Gián đoạn chuỗi cung ứng là gì? Nguyên nhân, tác động và giải pháp

Trong thời đại toàn cầu hóa, gián đoạn chuỗi cung ứng đã trở thành một vấn đề nan giải với nhiều doanh nghiệp. Vậy gián đoạn chuỗi cung ứng là gì? Nó ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động sản xuất kinh doanh? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về vấn đề này, từ định nghĩa, nguyên nhân, tác động cho đến các giải pháp ứng phó tối ưu.

Gián đoạn chuỗi cung ứng là gì?

Hiểu một cách đơn giản, chuỗi cung ứng là toàn bộ hệ thống gồm con người, tổ chức, hoạt động và quy trình để biến đổi nguyên liệu thô thành sản phẩm hoàn chỉnh, đưa đến tay người tiêu dùng.

Vậy gián đoạn chuỗi cung ứng là gì? Gián đoạn chuỗi cung ứng được định nghĩa là tình trạng đình trệ hoặc chậm trễ trong quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa.

Khi bất kỳ mắt xích nào trong chuỗi cung ứng gặp sự cố, do các yếu tố ngoại cảnh như thiên tai, hỏa hoạn, hay các vấn đề nội tại về chất lượng, đều dẫn tới gián đoạn. Hậu quả trực tiếp là năng suất giảm, chi phí vận hành tăng cao và ảnh hưởng tiêu cực đến sự hài lòng của khách hàng.

Mặc dù người tiêu dùng ít khi trực tiếp tham gia vào chuỗi cung ứng, nhưng họ chịu ảnh hưởng trực tiếp từ sự gián đoạn này. Việc tiếp cận sản phẩm, chất lượng và truy xuất nguồn gốc sản phẩm là những mối quan tâm hàng đầu của họ.

Các cấp độ nghiêm trọng của gián đoạn chuỗi cung ứng

Gián đoạn chuỗi cung ứng tuy đa dạng về hình thức, nhưng nhìn chung có thể được phân loại dựa trên hai yếu tố: xác suất xảy ra và mức độ nghiêm trọng. Về mức độ nghiêm trọng, có thể chia thành ba cấp độ chính:

Mức độ thấp: Đây là những sự cố gây ra ảnh hưởng ngắn hạn và thường có thể được giải quyết nhanh chóng khi vấn đề cụ thể được xử lý. Ví dụ như các sự cố về vận chuyển, hậu cần gây chậm trễ.

Mức độ trung bình: Mức độ này bao gồm các sự kiện gây gián đoạn có thể ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất từ vài tuần đến vài tháng. Chẳng hạn như một sự cố nghiêm trọng tại nhà máy khiến hoạt động sản xuất bị ngưng trệ, gây thiệt hại đáng kể và cần được đưa vào báo cáo tài chính hàng quý của doanh nghiệp.

Mức độ cao: Những gián đoạn ở cấp độ này sẽ gây ra hậu quả đáng kể và lâu dài về thời gian, tài chính và toàn bộ chuỗi cung ứng. Đại dịch COVID-19 diễn ra và những tác động kinh tế sâu rộng của nó đến nhiều ngành công nghiệp chính là một ví dụ điển hình cho mức độ nghiêm trọng này.

Nguyên nhân khiến chuỗi cung ứng bị gián đoạn

Việc xác định nguyên nhân gây ra tình trạng đứt gãy chuỗi cung ứng là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị. Theo các chuyên gia, rủi ro có thể được phân loại thành hai nhóm chính: yếu tố bên ngoài và yếu tố nội tại.

Yếu tố nội tại ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng

Những rủi ro này xuất phát từ bên trong doanh nghiệp và nằm trong phạm vi kiểm soát, bao gồm:

• Sự cố trong khâu sản xuất: Bất kỳ trục trặc nào xảy ra trong quy trình sản xuất đều có thể làm đình trệ tiến độ công việc, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng cung cấp sản phẩm ra thị trường.
• Trục trặc trong vận chuyển nội bộ: Các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển của chính doanh nghiệp (như tính toán sai trọng lượng, kích thước hàng hóa, phương tiện vận tải gặp sự cố) đều có thể dẫn đến việc không thể tiếp nhận sản phẩm hoặc giao hàng cho khách hàng đúng thời hạn.
• Lỗ hổng trong lập kế hoạch và kiểm soát: Việc dự báo thiếu chính xác về nhu cầu, năng lực sản xuất, hoặc quản lý kế hoạch kém hiệu quả đều là những nguyên nhân tiềm ẩn dẫn đến gián đoạn.
• Biến động trong quản trị doanh nghiệp: Những thay đổi về nhân sự, phương thức quản lý, quy trình kinh doanh nội bộ đều có thể tác động đến chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.
• Thiếu hụt kế hoạch dự phòng: Việc không chuẩn bị đầy đủ và hiệu quả cho các tình huống gián đoạn tiềm tàng sẽ khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi sự cố thực sự xảy ra.

Yếu tố ngoại cảnh tác động đến chuỗi cung ứng

Đây là những rủi ro nằm ngoài tầm kiểm soát trực tiếp của doanh nghiệp, bao gồm:

Biến động nguồn cung

Tình trạng này phát sinh khi hoạt động vận tải bị đình trệ, nguyên vật liệu thô không được vận chuyển hoặc vận chuyển không đúng tiến độ, dẫn đến hậu quả trực tiếp là quá trình sản xuất và cung ứng bị gián đoạn. Điển hình là vụ tắc nghẽn kênh đào Suez năm 2021 đã khiến nhiều doanh nghiệp điêu đứng do nguồn cung bị tắc nghẽn. Theo báo cáo của BBC News, sự kiện này ước tính gây thiệt hại khoảng 6,7 triệu USD mỗi phút.

Biến động nhu cầu

Những dự báo sai lệch về nhu cầu thị trường hoặc những thay đổi đột ngột trong hành vi mua sắm của khách hàng đều có thể làm trầm trọng thêm tình trạng gián đoạn.

Rủi ro từ đối tác kinh doanh

Sự phụ thuộc vào các đối tác kinh doanh tiềm ẩn rủi ro khi một trong số họ gặp biến động bất ngờ, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng duy trì chuỗi cung ứng. Ví dụ, tình trạng khan hiếm nguyên liệu có thể dẫn đến việc tăng giá đầu vào và chi phí vận chuyển, thậm chí không đủ nguồn cung ứng để đáp ứng nhu cầu sản xuất.

Rủi ro từ môi trường vĩ mô

Các yếu tố như bất ổn chính trị, kinh tế, xã hội, thiên tai, dịch bệnh, và thời tiết cực đoan đều có thể tác động tiêu cực đến chuỗi cung ứng. Đại dịch Covid-19 là minh chứng rõ nét cho tác động của dịch bệnh. Các biện pháp phong tỏa, hạn chế di chuyển không chỉ làm đứt gãy nguồn cung mà còn gây ra tình trạng thiếu hụt lao động, thay đổi hành vi tiêu dùng, khiến việc dự báo nhu cầu trở nên vô cùng khó khăn. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, đây thực sự là một thách thức lớn về logistics.

Hậu quả của gián đoạn chuỗi cung ứng là gì?

Một khảo sát với 200 giám đốc điều hành chuỗi cung ứng tại Mỹ do Ernest & Young LLP thực hiện cho thấy 72% doanh nghiệp cho biết hoạt động kinh doanh của họ bị ảnh hưởng tiêu cực bởi các sự cố gián đoạn. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, gián đoạn cung ứng gây ra những hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và lợi nhuận.

Trước hết, việc thiếu hụt nguyên vật liệu đầu vào sẽ dẫn đến tình trạng đình trệ sản xuất, không thể đáp ứng đơn hàng và làm mất uy tín với khách hàng. Kéo theo đó là sự gia tăng chi phí do phải tìm kiếm nguồn cung thay thế với giá cao hơn, chi phí lưu kho tăng do tồn đọng thành phẩm hoặc bán thành phẩm, và thậm chí là các khoản phạt do vi phạm hợp đồng.

Thêm vào đó, gián đoạn kéo dài còn làm giảm năng suất lao động, lãng phí nguồn lực, và ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận. Về lâu dài, những tổn thất này có thể làm suy yếu năng lực tài chính, cản trở kế hoạch đầu tư phát triển và khiến doanh nghiệp mất dần thị phần vào tay đối thủ cạnh tranh.

Chiến lược giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro gián đoạn chuỗi cung ứng

Để giảm thiểu rủi ro khi chuỗi cung ứng bị gián đoạn doanh nghiệp có thể áp dụng một số chiến lược sau:

Xây dựng kế hoạch quản trị rủi ro

Một mô hình lập kế hoạch phổ biến để giảm thiểu rủi ro chuỗi cung ứng là PPRR:

Phòng ngừa (Prevention), Chuẩn bị (Preparedness), Ứng phó (Response), và Phục hồi (Recovery). Áp dụng mô hình này, các nhà sản xuất sẽ chủ động ngăn chặn những rủi ro có thể kiểm soát, chuẩn bị kế hoạch dự phòng để đối phó với những gián đoạn bất ngờ hoặc không thể kiểm soát, triển khai các kế hoạch đã định để giảm thiểu tác động, và sau đó khôi phục chuỗi cung ứng về trạng thái bình thường nhanh nhất có thể.

Kế hoạch quản trị rủi ro chuỗi cung ứng có thể tập trung nhiều hơn vào các rủi ro bên ngoài, chẳng hạn như nguy cơ xung đột địa chính trị, thiên tai, hoặc thiếu hụt lao động.

Tuy nhiên, kế hoạch cũng cần xác định các rủi ro nội tại – ví dụ, gián đoạn quy trình nếu đội ngũ sản xuất được tái cơ cấu – và đề xuất các hành động để loại bỏ hoặc giảm thiểu những rủi ro đó.

Đa dạng hóa nguồn cung

Trừ một số loại máy móc đặc thù, độc quyền hoặc được thiết kế chuyên biệt, đòi hỏi linh kiện thay thế chính hãng, còn lại, nguồn cung ứng vật tư, thiết bị trên thị trường thường khá phong phú. Việc đa dạng hóa nguồn cung sẽ đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có phương án dự phòng khi chuỗi cung ứng tại một khu vực cụ thể gặp sự cố.

Ví dụ, nếu chuỗi cung ứng tại Mỹ bị gián đoạn do thiếu hụt lao động, việc hợp tác với nhà cung cấp có nhà máy ở nước ngoài sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tác động tiêu cực. Nếu doanh nghiệp chưa nắm rõ mức độ đa dạng của nguồn cung, hãy chủ động liên hệ với các nhà cung cấp để tìm hiểu về kế hoạch dự phòng và mức độ đa dạng của chính chuỗi cung ứng của họ.

Chú trọng công tác bảo trì

Theo báo cáo năm 2016 của Aberdeen Research, thời gian ngừng hoạt động ngoài kế hoạch có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại tới 260.000 USD mỗi giờ. Do đó, công tác bảo trì thường xuyên là vô cùng quan trọng. Hiện nay, hai phương pháp bảo trì phổ biến là bảo trì phản ứng (sửa chữa) và Bảo trì dự đoán.

Bảo trì phản ứng tuy giúp tận dụng tối đa vòng đời thiết bị nhưng lại tiềm ẩn nguy cơ hư hỏng dây chuyền, tốn kém chi phí khắc phục. Trong khi đó, bảo trì dự đoán dựa trên dữ liệu thu thập từ cảm biến, cho phép lập lịch bảo trì “đúng lúc”, tối ưu hóa hiệu suất và là nền tảng cho sản xuất thông minh.

>>>Có thể bạn muốn biết:

• Bảo trì sửa chữa : Cách thực hiện hiệu quả và ứng dụng thực tế
• Bảo trì dự đoán là gì? Nguyên lý hoạt động và cách tối ưu hiệu quả

Tích hợp công nghệ trong quản trị chuỗi cung ứng

Phần mềm Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chuỗi cung ứng, giúp các nhà sản xuất ứng phó linh hoạt với biến động thị trường. ERP cung cấp cái nhìn tổng thể về mọi hoạt động kinh doanh, từ đó cải thiện việc quản lý chuỗi cung ứng. Quản lý bán hàng, mua hàng, lập kế hoạch nguyên vật liệu, quản lý nhà cung cấp, hãng vận chuyển, và quản lý tài chính là những tính năng nổi bật của hệ thống ERP, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả trong chuỗi cung ứng.

Dự trữ hàng tồn kho dự phòng

Dự trữ hàng tồn kho an toàn (Safety stock) giúp doanh nghiệp ứng phó với tình trạng chậm trễ nguồn cung hoặc nhu cầu tăng đột biến. Dù làm tăng chi phí kho bãi, dự trữ giúp đáp ứng nhu cầu mà không cần điều chỉnh giá đột ngột, đồng thời đảm bảo nguồn cung các mặt hàng thiết yếu. Lượng dự trữ cần được tính toán dựa trên thời gian đặt hàng, xu hướng tồn kho và chu kỳ nhu cầu.

>>>Safety stock là gì? Vai trò và cách tính toán chính xác

Quản lý nhà cung cấp

Nhà cung cấp thiếu tin cậy tiềm ẩn nguy cơ gián đoạn. Việc giám sát giúp xác định vấn đề, đánh giá mức độ nghiêm trọng, phản hồi cho nhà cung cấp, cùng tìm giải pháp và cân nhắc chấm dứt hợp tác nếu cần.

Doanh nghiệp cần đánh giá dựa trên nhiều tiêu chí: tuân thủ hợp đồng, chất lượng, thời gian giao hàng, quy trình kinh doanh, sức khỏe tài chính… Việc giám sát cần được thực hiện liên tục, kèm theo phân tích và trao đổi thường xuyên với nhà cung cấp.

>>>Chi tiết: Quản lý nhà cung cấp như thế nào cho hiệu quả?

Lời kết

Gián đoạn chuỗi cung ứng là một vấn đề phức tạp và không thể tránh khỏi trong bối cảnh kinh tế toàn cầu hiện nay. Tuy nhiên, bằng cách hiểu rõ bản chất, nguyên nhân và tác động của nó, doanh nghiệp có thể chủ động áp dụng các biện pháp phòng ngừa và ứng phó hiệu quả. Từ việc đa dạng hóa nguồn cung, áp dụng công nghệ tiên tiến đến tăng cường hợp tác với các đối tác, mỗi doanh nghiệp đều có thể nâng cao khả năng chống chịu và thích ứng, biến thách thức thành cơ hội để phát triển bền vững.