Định mức sản xuất là gì? Vai trò & cách xây dựng hiệu quả

Định mức sản xuất là một khái niệm nền tảng trong quản trị doanh nghiệp, đóng vai trò cốt lõi trong việc lập kế hoạch, kiểm soát chi phí và đánh giá hiệu quả hoạt động. Việc xây dựng và áp dụng chính xác các định mức giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, nâng cao năng suất lao động và gia tăng lợi thế cạnh tranh. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về định mức sản xuất, từ khái niệm cơ bản đến phương pháp xây dựng và ứng dụng thực tiễn.

Định mức sản xuất là gì và tại sao nó quan trọng?

Về cốt lõi, định mức sản xuất được định nghĩa là mức hao phí cần thiết về nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thiết bị, và thời gian để hoàn thành một đơn vị sản phẩm hoặc một khối lượng công việc cụ thể trong những điều kiện tổ chức và kỹ thuật nhất định. 

Quan trọng là, các định mức này phải được xác định trong những điều kiện tổ chức – kỹ thuật cụ thể, dựa trên cơ sở tính toán khoa học và kinh nghiệm thực tiễn.

Tầm quan trọng chiến lược của định mức sản xuất thể hiện qua nhiều khía cạnh không thể thiếu đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp:

• Là cơ sở để lập kế hoạch sản xuất: Giúp dự trù chính xác nhu cầu nguồn lực (vật tư, nhân công, máy móc)
• Giúp kiểm soát chi phí: Cho phép so sánh chi phí thực tế với tiêu chuẩn, phát hiện lãng phí và quản lý ngân sách hiệu quả
• Là thước đo đánh giá hiệu quả: Dùng để đo lường năng suất lao động, hiệu suất máy móc và mức độ sử dụng vật tư
• Là căn cứ để tính giá thành: Cung cấp dữ liệu chi phí đầu vào quan trọng để xác định giá thành sản phẩm
• Hỗ trợ tối ưu hóa nguồn lực: Giúp phân bổ và sử dụng hợp lý, tiết kiệm các yếu tố sản xuất
• Thúc đẩy cải tiến: Việc theo dõi và so sánh với định mức giúp nhận diện cơ hội cải tiến quy trình, công nghệ

Phân loại định mức sản xuất phổ biến

Để quản lý chi phí và nguồn lực một cách hiệu quả, việc chỉ nhìn vào tổng định mức hao phí là chưa đủ. Doanh nghiệp cần phải phân tách và hiểu rõ từng loại định mức cấu thành nên chi phí sản xuất. Việc phân loại này giúp quản lý chi tiết từng yếu tố đầu vào, xác định chính xác nguồn gốc của sự kém hiệu quả và đưa ra các giải pháp cải thiện phù hợp. 

Các loại định mức sản xuất phổ biến bao gồm:

Định mức nguyên vật liệu/ Bill of Materials (BOM) 

Đây là loại định mức xác định lượng nguyên vật liệu thô, bán thành phẩm, linh kiện, phụ tùng cần thiết để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoàn chỉnh. Định mức này phải bao gồm cả lượng hao hụt hợp lý phát sinh trong quá trình sản xuất (ví dụ: rơi vãi, bay hơi, bám dính vào thiết bị) và tỷ lệ sản phẩm hỏng trong giới hạn cho phép.

Phân loại BOM: Trong thực tế, BOM có thể được phân chia chi tiết hơn:

• eBOM (Engineering BOM) 
• mBOM (Manufacturing BOM) 
• Single-Level BOM 
• Multi-Level BOM 

Định mức NVL là cơ sở để lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu, quản lý tồn kho chính xác, tránh thiếu hụt hoặc dư thừa , kiểm soát chi phí NVL và tính giá thành sản phẩm. Nó được xem như “bí kíp” sản xuất của doanh nghiệp.

>>>Xem chi tiết: Bill of Materials BOM là gì? Chi tiết cách tạo định mức nguyên vật liệu

Định mức lao động

Là lượng thời gian lao động hao phí được quy định để một công nhân hoặc một nhóm công nhân có trình độ tay nghề phù hợp, làm việc trong điều kiện tổ chức – kỹ thuật nhất định, hoàn thành một đơn vị sản phẩm hoặc một khối lượng công việc đúng tiêu chuẩn chất lượng.

Định mức lao động thường được biểu thị dưới hai dạng:

• Mức thời gian: Lượng thời gian (giờ, phút) cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm (ví dụ: 0.5 giờ/sản phẩm)
• Mức sản lượng: Số lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc phải hoàn thành trong một đơn vị thời gian (ví dụ: 16 sản phẩm/ngày công 8 giờ)

Định mức lao động chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như trình độ lành nghề, phương pháp làm việc của người lao động, mức độ phức tạp của công việc, tình trạng máy móc thiết bị, điều kiện làm việc, và trình độ tổ chức lao động khoa học tại doanh nghiệp.

Đây  là cơ sở để xác định định biên lao động, lập kế hoạch nhân sự, xây dựng đơn giá tiền lương, trả lương theo sản phẩm hoặc hiệu quả công việc, đánh giá năng suất và thúc đẩy cải tiến

Định mức sử dụng máy móc thiết bị 

Định mức sử dụng máy móc thiết bị là mức hao phí về thời gian sử dụng (số ca máy, số giờ máy) của một loại máy móc, thiết bị cụ thể để hoàn thành một đơn vị sản phẩm hoặc một khối lượng công việc.  

Định mức này là cơ sở để lập kế hoạch huy động và sử dụng máy móc, tính toán chi phí khấu hao máy móc thiết bị phân bổ vào giá thành sản phẩm, lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng và đánh giá hiệu suất sử dụng tài sản cố định. 

Các phương pháp xây dựng định mức sản xuất

Việc lựa chọn phương pháp xây dựng định mức sản xuất phù hợp phụ thuộc vào đặc thù ngành nghề, tính chất sản phẩm, yêu cầu độ chính xác và nguồn lực của doanh nghiệp, không có phương pháp nào tối ưu cho mọi trường hợp.

Phương pháp thống kê – kinh nghiệm

Phương pháp này dựa trên việc thu thập và phân tích số liệu thống kê về mức độ hao phí nguyên vật liệu, thời gian lao động, thời gian chạy máy… đã thực tế xảy ra trong các kỳ sản xuất trước đó. Nó cũng có thể dựa trên kinh nghiệm tích lũy của các cán bộ kỹ thuật, quản lý hoặc công nhân lành nghề. 

Các bước thực hiện: Thu thập dữ liệu lịch sử (phiếu xuất kho, báo cáo sản xuất, bảng chấm công…), phân tích xu hướng, tính toán mức hao phí trung bình hoặc điển hình, sau đó điều chỉnh dựa trên kinh nghiệm và các yếu tố dự kiến thay đổi

• Ưu điểm: Đơn giản, dễ thực hiện, tốn ít thời gian và chi phí, có thể xây dựng hàng loạt định mức nhanh chóng. Nó phản ánh được kết quả hoạt động đã diễn ra của doanh nghiệp.  
• Nhược điểm: Độ chính xác thường không cao, đặc biệt khi quy trình sản xuất, công nghệ, hoặc chất lượng đầu vào có sự thay đổi lớn so với quá khứ. Phương pháp này không phù hợp để xây dựng định mức cho sản phẩm hoàn toàn mới hoặc khi doanh nghiệp mới thành lập, chưa có dữ liệu lịch sử. Một hạn chế lớn nữa là nó có thể vô tình “hợp thức hóa” những lãng phí, yếu kém đã tồn tại trong các kỳ trước đó nếu không có sự phân tích, đánh giá kỹ lưỡng.

Phương pháp phân tích tính toán

Đây là phương pháp dựa trên việc phân tích chi tiết, khoa học từng thành phần của sản phẩm (theo bản vẽ thiết kế, công thức hóa học…) và từng bước công việc trong quy trình công nghệ sản xuất. Từ đó, tính toán một cách lý thuyết mức hao phí cần thiết cho từng yếu tố (NVL, thời gian lao động, thời gian máy) dựa trên các tiêu chuẩn kỹ thuật, thông số thiết bị, và điều kiện sản xuất tối ưu.  

• Ưu điểm: Nếu được thực hiện đúng đắn, phương pháp này cho độ chính xác rất cao vì nó dựa trên cơ sở kỹ thuật và tính toán toàn diện các yếu tố ảnh hưởng. Nó giúp phát hiện những điểm bất hợp lý trong thiết kế hoặc quy trình, thúc đẩy việc tìm kiếm giải pháp tối ưu hơn.  
• Nhược điểm: Rất phức tạp, đòi hỏi người thực hiện phải có trình độ chuyên môn kỹ thuật cao, am hiểu sâu về sản phẩm và quy trình sản xuất. Phương pháp này tốn nhiều thời gian, công sức và chi phí để thực hiện. Nó cũng đòi hỏi điều kiện sản xuất phải tương đối ổn định và có đầy đủ tài liệu kỹ thuật

Phương pháp Thực nghiệm / Khảo sát

Phương pháp này dựa trên việc tổ chức sản xuất thử nghiệm hoặc tiến hành quan sát, khảo sát, đo đạc trực tiếp các hao phí (NVL, thời gian) trong điều kiện sản xuất thực tế hoặc điều kiện mô phỏng gần với thực tế nhất. Có thể bao gồm việc bấm giờ các thao tác, cân đo lượng NVL tiêu hao, ghi chép lại các sự cố, thời gian ngừng máy…

• Ưu điểm: Kết quả phản ánh khá sát với điều kiện sản xuất thực tế của doanh nghiệp, do đó có độ tin cậy cao nếu quá trình thực nghiệm/khảo sát được tiến hành một cách khoa học và khách quan.  
• Nhược điểm: Tốn kém chi phí cho việc sản xuất thử (NVL, nhân công, máy móc), mất nhiều thời gian. Kết quả có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố ngẫu nhiên hoặc yếu tố chủ quan của người thực hiện đo đạc, hoặc hiệu ứng Hawthorne (người lao động làm việc khác đi khi biết mình đang bị quan sát). Phương pháp này cũng có thể bỏ qua một số yếu tố ảnh hưởng tiềm ẩn nếu không thiết kế thí nghiệm đủ tốt.

Phương pháp so sánh

Phương pháp so sánh sử dụng định mức của một sản phẩm tương tự đã được xây dựng trước đó, hoặc dựa vào các định mức, tiêu chuẩn trung bình của ngành (nếu có) để ước tính định mức cho sản phẩm mới hoặc sản phẩm cần xây dựng định mức.

• Ưu điểm: Nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí, đặc biệt hữu ích khi cần xây dựng định mức sơ bộ hoặc khi phát triển sản phẩm mới có nhiều điểm tương đồng với sản phẩm hiện có.  
• Nhược điểm: Độ chính xác phụ thuộc rất nhiều vào mức độ tương đồng giữa sản phẩm cần xây dựng định mức và sản phẩm dùng làm gốc so sánh, cũng như độ tin cậy của định mức gốc. Nếu sự khác biệt lớn hoặc định mức gốc không chính xác, kết quả sẽ sai lệch nhiều.

Những yếu tố ảnh hưởng và lưu ý khi xây dựng định mức sản xuất

Các yếu tố ảnh hưởng chính đến định mức sản xuất

• Công nghệ sản xuất và mức độ tự động hóa: Việc áp dụng công nghệ mới, máy móc hiện đại, tự động hóa thường làm thay đổi đáng kể năng suất lao động, tốc độ xử lý, mức độ chính xác và tỷ lệ hao hụt vật tư, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến các định mức liên quan.  
• Chất lượng nguyên vật liệu đầu vào: Sự biến đổi về chất lượng, quy cách, tính chất lý hóa của nguyên vật liệu có thể ảnh hưởng đến quá trình gia công, tỷ lệ hao hụt và chất lượng thành phẩm, đòi hỏi phải điều chỉnh định mức cho phù hợp.  
• Trình độ tay nghề và ý thức của người lao động: Kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ làm việc và ý thức tiết kiệm của công nhân ảnh hưởng lớn đến thời gian hoàn thành công việc và mức độ hao phí vật tư.  
• Tình trạng máy móc, thiết bị: Máy móc cũ, lạc hậu, hoặc không được bảo trì bảo dưỡng định kỳ thường có hiệu suất thấp, hay hỏng hóc, gây lãng phí thời gian và vật tư, làm tăng hao phí thực tế so với định mức dự kiến.  
• Quy trình tổ chức sản xuất và quản lý: Việc bố trí mặt bằng, tổ chức dây chuyền sản xuất, phương pháp quản lý, điều độ sản xuất có hợp lý hay không đều ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng nguồn lực và thời gian sản xuất.
• Hao hụt và phế phẩm: Hao hụt tự nhiên (bay hơi, rơi vãi…) và hao hụt do lỗi kỹ thuật, lỗi vận hành dẫn đến phế phẩm là không thể tránh khỏi. Việc xác định tỷ lệ hao hụt, phế phẩm cho phép trong định mức cần dựa trên cơ sở thực tế và kiểm soát được.  
• Yếu tố môi trường làm việc: Điều kiện ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, tiếng ồn… cũng có thể ảnh hưởng đến năng suất và sức khỏe của người lao động, gián tiếp tác động đến định mức lao động.

Những lưu ý quan trọng khi xây dựng và áp dụng định mức

• Tính thực tế và khả thi: Định mức phải phản ánh đúng điều kiện sản xuất thực tế của doanh nghiệp, không quá cao gây khó đạt được, cũng không quá thấp làm mất tác dụng kiểm soát.
• Tính linh hoạt và cập nhật thường xuyên: Định mức cần được rà soát, đánh giá và điều chỉnh định kỳ hoặc khi có thay đổi trọng yếu (công nghệ, quy trình, giá cả…) để đảm bảo tính phù hợp và chính xác theo thời gian.
• Sự tham gia và đồng thuận: Quá trình xây dựng và điều chỉnh nên có sự tham gia của các bộ phận liên quan và người lao động để tăng tính thực tế và sự chấp nhận khi áp dụng.
• Lưu trữ hồ sơ đầy đủ: Cần lưu trữ hệ thống các tài liệu về quá trình xây dựng, tính toán và điều chỉnh định mức làm cơ sở giải trình khi cần thiết.

Công cụ hỗ trợ xây dựng và quản lý định mức sản xuất

Việc xây dựng, theo dõi và cập nhật định mức một cách thủ công có thể tốn nhiều thời gian, công sức và dễ xảy ra sai sót. Để tối ưu hóa quy trình này, việc ứng dụng các công cụ phần mềm chuyên dụng là rất cần thiết. Hệ thống điều hành sản xuất (Manufacturing Execution System – MES) là một giải pháp mạnh mẽ cho bài toán này.

Trong đó, SEEACT-MES là hệ thống điều hành sản xuất được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn diện hoạt động nhà máy, bao gồm cả việc xây dựng và quản lý định mức sản xuất một cách chính xác. SEEACT-MES giúp:

• Thu thập dữ liệu chính xác: Tự động ghi nhận thời gian thực về tiêu hao nguyên vật liệu, thời gian lao động, thời gian chạy máy.
• Quản lý chuẩn hóa: Quản lý Định mức Nguyên vật liệu (BOM) và quy trình sản xuất chuẩn một cách hệ thống.
• So sánh và Phân tích: Dễ dàng so sánh hao phí thực tế với định mức, nhanh chóng phát hiện và phân tích các sai lệch.
• Cập nhật định mức: Cung cấp dữ liệu đáng tin cậy làm cơ sở cho việc rà soát, điều chỉnh và tối ưu hóa định mức theo thời gian.

Việc sử dụng SEEACT-MES giúp doanh nghiệp nâng cao độ chính xác của định mức, tăng cường kiểm soát chi phí và tối ưu hiệu quả sản xuất.

>>>>Tìm hiểu chi tiết giải pháp SEEACT-MES<<<<

Liên hệ tư vấn trực tiếp và nhận demo miễn phí qua hotline: 0904.675.995 

Như vậy, định mức sản xuất là một yếu tố nền tảng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và chi phí trong hoạt động của doanh nghiệp. Hiểu đúng, xây dựng chuẩn và áp dụng linh hoạt các định mức sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong quản lý, tối ưu hóa sản xuất và tạo đà phát triển mạnh mẽ. Hy vọng những thông tin trong bài viết đã cung cấp cái nhìn tổng quan và hữu ích về công cụ quản lý quan trọng này.