Hoạch định lịch trình sản xuất: Hướng dẫn chi tiết

Hoạch định lịch trình sản xuất là yếu tố then chốt để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và nâng cao năng suất cho doanh nghiệp. Trong bài viết này DACO sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về quy trình hoạch định lịch trình SX, giúp bạn xây dựng kế hoạch sản xuất khoa học, đáp ứng nhu cầu thị trường và đạt được mục tiêu kinh doanh.

Hoạch định lịch trình sản xuất là gì?

Hoạch định lịch trình sản xuất là một chiến lược quan trọng, quyết định sản xuất cái gì, khi nào và bằng cách nào để đáp ứng nhu cầu thị trường một cách hiệu quả nhất.

Nói cách khác, đây là quá trình phân tích nhu cầu thị trường để đưa ra quyết định tối ưu về việc sử dụng nguồn lực (nguyên vật liệu, máy móc, nhân công…), từ đó nâng cao năng suất, lợi nhuận và duy trì lợi thế cạnh tranh.

Mục tiêu chính là:

• Dự báo: Nắm bắt nhu cầu khách hàng và xu hướng thị trường trong tương lai.
• Thiết lập mục tiêu: Xác định rõ ràng số lượng và chủng loại sản phẩm cần sản xuất.
• Phân bổ nguồn lực: Đảm bảo sử dụng hiệu quả nguyên vật liệu, máy móc, nhân công…
• Lập kế hoạch: Vạch ra thời gian biểu sản xuất cụ thể, chi tiết.

Khác biệt giữa hoạch định lịch trình sản xuất và lập lịch trình sản xuất

Mặc dù có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, nhưng hoạch định lịch trình sản xuất và lập lịch trình sản xuất là hai khái niệm riêng biệt, đóng vai trò khác nhau trong quy trình sản xuất.

Có thể thấy, lập lịch trình là một bước cụ thể trong quá trình hoạch định. Hoạch định cung cấp cái nhìn tổng quan và thông tin đầu vào cần thiết cho việc lập lịch trình.

>>>Có thể bạn muốn biết: Lịch trình sản xuất là gì và cách xây dựng lịch trình hiệu quả

Quy trình hoạch định lịch trình sản xuất hiệu quả

Để xây dựng một lịch trình sản xuất hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ một quy trình khoa học, bao gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu sản xuất

Việc xác định chính xác nhu cầu sản xuất là bước khởi đầu then chốt. Điều này bao gồm việc phân tích dự báo thị trường, đơn đặt hàng của khách hàng và các yếu tố ảnh hưởng khác để xác định chính xác số lượng, chủng loại sản phẩm cần sản xuất trong mỗi giai đoạn. 

Xác định nhu cầu một cách chi tiết giúp doanh nghiệp tránh tình trạng sản xuất thừa hoặc thiếu, gây lãng phí nguyên vật liệu và ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.

Bước 2: Áp dụng kỹ thuật lập kế hoạch

Sau khi xác định nhu cầu, doanh nghiệp cần lựa chọn và áp dụng các kỹ thuật lập kế hoạch phù hợp để xây dựng lịch trình sản xuất. 

Các kỹ thuật phổ biến bao gồm: lập kế hoạch năng suất hữu hạn (Finite Capacity Scheduling – FCS), kế hoạch Just-In-Time (JIT), lý thuyết về ràng buộc (Theory of Constraints – TOC),… Mỗi kỹ thuật có những ưu điểm và nhược điểm riêng, doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn phương pháp phù hợp với đặc thù sản xuất và mục tiêu kinh doanh.

Bước 3: Tối ưu hóa phân bổ nguồn lực sản xuất

Phân bổ nguồn lực sản xuất hiệu quả là yếu tố then chốt để tối ưu hóa lịch trình sản xuất. Doanh nghiệp cần xem xét kỹ năng của người lao động, tính sẵn có của nguyên vật liệu, hiệu suất của máy móc thiết bị để phân bổ một cách hợp lý, tránh lãng phí và tối đa hóa năng suất. 

Việc phân bổ nguồn lực hiệu quả giúp giảm thiểu thời gian nhàn rỗi, hạn chế tắc nghẽn trong quy trình sản xuất và cải thiện hiệu suất tổng thể, từ đó gia tăng lợi nhuận.

Bước 4: Ưu tiên nhiệm vụ quan trọng

Trong quá trình hoạch định, cần xác định và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng, cấp bách. Bằng cách tập trung nguồn lực vào những công đoạn then chốt, chúng ta có thể đảm bảo sản phẩm được sản xuất đúng lịch trình và đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra, việc ưu tiên nhiệm vụ quan trọng cũng giúp giảm thiểu rủi ro chậm trễ, ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình sản xuất.

Bước 5: Ứng dụng công nghệ trong quản lý sản xuất

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý sản xuất là điều cần thiết. Doanh nghiệp nên sử dụng các hệ thống giám sát theo thời gian thực, phần mềm quản lý sản xuất để theo dõi tiến độ, nhận diện các điểm nghẽn và đưa ra quyết định kịp thời. Dữ liệu được cập nhật liên tục giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình thực tế, điều chỉnh kế hoạch sản xuất một cách linh hoạt và giải quyết vấn đề nhanh chóng.

Bước 6: Cải tiến liên tục

Hoạch định lịch trình SX không phải là công việc “một lần rồi thôi”. Doanh nghiệp cần thường xuyên xem xét, phân tích lịch trình để xác định các điểm cần cải thiện, từ đó tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả sản xuất. Trong thị trường cạnh tranh khốc liệt, việc không ngừng cải tiến, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao chất lượng sản phẩm là chìa khóa để doanh nghiệp phát triển bền vững.

KPI đánh giá hiệu quả hoạch định lịch trình sản xuất

Sau khi hoạch định và triển khai lịch trình sản xuất, việc theo dõi và đánh giá hiệu quả là vô cùng quan trọng. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể nhận biết những điểm mạnh, điểm yếu trong quy trình, từ đó điều chỉnh và cải thiện kế hoạch.

Dưới đây là một số KPI quan trọng giúp bạn đo lường hiệu quả hoạch định lịch trình sản xuất:

• Chi phí sản xuất: Theo dõi chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm, bao gồm chi phí nguyên vật liệu, vận hành máy móc, nhân công,…
• Tỷ lệ sử dụng máy móc/thiết bị: Đo lường tỷ lệ thời gian hoạt động thực tế của máy móc/thiết bị so với tổng thời gian có thể hoạt động.
• Số giờ sản xuất thực tế: Theo dõi số giờ sản xuất thực tế của công nhân và so sánh với số giờ theo kế hoạch.
• Năng suất lao động: Đo lường sản lượng sản xuất trên mỗi đơn vị thời gian làm việc của công nhân.
• Takt Time: Chỉ thời gian cần thiết để sản xuất một sản phẩm đáp ứng nhu cầu khách hàng.

>>>>Xem thêm: Takt time là gì? Cách tính Takt time trong sản xuất

Việc theo dõi và phân tích KPI cho phép doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạch định lịch trình một cách toàn diện. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra những điều chỉnh phù hợp để nâng cao năng suất và hiệu quả kinh doanh.

Những sai lầm cần tránh trong hoạch định lịch trình sản xuất

Trong quá trình hoạch định, doanh nghiệp có thể mắc phải một số sai lầm phổ biến, gây ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất, gia tăng chi phí và làm giảm sự hài lòng của khách hàng. Dưới đây là những sai lầm cần lưu ý và khắc phục:

Dự báo nhu cầu không chính xác

Dự báo nhu cầu không chính xác là một trong những sai lầm nghiêm trọng, dẫn đến tình trạng sản xuất thừa hoặc thiếu, sản phẩm tồn kho hoặc không đáp ứng được nhu cầu thị trường. 

Sản xuất thừa gây lãng phí nguyên vật liệu, chi phí lưu kho, trong khi sản xuất thiếu hụt lại làm mất cơ hội kinh doanh, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Để khắc phục, cần đầu tư vào việc thu thập dữ liệu thị trường, phân tích hành vi khách hàng và áp dụng các phương pháp dự báo khoa học.

Phân bổ nguồn lực chưa hợp lý

Việc phân bổ nguồn lực không hợp lý, bao gồm nhân lực, máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu,… có thể dẫn đến lãng phí, giảm năng suất lao động và ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá năng lực của nhân viên, tình trạng máy móc, lưu lượng nguyên vật liệu để phân bổ một cách khoa học, đảm bảo mọi nguồn lực được sử dụng tối ưu, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt.

Quản lý nguyên vật liệu chưa hiệu quả

Việc lập kế hoạch nguyên vật liệu chưa tốt, thiếu hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả có thể gây ra nhiều vấn đề, như: gián đoạn sản xuất do thiếu nguyên liệu, tồn kho quá mức gây lãng phí, tăng chi phí lưu kho,… 

Doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp quản lý kho hiện đại, sử dụng phần mềm quản lý để theo dõi nhập xuất tồn, tối ưu hóa lượng tồn kho và đảm bảo nguồn cung nguyên vật liệu ổn định cho sản xuất.

Kế hoạch thiếu linh hoạt

Thị trường và nhu cầu khách hàng biến động không ngừng, nếu kế hoạch sản xuất quá cứng nhắc, thiếu sự linh hoạt sẽ khó thích ứng với những thay đổi này, dẫn đến tình trạng sản xuất kém hiệu quả, lãng phí tài nguyên, tắc nghẽn trong quy trình. 

Doanh nghiệp nên xây dựng kế hoạch dự phòng, sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch sản xuất khi cần thiết để đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường và giảm thiểu rủi ro.

Thiếu phản hồi và cải tiến

Việc không thu thập phản hồi từ nhân viên sản xuất, khách hàng và các bên liên quan sẽ khiến doanh nghiệp bỏ lỡ những cơ hội cải thiện quy trình, nâng cao hiệu quả sản xuất. 

Doanh nghiệp cần xây dựng kênh thông tin phản hồi, khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến, lắng nghe ý kiến khách hàng để cải tiến quy trình sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban/bộ phận

Sản xuất là một quy trình phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, từ bán hàng, marketing, mua hàng, sản xuất, đến hậu cần,… Thiếu sự giao tiếp và hợp tác hiệu quả giữa các phòng ban có thể gây ra nhiều vấn đề như: sai sót trong đơn hàng, chậm trễ giao hàng, tăng chi phí sản xuất,…

Doanh nghiệp cần xây dựng môi trường làm việc cởi mở, khuyến khích giao tiếp, trao đổi thông tin giữa các bộ phận, đồng thời tổ chức các cuộc họp định kỳ để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đồng bộ và hiệu quả.

Những yếu tố then chốt cho hoạch định sản xuất hiệu quả

Để hoạch định lịch trình đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp cần lưu ý đến những yếu tố quan trọng sau:

Quản lý nhân sự hiệu quả

Nhân sự chính là tài sản quý giá nhất, và việc thấu hiểu năng lực, điểm mạnh, điểm yếu của mỗi cá nhân giúp nhà quản lý phân công công việc một cách phù hợp, tối ưu hóa hiệu suất làm việc chung.

Bên cạnh đó, lựa chọn và đào tạo đội ngũ nhân sự có kỹ năng chuyên môn cao, tinh thần trách nhiệm và khả năng làm việc nhóm tốt cũng là yếu tố then chốt để đảm bảo kế hoạch sản xuất được thực hiện đúng tiến độ và đạt hiệu quả cao.

Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực

Nguồn lực sản xuất bao gồm máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, năng lượng,… Việc sử dụng tối đa công suất và hiệu quả của các nguồn lực này là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Doanh nghiệp cần có kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng máy móc định kỳ, kiểm soát lượng tồn kho nguyên vật liệu, sử dụng năng lượng tiết kiệm và hiệu quả.

Ứng dụng phần mềm quản lý sản xuất

Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt hiện nay, việc áp dụng phần mềm quản lý sản xuất là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động. Ứng dụng hệ thống quản trị sản xuất như SEEACT-MES mang lại nhiều lợi ích thiết thực, bao gồm:

• Giảm thiểu gián đoạn sản xuất: Phần mềm giúp kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho, nguyên vật liệu, từ đó hạn chế tình trạng thiếu hụt nguyên liệu, chậm trễ đơn hàng, đảm bảo sản xuất diễn ra liên tục.
• Nâng cao hiệu suất thiết bị: Theo dõi tình trạng hoạt động của máy móc, lên kế hoạch bảo trì bảo dưỡng định kỳ giúp giảm thiểu thời gian dừng máy đột xuất, kéo dài tuổi thọ thiết bị.
• Đảm bảo chất lượng sản phẩm: Kiểm soát chất lượng sản phẩm trong từng công đoạn, đáp ứng yêu cầu khắt khe từ khách hàng và đối tác.
• Quản lý sản xuất hiệu quả: Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất chi tiết, theo dõi tiến độ sản xuất, phân tích dữ liệu và báo cáo kết quả, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.

>>>Chi tiết: Hệ thống quản lý sản xuất SEEACT-MES hoặc liên hệ Hotline của DACO 0904.675.995 để được hỗ trợ miễn phí!

Bằng cách kết hợp hiệu quả ba yếu tố trên, doanh nghiệp có thể xây dựng một quy trình sản xuất khoa học, tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao năng suất và đạt được mục tiêu kinh doanh đã đề ra.

Lời kết

Hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc hoạch định lịch trình sản xuất một cách khoa học và linh hoạt. Hy vọng rằng những kiến thức và phương pháp được chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn thiết lập quy trình sản xuất tối ưu, đáp ứng nhu cầu thị trường một cách nhanh chóng, từ đó nâng cao năng suất, lợi nhuận và tạo đà phát triển bền vững cho doanh nghiệp.