Cách tính hàng tồn kho bình quân: Công thức và ứng dụng thực tế

Hàng tồn kho bình quân là một chỉ số quan trọng trong quản lý tài chính và hoạt động của doanh nghiệp, giúp đánh giá hiệu quả sử dụng vốn và quản lý hàng hóa. Việc tính toán chính xác hàng tồn kho bình quân cho phép doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp, tối ưu hóa chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh. 

Bài viết này DACO sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách tính hàng tồn kho bình quân, các phương pháp áp dụng và ý nghĩa của chỉ số này trong quản lý doanh nghiệp.

Hàng tồn kho bình quân là gì?

Hàng tồn kho bình quân (tiếng Anh: Average Inventory) là giá trị trung bình của hàng hóa được lưu trữ trong kho trong một khoảng thời gian nhất định. Chỉ số này phản ánh lượng hàng tồn kho mà doanh nghiệp duy trì trong suốt quá trình hoạt động, giúp đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho và đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.

Cụ thể, hàng tồn kho bình quân có thể được tính theo giá trị hoặc số lượng, áp dụng cho từng loại hàng hóa riêng lẻ hoặc toàn bộ hàng tồn kho của doanh nghiệp. Việc tính toán này có thể được thực hiện cho nhiều giai đoạn khác nhau, từ ngắn hạn (ví dụ: hàng tuần, hàng tháng) đến dài hạn (ví dụ: hàng quý, hàng năm).

Đặc điểm hàng tồn kho bình quân

Hàng tồn kho bình quân có những đặc điểm quan trọng sau:

Tính linh hoạt theo giá trị hoặc số lượng

Việc tính toán hàng tồn kho bình quân có thể dựa trên giá trị (bằng tiền) hoặc số lượng (đơn vị sản phẩm) tùy thuộc vào mục đích quản lý và đặc điểm của từng loại hàng hóa.

Đối tượng hàng hóa:

• Giá trị: Thường áp dụng cho các mặt hàng có giá trị thấp, kích thước nhỏ, khó kiểm đếm thủ công (ví dụ: vật tư văn phòng, linh kiện điện tử nhỏ). Việc tính theo giá trị giúp đơn giản hóa quá trình, nhưng cần lưu ý đến khả năng sai số khi tính tổng giá trị.
• Số lượng: Phù hợp với các mặt hàng có kích thước lớn, dễ kiểm đếm, giá trị cao (ví dụ: máy móc, thiết bị). Việc kiểm soát số lượng chính xác giúp xác định tổng giá trị tồn kho một cách chính xác hơn.

Phản ánh giá trị trung bình theo thời gian

Để tính hàng tồn kho bình quân, người ta thường sử dụng các đợt thời gian cụ thể, và kết quả sẽ cho ra giá trị trung bình tương ứng với từng giai đoạn đó. Việc tính trung bình cần tuân theo một công thức rõ ràng, thể hiện giá trị trung bình trong một khoảng thời gian nhất định. Khoảng thời gian này bao gồm nhiều đợt thời gian nhỏ lẻ hơn đã được xác định trước.

Để tính toán giá trị trung bình hàng tồn kho một cách chính xác, bắt buộc phải có dữ liệu đầy đủ về số lượng tồn kho qua các giai đoạn. Nếu không có dữ liệu này, không thể thực hiện tính toán. Sai sót trong việc ghi nhận số lượng tồn kho ở từng giai đoạn nhỏ sẽ dẫn đến kết quả trung bình sai lệch và thiếu tin cậy.

Vai trò của tồn kho bình quân

Tồn kho bình quân đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá tổng doanh số của doanh nghiệp. Sử dụng số liệu này làm mốc so sánh giúp theo dõi các tổn thất hàng tồn kho do trộm cắp, hư hao hoặc hư hỏng do xử lý sai, đồng thời phát hiện các mặt hàng dễ hỏng đã hết hạn.

Khi duy trì hệ thống theo dõi hàng tồn kho thường xuyên, doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp tồn kho bình quân động để điều chỉnh giá trị hàng tồn kho dựa trên thông tin từ lần mua cuối cùng. Tương tự như việc điều chỉnh dữ liệu lịch sử theo tỷ lệ lạm phát đối với các mặt hàng ổn định, phương pháp này giúp đơn giản hóa việc so sánh các mặt hàng có mức độ biến động cao.

Cách tính hàng tồn kho bình quân

Việc tính toán hàng tồn kho bình quân có thể được thực hiện theo nhiều cách, tùy thuộc vào mức độ chi tiết và độ chính xác mà doanh nghiệp mong muốn.

1. Tính toán dựa trên tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ

Phương pháp này đơn giản, thường được sử dụng khi muốn ước tính nhanh giá trị hàng tồn kho bình quân trong một khoảng thời gian. 

Công thức tính hàng tồn kho bình quân như sau:

Tồn kho bình quân = (Tồn kho đầu kỳ + Tồn kho cuối kỳ) / 2

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng phương pháp này không phản ánh được những biến động hàng tồn kho diễn ra trong kỳ.

2. Tính toán dựa trên nhiều thời điểm

Để có kết quả chính xác hơn, đặc biệt khi hàng tồn kho có nhiều biến động, doanh nghiệp nên sử dụng phương pháp tính toán dựa trên nhiều thời điểm. Công thức như sau:

Tồn kho bình quân = (Tồn kho giai đoạn 1 + Tồn kho giai đoạn 2 + … + Tồn kho giai đoạn n) / n

Trong đó: n là số giai đoạn cần tính.

Công thức tính hàng tồn kho bình quân này cho phép tính toán tồn kho bình quân trong các khoảng thời gian khác nhau, chẳng hạn như tháng, quý hoặc năm, giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về hoạt động trong kỳ kế toán.

Ví dụ, để tính hàng tồn kho bình quân trong một năm, doanh nghiệp có thể sử dụng giá trị hàng tồn kho cuối mỗi tháng (12 tháng) và giá trị hàng tồn kho đầu năm, sau đó áp dụng công thức trên (n=13).

Lưu ý:

• Doanh nghiệp cần xác định rõ đơn vị tính toán (giá trị hoặc số lượng) và áp dụng nhất quán trong suốt quá trình tính toán.
• Việc lựa chọn giai đoạn tính toán phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn chính xác hơn về tình hình hàng tồn kho và đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả.

Các phương pháp tính tồn kho bình quân

Phương pháp thực tế đích danh

Phương pháp này xác định giá trị hàng tồn kho dựa trên giá mua thực tế của từng đơn vị sản phẩm. 

Công thức:

• Giá trị đơn vị bình quân = Giá trị thực tế của từng đơn vị / Số lượng thực tế từng đơn vị
• Giá trị tổng hàng tồn kho = Tổng (Số lượng tồn kho của từng đơn vị x Giá trị đơn vị bình quân)

Ưu điểm là phản ánh chi phí thực tế, nhưng nhược điểm là đòi hỏi sự theo dõi chặt chẽ từng đơn vị hàng tồn kho, dẫn đến chi phí quản lý cao.

Phương pháp bình quân gia quyền

Đây là phương pháp phổ biến, tính giá trị hàng tồn kho dựa trên giá trị trung bình của tất cả các mặt hàng trong kho.

Công thức: Giá trị hàng hóa tồn kho = Số lượng tồn kho * Giá trị trung bình

Hai cách tính hàng tồn kho bình quân:

• Bình quân cả kỳ dự trữ

Giá trị trung bình = (Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ) / (Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ).

• Bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập

Giá trị trung bình sau mỗi lần nhập = (Giá trị thực tế hàng hóa sau nhập) / (Số lượng hàng hóa sau nhập).

Phương pháp hàng tồn kho bình quân gia quyền được ưa chuộng nhờ tính đơn giản, dễ áp dụng và hiệu quả cao, đặc biệt trong việc giảm thiểu ảnh hưởng từ biến động giá cả. Tuy nhiên, phương pháp này cũng tồn tại hạn chế là có thể làm mờ đi sự biến động giá thực tế, dẫn đến việc giá trị của từng lô hàng không được phản ánh một cách chính xác.

Phương pháp FIFO (nhập trước, xuất trước)

Phương pháp này giả định rằng hàng hóa nào nhập kho trước sẽ được xuất kho trước. Giá trị hàng tồn kho được tính theo giá của những đơn vị hàng mới nhập gần đây nhất.

Giá trị hàng tồn kho = Giá trị đơn vị hàng mới nhất * Số lượng hàng tồn kho mới nhất.

Ưu điểm: Phản ánh tương đối sát chi phí thực tế, đặc biệt trong các ngành có hàng hóa nhanh biến động về giá.

Nhược điểm: Có thể tạo ra sự biến động lớn về giá trị hàng tồn kho khi giá cả thị trường thay đổi đột ngột.

>>>FIFO là gì? Khi nào nên áp dụng phương pháp FIFO?

Phương pháp LIFO (nhập sau, xuất trước)

Phương pháp này giả định hàng tồn kho được xuất kho theo thứ tự nhập kho ngược lại. Giá trị hàng tồn kho được xác định bằng giá của các đơn vị hàng tồn kho cũ nhất. Giá trị hàng tồn kho được tính bằng giá đơn vị hàng cũ nhất nhân với số lượng hàng tồn kho cũ nhất. 

Giá trị hàng tồn kho = Giá đơn vị hàng cũ nhất * Số lượng hàng tồn kho cũ nhất

Ưu điểm là có thể giảm chi phí thuế thu nhập khi giá tăng, nhưng nhược điểm là không phản ánh chính xác chi phí hàng tồn kho thực tế và có thể tạo ra hiệu ứng “LIFO squeeze” khi giá tăng.

>>>LIFO là gì? Ưu nhược điểm và cách ứng dụng hiệu quả

Mức tồn kho bình quân tối ưu

Mức tồn kho bình quân tối ưu là mức tồn kho mà doanh nghiệp cần duy trì để cân bằng giữa việc đáp ứng nhu cầu khách hàng và tối thiểu hóa chi phí. Mức tồn kho này đảm bảo tính linh hoạt cho chuỗi cung ứng, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.

Việc xác định mức tồn kho bình quân tối ưu dựa trên nhiều yếu tố, bao gồm:

• Dự báo nhu cầu: Mô hình dự báo nhu cầu chính xác giúp doanh nghiệp ước tính lượng hàng cần thiết.
• Thời gian chu kỳ sản xuất và giao hàng: Thời gian này ảnh hưởng đến lượng hàng tồn kho dự trữ cần thiết để đáp ứng nhu cầu trong thời gian chờ đợi.
• Chi phí lưu kho: Chi phí này bao gồm chi phí kho bãi, bảo quản, bảo hiểm và các chi phí khác liên quan đến việc lưu trữ hàng tồn kho.
• Chi phí thiếu hụt hàng hóa: Chi phí này phát sinh khi không có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, bao gồm mất doanh thu, mất khách hàng và chi phí sản xuất khẩn cấp.
• Các yếu tố chi phí khác: Các yếu tố khác như chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển và chi phí khấu hao cũng cần được xem xét.

Người quản lý tồn kho cần phân tích và đánh giá kỹ lưỡng các yếu tố này để xác định mức tồn kho bình quân tối ưu, nhằm mục tiêu giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa hiệu suất của chuỗi cung ứng.

Bên cạnh cách tính hàng tồn kho bình quân, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến các chỉ số khác như vòng quay hàng tồn kho, tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh thu để có cái nhìn toàn diện hơn về quản lý hàng hóa. Khám phá những bí quyết quản lý hàng tồn kho hiệu quả trong các bài viết tiếp theo của chúng tôi!