Hoạch định tổng hợp là gì? Các chiến lược & phương pháp thực hiện

Trong bối cảnh kinh doanh biến động, việc hoạch định tổng thể đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp định hướng phát triển bền vững. Vậy hoạch định tổng hợp là gì?  Bài viết sau đây sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết về vai trò, các chiến lược, phương pháp thực hiện và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp áp dụng hiệu quả.

Hoạch định tổng hợp là gì?

Hoạch định tổng hợp, hay còn gọi là General planning trong tiếng Anh, là một quá trình quan trọng trong quản trị sản xuất và vận hành. Đây là quá trình lập kế hoạch chi tiết, phân bổ và bố trí hợp lý các nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp cho một giai đoạn trung hạn, thường từ 6 tháng đến 3 năm. Mục tiêu cốt lõi của hoạch định tổng hợp là cân bằng năng lực sản xuất với nhu cầu thị trường dự kiến, từ đó đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất.

Để làm được điều này, nhà sản xuất cần tập trung vào việc điều chỉnh các yếu tố then chốt như tốc độ sản xuất, số lượng công nhân, mức độ tồn kho, thời gian làm thêm giờ và khối lượng hàng hóa đặt gia công bên ngoài. Bằng cách tối ưu hóa các yếu tố này, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí sản xuất, hạn chế biến động nhân lực và duy trì mức tồn kho hợp lý trong suốt thời gian thực hiện kế hoạch.

Mặc dù thường được áp dụng trong lĩnh vực sản xuất, phạm vi ứng dụng của hoạch định tổng hợp ngày càng được mở rộng sang nhiều loại hình doanh nghiệp khác, bao gồm cả các doanh nghiệp dịch vụ như bệnh viện, ngân hàng, trường học.

Mục tiêu và vai trò của kế hoạch tổng thể trong sản xuất 

Mục tiêu

Hoạch định tổng hợp hướng tới mục tiêu cốt lõi là xây dựng một kế hoạch sản xuất khả thi và tối ưu. 

– Tính khả thi đòi hỏi kế hoạch phải đáp ứng được nhu cầu thị trường mục tiêu trong phạm vi năng lực hiện hữu của doanh nghiệp. 

– Tính tối ưu thể hiện ở việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực, dù khó đạt được mức độ tuyệt đối, hoạch định tổng hợp trong quản trị sản xuất cần hướng tới việc sử dụng hợp lý nhất có thể, duy trì chi phí ở mức thấp nhất.

Nhằm tối đa hóa nguồn lực, hoạch định tổng thể tập trung vào việc tối ưu sản lượng dựa trên dự báo nhu cầu, đồng thời chủ động điều chỉnh sản xuất linh hoạt. Trong quá trình này, hai xu hướng đối lập có thể xuất hiện:

• Sản xuất dư thừa: Duy trì mức sản xuất quá cao dẫn đến dư thừa năng lực, tồn kho lớn, gây lãng phí.
• Sản xuất thiếu hụt: Duy trì mức sản xuất quá thấp không đáp ứng kịp nhu cầu, dẫn đến mất khách hàng, giảm uy tín, bỏ lỡ cơ hội.

Cả hai xu hướng trên đều làm giảm hiệu quả. Do đó, hoạch định tổng hợp cần xác định mức sản xuất phù hợp cho từng giai đoạn, vừa đáp ứng nhu cầu, vừa đảm bảo hiệu quả kinh tế.

Vai trò

Trong thực tế, nhu cầu thị trường thường biến động, khó dự đoán chính xác. Hoạch định tổng hợp giúp doanh nghiệp chủ động thích ứng với những biến động này, tránh tình trạng sản xuất dư thừa hoặc thiếu hụt, từ đó duy trì sự ổn định và tăng trưởng bền vững.

Vậy tại sao doanh nghiệp cần hoạch định tổng hợp?

Thực tế cho thấy luôn có sự chênh lệch giữa sản xuất và nhu cầu dự báo. Có nhiều yếu tố góp phần tạo nên sự chênh lệch biệt này, bao gồm:

• Thời gian: Quá trình sản xuất, vận chuyển và phân phối sản phẩm/dịch vụ đến tay người tiêu dùng đều cần thời gian.
• Biến động nhu cầu: Nhu cầu thị trường có thể dao động mạnh, khó dự đoán.

Hoạch định tổng thể giúp doanh nghiệp dự báo trước những biến động này, từ đó có kế hoạch sản xuất phù hợp, đáp ứng nhu cầu một cách chủ động, tránh lãng phí nguồn lực hoặc bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Tùy vào đặc thù sản phẩm và thị trường, doanh nghiệp sẽ xác định khoảng thời gian hoạch định phù hợp.

Các chiến lược hoạch định tổng hợp

Trong hoạch định tổng hợp, việc lựa chọn chiến lược phù hợp đóng vai trò then chốt để doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra. Dựa trên cách thức tác động, có thể phân chia các chiến lược thành ba loại chính: chủ động, bị động và hỗn hợp.

Chiến lược chủ động

Đây là nhóm chiến lược tập trung vào việc chủ động tác động, điều chỉnh nhu cầu thị trường cho phù hợp với khả năng cung ứng của doanh nghiệp.

(1) Chiến lược tác động đến nhu cầu

Khi nhu cầu thấp, doanh nghiệp có thể kích cầu bằng các biện pháp như tăng cường quảng cáo, khuyến mãi, mở rộng mạng lưới bán hàng, áp dụng chính sách giá linh hoạt. 

Ưu điểm là tận dụng tối đa công suất, tăng thị phần, nâng cao năng lực cạnh tranh. Nhược điểm là nhu cầu khó dự báo chính xác, giảm giá có thể ảnh hưởng đến khách hàng trung thành, không phải lúc nào cũng áp dụng được. Doanh nghiệp nên áp dụng trong thời gian ngắn với chiến dịch quảng cáo rộng rãi.

(2) Chiến lược đặt cọc trước (kéo dài thời điểm giao hàng)

Khi nhu cầu vượt quá khả năng cung ứng, doanh nghiệp có thể áp dụng chiến lược đặt cọc trước, yêu cầu khách hàng đặt hàng và thanh toán trước để nhận hàng vào thời điểm xác định. 

Ưu điểm là cân bằng cung cầu, tạo nguồn thu nhập ổn định. Nhược điểm là nguy cơ mất khách hàng vào tay đối thủ, khách hàng không hài lòng do nhu cầu không được đáp ứng ngay. 

(3) Chiến lược kinh doanh sản phẩm hỗn hợp theo mùa

Chiến lược này kết hợp sản xuất các sản phẩm có tính mùa vụ khác nhau để bổ sung cho nhau, giúp doanh nghiệp ổn định sản xuất, ví dụ như kết hợp giữa sản phẩm tươi sống theo mùa và sản phẩm khô dùng cho các mùa khác nhau. 

• Ưu điểm là tận dụng tối đa nguồn lực, ổn định sản xuất, đảm bảo việc làm, giữ chân khách hàng, tránh rủi ro mùa vụ. 
• Nhược điểm là nguy cơ rủi ro khi lấn sân sang lĩnh vực ngoài chuyên môn, đòi hỏi điều độ sản xuất linh hoạt. Doanh nghiệp nên áp dụng khi sản xuất sản phẩm đối trọng có cùng quy trình công nghệ.

Chiến lược bị động

Chiến lược bị động tập trung vào việc điều chỉnh nguồn lực sản xuất để đáp ứng sự biến động của nhu cầu thị trường. Nói cách khác, doanh nghiệp sẽ thay đổi nguồn lực để “chạy theo” nhu cầu. Các chiến lược bị động thường được sử dụng bao gồm:

(1) Chiến lược điều chỉnh mức tồn kho (chiến lược sản xuất ổn định)

Chiến lược này duy trì mức sản xuất ổn định, sử dụng tồn kho thành phẩm để đáp ứng biến động nhu cầu. Khi nhu cầu tăng, lượng hàng tồn kho sẽ được sử dụng. Ưu điểm của là sản xuất ổn định, không tốn chi phí biến động nhân công. Tuy nhiên, nhược điểm là chi phí tồn kho lớn, bao gồm chi phí kho bãi, bảo hiểm, hao hụt, và rủi ro giảm giá trị hàng hóa, khó thích ứng khi nhu cầu thay đổi.

>>>Có thể bạn muốn biết: 5 Cách tối ưu chi phí tồn kho hiệu quả

(2) Chiến lược điều chỉnh lực lượng lao động theo nhu cầu thị trường

Chiến lược này điều chỉnh số lượng nhân công theo sát biến động nhu cầu. Doanh nghiệp sẽ tuyển dụng thêm khi nhu cầu tăng và sa thải khi nhu cầu giảm. Các nước Âu Mỹ thường áp dụng chiến lược này. Ưu điểm là cân bằng cung cầu, giảm chi phí tồn kho, làm thêm giờ. 

Tuy nhiên, nhược điểm là chi phí tuyển dụng, đào tạo, sa thải cao, tạo tâm lý bất ổn cho người lao động, ảnh hưởng đến năng suất. Chiến lược này phù hợp với công việc giản đơn, không đòi hỏi kỹ năng cao.

(3) Chiến lược thay đổi cường độ lao động 

Thay vì thay đổi số lượng nhân công, chiến lược này điều chỉnh cường độ làm việc. Khi nhu cầu tăng, nhân viên sẽ làm thêm giờ. Khi nhu cầu giảm, nhân viên có thể nghỉ bớt. 

– Ưu điểm là ổn định nhân lực, tăng thu nhập cho người lao động, linh hoạt ứng phó với biến động thị trường, giảm chi phí liên quan đến thay đổi số lượng nhân sự. 

– Nhược điểm là năng suất lao động biên tế giảm, chi phí làm thêm giờ cao, ảnh hưởng sức khỏe người lao động, dễ sai sót trong quá trình sản xuất. 

– Phạm vi áp dụng: Chỉ nên áp dụng với công việc đơn giản, không đòi hỏi kỹ năng cao.

(4) Chiến lược gia công ngoài

Khi nhu cầu vượt quá khả năng sản xuất nội bộ, doanh nghiệp có thể thuê ngoài gia công. Ngược lại, khi dư thừa năng lực, doanh nghiệp có thể nhận gia công từ bên ngoài. 

Ưu điểm là đáp ứng kịp thời nhu cầu, tận dụng tối đa công suất, linh hoạt trong điều hành, giảm chi phí đào tạo, sa thải. Tuy nhiên, nhược điểm là khó kiểm soát chất lượng, thời gian khi thuê ngoài, phải chia sẻ lợi nhuận, nguy cơ mất khách hàng vào tay đối thủ. 

Doanh nghiệp nên áp dụng khi ký hợp đồng với đơn vị uy tín và chỉ nên thuê ngoài một công đoạn nhất định.

(5) Chiến lược áp dụng lao động bán thời gian

Chiến lược này sử dụng lao động bán thời gian để đáp ứng nhu cầu biến động, đặc biệt hiệu quả trong ngành dịch vụ. Ưu điểm là giảm thủ tục hành chính, tăng linh hoạt, giảm chi phí liên quan đến lao động chính thức, giảm chi phí đào tạo, sa thải. 

Nhược điểm là tính ổn định thấp, nguy cơ bỏ dở công việc, năng suất thấp, khó khăn trong điều hành sản xuất. Doanh nghiệp nên khắc phục bằng cách ký hợp đồng với đơn vị cung ứng lao động có tổ chức chặt chẽ.

Chiến lược hỗn hợp

Để nâng cao hiệu suất hoạt động, doanh nghiệp nên linh hoạt kết hợp các chiến lược quản lý khác nhau, phù hợp với từng giai đoạn phát triển cụ thể.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể chủ động điều chỉnh lượng hàng tồn kho và kết hợp với chính sách tăng ca linh hoạt cho nhân viên, hoặc song song với các chương trình khuyến mãi, kích cầu tiêu dùng, doanh nghiệp có thể đẩy mạnh hợp tác với các đối tác thông qua các hợp đồng gia công.

Việc lựa chọn chiến lược tối ưu cần dựa trên nhiều yếu tố, bao gồm:

• Đặc điểm của sản phẩm/dịch vụ
• Những biến động của thị trường
• Năng lực sản xuất và tình hình tài chính của doanh nghiệp
• Mục tiêu kinh doanh ngắn hạn và dài hạn
• …

Do đó, doanh nghiệp cần có cái nhìn tổng quan và phân tích kỹ lưỡng các yếu tố nội bộ và bên ngoài để đưa ra quyết định phù hợp nhất.

Các phương pháp hoạch định tổng hợp

Để xây dựng kế hoạch tổng hợp, nhà quản trị có thể áp dụng nhiều kỹ thuật khác nhau, từ đơn giản đến phức tạp. Cụ thể các phương pháp bao gồm:

Phương pháp trực quan 

Phương pháp này dựa trên kinh nghiệm và cảm quan của nhà quản trị để lập kế hoạch, thường được áp dụng ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là ở Việt Nam. Do hạn chế về kiến thức quản trị bài bản, các doanh nghiệp này thường vận hành dựa trên kinh nghiệm cá nhân.

Trong các doanh nghiệp áp dụng phương pháp này, xung đột giữa các bộ phận chức năng thường xuyên xảy ra. Ví dụ, bộ phận marketing muốn đa dạng hóa sản phẩm và duy trì lượng tồn kho lớn để đáp ứng nhu cầu khách hàng, trong khi bộ phận tài chính lại muốn giảm thiểu tồn kho để tiết kiệm chi phí. Bộ phận sản xuất lại ưu tiên sản xuất ít chủng loại sản phẩm để dễ quản lý. Do đó, quyết định thường nghiêng về phía cá nhân có quyền lực hơn là dựa trên kế hoạch thống nhất.

Một số doanh nghiệp không tiến hành hoạch định tổng hợp trong quản trị sản xuất thường xuyên mà sử dụng lặp lại một kế hoạch ban đầu qua nhiều năm, chỉ điều chỉnh nhỏ để phù hợp với thay đổi của thị trường. Phương pháp này có thể hiệu quả với doanh nghiệp đã có uy tín, nhu cầu thị trường lớn và ổn định. Tuy nhiên, nó lại đi theo lối mòn, thiếu sự phân tích thường xuyên các yếu tố ảnh hưởng, dẫn đến kế hoạch kinh doanh không theo kịp biến động nhanh chóng của thị trường.

• Ưu điểm: Giảm thiểu thời gian và chi phí.
• Nhược điểm: Phụ thuộc hoàn toàn vào kinh nghiệm cá nhân, dẫn đến sự thay đổi phương pháp và mô hình khi nhân sự thay đổi.

Phương pháp biểu đồ và phân tích chiến lược

Phương pháp này được áp dụng rộng rãi do tính đơn giản, dễ áp dụng và hiệu quả cao. Nó dựa trên việc phân tích chi tiết các chi phí, từ đó lựa chọn phương án có chi phí thấp và nhiều ưu điểm nhất.

Quy trình thực hiện thường bao gồm năm bước:

Bước 1: Xác định nhu cầu ở từng giai đoạn.

Bước 2: Xác định năng lực sản xuất trong giờ, làm thêm giờ và thuê ngoài cho từng giai đoạn.

Bước 3: Xác định chi phí liên quan đến các nguồn lực như: lương nhân công chính thức, chi phí làm thêm giờ, chi phí thuê/sa thải nhân công, chi phí tồn kho,…

Bước 4: Xem xét chính sách của công ty về mức lao động và mức tồn kho.

Bước 5: Xây dựng các phương án khác nhau và so sánh tổng chi phí của từng phương án.

Ưu điểm:

• Đơn giản, dễ hiểu.
• Cho phép xây dựng nhiều phương án để so sánh.

Nhược điểm: Khó xác định phương án tối ưu.

Phương pháp cân bằng tối ưu

Phương pháp này cân bằng cung cầu bằng cách huy động tổng hợp các nguồn lực khác nhau nhằm tối thiểu hóa tổng chi phí. Đây là phương pháp tổng quát, hiệu quả và tương đối đơn giản. Nó cho phép sử dụng tổng hợp các nguồn lực và huy động chúng vào hoạt động sản xuất kinh doanh.

Nguyên tắc cơ bản là cân đối cung cầu trong từng giai đoạn, ưu tiên sử dụng nguồn lực có chi phí thấp trước, sau đó mới đến nguồn lực có chi phí cao hơn.

Khó khăn chính của phương pháp này là thời gian hoạch định càng dài thì bảng cân đối càng phức tạp, dễ nhầm lẫn giữa kế hoạch sản xuất tổng hợp và kế hoạch bán hàng.

Hy vọng bài viết trên của DACO đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích về hoạch định tổng hợp là gì. Hãy áp dụng những kiến thức này vào thực tiễn để nâng cao hiệu quả hoạt động và phát triển doanh nghiệp của bạn.