VN
EN
JP
KR
Trong mua bán hàng hóa, biên bản giao nhận là tài liệu pháp lý quan trọng, xác nhận việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa người bán và người mua. Để đảm bảo giá trị pháp lý và tránh rủi ro tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng, biên bản này cần được lập một cách chính xác, đầy đủ và tuân thủ quy định pháp luật.
DACO, qua bài viết này, sẽ mang đến thông tin chi tiết về những nội dung thiết yếu về biên bản giao nhận hàng hóa, cũng như các mẫu biên bản mới nhất hỗ trợ bạn ứng dụng hiệu quả trong thực tiễn kinh doanh.
Biên bản giao nhận hàng hóa là gì?
Biên bản giao nhận hàng hóa (hay biên bản bàn giao hàng hóa) là văn bản pháp lý quan trọng xác nhận quá trình chuyển giao hàng hóa giữa bên giao và bên nhận.
Văn bản này đóng vai trò là bằng chứng xác thực việc bên bán đã hoàn thành trách nhiệm giao hàng và bên mua đã tiếp nhận hàng hóa đúng theo các điều khoản đã thống nhất.
Các quy định về biên bản giao nhận vật tư hàng hóa căn cứ theo các quy định của pháp luật hiện hành, cụ thể là:
- Điều 34 Luật Thương mại đề cập đến nghĩa vụ giao hàng và các chứng từ kèm theo của bên bán, nhấn mạnh trách nhiệm của bên bán phải đảm bảo việc giao hàng hóa tuân thủ theo các điều khoản đã thống nhất trong hợp đồng
- Điều 56 Luật Thương mại quy định về việc nhận hàng trong hợp đồng mua bán hàng hóa, quy định nghĩa vụ của bên mua trong việc nhận hàng và thực hiện các công việc hợp lý để hỗ trợ bên bán giao hàng.
Đặc điểm của mẫu biên bản giao nhận hàng hoá
iên bản giao nhận hàng hóa là văn bản pháp lý quan trọng, do đó cần đảm bảo các đặc điểm sau:
- Tính kịp thời: Biên bản phải được lập ngay sau khi việc giao nhận hàng hóa diễn ra, không trì hoãn đến khi lập hóa đơn hay kết thúc hợp đồng.
- Tính xác thực: Sau khi nhận đủ số lượng hàng hóa như thỏa thuận, bên mua cần kiểm tra kỹ lưỡng và ký xác nhận vào biên bản. Chữ ký này là bằng chứng xác nhận việc giao nhận đã hoàn tất.
- Tính đầy đủ thông tin: Biên bản cần ghi rõ các thông tin của cả bên mua và bên bán. Đồng thời, thông tin về hàng hóa như mã hàng, chủng loại, số lượng, và ngày tháng giao hàng cũng phải được liệt kê đầy đủ.
- Tính liên kết: Biên bản giao nhận thường đi kèm với phiếu xuất kho từ bên giao hàng và phiếu nhập kho từ bên nhận hàng, tạo thành một bộ chứng từ hoàn chỉnh, minh bạch.
>>>Xem thêm:
Tầm quan trọng của biên bản giao nhận vật tư hàng hóa
Biên bản giao nhận vật tư hàng hóa, dù không phải là văn bản bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng lại đóng vai trò thiết yếu trong quá trình giao dịch thương mại. Việc lập biên bản này là biện pháp hữu hiệu để bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan, đồng thời giảm thiểu rủi ro phát sinh tranh chấp.
Cung cấp thông tin hàng hóa chi tiết và minh bạch
Biên bản giao nhận là công cụ cung cấp thông tin chi tiết về quá trình giao nhận, bao gồm thông tin về người đại diện của các bên, số lượng, chất lượng, và các thông tin liên quan khác. Sự minh bạch này giúp các bên nắm rõ tình trạng hàng hóa, tránh sai sót và hiểu lầm.
Xác nhận tính hợp lệ của giao dịch giao nhận
Biên bản giao nhận xác nhận đơn vị giao hàng đã thực hiện đúng nghĩa vụ theo hợp đồng về mặt hàng, thời gian và địa điểm. Việc ký kết biên bản thể hiện sự đồng thuận của các bên đối với thông tin ghi nhận, qua đó bảo vệ quyền lợi của cả người mua và người bán, hạn chế tối đa việc khiếu nại về hàng hóa sau này.
Là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp
Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, biên bản giao nhận vật tư trở thành bằng chứng quan trọng để cơ quan có thẩm quyền xác định trách nhiệm của các bên. Văn bản này giúp đảm bảo quá trình giải quyết tranh chấp diễn ra công bằng và minh bạch, dựa trên những chứng cứ xác thực.
Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp
Biên bản giao nhận là công cụ giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo dựng niềm tin với khách hàng. Văn bản này cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, đồng thời góp phần khẳng định uy tín và sự đáng tin cậy của doanh nghiệp
Các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa phổ biến hiện nay
Tùy thuộc vào mục đích sử dụng và loại hình giao dịch, có nhiều mẫu biên bản giao nhận khác nhau được sử dụng. Tuy nhiên, về cơ bản, chúng đều phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan. Sau đây là một số mẫu biên bản giao nhận thường gặp.
Biên bản giao nhận vật tư hàng hóa thông thường
Đây là mẫu cơ bản nhất, được áp dụng rộng rãi cho hầu hết các loại hàng hóa. Nội dung của mẫu này bao gồm đầy đủ các thông tin quan trọng như thông tin chi tiết của bên giao và bên nhận, thông tin về hàng hóa (tên hàng, số lượng, chất lượng,…), cũng như thời gian và địa điểm diễn ra giao nhận.
Mẫu biên bản này thường được sử dụng trong các giao dịch mua bán hàng hóa thông thường, là công cụ hữu ích để xác nhận việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa.
>>>Download: Mẫu biên bản bàn giao vật tư hàng hoá file word
Biên bản giao nhận kiêm phiếu xuất kho/nhập kho
Mẫu này có sự kết hợp giữa chức năng của biên bản giao nhận và phiếu xuất kho hoặc nhập kho. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình quản lý hàng hóa, đặc biệt là trong các doanh nghiệp có quy trình quản lý kho hàng chặt chẽ. Việc tích hợp hai loại chứng từ này vào một giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình ghi chép.
>>>Tải ngay: Biên bản giao nhận vật tư hàng hóa kiêm phiếu xuất kho/nhập kho
Biên bản bàn giao hàng hóa nội bộ
Mẫu biên bản này được sử dụng trong các giao dịch giao nhận hàng hóa diễn ra giữa các bộ phận hoặc chi nhánh trong cùng một công ty. So với biên bản giao nhận thông thường, mẫu này thường có nội dung đơn giản hơn, tập trung vào việc ghi nhận việc chuyển giao hàng hóa trong phạm vi nội bộ doanh nghiệp.
>>TẢI NGAY: Biên bản bàn giao hàng hóa nội bộ
>>>Có thể bạn muốn biết: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Mẫu & Quy định mới nhất
Mẫu biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa
Mẫu biên bản này được sử dụng trong các trường hợp giao nhận hàng hóa có yêu cầu kiểm tra chất lượng hoặc kỹ thuật trước khi xác nhận. Ngoài các thông tin giao nhận thông thường, nó còn ghi nhận kết quả nghiệm thu (đạt/không đạt yêu cầu, các vấn đề phát hiện…). Mẫu này thường được áp dụng trong các giao dịch mua bán máy móc, thiết bị hoặc các sản phẩm có yêu cầu kỹ thuật cao, đảm bảo rằng hàng hóa đáp ứng các tiêu chuẩn đã thỏa thuận.
Hướng dẫn cách viết biên bản bàn giao vật tư hàng hóa
Việc lập biên bản bàn giao vật tư, hàng hóa tuy không có quy định pháp luật cụ thể về hình thức nhưng lại đóng vai trò quan trọng, giúp bảo vệ quyền lợi các bên liên quan và hạn chế tối đa tranh chấp phát sinh. Để thực hiện việc này một cách đầy đủ và chính xác, bạn có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết sau.
Nội dung cần có trong biên bản
Biên bản giao nhận cần có các thông tin sau:
- Tên đơn vị, doanh nghiệp bán hàng: Ghi rõ tên công ty, địa chỉ, mã số thuế.
- Ngày, tháng, năm lập biên bản: Ghi rõ thời gian giao nhận hàng hóa.
- Thông tin bên giao hàng: Gồm tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, người đại diện và chức vụ.
- Thông tin bên nhận hàng: Gồm tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, người đại diện và chức vụ.
- Thông tin chi tiết về hàng hóa: Bao gồm mã hàng, chủng loại, số lượng, đơn giá và tổng giá trị.
- Chữ ký và dấu xác nhận của cả hai bên: Xác nhận sự đồng thuận về việc giao nhận hàng hóa.
Cách thức trình bày
Để đảm bảo tính chuyên nghiệp và rõ ràng, biên bản giao nhận nên được trình bày theo cấu trúc sau:
Phần đầu:
- Góc trái ghi tên công ty.
- Góc phải: Quốc hiệu và tiêu ngữ
- Chính giữa: Tiêu đề in hoa “BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA”
- Tiếp theo cần ghi căn cứ lập ra biên bản, ví dụ: “Căn cứ hợp đồng mua bán số…”.
- Thời gian: Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm lập biên bản
Phần nội dung:
- Ghi thông tin chi tiết của bên giao và bên nhận.
- Liệt kê đầy đủ thông tin về hàng hóa được giao nhận.
Phần cuối:
- Chữ ký và họ tên của người đại diện bên giao và bên nhận.
- Đóng dấu xác nhận của cả hai bên (nếu có).
Lưu ý quan trọng:
- Biên bản cần được lập ít nhất thành hai bản, mỗi bên giữ một bản.
- Điều này đảm bảo tính minh bạch và cung cấp bằng chứng pháp lý trong trường hợp có tranh chấp xảy ra.
Lưu ý khi lập mẫu biên bản bàn giao vật tư hàng hoá
Để đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý của biên bản bàn giao hàng hóa, đồng thời hạn chế tối đa các tranh chấp phát sinh, người lập biên bản cần chú ý đến những điểm sau:
- Thông tin chính xác và đầy đủ: Thông tin của bên bán và bên mua phải được ghi chép đầy đủ và chính xác, bao gồm tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, và thông tin người đại diện. Việc sai lệch thông tin có thể dẫn đến tranh chấp không đáng có.
- Căn cứ pháp lý rõ ràng: Biên bản nên được lập dựa trên một hợp đồng mua bán hoặc đơn đặt hàng đã được ký kết. Việc này tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho việc giao nhận.
- Chữ ký và dấu xác nhận: Bắt buộc phải có chữ ký và dấu xác nhận của cả hai bên, đặc biệt là bên nhận hàng. Thiếu sót này sẽ làm mất giá trị chứng minh của biên bản trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
- Số lượng bản sao hợp lý: Nên lập ít nhất hai biên bản, mỗi bên giữ một bản. Điều này đảm bảo tính minh bạch và công bằng, đồng thời cung cấp bằng chứng cho cả hai bên.
Kết luận
Hy vọng qua bài viết này, DACO đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về biên bản giao nhận hàng hóa, từ đó giúp bạn thực hiện các giao dịch mua bán một cách an toàn và hiệu quả. Đừng quên thường xuyên cập nhật những biểu mẫu và quy định mới nhất để đảm bảo tính pháp lý cho hoạt động kinh doanh của bạn.
Đăng nhập bằng Google