dụng thẻ để theo dõi và điều chỉnh sản xuất hàng hóa, đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả. Thẻ Production Kanban được gắn vào sản phẩm khi một công đoạn sản xuất hoàn thành và đi cùng sản phẩm trong suốt quá trình. Khi nhu cầu tăng, thẻ được trả lại công đoạn đầu tiên, báo hiệu cần sản xuất thêm.

Ví dụ: Trong sản xuất ô tô, mỗi chiếc xe trong quá trình lắp ráp đều có một thẻ Production Kanban. Sau khi lắp ráp xong, thẻ này đi cùng xe đến giai đoạn kiểm tra. Sau khi kiểm tra xong, thẻ được trả lại giai đoạn lắp ráp để yêu cầu sản xuất xe tiếp theo.

>>>Xem thêm: Quản lý công đoạn sản xuất như thế nào cho hiệu quả?

Kanban vận chuyển

Kanban vận chuyển có nhiệm vụ điều phối việc di chuyển sản phẩm giữa các công đoạn sản xuất. Khi một công đoạn hoàn thành, Kanban vận chuyển sẽ “yêu cầu” bộ phận vận chuyển đưa sản phẩm đến công đoạn kế tiếp. Nó đi kèm sản phẩm và sau đó được trả lại để tiếp tục điều phối.

Ví dụ: Trong quy trình sản xuất nồi cơm điện, khi phần lò nấu được làm xong, một Kanban vận chuyển sẽ được gắn vào để yêu cầu chuyển nó đến khâu lắp ráp. Kanban này theo sản phẩm đến nơi và sau đó quay lại để hướng dẫn vận chuyển sản phẩm khác.

Kanban cung ứng

Loại Kanban trong sản xuất này quản lý việc cung cấp vật liệu từ nhà cung cấp bên ngoài. Khi lượng hàng tồn kho cần được bổ sung, thẻ Supplier Kanban được gửi đến nhà cung cấp để yêu cầu giao hàng. Khi hàng hóa được cung cấp, thẻ được trả lại để chỉ dẫn việc cung cấp tiếp theo.

Ví dụ: Trong sản xuất xe đạp, khi số lượng bánh xe sắp hết, thẻ Supplier Kanban được gửi đến nhà cung cấp lốp xe để yêu cầu cung cấp thêm. Sau khi nhà cung cấp giao lốp, thẻ được trả lại để phục vụ cho các yêu cầu tiếp theo.

Kanban tạm thời 

Đây là loại Kanban được sử dụng để xử lý các tình huống bất thường, như sự cố máy móc hoặc thiếu hụt nguyên liệu đột xuất. Nó giúp điều chỉnh tạm thời quy trình sản xuất hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh. Sau khi tình huống được giải quyết, Kanban tạm thời sẽ không còn được sử dụng.

Ví dụ: Nếu máy kiểm tra trong dây chuyền sản xuất điện thoại bị hỏng, một Kanban tạm thời sẽ được tạo ra để yêu cầu một máy thay thế, đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn.

Kanban tín hiệu 

Kanban tín hiệu có chức năng cảnh báo về tiến độ sản xuất hoặc các vấn đề cần giải quyết. Khi một công đoạn cần thêm hỗ trợ hoặc gặp trở ngại, Kanban tín hiệu sẽ “báo động” cho các bộ phận liên quan để can thiệp.

Ví dụ: Trong phát triển phần mềm, nếu một công việc gặp khó khăn, một Signal Kanban có thể được sử dụng để thông báo vấn đề đến nhà quản lý và yêu cầu hỗ trợ.

Hiệu quả khi triển khai Kanban trong sản xuất

Theo thống kê, việc áp dụng hệ thống Kanban mang lại những kết quả đáng kể cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Tăng năng suất lao động từ 20% đến 50%.
• Giảm 30% hàng tồn kho hoặc văn phòng phẩm dư thừa.
• Cải thiện sự hài lòng của nhân viên.

Dưới đây là những lợi ích cụ thể:

Trực quan hóa quy trình

Kanban cung cấp một cái nhìn tổng quan, trực quan về toàn bộ quy trình làm việc. Thông qua bảng Kanban với các thẻ công việc, mọi thành viên đều dễ dàng nắm bắt trạng thái, tiến độ và các vấn đề tiềm ẩn. Điều này tạo điều kiện cho việc phát hiện sớm các nút thắt cổ chai và đưa ra giải pháp kịp thời.

Rút ngắn thời gian chờ

Phương pháp Kanban giúp doanh nghiệp tập trung vào việc cải thiện thời gian chu kỳ (cycle time) – khoảng thời gian từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành một công việc. Bằng cách theo dõi và phân tích thời gian thực hiện của từng công đoạn, doanh nghiệp có thể xác định các điểm chậm trễ và tối ưu hóa quy trình để giảm thời gian chờ.

Kiểm soát khối lượng công việc

Kanban giúp ngăn ngừa tình trạng quá tải bằng cách giới hạn số lượng công việc đang thực hiện (Work In Progress – WIP). Việc này đảm bảo rằng nguồn lực được tập trung vào các công việc quan trọng, tránh lãng phí và nâng cao hiệu quả.

>>>Có thể bạn muốn biết: 6 Giải pháp giảm thiểu WIP để tối ưu hóa sản xuất

Quản lý khoa học

Kanban cung cấp một phương pháp quản lý quy trình dựa trên dữ liệu và phân tích. Bảng Kanban cho phép người quản lý theo dõi sát sao việc sử dụng vật liệu, tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo tính chính xác trong sản xuất.

Nâng cao hiệu suất

Bằng cách theo dõi thời gian chu kỳ và tiến độ, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả của từng công đoạn và liên tục cải tiến. Việc loại bỏ các yếu tố gây lãng phí và tối ưu hóa quy trình giúp tăng năng suất, giảm thời gian hoàn thành và thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục trong doanh nghiệp.

Nguyên tắc triển khai mô hình Kanban trong sản xuất

Để ứng dụng thành công, bên cạnh việc hiểu rõ mô hình Kanban là gì, doanh nghiệp cần tuân thủ 6 nguyên tắc cốt lõi do David Anderson đề xuất:

1. Trực quan hóa luồng công việc

Bước đầu tiên là tạo ra một hình ảnh trực quan về quy trình làm việc hiện tại. Sử dụng bảng Kanban với các cột đại diện cho từng bước trong quy trình và các thẻ đại diện cho các công việc. Khi một công việc được chuyển từ trạng thái “Cần làm” sang “Hoàn thành”, thẻ công việc sẽ được di chuyển tương ứng trên bảng. Việc ghi rõ ngày tháng trên mỗi thẻ giúp theo dõi và đo lường hiệu quả.

2. Giới hạn công việc đang thực hiện (WIP)

Để tránh tình trạng quá tải và tắc nghẽn, hãy đặt ra giới hạn số lượng công việc tối đa cho mỗi giai đoạn (cột) trên bảng Kanban. Một công việc mới chỉ được “kéo” vào một cột khi số lượng công việc hiện tại trong cột đó chưa vượt quá giới hạn. Điều này giúp phát hiện sớm các vấn đề và đảm bảo tiến độ.

3. Đảm bảo luồng công việc liên tục

Mục tiêu chính của Kanban là tối ưu hóa luồng công việc, đảm bảo công việc di chuyển mượt mà giữa các giai đoạn mà không bị tắc nghẽn. Việc di chuyển thẻ Kanban theo trình tự giúp duy trì sự liên tục này.

4. Minh bạch quy trình

Để cải thiện, trước hết cần phải hiểu rõ quy trình hiện tại. Các quy tắc và chính sách của quy trình cần được xác định rõ ràng, công bố và truyền đạt đến tất cả các thành viên. Sự minh bạch này tạo điều kiện cho sự tham gia và đóng góp của mọi người vào việc cải tiến.

5. Thiết lập vòng lặp phản hồi

Các cuộc họp định kỳ là cần thiết để đảm bảo thông tin được trao đổi thông suốt và các vấn đề được giải quyết kịp thời. Các cuộc họp đồng bộ hóa hàng ngày trước bảng Kanban, cũng như các buổi đánh giá dịch vụ, hoạt động và rủi ro, là những ví dụ về vòng lặp phản hồi hiệu quả.

6. Cải tiến quy trình liên tục

Quy trình sản xuất cần được cải tiến không ngừng, ngay cả khi đã đạt hiệu quả cao. Việc thực hiện các cải tiến nhỏ, ví dụ tăng năng suất 1% mỗi tuần, có thể dẫn đến sự gia tăng đáng kể, lên đến 67% sau một năm.

So sánh phương pháp Kanban vs Scrum

Kanban vs Scrum đều là các phương pháp quản lý dự án linh hoạt (Agile), nhưng có những điểm khác biệt cơ bản:

Điểm giống nhau

– Nguyên tắc Agile: Cả hai đều dựa trên các nguyên tắc cốt lõi của Agile, như:

• Ưu tiên giá trị cho khách hàng.
• Thích ứng với thay đổi thay vì tuân theo kế hoạch cứng nhắc.
• Cộng tác chặt chẽ giữa các thành viên trong nhóm và với khách hàng.
• Phản hồi thường xuyên và cải tiến liên tục.

– Tăng tính minh bạch: Cả hai đều giúp tăng tính minh bạch trong quy trình làm việc. Kanban sử dụng bảng Kanban trực quan, còn Scrum sử dụng các tạo tác (artifacts) như Product Backlog, Sprint Backlog.

– Chia nhỏ công việc: Kanban vs Scrum đều khuyến khích chia nhỏ công việc lớn thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.

– Tự tổ chức: Cả hai đều đề cao khả năng tự tổ chức của nhóm, cho phép các thành viên tự quyết định cách thức hoàn thành công việc.

– Cải tiến liên tục: 2 Mô hình đều nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xem xét lại quy trình làm việc và tìm cách cải tiến liên tục.

Kanban và Scrum khác nhau như thế nào?

Đặc điểm	Kanban	Scrum
Vai trò	Không có vai trò chính thức được định nghĩa.	Có các vai trò cụ thể: Product Owner, Scrum Master, Development Team.
Nhịp độ	Liên tục (continuous flow). Công việc được kéo vào hệ thống khi có năng lực.	Theo các Sprint có độ dài cố định (thường 1-4 tuần).
Các cuộc họp	Không bắt buộc, thường là các cuộc họp ngắn hàng ngày (daily stand-up) nếu cần.	Có các sự kiện (ceremonies) cố định: Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review, Sprint Retrospective.
Ước tính	Không bắt buộc. Có thể sử dụng các kỹ thuật ước tính nếu cần.	Ước tính công việc là một phần quan trọng của Sprint Planning.
Thay đổi	Có thể thay đổi bất cứ lúc nào.	Thay đổi được hạn chế trong một Sprint. Các thay đổi lớn thường được xử lý trong các Sprint tiếp theo.
Số liệu	Lead time, Cycle time, Throughput.	Velocity, Burndown chart.
Bảng	Bảng Kanban trực quan hóa quy trình làm việc và giới hạn công việc đang thực hiện (WIP).	Scrum Board (có thể là bảng Kanban hoặc một biến thể) được sử dụng để theo dõi tiến độ trong một Sprint.
Mục tiêu	Tối ưu hóa luồng công việc, giảm thời gian chờ, tăng hiệu suất.	Cung cấp giá trị gia tăng cho khách hàng sau mỗi Sprint.
Phù hợp với	Các dự án có tính chất liên tục, công việc thay đổi thường xuyên, đội ngũ cần sự linh hoạt cao.	Các dự án phức tạp, có mục tiêu rõ ràng, cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên, và có thể chia nhỏ thành các Sprint.
Tính quy tắc	Ít quy tắc hơn, linh hoạt hơn	Nhiều quy tắc, mang tính nguyên tắc hơn

Tóm lại:

• Kanban: Linh hoạt, tập trung vào luồng công việc, phù hợp với các dự án có tính chất liên tục và thay đổi thường xuyên.
• Scrum: Có cấu trúc, tập trung vào việc cung cấp giá trị gia tăng theo từng Sprint, phù hợp với các dự án phức tạp và có mục tiêu rõ ràng.

Việc lựa chọn Kanban hay Scrum phụ thuộc vào đặc điểm cụ thể của dự án, đội ngũ và văn hóa tổ chức. Trong một số trường hợp, có thể kết hợp cả hai phương pháp (Scrumban) để tận dụng ưu điểm của cả hai.

Lời kết

Có thể thấy, Kanban là một phương pháp quản lý công việc linh hoạt và hiệu quả, phù hợp với nhiều loại hình dự án và tổ chức. Việc áp dụng Kanban một cách bài bản sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao năng suất và đảm bảo chất lượng công việc. Hy vọng bài viết này của DACO đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích về Kanban và cách áp dụng nó vào thực tế.