Cách xử lý hàng tồn kho ảo hiệu quả [Hướng dẫn chi tiết]

Tình trạng hàng tồn kho ảo, sự chênh lệch giữa số liệu trên hệ thống và thực tế tại kho, là một thách thức phổ biến gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động và sự hài lòng của khách hàng. Việc quản lý không chính xác có thể dẫn đến mất mát doanh thu và giảm uy tín thương hiệu. Để giải quyết vấn đề này, việc hiểu rõ nguyên nhân và áp dụng các cách xử lý hàng tồn kho ảo phù hợp là vô cùng quan trọng.

Bài viết dưới đây của DACO sẽ cung cấp những giải pháp chi tiết giúp doanh nghiệp khắc phục tình trạng này và tối ưu hóa quy trình quản lý kho.

Hàng tồn kho ảo là gì?

Hàng tồn kho ảo là thuật ngữ dùng để chỉ tình trạng chênh lệch hoặc không khớp giữa số liệu hàng hóa tồn kho được ghi nhận trên hệ thống quản lý và số lượng hàng hóa thực tế hiện có tại kho bãi, cửa hàng.

Nói một cách đơn giản, đây là sự khác biệt giữa lượng hàng tồn kho “trên giấy tờ” hoặc “trên máy tính” so với lượng hàng mà bạn thực sự có thể kiểm đếm được bằng mắt thường, tay sờ. Tình trạng này có thể xảy ra theo hai chiều:

1. Hệ thống báo có hàng nhưng thực tế không có: Đây là trường hợp phổ biến nhất của tồn kho ảo
2. Thực tế có hàng nhưng hệ thống lại báo hết hoặc ghi nhận số lượng ít hơn: Trường hợp này ít gặp hơn nhưng cũng gây ra những vấn đề trong quản lý

Ví dụ về một cửa hàng bán lẻ có số lượng áo tồn kho trên hệ thống là 100 nhưng thực tế chỉ có 80 chiếc. 20 chiếc áo còn lại được gọi là hàng tồn kho ảo.

Sự chênh lệch này nếu không được phát hiện và xử lý kịp thời có thể dẫn đến nhiều vấn đề nghiêm trọng trong vận hành kinh doanh.

Các nguyên nhân phổ biến gây ra hàng tồn kho ảo

Hiểu rõ các nguyên nhân gây ra tình trạng hàng tồn kho ảo là bước đầu tiên để có thể đưa ra giải pháp khắc phục hiệu quả. Dưới đây là những nguyên nhân phổ biến nhất:

Sai lệch dữ liệu kế toán và chứng từ liên quan 

Một trong những nguyên nhân hàng đầu gây ra tồn kho ảo xuất phát từ những sai sót trong quá trình ghi nhận kế toán. Việc nhập liệu không chính xác khi thực hiện các thao tác nhập hàng, xuất hàng hoặc điều chỉnh kho có thể làm thay đổi số liệu hệ thống so với thực tế. 

Bên cạnh đó, việc bỏ sót hoặc quên lập các chứng từ cần thiết như hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho cũng trực tiếp dẫn đến sự không khớp giữa sổ sách và lượng hàng tồn vật lý.

Hạn chế trong quy trình quản lý kho

Hoạt động quản lý tại kho cũng tiềm ẩn nhiều yếu tố gây ra tồn kho ảo. Các sai sót trong quá trình kiểm kê thực tế, bao gồm việc đếm sai số lượng, kiểm sót hàng hóa là rất phổ biến. 

Thêm vào đó, việc sắp xếp hàng hóa trong kho không có hệ thống, thiếu khoa học có thể dẫn đến tình trạng không tìm thấy sản phẩm khi cần hoặc ghi nhận sai vị trí, từ đó làm sai lệch dữ liệu tồn kho trên hệ thống.

>>>Xem thêm: Quy trình nghiệp vụ quản lý kho đơn giản mà hiệu quả

Vấn đề từ hệ thống quản lý và tích hợp dữ liệu

Bản thân hệ thống công nghệ cũng có thể là nguồn gốc của vấn đề. Khi hệ thống quản lý kho WMS hoạt động độc lập, không được tích hợp chặt chẽ và đồng bộ dữ liệu với các hệ thống khác như phần mềm bán hàng POS hay kế toán, thông tin tồn kho có thể không được cập nhật kịp thời và nhất quán. 

Ngoài ra, lỗi từ chính phần mềm quản lý kho hoặc các sự cố kỹ thuật phát sinh cũng có thể gây ra việc ghi nhận số liệu không chính xác.

Các nguyên nhân khác

Các yếu tố khác bao gồm cả chủ quan và khách quan cũng góp phần tạo ra tồn kho ảo. 

• Tình trạng bán hàng nhưng không xuất hóa đơn, đặc biệt là với khách lẻ, có thể làm giảm lượng tồn kho thực tế mà không được ghi nhận trên hệ thống. 
• Các vấn đề như trộm cắp nội bộ, hao hụt không rõ nguyên nhân, hoặc hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn sử dụng nhưng không được ghi nhận và xử lý đúng quy trình cũng làm phát sinh chênh lệch. 
• Cuối cùng, sự hiểu nhầm về quy định lập chứng từ đối với các trường hợp luân chuyển hàng hóa nội bộ hoặc hàng cho mượn cũng là một yếu tố cần xem xét.

Những rủi ro nghiêm trọng khi không xử lý tồn kho ảo

Việc bỏ qua tình trạng hàng tồn kho ảo có thể gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tài chính, pháp lý, hoạt động kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp.

Rủi ro về pháp lý và thuế

Cơ quan thuế có quyền kiểm tra kho hàng bất cứ lúc nào. Nếu phát hiện số liệu sổ sách không khớp thực tế, doanh nghiệp có thể bị xử phạt nặng. Cụ thể, theo Thông tư 166/2013/TT-BTC, hành vi khai sai làm thiếu số thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được hoàn có thể bị phạt tới 20% số tiền thuế chênh lệch. Nghiêm trọng hơn, nếu có dấu hiệu gian lận, doanh nghiệp có thể đối mặt với các thủ tục pháp lý phức tạp.

Ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và quyết định kinh doanh

Thứ hai, tồn kho ảo ảnh hưởng tiêu cực đến báo cáo tài chính và quyết định kinh doanh. Số liệu sai lệch làm các báo cáo tài chính không phản ánh đúng giá trị tài sản và hiệu quả hoạt động, dẫn đến việc tính sai giá vốn, lợi nhuận và các chỉ số quan trọng khác. Điều này cản trở việc đánh giá chính xác tình hình kinh doanh và đưa ra các quyết định chiến lược đúng đắn.

Ảnh hướng đến hoạt động kinh doanh và uy tín

Cuối cùng, tồn kho ảo có thể dẫn đến quyết định mua hàng/sản xuất sai lầm, gây ra tình trạng hết hàng giả tạo làm mất lòng khách hàng, hoặc che giấu hàng tồn kho chậm luân chuyển, lỗi thời gây tốn kém chi phí lưu trữ và giảm hiệu quả vốn. Về lâu dài, điều này làm suy giảm uy tín doanh nghiệp trên thị trường.

Các cách xử lý hàng tồn kho ảo hiệu quả

Khi phát hiện tình trạng hàng tồn kho ảo, doanh nghiệp cần nhanh chóng triển khai các biện pháp xử lý hiệu quả và tuân thủ đúng các quy định của pháp luật để giảm thiểu những rủi ro tiềm ẩn. Dưới đây là một số cách giảm hàng tồn kho ảo thường được áp dụng:

Biện pháp phòng ngừa hàng tồn kho ảo từ gốc rễ

Để tránh gặp phải tình trạng hàng tồn kho ảo, việc triển khai các biện pháp phòng ngừa từ gốc rễ là vô cùng quan trọng. Dưới đây là một số biện pháp doanh nghiệp có thể áp dụng:

– Một trong những biện pháp cơ bản nhất là thực hiện kiểm kê kho định kỳ và đột xuất một cách nghiêm túc và chính xác. Việc kiểm kê thường xuyên giúp doanh nghiệp nắm bắt được số lượng hàng hóa thực tế trong kho và so sánh với số liệu trên sổ sách để phát hiện sớm các sai lệch.

– Đầu tư và sử dụng hiệu quả phần mềm quản lý kho hiện đại cũng là một giải pháp quan trọng. Các phần mềm này thường có các tính năng theo dõi nhập xuất hàng hóa, quản lý vị trí lưu trữ, cảnh báo khi hàng tồn kho xuống thấp hoặc vượt quá mức cho phép, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý.  

– Đào tạo bài bản cho nhân viên liên quan đến quy trình quản lý kho và kế toán là một yếu tố không thể thiếu. Nhân viên cần được trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện đúng các quy trình nghiệp vụ, từ đó giảm thiểu các sai sót do yếu tố con người.

– Thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ đối với hoạt động nhập xuất và lưu trữ hàng hóa cũng đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn ngừa hàng tồn kho ảo. Việc phân công trách nhiệm rõ ràng, thực hiện kiểm tra chéo giữa các bộ phận và áp dụng các biện pháp bảo mật sẽ giúp hạn chế các hành vi gian lận hoặc sai sót.

Câu hỏi thường gặp (FAQs)

Tần suất xảy ra hàng tồn kho ảo có phổ biến không? Nó thường gặp ở những ngành nghề nào?

Hàng tồn kho ảo là một vấn đề rất phổ biến và có thể xảy ra ở hầu hết các doanh nghiệp có quản lý hàng tồn kho, bất kể quy mô. Tuy nhiên, nó đặc biệt thường gặp và có thể gây hậu quả nghiêm trọng hơn trong các ngành như:

• Bán lẻ (Retail): Với số lượng mã hàng (SKU) lớn, nhiều điểm bán, tần suất giao dịch cao và các chương trình khuyến mãi phức tạp.
• Hàng tiêu dùng nhanh (FMCG): Vòng quay hàng tồn kho rất nhanh, quy trình xuất nhập kho diễn ra liên tục, dễ phát sinh sai sót.
• Phân phối & Logistics: Quản lý nhiều kho bãi, dòng luân chuyển hàng hóa phức tạp giữa các địa điểm.
• Sản xuất: Cần quản lý chính xác tồn kho nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm.
• Thương mại điện tử: Dữ liệu tồn kho trực tuyến cần phải chính xác tuyệt đối để tránh hủy đơn hàng và làm thất vọng khách hàng.

Lỗi từ phía nhà cung cấp có thể dẫn đến hàng tồn kho ảo không?

Chắc chắn có. Mặc dù quy trình nội bộ là yếu tố chính, nhưng sai sót từ nhà cung cấp cũng có thể là nguồn gốc của vấn đề:

• Giao thiếu hàng so với chứng từ: Nhà cung cấp vận chuyển ít hàng hơn số lượng trên hóa đơn/phiếu giao hàng. Nếu bộ phận nhận hàng không thực hiện kiểm đếm độc lập mà chỉ nhập kho dựa trên số lượng trên giấy tờ, hệ thống sẽ ghi nhận một lượng hàng tồn kho không hề tồn tại.
• Giao sai sản phẩm hoặc dán nhầm mã vạch: Nhà cung cấp có thể gửi nhầm loại hàng, hoặc dán sai mã vạch lên sản phẩm/thùng hàng. Nếu bộ phận nhận hàng không phát hiện ra sai sót này và vẫn nhập kho theo thông tin sai, hệ thống sẽ ghi nhận tồn kho cho mặt hàng A trong khi thực tế là mặt hàng B, hoặc ghi nhận sai số lượng.

Việc quản lý hàng tồn kho ảo ở nhiều địa điểm (đa kho, đa cửa hàng) có những thách thức nào?

Quản lý tồn kho trên nhiều địa điểm làm tăng độ phức tạp và nguy cơ sai lệch do:

• Thách thức về đồng bộ dữ liệu: Việc đảm bảo dữ liệu tồn kho được cập nhật chính xác và đồng bộ gần như theo thời gian thực giữa tất cả các địa điểm và hệ thống quản lý tổng là rất quan trọng nhưng cũng rất khó khăn về mặt kỹ thuật. Bất kỳ sự chậm trễ hay lỗi đồng bộ nào đều có thể tạo ra số liệu 
• Thiếu nhất quán trong quy trình: Rất khó để đảm bảo 100% các địa điểm đều tuân thủ nghiêm ngặt cùng một quy trình chuẩn cho việc nhập, xuất, kiểm kê, xử lý hàng lỗi/trả lại
• Theo dõi luân chuyển hàng hóa: Việc di chuyển hàng hóa giữa các kho hoặc từ kho đến cửa hàng cần được ghi nhận chính xác ở cả nơi đi và nơi đến
• Khó khăn trong kiểm soát và kiểm toán: Việc giám sát, kiểm tra thực tế và thực hiện kiểm toán trở nên tốn kém và phức tạp hơn nhiều khi phải bao quát nhiều địa điểm phân tán về mặt địa lý

Phần mềm quản lý kho có thể giúp gì trong xử lý tồn kho ảo?

Phần mềm quản lý kho đóng vai trò then chốt trong cách xử lý hàng tồn kho ảo:

• Tự động hóa ghi nhận: Sử dụng mã vạch/RFID để nhập/xuất hàng tự động, giảm thiểu tối đa sai sót nhập liệu thủ công.
• Cập nhật thời gian thực: Số liệu tồn kho được cập nhật ngay lập tức khi có giao dịch phát sinh, đảm bảo dữ liệu luôn mới nhất.
• Tích hợp dữ liệu: Đồng bộ thông tin giữa kho, bán hàng, kế toán, loại bỏ sự không nhất quán giữa các bộ phận.
• Kiểm soát và báo cáo: Cung cấp công cụ theo dõi, kiểm kê (ví dụ: hỗ trợ kiểm kê xoay vòng) và tạo báo cáo chính xác, giúp dễ dàng phát hiện và điều tra chênh lệch.

Để kiểm soát tồn kho hiệu quả và loại bỏ triệt để vấn đề tồn kho ảo, hãy tìm hiểu và trải nghiệm ngay giải pháp quản lý kho chuyên nghiệp SEEACT-WMS ngay hôm nay

>>>SEEACT-WMS – Hệ thống quản lý kho hiện đại cho doanh nghiệp<<<

Tạm kết

Tóm lại, hàng tồn kho ảo là một thách thức đáng kể nhưng hoàn toàn có thể kiểm soát và khắc phục được. Thông qua việc áp dụng nhất quán các biện pháp như kiểm kê định kỳ, tích hợp công nghệ quản lý kho tiên tiến, chuẩn hóa quy trình nhập xuất và đào tạo nhân sự bài bản, doanh nghiệp có thể từng bước giảm thiểu sự chênh lệch giữa số liệu và thực tế.

Hy vọng rằng, những cách xử lý hàng tồn kho ảo được chia sẻ trong bài viết này sẽ cung cấp những thông tin hữu ích, giúp bạn xây dựng một hệ thống quản lý kho minh bạch và hiệu quả hơn. Hãy bắt đầu hành động ngay hôm nay để loại bỏ vấn đề tồn kho ảo khỏi hoạt động kinh doanh của bạn.