Tối ưu ngân sách – Hướng dẫn cách tính chi phí bảo trì thiết bị

Chi phí bảo trì thiết bị là một phần không thể thiếu trong hoạt động sản xuất và vận hành của bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc quản lý và tối ưu chi phí này không chỉ giúp tiết kiệm ngân sách mà còn đảm bảo hiệu suất thiết bị được duy trì ổn định. Vậy, chi phí thiết bị bao gồm những gì? cách tính chi phí bảo trì thiết bị là gì? Những yếu tố nào ảnh hưởng và đâu là các phương pháp giảm thiểu chi phí bảo trì thiết bị? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết những câu hỏi này, đồng thời cung cấp các giải pháp thực tế để bạn áp dụng ngay vào doanh nghiệp.

1. Chi phí bảo trì thiết bị là gì?

Chi phí bảo trì thiết bị bao gồm tất cả các khoản chi tiêu cần thiết để duy trì, sửa chữa, nâng cấp thiết bị nhằm đảm bảo hoạt động liên tục và hiệu quả.

Các loại chi phí bảo trì thiết bị:

• Chi phí lao động: Bao gồm lương và phụ cấp cho nhân viên bảo trì.
• Chi phí vật liệu: Gồm phụ tùng, linh kiện, và vật liệu tiêu hao cần thay thế.
• Chi phí dịch vụ bên ngoài: Thuê dịch vụ sửa chữa hoặc bảo trì từ các đơn vị chuyên nghiệp.
• Chi phí quản lý: Liên quan đến việc lập kế hoạch và theo dõi hoạt động bảo trì.
• Chi phí bảo trì phòng ngừa: Đầu tư để thực hiện các biện pháp bảo trì định kỳ nhằm tránh sự cố.
• Chi phí khắc phục sự cố: Chi phí phát sinh khi thiết bị gặp hỏng hóc không mong muốn.

2. Cách tính chi phí bảo trì thiết bị

Để quản lý hiệu quả chi phí bảo trì thiết bị, việc hiểu rõ cách tính toán các khoản chi phí này là vô cùng quan trọng.

Bước 1: Xác định loại hình bảo trì

Trước khi bắt đầu, cần phân loại hình thức bảo trì:

• Bảo trì phòng ngừa: Bao gồm các chi phí kiểm tra định kỳ và thay thế linh kiện để tránh hỏng hóc không mong muốn.
• Bảo trì khắc phục sự cố: Chi phí phát sinh khi thiết bị gặp sự cố và cần sửa chữa ngay lập tức.

Bước 2: Thu thập, tìm hiểu thông tin và dữ liệu về thiết bị

Để tính toán chi phí chính xác, bạn cần nắm rõ các thông tin sau:

• Tuổi thọ thiết bị: Thời gian hoạt động dự kiến của thiết bị.
• Tần suất sử dụng: Tần suất hoạt động hằng ngày hoặc định kỳ của thiết bị.
• Lịch sử bảo trì: Dữ liệu các lần bảo trì trước đây, bao gồm chi phí và thời gian.
• MTBF (Mean Time Between Failures): Thời gian trung bình giữa hai lần hỏng hóc.

Bước 3: Tính chi phí lao động bảo trì

Một yếu tố quan trọng trong cách tính chi phí bảo trì thiết bị là chi phí lao động. Công thức tham khảo:
Chi phí lao động = Thời gian bảo trì (giờ) × Lương kỹ thuật viên theo giờ × Số nhân viên tham gia bảo trì.

Bước 4: Tính chi phí vật liệu và phụ tùng thay thế

Các khoản này bao gồm:

• Giá thành linh kiện hoặc phụ tùng cần thay thế.
• Vật liệu tiêu hao sử dụng trong quá trình bảo trì, như dầu mỡ bôi trơn, dung dịch vệ sinh.

Bước 5: Tính chi phí dịch vụ bên ngoài (nếu có)

Nếu doanh nghiệp thuê dịch vụ bảo trì từ bên thứ ba, cần tính toán các chi phí liên quan, bao gồm chi phí kiểm định, sửa chữa, hoặc bảo trì định kỳ.

Bước 6: Tính chi phí ngừng hoạt động thiết bị

Đây là một phần không thể bỏ qua trong cách tính chi phí bảo trì thiết bị, đặc biệt khi máy móc ngừng hoạt động gây ảnh hưởng đến sản xuất. Công thức tham khảo:
Chi phí ngừng hoạt động = Thời gian ngừng máy (giờ) × Mức tổn thất sản xuất theo giờ.
Ví dụ: Nếu một thiết bị ngừng hoạt động trong 3 giờ và gây thiệt hại 15 triệu đồng/giờ, tổng chi phí ngừng máy sẽ là 45 triệu đồng.

Bước 7: Tính tổng chi phí bảo trì thiết bị

Sau khi tính toán từng yếu tố, bạn cộng dồn để có tổng chi phí:
Tổng chi phí bảo trì thiết bị = Chi phí lao động + Chi phí vật liệu + Chi phí dịch vụ bên ngoài + Chi phí ngừng hoạt động.

Việc thực hiện đúng quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chi phí bảo trì thiết bị và tối ưu ngân sách một cách hiệu quả.

3. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí bảo trì thiết bị

Chi phí bảo trì thiết bị chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau. Việc hiểu sâu hơn về những yếu tố này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý ngân sách hiệu quả mà còn tối ưu hóa hiệu suất của thiết bị.

3.1. Loại Thiết Bị

Thiết bị càng phức tạp, chi phí bảo trì càng cao. Nguyên nhân là:

• Đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật cao: Các loại thiết bị có công nghệ tiên tiến hoặc tích hợp tự động hóa cần đội ngũ kỹ thuật viên có tay nghề cao và quy trình bảo trì phức tạp hơn.
• Chi phí phụ tùng và linh kiện đắt đỏ: Những thiết bị đặc thù thường sử dụng linh kiện độc quyền hoặc hiếm, dẫn đến giá thành thay thế cao.

3.2. Điều kiện vận hành thiết bị

Môi trường vận hành đóng vai trò quan trọng trong việc xác định tần suất và mức độ bảo trì.

• Môi trường khắc nghiệt:
  Các thiết bị hoạt động trong môi trường có nhiệt độ cao, độ ẩm lớn, bụi bẩn hoặc chịu tác động hóa chất sẽ bị hao mòn nhanh hơn.
• Ví dụ: Máy móc trong ngành sản xuất xi măng hoặc khai thác mỏ thường chịu mài mòn do bụi và cặn bẩn, dẫn đến chi phí bảo trì tăng cao.
• Điều kiện làm việc quá tải:
  Thiết bị vận hành vượt công suất thiết kế trong thời gian dài sẽ nhanh hỏng hóc hơn, dẫn đến chi phí bảo trì và sửa chữa tăng lên đáng kể.

3.3. Độ tuổi của thiết bị

Tuổi đời của thiết bị là yếu tố trực tiếp ảnh hưởng đến chi phí bảo trì.

• Thiết bị mới: Thường ít phát sinh hỏng hóc hơn trong giai đoạn đầu do các linh kiện còn mới và vận hành ổn định.
• Thiết bị cũ: Khi thiết bị đã qua nhiều năm sử dụng, các linh kiện bị hao mòn, cần thay thế hoặc nâng cấp định kỳ. Ngoài ra, chi phí tìm kiếm linh kiện thay thế cho thiết bị đời cũ cũng tăng lên.

3.4. Chính sách bảo hành

Trong thời gian bảo hành, nhà sản xuất thường hỗ trợ bảo trì hoặc sửa chữa miễn phí, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí.

• Chính sách bảo hành mở rộng: Một số nhà sản xuất cung cấp dịch vụ bảo hành mở rộng (extended warranty) để kéo dài thời gian hỗ trợ sau khi bảo hành tiêu chuẩn kết thúc.
• Hạn chế: Sau khi hết bảo hành, doanh nghiệp phải tự chịu toàn bộ chi phí bảo trì, và chi phí này thường tăng nhanh nếu không có kế hoạch bảo trì từ sớm.

3.5. Nhà cung cấp thiết bị và chất lượng sản phẩm

Nhà cung cấp uy tín thường đảm bảo chất lượng thiết bị tốt hơn, từ đó giảm thiểu rủi ro hỏng hóc và chi phí bảo trì.

• Thiết bị chất lượng cao: Có độ bền tốt hơn, ít phát sinh lỗi, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.
• Thiết bị giá rẻ: Ban đầu có thể tiết kiệm chi phí đầu tư nhưng thường đi kèm với tần suất bảo trì cao hơn, dẫn đến chi phí bảo trì lâu dài lớn.

3.6. Hệ thống quản lý bảo trì

Cách thức quản lý bảo trì cũng ảnh hưởng lớn đến chi phí.

• Doanh nghiệp không có kế hoạch bảo trì rõ ràng: Thường xuyên gặp sự cố đột xuất, dẫn đến chi phí khắc phục cao hơn.
• Áp dụng phần mềm quản lý bảo trì (CMMS): Giúp tối ưu hóa lịch trình bảo trì, giảm thiểu thời gian ngừng máy và tối ưu hóa nguồn lực.

Ví dụ:
Doanh nghiệp sử dụng CMMS để theo dõi trạng thái thiết bị theo thời gian thực có thể phát hiện sự cố tiềm ẩn và khắc phục trước khi chúng xảy ra, giảm đáng kể chi phí bảo trì khẩn cấp.

| Xem thêm: Bảo trì thiết bị – Cách tối ưu chi phí bảo trì máy móc thiết bị

4. Cách giảm chi phí bảo trì thiết bị

Sau khi đã hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng, việc áp dụng các phương pháp giảm chi phí bảo trì thiết bị là bước tiếp theo để tối ưu hóa ngân sách. Dưới đây là những cách hiệu quả giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu suất hoạt động:

4.1. Quản lý chi phí bảo trì bằng phần mềm CMMS

Hệ thống quản lý bảo trì bằng phần mềm CMMS (Computerized Maintenance Management System) là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quá trình bảo trì.

• Tính năng chính:
• Lên lịch bảo trì định kỳ.
• Theo dõi theo thời gian thực của tình trạng thiết bị
• Quản lý tài sản và phụ tùng thay thế.
• Dự báo các chi phí phát sinh dựa trên dữ liệu lịch sử.
• Lợi ích:
• Rút ngắn thời gian chết.
• Tối ưu hóa nguồn nguyên vật liệu và nguồn lực đội ngũ nhân sự.
• Tránh lãng phí do bảo trì không cần thiết.

4.2. Triển khai bảo trì phòng ngừa (Preventive Maintenance)

Bảo trì phòng ngừa là phương pháp thực hiện bảo trì định kỳ ngay cả khi thiết bị vẫn hoạt động bình thường, nhằm ngăn ngừa sự cố tiềm ẩn.

• Ưu điểm:
• Làm giảm khả năng hỏng hóc bất ngờ.
• Kéo dài tuổi thọ thiết bị.
• Hạn chế thiệt hại về chi phí
• Thực hiện:
• Lập kế hoạch bảo trì dựa trên lịch sử hoạt động của thiết bị.
• Sử dụng cảm biến giám sát (IoT) để theo dõi tình trạng thiết bị theo thời gian thực.

4.3. Phát triển năng lực vận hành và bảo trì thiết bị

Nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng trong việc giảm thiểu chi phí bảo trì.

• Đối với nhân viên bảo trì:
• Nâng cao kỹ năng phát hiện và xử lý sự cố nhanh chóng.
• Nắm vững nguyên lý và cấu tạo hoạt động.
• Đối với người vận hành:
• Sử dụng đúng cách, tránh vận hành sai quy trình gây hỏng hóc.
• Phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường để báo cáo kịp thời.

4.4. Áp dụng bảo trì dự đoán (Predictive Maintenance – PdM)

Bảo trì dự đoán sử dụng các công nghệ hiện đại như cảm biến, AI, và phân tích dữ liệu lớn (Big Data) để dự báo thời điểm thiết bị cần bảo trì.

• Cách hoạt động:
• Thu thập dữ liệu từ cảm biến gắn trên thiết bị.
• Phân tích dữ liệu để phát hiện các dấu hiệu bất thường hoặc hao mòn.
• Ưu điểm:
• Loại bỏ các khoản chi bảo trì không cần thiết.
• Ngăn ngừa sự cố lớn bằng cách can thiệp đúng thời điểm.

SEEACT-MANT, giải pháp tiên tiến từ DACO – nhà cung cấp hàng đầu trong lĩnh vực tự động hóa sản xuất, mang đến cho doanh nghiệp một hệ thống quản lý trạng thái máy móc hiện đại, hoạt động theo thời gian thực.

Hệ thống không chỉ hỗ trợ theo dõi chi tiết tình trạng vận hành mà còn giúp tối ưu hóa quy trình bảo trì, bảo dưỡng, và sửa chữa thiết bị một cách hiệu quả. Với SEEACT-MANT, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch bảo trì chính xác, giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và nâng cao năng suất, đảm bảo hoạt động sản xuất luôn ổn định và bền vững

4.5. Sử dụng ngân sách bảo trì thông minh

Quản lý ngân sách hiệu quả giúp doanh nghiệp ưu tiên các hoạt động bảo trì quan trọng mà không vượt quá chi phí dự kiến.

• Các bước thực hiện:
• Phân loại thiết bị theo cấp độ quan trọng.
• Tập trung ngân sách cho các thiết bị cốt lõi.
• Tạo lập nguồn lực để ứng phó với tình huống bất ngờ.
• Lợi ích:
• Tránh lãng phí vào các thiết bị không cần bảo trì thường xuyên.
• Giữ hoạt động sản xuất không bị gián đoạn.

4.6. Tăng cường hợp tác bền chặt với các đối tác cung cấp

Làm việc chặt chẽ với nhà cung cấp thiết bị hoặc dịch vụ bảo trì uy tín giúp doanh nghiệp giảm được nhiều rủi ro.

• Lợi ích:
• Đảm bảo linh kiện thay thế chính hãng với chi phí hợp lý.
• Tiếp cận các chương trình bảo trì trọn gói tiết kiệm chi phí.

Kết Luận

Chi phí bảo trì thiết bị là một phần quan trọng trong ngân sách vận hành của bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt trong các ngành công nghiệp sản xuất và dịch vụ. Việc hiểu rõ cách tính chi phí bảo trì thiết bị một cách khoa học, kết hợp với các phương pháp quản lý chi phí thông minh, giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm ngân sách mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động, kéo dài tuổi thọ thiết bị và giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động.

Để tối ưu chi phí, bạn cần:

• Hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí.
• Sử dụng công nghệ hiện đại như CMMS và bảo trì dự đoán.
• Xây dựng đội ngũ nhân sự có năng lực và áp dụng phương pháp bảo trì phù hợp.
• Lên kế hoạch ngân sách hiệu quả và hợp tác với nhà cung cấp đáng tin cậy.

Cuối cùng, việc duy trì sự ổn định và hiệu quả trong hoạt động bảo trì không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.

————————————————————-

SEEACT-MES – NO.1 ON MES IN VIETNAM

Địa chỉ: Số 146, Đường Cầu Bươu, Xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì, Thành Phố Hà Nội

Hotline: 0904.675.995

Email: seeact@dacovn.com

Website: www.seeact.vn