Chi phí mua hàng là gì và bí quyết quản lý tài chính thông minh

Chi phí mua hàng đóng vai trò then chốt, trực tiếp tác động đến hiệu quả quản lý tài sản và nguồn lực tài chính của doanh nghiệp. Việc tối ưu hóa chi phí này là một trong những yếu tố quyết định sự thành bại của hoạt động kinh doanh. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các thành phần cấu thành chi phí mua hàng, đồng thời đề xuất những biện pháp thiết thực nhằm cắt giảm và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả nhất.

Chi phí mua hàng là gì? Bao gồm những loại chi phí nào?

Chi phí mua hàng là tập hợp tất cả các khoản chi phí phát sinh trực tiếp trong quá trình thu mua hàng hóa, bắt đầu từ thời điểm mua hàng cho đến khi hàng hóa được nhập kho tại doanh nghiệp. Bao gồm:

• Bảo hiểm hàng hóa: Chi phí đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
• Tiền thuê kho, thuê bến bãi: Chi phí lưu trữ hàng hóa tạm thời trong quá trình vận chuyển.
• Chi phí vận chuyển, bốc xếp: Chi phí di chuyển và xử lý hàng hóa.
• Chi phí bảo quản: Chi phí duy trì chất lượng hàng hóa trong quá trình mua hàng.
• Các khoản hao hụt tự nhiên: Các khoản tổn thất hàng hóa trong định mức cho phép.
• Các chi phí khác: Các chi phí liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho.

Các loại chi phí mua hàng

Chi phí mua hàng có thể được phân loại dựa trên nguồn gốc của hàng hóa, bao gồm chi phí mua hàng trong nước và chi phí mua hàng nhập khẩu. Mỗi loại có những đặc điểm và yêu cầu riêng:

Chi phí mua hàng trong nước

Đối với hàng hóa mua trong nước, các chi phí thường gặp là phí vận chuyển, chi phí thuê nhân viên thu mua, bốc dỡ và lưu kho. Để được ghi nhận là chi phí hợp lệ, những khoản chi này cần phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định và được thanh toán qua ngân hàng nếu giá trị trên 20 triệu đồng.

Chi phí mua hàng nhập khẩu

Trong trường hợp nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp sẽ phải chi trả thêm các khoản phí như xử lý hải quan, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có), phí bảo hiểm và chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho tại cảng và kho doanh nghiệp. 

Điều kiện để ghi nhận các chi phí này tương tự như đối với hàng hóa trong nước, nhưng doanh nghiệp cần bổ sung thêm tờ khai hải quan và biên lai nộp thuế.

Tầm quan trọng của chi phí mua hàng là gì trong sản xuất?

Chi phí ở khâu mua hàng đóng vai trò then chốt, không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm mà còn tác động mạnh mẽ đến toàn bộ hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Việc quản lý hiệu quả các chi phí này là yếu tố sống còn, quyết định khả năng cạnh tranh và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Cụ thể:

Ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm

Chi phí mua nguyên vật liệu, vật tư chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng chi phí sản xuất. Khi chi phí mua sản phẩm hàng hóa tăng cao, giá thành sản phẩm cũng sẽ tăng lên, làm giảm lợi thế cạnh tranh về giá so với các đối thủ. Trong môi trường cạnh tranh gay gắt, việc kiểm soát và tối ưu khoản chi phí này là yếu tố then chốt để doanh nghiệp có thể đưa ra mức giá sản phẩm hấp dẫn, thu hút khách hàng và gia tăng thị phần.

>>>Có thể bạn muốn biết: Giá thành là gì? Cách tính giá thành chính xác, chi tiết

Tác động đến lợi nhuận và dòng tiền của doanh nghiệp

Việc giảm chi phí dành cho việc mua hàng đồng nghĩa với việc tăng trực tiếp vào lợi nhuận gộp của doanh nghiệp. Lợi nhuận được cải thiện không chỉ giúp doanh nghiệp có thêm nguồn lực để tái đầu tư, mở rộng sản xuất kinh doanh mà còn tạo ra dòng tiền ổn định. Dòng tiền mạnh mẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong các hoạt động, ứng phó linh hoạt với các biến động thị trường và đảm bảo khả năng thanh toán các nghĩa vụ tài chính.

Liên hệ mật thiết với hiệu quả tồn kho và chuỗi cung ứng

Chi phí mua hàng không chỉ bao gồm giá mua nguyên vật liệu mà còn bao gồm các chi phí liên quan đến quá trình đặt hàng, vận chuyển, lưu kho, kiểm tra chất lượng. 

Quản lý chi phí mua sắm hàng hóa hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng, từ việc lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán giá cả, quản lý đơn hàng đến kiểm soát chặt chẽ lượng tồn kho. Việc tối ưu hóa này giúp giảm thiểu các chi phí phát sinh không cần thiết, đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, ổn định và giảm thiểu rủi ro gián đoạn do thiếu hụt hoặc tồn kho quá mức nguyên vật liệu.

Các chiến lược tối ưu chi phí mua hàng

Việc giảm chi phí cho hoạt động mua hàng là một yếu tố quan trọng để nâng cao lợi nhuận và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Có nhiều chiến lược khác nhau có thể được áp dụng, tập trung vào ba khía cạnh chính:

Kiểm soát nhu cầu mua sắm

Thực tế, chi phí mua sắm thường phát sinh từ các nhu cầu nội bộ, mà mỗi phòng ban lại có những yêu cầu khác nhau về hàng hóa và dịch vụ. Nếu không có sự kiểm soát, doanh nghiệp dễ dàng gặp phải tình trạng phát sinh các khoản chi phí không đáng có.

Do đó, bộ phận mua hàng đóng vai trò then chốt trong việc lập kế hoạch, quản lý nhu cầu và cân đối ngân sách mua sắm cho từng phòng ban. Để thực hiện điều này một cách tập trung và hiệu quả, người làm mua hàng có thể áp dụng một số phương pháp sau:

• Giảm tiêu thụ: Đây là việc rà soát và loại bỏ những nhu cầu không thực sự cần thiết, từ đó ngăn chặn sự phát sinh của các chi phí không đáng có.
• Đầu tư vào máy móc thiết bị hiện đại: Mặc dù chi phí đầu tư ban đầu cho các thiết bị tiên tiến có thể khá cao, nhưng về lâu dài, chúng sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động, cải thiện chất lượng sản phẩm, giảm chi phí nhân công, tiết kiệm nhiên liệu và hạn chế tình trạng hư hỏng. Điều này góp phần tối ưu hóa chi phí dành cho hoạt động mua hàng.
• Tối ưu số lượng và loại hình nguyên vật liệu: Việc cân đối số lượng nguyên vật liệu cần mua với kế hoạch sản xuất tổng thể là rất quan trọng để tránh tình trạng dư thừa. Ngoài ra, trong trường hợp giá nguyên vật liệu đầu vào tăng cao, doanh nghiệp có thể xem xét sử dụng các nguyên vật liệu thay thế có chất lượng tương đương để giảm chi phí mua sắm hàng hóa NVL.

Quản lý quan hệ với nhà cung cấp

Việc tối ưu hóa quản trị nguồn cung ứng đóng vai trò then chốt trong việc giảm thiểu chi phí đầu vào cho doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc xây dựng chiến lược hợp lý với các đối tác cung ứng. Để đạt được mục tiêu giảm chi phí bán hàng, doanh nghiệp có thể áp dụng một số phương pháp sau:

– Xây dựng và củng cố quan hệ đối tác: Việc thiết lập mối quan hệ bền chặt với các nhà cung cấp hiện tại tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán các điều khoản ưu đãi và tìm kiếm cơ hội giảm chi phí. Đồng thời, doanh nghiệp cần chủ động mở rộng mạng lưới nhà cung cấp, tìm kiếm những đối tác tiềm năng, đảm bảo chất lượng và tính ổn định của nguồn cung.

– Thúc đẩy sự cạnh tranh giữa các nhà cung ứng: Nâng cao tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời chuẩn hóa các thông số kỹ thuật theo tiêu chuẩn quốc tế, giúp sàng lọc và tập trung vào các nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu khắt khe. Điều này góp phần tăng cường tính cạnh tranh giữa các nhà cung cấp, tạo lợi thế cho doanh nghiệp trong việc lựa chọn đối tác phù hợp và tối ưu hóa chi phí.

– Đa dạng hóa nguồn cung ứng: Tránh phụ thuộc quá nhiều vào một nhà cung cấp duy nhất, doanh nghiệp nên chủ động tìm kiếm và thiết lập quan hệ với nhiều nhà cung cấp khác nhau. Điều này giúp đảm bảo tính linh hoạt và ổn định của nguồn cung, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc so sánh giá cả và lựa chọn đối tác tối ưu.

– Tối ưu hóa cơ cấu nguồn cung ứng: Phân bổ đơn hàng cho nhiều nhà cung ứng khác nhau để tận dụng lợi thế về giá và tối ưu hóa chi phí cho việc mua hàng.

– Thương lượng giá cả và điều khoản mua hàng: Sử dụng kỹ năng đàm phán để đạt được mức giá ưu đãi và các điều kiện mua hàng có lợi từ nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần chủ động nghiên cứu thị trường, so sánh giá cả và yêu cầu báo giá từ nhiều nguồn khác nhau, tạo lợi thế cạnh tranh trong quá trình đàm phán.

>>>Chi tiết: Quản lý nhà cung cấp như thế nào cho hiệu quả?

Giảm thiểu tổng chi phí sở hữu (TCO) 

Tối ưu hóa tổng chi phí sở hữu (TCO) là một chiến lược quan trọng để các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí cho hoạt động mua hàng. TCO bao gồm tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình mua, vận chuyển và lưu trữ sản phẩm. Việc cắt giảm TCO không chỉ giúp tăng lợi nhuận mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Để thực hiện điều này, các công ty có thể áp dụng một số phương pháp sau:

Thứ nhất, cân nhắc sử dụng kho lưu trữ của nhà cung cấp. Giải pháp này giúp loại bỏ chi phí kho bãi phát sinh trong quá trình lưu trữ hàng hóa. Tuy nhiên, để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng dự báo nhu cầu sản xuất chính xác, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu hàng do biến động thị trường hoặc các chương trình khuyến mãi nội bộ.

Thứ hai, khai thác lợi ích từ mua sắm trực tuyến. Các nền tảng mua hàng trực tuyến cho phép so sánh giá cả và tận dụng các chương trình ưu đãi, giúp tiết kiệm thời gian và giảm chi phí.

Thứ ba, quản lý tồn kho một cách khoa học. Việc theo dõi sát sao lượng tồn kho, kết hợp với phân tích xu hướng tiêu dùng, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch mua hàng sát với nhu cầu thực tế, hạn chế lãng phí và các chi phí phát sinh.

Thứ tư, thiết lập mục tiêu tiết kiệm chi phí dài hạn. Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu này, bao gồm việc xem xét mua hàng số lượng lớn, đàm phán giá cả với nhà cung cấp, hoặc tận dụng các chương trình khuyến mãi.   

Cuối cùng, việc theo dõi và đánh giá thường xuyên các chi phí mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu là rất cần thiết. Thông qua việc phân tích báo cáo, số liệu và phản hồi từ các bên liên quan, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình mua hàng, đảm bảo các biện pháp tiết kiệm chi phí đạt hiệu quả cao nhất.

Kết luận

Với những thông tin và phân tích trên, hy vọng doanh nghiệp đã có cái nhìn toàn diện về chi phí mua hàng là gì và những phương pháp tối ưu hiệu quả. Việc quản lý chặt chẽ loại chi phí này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực tài chính, mà còn góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và đảm bảo sự phát triển bền vững trong tương lai. Hãy áp dụng linh hoạt các biện pháp đã đề cập để đạt được kết quả tốt nhất.