VN
EN
JP
KR
Báo cáo tồn kho đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý vận hành của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị kinh doanh hàng hóa vật lý. Tài liệu này cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình lưu trữ sản phẩm, từ đó hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định kinh doanh chính xác và kịp thời.
Bài viết này của DACO sẽ giúp bạn hiểu khái niệm về loại báo cáo này, đồng thời giới thiệu các mẫu báo cáo xuất nhập tồn phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay.
Báo cáo tồn kho là gì?
Báo cáo tồn kho là một tài liệu (dưới dạng vật lý hoặc điện tử) tổng hợp, cung cấp thông tin chi tiết về số lượng và giá trị của hàng hóa mà một doanh nghiệp đang sở hữu và quản lý tại một thời điểm cụ thể. Báo cáo này mang đến cái nhìn tổng quan về tình trạng tồn kho, bao gồm số lượng, giá trị của từng mặt hàng, cũng như vị trí lưu trữ hoặc trạng thái tồn kho.
Đây được xem là công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp cân bằng cung – cầu, duy trì mức hàng tồn kho hợp lý, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa. Đồng thời, báo cáo còn cung cấp thông tin quan trọng cho việc lập kế hoạch sản xuất, quản lý chi phí và định giá hàng tồn kho.
Các hạng mục cơ bản trong mẫu báo cáo tồn kho bao gồm:
- Số lượng tồn kho: Thể hiện số lượng cụ thể của từng loại hàng hóa tại thời điểm lập báo cáo.
- Giá trị tồn kho: Tính toán giá trị hàng hóa tồn kho dựa trên số lượng và giá vốn.
- Phân loại tồn kho: Phân loại hàng hóa theo trạng thái (đã qua xử lý, chưa qua xử lý, hỏng hóc).
- Thay đổi của hàng hóa tồn kho: So sánh số lượng và giá trị tồn kho giữa các thời điểm để đánh giá xu hướng.
Nhìn chung, báo cáo hàng tồn kho giúp nhà quản lý nắm bắt chi tiết tình hình hàng hóa trong kho, từ đó đưa ra quyết định quản lý hiệu quả, tối ưu hóa chiến lược bán hàng và đặt hàng, nhằm tối đa hóa doanh số và giảm thiểu rủi ro.
>>>Có thể bạn muốn biết: Báo cáo sản xuất là gì? Tổng hợp các mẫu báo cáo miễn phí
Vai trò quan trọng của báo cáo tồn kho
Báo cáo hàng hóa tồn kho đóng vai trò then chốt trong hoạt động quản lý kho hàng của doanh nghiệp, mang lại những lợi ích thiết thực sau:
1. Hỗ trợ lập kế hoạch & dự báo nhu cầu
Báo cáo tồn kho cung cấp dữ liệu định lượng về số lượng và giá trị hàng hóa hiện có, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho việc xây dựng kế hoạch bổ sung hàng tồn kho. Phân tích thông tin tồn kho cho phép doanh nghiệp dự đoán sát sao nhu cầu thị trường, điều chỉnh kế hoạch đặt hàng và sản xuất một cách linh hoạt và hiệu quả.
2. Tăng cường khả năng theo dõi và tính minh bạch
Việc ghi nhận chi tiết số lượng và vị trí hàng tồn kho trong báo cáo tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và quản lý kho hàng. Báo cáo này giúp doanh nghiệp tổ chức kho bãi một cách khoa học, phân loại hàng hóa theo các tiêu chí khác nhau (ví dụ: hạn sử dụng, khu vực lưu trữ), từ đó tối ưu hóa quy trình xử lý và giảm thiểu sai sót.
3. Phân loại hàng tồn kho một cách hệ thống
Báo cáo giúp phân loại hàng hóa theo các danh mục rõ ràng, từ nguyên liệu thô đến thành phẩm, giúp doanh nghiệp nắm bắt cấu trúc và dòng chảy của chuỗi cung ứng. Việc phân loại khoa học tạo điều kiện cho việc quản lý hàng tồn kho một cách toàn diện, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
>>>Có thể bạn muốn biết: 5 Cách phân loại hàng hóa phổ biến hiện nay
Các loại báo cáo hàng tồn kho
Doanh nghiệp cần nhiều loại báo cáo để có cái nhìn toàn diện về hoạt động quản lý kho. Một số báo cáo quan trọng bao gồm:
1. Báo cáo giá trị hàng tồn kho
Báo cáo này không chỉ liệt kê sản phẩm/nguyên liệu trong kho mà còn thể hiện tổng giá trị hàng hóa tại một thời điểm cụ thể. Bằng cách so sánh giá trị tồn kho qua các kỳ, nhà quản lý nhận biết được xu hướng tăng/giảm và điều chỉnh chiến lược kinh doanh. Báo cáo thường bao gồm thông tin chi tiết về giá trị từng loại sản phẩm/nguyên liệu, hỗ trợ phân tích ABC để ưu tiên quản lý nguồn lực.
2. Báo cáo hiệu suất hàng tồn kho
Báo cáo này tập trung đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua các chỉ số quan trọng như vòng quay và thời gian tiêu thụ hàng tồn cho biết mức độ hiệu quả của việc sử dụng nguồn lực. Báo cáo cũng cung cấp thông tin về hiệu suất sử dụng không gian lưu trữ, giúp tối ưu hóa diện tích kho bãi.
3. Báo cáo dự báo hàng tồn kho
Báo cáo này dự đoán biến động hàng tồn kho trong tương lai dựa trên dữ liệu lịch sử và các yếu tố dự báo (xu hướng tiêu thụ, mùa vụ, kế hoạch sản xuất).
Phân tích xu hướng và mô hình dự báo giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tiếp nhận, sản xuất, và lưu trữ hàng tồn kho một cách hiệu quả, giảm thiểu rủi ro thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.
4. Báo cáo hoàn tất đơn hàng và vận chuyển
Báo cáo này cung cấp thông tin về quá trình xử lý đơn hàng và vận chuyển, từ khi sản phẩm được mua đến khi giao cho khách hàng. Báo cáo hoàn tất đơn hàng thể hiện chi phí lưu trữ, chi phí đóng gói, và tốc độ xử lý đơn hàng trung bình. Báo cáo vận chuyển chi tiết thời gian và chi phí vận chuyển trung bình, cũng như ảnh hưởng của phân phối hàng tồn kho đến các chỉ số này.
Bên cạnh đó, các báo cáo quản lý kho khác sẽ giúp bạn kiểm soát chặt chẽ lượng hàng tồn, như:
- Báo cáo nhập xuất tồn kho hàng: Theo dõi số lượng hàng hóa nhập, xuất và tồn kho tại mỗi thời điểm.
- Báo cáo thống kê hàng xuất không theo phiếu bán: Ghi nhận hàng xuất kho không có phiếu bán hàng.
- Báo cáo tổng hợp phiếu kho: Tổng hợp các phiếu nhập, xuất, điều chuyển kho.
- Báo cáo tồn sản phẩm theo khách hàng: Liệt kê sản phẩm tồn kho theo từng khách hàng.
- Báo cáo tổng hợp tồn thị trường: Tổng hợp thông tin tồn kho tại các điểm bán hàng.
- Báo cáo độ phủ hàng tồn: Đánh giá mức độ đáp ứng nhu cầu thị trường của hàng tồn kho.
Hướng dẫn lập mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel
Excel hoặc Google Sheets cho phép tạo báo cáo hàng tồn kho cơ bản, tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi cập nhật thủ công và chỉ phản ánh tình trạng tại một thời điểm nhất định. Để có báo cáo hàng tồn kho tự động, việc kết nối các hệ thống sử dụng dữ liệu chuỗi cung ứng và đơn hàng khách hàng là lựa chọn tối ưu.
Các bước tạo báo cáo hàng tồn kho thủ công trong Excel:
Bước 1. Liệt kê mặt hàng tồn kho
Tạo danh sách các mặt hàng tồn kho theo từng SKU (Đơn vị lưu kho – Stock Keeping Unit). Ví dụ: Nếu có một mẫu áo sơ mi đỏ với bốn kích cỡ, mỗi kích cỡ là một SKU riêng (tổng cộng bốn mục). Lưu ý: Càng nhiều SKU, việc quản lý thủ công càng phức tạp.
>>Xem thêm: Cách lập mã hàng hóa SKU: Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z
Bước 2. Mô tả chi tiết
Mô tả chi tiết từng mặt hàng. Nếu có nhiều biến thể (màu sắc, kích cỡ…), hãy cung cấp thông tin cụ thể để phân biệt và theo dõi chính xác.
Bước 3. Gán giá trị cho từng mặt hàng
Liệt kê giá của từng SKU. Bạn có thể cần theo dõi chi phí mua/sản xuất và giá bán riêng biệt. Việc định giá giúp tính tổng giá trị tồn kho và chi phí lưu trữ.
Bước 4.Theo dõi số lượng tồn kho
Ghi lại số lượng sản phẩm hiện có trong kho. Cột này cần được cập nhật thường xuyên khi có đơn hàng mua mới và đơn hàng bán để đảm bảo số liệu chính xác.
Bước 5. Xác định khung thời gian cập nhật
Tần suất cập nhật báo cáo tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp. Doanh số càng cao, tần suất cập nhật càng phải thường xuyên hơn. Mức tồn kho an toàn cũng ảnh hưởng đến tần suất; nếu có lượng dự trữ lớn giữa điểm đặt hàng lại và mức 0, bạn có thể cập nhật ít thường xuyên hơn. Tuy nhiên, lưu ý rằng tồn kho an toàn quá mức sẽ làm tăng chi phí.
Để tạo báo cáo tự động, hãy sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho (WMS). WMS theo dõi tồn kho theo thời gian thực và tự động cập nhật báo cáo. Đây là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp có doanh số lớn hoặc hàng tồn kho phức tạp.
Nếu bạn muốn bắt đầu tạo báo cáo, hãy tham khảo các mẫu miễn phí dưới đây:
Báo cáo tồn kho chính xác, nhanh chóng với hệ thống SEEACT-WMS
Thay vì quản lý tồn kho thủ công bằng Excel, hãy nâng tầm hiệu quả với hệ thống quản lý kho thông minh SEEACT-WMS. SEEACT-WMS cung cấp giải pháp tự động hóa, giúp bạn tạo báo cáo tồn kho chính xác và nhanh chóng, loại bỏ sai sót và tiết kiệm thời gian.
Ưu điểm của SEEACT-WMS trong việc lập báo cáo tồn kho:
- Tự động hóa hoàn toàn: SEEACT-WMS tự động theo dõi và cập nhật dữ liệu tồn kho theo thời gian thực. Mọi biến động về nhập, xuất, chuyển kho đều được ghi nhận ngay lập tức, đảm bảo số liệu luôn chính xác.
- Báo cáo đa dạng, tùy biến: Hệ thống cung cấp nhiều loại báo cáo tồn kho khác nhau (giá trị, hiệu suất, dự báo, phân loại, v.v.) đáp ứng mọi nhu cầu quản lý. Bạn cũng có thể tùy chỉnh báo cáo theo các tiêu chí riêng.
- Truy cập tức thì: Dữ liệu tồn kho được cập nhật liên tục, cho phép bạn truy cập báo cáo mọi lúc, mọi nơi thông qua các thiết bị kết nối internet.
- Loại bỏ sai sót: Tự động hóa giúp loại bỏ sai sót do nhập liệu thủ công, đảm bảo tính chính xác của báo cáo.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Thay vì mất hàng giờ để tổng hợp dữ liệu và lập báo cáo, bạn có thể tạo báo cáo chỉ trong vài cú nhấp chuột, tiết kiệm thời gian và nhân lực.
- Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Việc phân tích dữ liệu tồn kho theo thời gian thực, bao gồm mức tồn kho, xu hướng và các chỉ số chính, cho phép đưa ra các quyết định tối ưu hóa dựa trên dữ liệu
- Tích hợp: SEEACT WMS dễ dàng tích hợp với các hệ thống như ERP, thương mại điện tử hiện có.
Với SEEACT-WMS, việc quản lý kho và lập báo cáo tồn kho trở nên dễ dàng, hiệu quả và chính xác hơn bao giờ hết. Hãy chuyển đổi sang quản lý kho thông minh để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của bạn.
>>>Tìm hiểu thêm về giải pháp SEEACT-WMS và nhận demo miễn phí<<<
Hoặc liên hệ ngay hotline để được hỗ trợ: 0904.675.995
Lời kết
Hy vọng những thông tin về báo cáo tồn kho mà DACO cung cấp trong bài viết này đã giúp bạn đọc có cái nhìn tổng quan và sâu sắc hơn về tầm quan trọng của loại tài liệu này. Việc nắm vững và áp dụng hiệu quả các mẫu báo cáo hàng tồn kho không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa một cách khoa học, mà còn góp phần tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với DACO để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết.
Đăng nhập bằng Google