Cách quản lý số lượng hàng hóa hiệu quả cho doanh nghiệp

Việc quản lý số lượng hàng hóa hiệu quả là yếu tố then chốt quyết định sự thành bại của bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt hiện nay. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp, từ quy mô nhỏ đến các tập đoàn lớn, đều gặp phải những thách thức nhất định trong việc kiểm soát hàng tồn kho, tối ưu hóa dòng chảy hàng hóa và đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường. 

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về cách quản lý số lượng hàng hóa hiệu quả, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất hoạt động và tối đa hóa lợi nhuận.

Tại sao quản lý số lượng hàng hóa lại quan trọng?

Quản lý số lượng hàng hóa hiệu quả là yếu tố sống còn đối với mọi doanh nghiệp, bất kể quy mô hay lĩnh vực hoạt động. Việc kiểm soát chặt chẽ dòng luân chuyển hàng hóa từ khâu nhập kho, lưu trữ, đến xuất kho mang lại nhiều lợi ích thiết thực, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và lợi nhuận kinh doanh. Ngược lại, quản lý hàng hóa kém hiệu quả sẽ gây ra những hệ lụy nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Tác động của việc quản lý số lượng hàng hóa kém hiệu quả

• Thất thoát và lãng phí: Hàng hóa có thể bị hư hỏng, hết hạn sử dụng hoặc mất mát do quy trình kiểm soát lỏng lẻo, thiếu chặt chẽ.
• Tăng chi phí lưu trữ: Tồn kho quá nhiều dẫn đến chi phí lưu trữ tăng cao, chiếm dụng không gian kho bãi, và vốn bị “đóng băng” trong hàng tồn kho.
• Gián đoạn chuỗi cung ứng: Thiếu hụt hàng hóa (out of stock) gây chậm trễ đơn hàng, làm mất lòng khách hàng, ảnh hưởng đến uy tín và thương hiệu.
• Sai lệch dữ liệu: Dữ liệu tồn kho không chính xác gây khó khăn trong việc đưa ra quyết định kinh doanh, từ việc mua hàng, sản xuất đến lập kế hoạch kinh doanh tổng thể.
• Giảm lợi nhuận: Tất cả những vấn đề trên gộp lại sẽ làm giảm hiệu quả hoạt động và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Các cách quản lý số lượng hàng hóa (trước khi có WMS)

Trước khi có sự hỗ trợ của các hệ thống quản lý kho hiện đại (WMS), các doanh nghiệp thường áp dụng các phương pháp truyền thống để quản lý số lượng hàng hóa. Dù có những hạn chế nhất định, các phương pháp này vẫn đóng vai trò quan trọng, đặc biệt là với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc mới bắt đầu hoạt động.

Phương pháp thủ công (dành cho kho nhỏ, ít hàng hóa)

Kiểm kê định kỳ

Phương pháp này bao gồm việc đếm và kiểm tra thực tế toàn bộ hàng hóa trong kho theo các chu kỳ định sẵn (ví dụ: hàng tuần, hàng tháng, hoặc hàng quý). 

Ưu điểm chính của phương pháp này là tính đơn giản, dễ thực hiện mà không cần đến công cụ phức tạp. Tuy nhiên, kiểm kê định kỳ tốn nhiều thời gian, dễ xảy ra sai sót do yếu tố con người, và quan trọng hơn, không cung cấp thông tin tồn kho theo thời gian thực.

>>>Chi tiết: Phương pháp kiểm kê định kỳ: Hướng dẫn quy trình chi tiết

Sổ sách, excel

Phương pháp này dựa trên việc ghi chép thủ công các hoạt động nhập, xuất, và tồn kho vào sổ sách hoặc các bảng tính Excel. Ưu điểm ban đầu là dễ thực hiện và không tốn kém chi phí đầu tư. 

>>>Có thể bạn muốn biết: Quản lý xuất nhập tồn bằng Excel có còn hiệu quả không?

Tuy nhiên, khi lượng hàng hóa và số lượng giao dịch tăng lên, phương pháp này trở nên khó quản lý, dễ dẫn đến nhầm lẫn và sai sót. Việc tổng hợp báo cáo từ dữ liệu thủ công cũng mất nhiều thời gian và công sức.

Giải pháp quản lý số lượng hàng hóa thông minh với SEEACT-WMS

Trong bối cảnh công nghệ 4.0, việc ứng dụng các giải pháp quản lý kho thông minh là xu hướng tất yếu để nâng cao năng lực cạnh tranh. SEEACT-WMS không chỉ đơn thuần là một phần mềm quản lý kho, mà còn là một giải pháp toàn diện, giúp tự động hóa và tối ưu hóa mọi quy trình trong kho hàng, đặc biệt là quản lý số lượng hàng hóa.

SEEACT-WMS khắc phục hoàn toàn những hạn chế của phương pháp thủ công và các phần mềm quản lý kho cơ bản, mang đến hiệu quả vượt trội cho doanh nghiệp:

• Quản lý tồn kho theo thời gian thực: Cập nhật số lượng hàng hóa liên tục, chính xác ngay khi có phát sinh giao dịch nhập/xuất kho.
• Kiểm kê kho tự động: Ứng dụng mã vạch, QR code, RFID giúp kiểm kê kho nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
• Cảnh báo tồn kho: Tự động cảnh báo khi hàng tồn kho đạt đến ngưỡng tối thiểu hoặc tối đa, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc điều chỉnh lượng hàng nhập kho.
• Dự báo nhu cầu: Phân tích dữ liệu lịch sử để dự báo nhu cầu hàng hóa trong tương lai, hỗ trợ lập kế hoạch nhập hàng tối ưu, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hụt hàng hóa.
• Báo cáo tồn kho đa dạng: Cung cấp các báo cáo chi tiết, trực quan về tình hình tồn kho, giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng và đưa ra quyết định kịp thời.
• Tích hợp với các hệ thống khác: Kết nối liền mạch với hệ thống MES hoặc ERP, phần mềm bán hàng, tạo nên một hệ thống quản lý đồng bộ và toàn diện.

SEEACT-WMS là giải pháp giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ mô hình quản lý kho thủ công sang tự động hóa và thông minh. Giải pháp này phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp và quy mô kho khác nhau, từ các kho hàng nhỏ lẻ đến các trung tâm phân phối lớn.

Để tìm hiểu thêm về SEEACT-WMS và cách thức ứng dụng giải pháp này vào quản lý kho hàng của doanh nghiệp, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết. 

Hotline: 0904.675.995

Kết luận

Hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào cách quản lý số lượng hàng hóa. Hy vọng rằng những thông tin hữu ích được chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn xây dựng một hệ thống quản lý hàng hóa tối ưu, đáp ứng nhu cầu thị trường và mang lại thành công cho doanh nghiệp. Đừng quên rằng, việc lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp với đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp là yếu tố then chốt để đạt được hiệu quả cao nhất.

Chúc bạn thành công!