Chi phí ẩn – Implicit cost là gì và cách kiểm soát hiệu quả

Trong kinh doanh, việc tối ưu chi phí để nâng cao lợi nhuận luôn là mục tiêu hàng đầu. Bên cạnh những chi phí hữu hình dễ dàng nhận biết, chi phí ẩn (Implicit cost) lại thường bị bỏ qua do tính chất khó định lượng. Đây là yếu tố tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. 

Vậy chi phí ẩn là gì? Làm thế nào để nhận diện và quản lý loại chi phí này? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây của DACO.

Chi phí ẩn là gì?

Chi phí ẩn (Implicit cost) là những khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh, nhưng không được phản ánh trực tiếp trên báo cáo tài chính. Đặc điểm của chi phí ẩn là thường khó định lượng do không phải chi trả bằng tiền mặt. Tuy nhiên, chúng vẫn tác động đến hiệu quả hoạt động và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Ba yếu tố chính dẫn đến phát sinh chi phí ẩn bao gồm: công nghệ lạc hậu, quy trình vận hành kém hiệu quả và năng lực nhân sự chưa đáp ứng. 

Việc nhận diện và kiểm soát kịp thời có ý nghĩa quan trọng, giúp doanh nghiệp tránh lãng phí nguồn lực, tối ưu hóa hoạt động và nâng cao lợi nhuận.

Các loại chi phí ẩn trong sản xuất

Các loại chi phí ẩn trong sản xuất thường gặp bao gồm:

Hao phí do chất lượng kém

Chi phí chất lượng bao gồm các khoản chi để đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn. Sản phẩm lỗi, không đạt chuẩn sẽ khiến các chi phí này tăng cao. Cụ thể, khi sản phẩm bị lỗi, doanh nghiệp phải chịu các chi phí như: dự trữ tăng, thời gian dừng máy, thời gian quản lý, thời gian sản xuất, chi phí làm lại phế phẩm,…

Khấu hao cơ sở vật chất không hiệu quả 

Theo thời gian, nhà xưởng, máy móc sẽ xuống cấp. Doanh nghiệp cần chi ngân sách để bảo trì, sửa chữa, đảm bảo máy móc vận hành tốt. Tuy nhiên, nếu máy móc hoạt động kém hiệu quả, doanh nghiệp sẽ phải chịu chi phí khấu hao lớn. Tình trạng này kéo dài sẽ tạo ra khoản chi phí khổng lồ.

Chi phí họp và hội nghị

Họp bàn công việc, tổ chức hội nghị, kỷ niệm,… là hoạt động cần thiết. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp không nhận thức được rằng các cuộc họp không cấp thiết gây lãng phí thời gian và ngân sách. 

Theo nghiên cứu của Doodle năm 2019, các doanh nghiệp ở Anh tốn 58 tỷ đô la, ở Mỹ là 500 tỷ đô la cho các buổi họp vô nghĩa. Họp hành liên miên còn khiến nhân viên căng thẳng, giảm năng suất.

Chi phí phát sinh từ việc làm thêm giờ

Nhân viên làm thêm giờ có thể là dấu hiệu của sự chăm chỉ, nhưng cũng có thể do năng suất làm việc kém, quy trình làm việc không hiệu quả, hoặc nhân viên sử dụng thiết bị của công ty cho mục đích cá nhân. Do đó, chi phí phục vụ làm thêm giờ là một loại chi phí ẩn phổ biến. Doanh nghiệp cần theo sát quy trình làm việc và đo lường hiệu suất để hạn chế chi phí này.

Lãng phí nguồn lực nhàn rỗi 

Nguồn lực nhàn rỗi bao gồm cả nhân lực và máy móc. Doanh nghiệp có thể phải chi trả khoản chi phí lớn nếu máy móc không được khai thác triệt để hoặc nhân viên làm việc kém hiệu quả nhưng vẫn nhận đủ lương.

>>>Có thế bạn muốn biết: 7 Lãng phí trong sản xuất: Cách nhận diện & khắc phục hiệu quả

Tồn kho và luân chuyển hàng hóa chậm

Chi phí tồn kho và luân chuyển chậm phát sinh do sản xuất quá nhiều so với nhu cầu thị trường hoặc do kiểm soát hàng tồn kho và vận chuyển kém, dẫn đến tốn kém chi phí kho bãi và vận chuyển.

>>>Bí quyết xử lý hàng tồn kho chậm luân chuyển cho doanh nghiệp

Chi phí từ các bộ phận khó kiểm soát hiệu quả

Các bộ phận như back office, admin,… thường khó kiểm soát hiệu quả công việc do thiếu KPI cụ thể. Nhân viên có thể làm việc chậm trễ, gây lãng phí chi phí cho doanh nghiệp.

Chi phí do bố trí nhân sự không phù hợp

Phân công công việc không phù hợp với chuyên môn và kinh nghiệm của nhân viên có thể dẫn đến việc doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng hoặc nhân viên nghỉ việc. Điều này gây lãng phí ngân sách cho tuyển dụng, đào tạo và thay thế nhân viên mới.

Chi phí do dự báo sai nhu cầu thị trường

Dự báo nhu cầu thị trường không chính xác dẫn đến sai lầm trong chiến lược sản xuất và phân phối, khiến sản phẩm không bán được, gây lãng phí nguyên vật liệu, chi phí tồn kho và bảo quản. Doanh nghiệp cần nghiên cứu thị trường và đưa ra dự đoán chính xác thay vì dựa vào kinh nghiệm chủ quan.

Chi phí do quản trị chuỗi cung ứng kém

Quản trị chuỗi cung ứng kém hiệu quả gây ra nhiều thao tác dư thừa, tốn kém chi phí marketing, vận chuyển, giao hàng, kiểm kê,…

Cách tính chi phí ẩn Implicit cost là gì? 

Hiện chưa có công thức chung để tính toán chi phí ẩn do có nhiều loại chi phí khác nhau, một số dễ định lượng hơn những loại khác, thậm chí có những chi phí không thể quy đổi thành giá trị tiền tệ.

Để đánh giá, doanh nghiệp cần xác định các loại chi phí ẩn phát sinh trong hoạt động. Sau đó, áp dụng phương pháp tính toán phù hợp cho từng loại. Có hai phương pháp phổ biến:

Phương pháp định lượng

Để ước tính chi phí ẩn, doanh nghiệp cần xác định các loại chi phí phát sinh. Sau đó, áp dụng các phương pháp tính toán phù hợp, ví dụ:

• Phân tích chi phí theo hoạt động (ABC): Phân tích chi phí thành các hoạt động và xác định chi phí của từng hoạt động.
• Định giá thời gian (TPV): Tính toán chi phí ẩn bằng cách định giá thời gian của các nguồn lực bị lãng phí.

Phương pháp định tính

Phương pháp định tính thường dựa trên đánh giá chủ quan. Doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp phỏng vấn để thu thập thông tin về chi phí ẩn từ nhân viên. Hoặc, tổ chức các buổi thảo luận nhóm để thu thập ý kiến và thông tin về các chi phí tiềm tàng.

Lưu ý:

Tính toán chính xác chi phí ẩn (Implicit cost) đóng vai trò thiết yếu trong việc đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn, giúp nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro. Do tính chất khó xác định và định lượng của loại chi phí này, doanh nghiệp cần lưu ý lựa chọn phương pháp tính toán phù hợp với thực tế. Quan trọng hơn, doanh nghiệp phải nhận diện và xác định đầy đủ các nguồn gốc phát sinh chi phí để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong quá trình tính toán.

Tác động của chi phí ẩn Implicit cost đối với doanh nghiệp

Mặc dù không được ghi nhận trên báo cáo tài chính, chi phí ẩn lại ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp theo nhiều cách:

Suy giảm lợi nhuận

Chi phí ẩn, dù không hiển hiện rõ ràng, nhưng khi tích tụ dần theo thời gian sẽ bào mòn lợi nhuận của doanh nghiệp. Điều này có thể diễn ra âm thầm mà doanh nghiệp không hề hay biết, dẫn đến sự bất ổn về tài chính và cản trở khả năng tái đầu tư vào các hoạt động phát triển và mở rộng.

Giảm sức cạnh tranh

Những doanh nghiệp không nhận diện và kiểm soát tốt Implicit cost sẽ dần mất đi lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Trong khi đó, các đối thủ cạnh tranh quản lý chi phí hiệu quả hơn có thể đưa ra mức giá hấp dẫn hơn, hoặc có nguồn lực để đầu tư mạnh mẽ vào đổi mới sáng tạo, từ đó thu hút được nhiều khách hàng hơn.

Ảnh hưởng đến dòng tiền

Chi phí ẩn còn gây ra những thách thức về dòng tiền, khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thực hiện các nghĩa vụ tài chính ngắn hạn. Hậu quả là doanh nghiệp có thể phải đi vay, chịu thêm gánh nặng lãi suất, và làm gia tăng áp lực tài chính tổng thể.

Cách giảm thiểu tối đa chi phí ẩn trong sản xuất cho doanh nghiệp

Sau khi đã hiểu rõ Implicit cost là gì, doanh nghiệp cần tìm cách cắt giảm những khoản chi phí này để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Dưới đây là một số chiến lược có thể cân nhắc:

Phân tích, đánh giá và cải thiện quy trình sản xuất

Mỗi doanh nghiệp có cách thức hoạt động riêng. Cần thường xuyên đánh giá tính hiệu quả của các quy trình để cải thiện kịp thời, tránh lãng phí nguồn lực. Mô hình BPM Life Cycle (Thiết kế – Mô hình hóa – Thực hiện – Giám sát – Tối ưu) là công cụ hữu ích để quản lý quy trình.

Sử dụng các chỉ số Process Performance Indicators (PPIs) để đo lường hiệu quả quy trình sản xuất, bao gồm:

• Chất lượng: Đo lường sự hài lòng của khách hàng về sản phẩm/dịch vụ.
• Thời gian: Thời gian hoàn thành công việc và chuyển giao giá trị đến khách hàng.
• Chi phí: Chênh lệch giữa chi phí đầu vào và đầu ra, chi phí sửa chữa do sai sót trong quy trình.

Đo lường hiệu suất nhân viên

Nhân viên có ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động của tổ chức. Doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ để đảm bảo nhân viên làm việc đúng cách. Khi hiệu suất kém, cần xem xét lại quy trình, hỗ trợ nhân viên nâng cao năng lực, đồng thời nắm bắt điểm mạnh, điểm yếu để phân công công việc phù hợp. Các phương pháp đo lường bao gồm:

• Xác định mục tiêu: Đặt ra các mục tiêu có thể đo lường được (KPI, OKR).
• Theo dõi tiến độ: Kiểm tra tiến độ làm việc thường xuyên.
• Đánh giá định kỳ: Tổ chức đánh giá định kỳ để phát hiện vấn đề và khen thưởng, động viên hoặc cải thiện.
• Kế hoạch nâng cao hiệu suất: Tổ chức đào tạo để nâng cao kỹ năng và hiệu suất.

Nâng cao năng lực nhân viên

Để phát huy tối đa năng lực của mỗi nhân viên, doanh nghiệp cần hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu cũng như kinh nghiệm của từng cá nhân. Từ đó, công ty có thể giao phó những nhiệm vụ phù hợp nhất với năng lực của họ. Bên cạnh đó, việc trao quyền chủ động cho nhân viên sẽ tạo động lực để họ cống hiến hết mình và phát triển bản thân.

Loại bỏ công việc thủ công

Doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa chi phí ẩn trong sản xuất bằng cách loại bỏ các công việc thủ công, chuyển sang sử dụng thiết bị điện tử và số hóa tài liệu, thông tin. Nghiên cứu cho thấy, việc loại bỏ các công việc thủ công có thể giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất nhân viên lên đến 30%. 

Mô hình sản xuất không giấy tờ Paperless đang được ứng dụng rộng rãi, góp phần tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu Implicit cost.

>>>Tìm hiểu chi tiết: Paperless là gì? Xu hướng loại bỏ giấy tờ trong sản xuất

Ứng dụng giải pháp công nghệ

Để doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí ẩn trong sản xuất, việc ứng dụng công nghệ vào quy trình kinh doanh là giải pháp then chốt. Công nghệ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, từ đó nhà quản trị dễ dàng nhận ra các sai sót và đưa ra giải pháp phù hợp.

Cụ thể, ứng dụng công nghệ mang lại những lợi ích sau:

• Cập nhật liên tục tình hình hoạt động, phân tích nguyên nhân gây kém hiệu quả
• Thực hiện đánh giá hiệu suất nhân viên (Performance Appraisal) và lập báo cáo chi tiết cho từng cá nhân
• Tự động cập nhật số liệu theo thời gian thực, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ
• Đưa ra dự báo về khả năng hoàn thành dự án, hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định hiệu quả

SEEACT-MES là giải pháp công nghệ giúp quản lý hoạt động sản xuất và quản lý tài sản hiệu quả. Hệ thống này cung cấp các công cụ để theo dõi, giám sát toàn bộ quy trình sản xuất, từ khâu nhập nguyên vật liệu đến thành phẩm, giúp tối ưu hóa hiệu suất, giảm thiểu lãng phí và nâng cao chất lượng sản phẩm. 

Ngoài ra, SEEACT-MES còn hỗ trợ quản lý tài sản, thiết bị, bằng cách giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng hoạt động, lên kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, từ đó giảm thiểu chi phí sửa chữa và thay thế. 

>>>Ứng dụng SEEACT-MES để quản lý sản xuất và chi phí hiệu quả

Phân biệt chi phí ẩn và chi phí hiện

Chi phí ẩn và chi phí hiện (Explicit cost) là hai loại chi phí khác nhau trong hoạt động kinh doanh. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết:

Lời kết

Hi vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về chi phí ẩn là gì, cách tính toán và những phương pháp hiệu quả để cắt giảm. Đây là những kiến thức quan trọng, đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp đang trong giai đoạn phát triển.

Để cập nhật thêm những thông tin bổ ích khác, đừng quên theo dõi các bài viết tiếp theo của DACO nhé!