Báo cáo sản xuất là gì? Tổng hợp các mẫu báo cáo miễn phí

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, việc tối ưu hóa hiệu quả sản xuất là chìa khóa then chốt để doanh nghiệp đạt được thành công. Một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quá trình này chính là việc xây dựng và sử dụng báo cáo sản xuất một cách hiệu quả. Báo cáo sản xuất không chỉ cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động, mà còn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác, kịp thời, từ đó nâng cao năng suất và lợi nhuận.

Bài viết dưới đây của DACO sẽ phân tích vai trò của báo cáo quản lý sản xuất, đồng thời giới thiệu các mẫu báo cáo phổ biến cùng những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp có thể ứng dụng hiệu quả vào thực tiễn.

Báo cáo sản xuất là gì?

Báo cáo sản xuất là một tài liệu tóm tắt các hoạt động và kết quả của quá trình sản xuất trong một khoảng thời gian nhất định. Nó cung cấp thông tin chi tiết như khối lượng sản phẩm được sản xuất, năng suất lao động, chất lượng sản phẩm (bao gồm tỷ lệ sản phẩm đạt tiêu chuẩn và tỷ lệ sản phẩm lỗi), hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, chi phí sản xuất (chi phí nguyên vật liệu, nhân công, khấu hao…), và thời gian ngừng hoạt động của máy móc, thiết bị.

Mục đích của báo cáo sản xuất là:

• Theo dõi tiến độ: Giám sát hiệu quả sản xuất so với kế hoạch đề ra.
• Đánh giá hiệu suất: Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng.
• Xác định vấn đề: Phát hiện các điểm nghẽn, sai sót hoặc lãng phí trong quy trình.
• Hỗ trợ ra quyết định: Cung cấp dữ liệu cho việc cải thiện quy trình, tối ưu hóa sản xuất và phân bổ tài nguyên hiệu quả.

Báo cáo sản xuất thường được lập định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý) cho từng phân xưởng, cung cấp thông tin về chi phí sản xuất, sản phẩm hoàn thành và sản phẩm dở dang cho cấp quản trị.

Thông qua báo cáo sản xuất, ban quản lý có thể nắm bắt được bức tranh tổng quan về hoạt động sản xuất, từ đó đánh giá hiệu quả, phát hiện những điểm mạnh, điểm yếu, và đưa ra quyết định điều chỉnh kịp thời. Việc phân tích báo cáo sản xuất thường xuyên giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, cải thiện chất lượng sản phẩm, tối ưu hóa chi phí và hoàn thiện quy trình sản xuất.

Nội dung của báo cáo sản xuất

Báo cáo sản xuất thường được cấu trúc để bao gồm thông tin chi tiết về quá trình sản xuất, thường được chia thành ba phần chính:

Sản lượng sản phẩm

Phần này tập trung vào việc kê khai chi tiết sản lượng sản phẩm đã hoàn thành trong kỳ báo cáo. Đồng thời, đối với những sản phẩm chưa hoàn thiện, báo cáo sẽ ghi nhận sản lượng sản phẩm tương đương, thể hiện mức độ hoàn thành của sản phẩm dở dang. Việc theo dõi sát sao sản lượng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả sản xuất, từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp để đạt được mục tiêu đề ra.

Chi phí sản xuất

Phần này trình bày chi tiết các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất, bao gồm chi phí nguyên vật liệu, nhân công, khấu hao tài sản cố định, và các chi phí sản xuất chung khác. Thông qua việc tổng hợp và phân tích chi phí, doanh nghiệp có thể xác định được chi phí đơn vị sản phẩm, từ đó đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực và đưa ra các biện pháp tiết kiệm chi phí. 

Có hai phương pháp phổ biến để tính chi phí sản xuất là phương pháp trung bình trọng số và phương pháp nhập trước xuất trước. Tùy vào đặc thù hoạt động, doanh nghiệp sẽ lựa chọn phương pháp phù hợp để phản ánh chính xác chi phí sản xuất.

Cân đối chi phí

Phần cuối cùng của báo cáo sẽ tổng hợp và cân đối chi phí sản xuất. Phần này làm rõ nguồn gốc của chi phí, bao gồm chi phí từ sản phẩm dở dang đầu kỳ và chi phí phát sinh trong kỳ. 

Bên cạnh đó, báo cáo sẽ phân bổ chi phí cho sản phẩm hoàn thành và sản phẩm dở dang cuối kỳ. Việc cân đối chi phí giúp doanh nghiệp theo dõi dòng chảy chi phí trong quá trình sản xuất, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.

Báo cáo sản xuất hiệu quả: 4 yếu tố không thể bỏ qua

Để việc báo cáo thực sự phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần chú trọng đến 4 yếu tố cốt lõi sau đây:

Cập nhật dữ liệu theo thời gian thực

Một báo cáo hiệu quả phải dựa trên nền tảng dữ liệu chính xác và được cập nhật liên tục. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có hệ thống thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu sản xuất một cách nhanh chóng và chính xác. Việc cập nhật dữ liệu theo thời gian thực giúp ban lãnh đạo nắm bắt được tình hình sản xuất một cách kịp thời, từ đó đưa ra những điều chỉnh cần thiết.

Định dạng báo cáo linh hoạt, dễ tùy chỉnh 

Định dạng của báo cáo cũng là một yếu tố quan trọng. Báo cáo cần được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu, với các biểu đồ, hình ảnh trực quan. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ báo cáo có khả năng tùy chỉnh, cho phép điều chỉnh nội dung và hình thức báo cáo cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng bộ phận, từng cấp quản lý.

Phân phối thông tin đến đúng đối tượng

Báo cáo sản xuất cần được chia sẻ đến đúng đối tượng, đúng thời điểm.  Mỗi bộ phận, mỗi cá nhân trong doanh nghiệp cần được tiếp cận với những thông tin liên quan đến công việc của mình.  

Ví dụ, ban lãnh đạo cần những thông tin tổng quan về hiệu quả sản xuất, trong khi các nhóm sản xuất cần những dữ liệu chi tiết về năng suất, chất lượng, tiến độ của từng công đoạn.

Kết hợp số liệu và KPI sản xuất

Báo cáo hiệu quả không chỉ đơn thuần liệt kê các số liệu sản xuất, mà còn phải phân tích, đánh giá các số liệu đó dựa trên các chỉ số KPI (Key Performance Indicator). Việc kết hợp số liệu và KPI giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả sản xuất một cách khách quan, từ đó đưa ra các quyết định cải thiện năng suất, chất lượng và hiệu quả hoạt động. 

>>>Hướng dẫn xây dựng bộ KPI sản xuất hiệu quả

Lý do cần lập báo cáo sản xuất là gì?

Việc lập báo cáo sản xuất mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa hoạt động sản xuất.

Thông tin chính xác, minh bạch

Báo cáo quản lý sản xuất cung cấp thông tin chi tiết và chính xác về toàn bộ quá trình sản xuất, từ lượng nguyên vật liệu tiêu thụ, năng suất lao động, đến hiệu suất hoạt động của máy móc thiết bị. Dữ liệu rõ ràng và minh bạch này là nền tảng cho việc đánh giá hiệu quả sản xuất, đồng thời thúc đẩy quá trình cải tiến liên tục trong doanh nghiệp.

Ra quyết định thông minh dựa trên dữ liệu 

Báo cáo cung cấp dữ liệu đáng tin cậy để ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược, từ việc đầu tư phát triển sản phẩm mới, nâng cấp công nghệ, đến việc cải thiện quy trình sản xuất. Thông qua phân tích dữ liệu, doanh nghiệp có thể nhận diện điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức, từ đó hoạch định chiến lược sản xuất kinh doanh hiệu quả.

Phân tích dữ liệu sản xuất theo thời gian thực

Ứng dụng công nghệ vào báo cáo cho phép doanh nghiệp theo dõi dữ liệu sản xuất theo thời gian thực. Nhờ đó, các sự cố được phát hiện và xử lý kịp thời, giảm thiểu thiệt hại, đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra ổn định

Tăng cường linh hoạt trong sản xuất

Báo cáo sản xuất giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về từng công đoạn trong quy trình sản xuất, từ đó dễ dàng nhận biết những điểm cần cải thiện và điều chỉnh kế hoạch sản xuất cho phù hợp với tình hình thực tế. Khả năng thích ứng linh hoạt giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng những thay đổi của thị trường, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Tổng hợp mẫu báo cáo quản lý sản xuất phổ biến

Tùy vào mục tiêu quản lý, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều mẫu báo cáo sản xuất khác nhau. Dưới đây là một số mẫu báo cáo quản lý sản xuất phổ biến:

Báo cáo năng suất

Báo cáo năng suất tập trung vào việc đo lường và đánh giá hiệu quả sản xuất. Báo cáo này cung cấp thông tin về số lượng sản phẩm hoàn thành, số lượng sản phẩm lỗi, thời gian sản xuất, năng suất của máy móc và nhân công. Thông qua báo cáo năng suất, doanh nghiệp có thể nhận biết những yếu tố ảnh hưởng đến năng suất, từ đó đưa ra các giải pháp cải thiện hiệu quả sản xuất.

Thông tin chính trong báo cáo năng suất thường bao gồm:

• Sản lượng: Tổng số sản phẩm/dịch vụ được tạo ra trong một khoảng thời gian nhất định (ngày, tuần, tháng, quý…).
• Tỷ lệ hoàn thành: Số lượng sản phẩm hoàn thiện so với tổng sản phẩm, từ đó xác định tỷ lệ hàng lỗi.
• Thời gian sản xuất: Thời gian cần thiết để tạo ra mỗi sản phẩm, bao gồm các công đoạn chế biến, bảo quản và vận chuyển.
• Hiệu suất thiết bị: Năng suất của từng máy móc, thiết bị tham gia vào quá trình sản xuất.
• Năng suất lao động: Số lượng nhân công, thời gian làm việc của mỗi nhân viên và sản lượng tạo ra.

Báo cáo chất lượng

Báo cáo chất lượng đánh giá chất lượng sản phẩm dựa trên các tiêu chuẩn đã đề ra. Báo cáo này phân tích số lượng sản phẩm đạt chuẩn, số lượng sản phẩm lỗi, các nguyên nhân gây lỗi và đề xuất các biện pháp cải thiện chất lượng. Báo cáo chất lượng giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng sản phẩm, đảm bảo uy tín thương hiệu và sự hài lòng của khách hàng.

Nội dung chính của báo cáo chất lượng bao gồm:

• Đánh giá chất lượng: Đánh giá dựa trên các tiêu chí như độ tin cậy, độ chính xác, tính khả dụng và tính bảo mật, đồng thời phân tích số lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn và số lượng bị từ chối.
• Phân tích nguyên nhân: Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng, bao gồm nguyên nhân kỹ thuật, vật liệu, quy trình sản xuất và quản lý.
• Đánh giá hiệu suất: Đánh giá hiệu quả của quá trình sản xuất dựa trên các chỉ số như tỷ lệ lỗi, thời gian sản xuất và năng suất.
• Đề xuất cải thiện: Đưa ra các giải pháp cụ thể để cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ và nâng cao năng suất của quá trình sản xuất.

Báo cáo chi phí sản xuất

Báo cáo chi phí sản xuất liệt kê chi tiết tất cả khoản chi phát sinh trong quá trình sản xuất, từ nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thiết bị, cho đến chi phí quản lý và các chi phí khác. Báo cáo này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, xác định giá thành sản phẩm, và tìm kiếm các giải pháp tiết kiệm chi phí.

Báo cáo chi phí sản xuất thường bao gồm các loại chi phí sau:

• Chi phí nguyên vật liệu: Chi phí mua sắm nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng trong sản xuất.
• Chi phí nhân công: Chi phí trả lương cho công nhân trực tiếp tham gia sản xuất.
• Chi phí máy móc và thiết bị: Chi phí đầu tư, vận hành, bảo trì máy móc, thiết bị phục vụ sản xuất.
• Chi phí vận chuyển: Chi phí vận chuyển nguyên vật liệu đầu vào và sản phẩm đầu ra.
• Chi phí quản lý: Chi phí liên quan đến hoạt động quản lý, điều hành sản xuất.
• Chi phí khác: Các chi phí phát sinh ngoài các loại trên, bao gồm chi phí bảo hiểm, thuế, tiền thuê nhà xưởng, điện nước, internet…

Báo cáo tiến độ sản xuất

Báo cáo tiến độ sản xuất theo dõi tiến độ hoàn thành các công đoạn sản xuất, so sánh với kế hoạch ban đầu, và phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến tiến độ. Báo cáo này giúp doanh nghiệp kiểm soát tiến độ sản xuất, đảm bảo hoàn thành đơn hàng đúng hạn và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Cụ thể, báo cáo tiến độ sản xuất thường bao gồm:

• Tiến độ công việc: Thể hiện rõ ràng tiến độ hoàn thành sản phẩm/dịch vụ (ví dụ: phần trăm hoàn thành), các giai đoạn đã và đang triển khai.
• Vấn đề phát sinh: Nêu bật những khó khăn, rủi ro gặp phải trong quá trình sản xuất, đồng thời đề xuất phương án giải quyết.
• Kế hoạch tiếp theo: Vạch ra những bước cần thực hiện tiếp theo để đảm bảo dự án đi đúng hướng.
• Quản lý ngân sách: Cung cấp thông tin về chi phí sản xuất, so sánh với ngân sách dự kiến ban đầu và đưa ra giải pháp xử lý nếu có phát sinh chi phí.

>>>Xem thêm: Tiến độ sản xuất là gì? Cách theo dõi và cải thiện

Báo cáo hiệu suất thiết bị tổng thể (OEE)

Báo cáo tiến độ sản xuất thường bao gồm một phần quan trọng là đánh giá hiệu suất thiết bị tổng thể (OEE). OEE là phương pháp đo lường mức độ hiệu quả của thiết bị bằng cách xem xét thời gian hoạt động thực tế, sản lượng thực tế và chất lượng sản phẩm.

Cụ thể, OEE được tính bằng cách kết hợp ba chỉ số:

• Chỉ số hiệu suất định lượng (Availability): Tỷ lệ phần trăm thời gian thiết bị thực sự hoạt động so với thời gian dự kiến. Chỉ số này cho biết thiết bị có hoạt động đầy đủ công suất hay không, có bị gián đoạn do sự cố, bảo trì hoặc các yếu tố khác không.
• Chỉ số hiệu suất chất lượng (Performance): Tỷ lệ phần trăm sản lượng thực tế so với sản lượng lý tưởng mà thiết bị có thể đạt được. Chỉ số này phản ánh tốc độ sản xuất và hiệu quả hoạt động của thiết bị.
• Chỉ số hiệu suất tốc độ (Quality): Tỷ lệ phần trăm sản phẩm đạt chuẩn chất lượng so với tổng số sản phẩm được sản xuất. Chỉ số này đánh giá chất lượng sản phẩm và ảnh hưởng của các yếu tố như lỗi vận hành, nguyên liệu đầu vào đến hiệu quả sản xuất.

>>>Xem chi tiết: OEE là gì? Cách tính và phương pháp tối ưu OEE trong sản xuất

Bằng cách phân tích OEE, nhà quản lý và nhân viên sản xuất có thể xác định rõ những điểm nghẽn, từ đó đưa ra quyết định cải thiện quy trình, tối ưu hóa hoạt động và nâng cao năng suất.

Nâng cao hiệu suất nhà máy với hệ thống báo cáo sản xuất theo thời gian thực trong SEEACT-MES

Trong thời đại công nghiệp 4.0, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý sản xuất là yếu tố then chốt để nâng cao năng lực cạnh tranh. Hệ thống báo cáo sản xuất theo thời gian thực trong SEEACT-MES chính là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu này.

SEEACT-MES là hệ thống quản lý sản xuất thông minh, cho phép thu thập, phân tích và hiển thị dữ liệu sản xuất theo thời gian thực. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể:

• Nắm bắt tình hình sản xuất tức thời: Theo dõi sát sao các chỉ số sản xuất quan trọng như năng suất, chất lượng, tiến độ, tình trạng máy móc, …
• Phát hiện và xử lý sự cố kịp thời: Nhận được cảnh báo ngay khi có sự cố xảy ra, từ đó nhanh chóng đưa ra biện pháp khắc phục, giảm thiểu thiệt hại.
• Ra quyết định chính xác, kịp thời: Dựa trên dữ liệu sản xuất chính xác và cập nhật, ban lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định điều hành hiệu quả.
• Tối ưu hóa hiệu suất sản xuất: Phân tích dữ liệu sản xuất để nhận biết các điểm nghẽn, từ đó cải tiến quy trình, nâng cao năng suất và hiệu quả sản xuất.

>>>Tìm hiểu chi tiết: SEEACT-MES – Giải pháp nâng cao hiệu suất nhà máy của bạn!  

Hoặc liên hệ với DACO để được hỗ trợ miễn phí: 0904.675.995

Tóm lại

Việc sử dụng báo cáo sản xuất hiệu quả là yếu tố then chốt để doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động sản xuất, nâng cao năng suất và lợi nhuận. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích về báo cáo quản lý sản xuất. Hãy áp dụng ngay những thông tin này vào thực tiễn để quản lý sản xuất hiệu quả hơn.

Đừng quên theo dõi website Seeact.vn của chúng tôi để cập nhật thêm nhiều bài viết chia sẻ kiến thức bổ ích về quản lý sản xuất và các chủ đề liên quan khác. Chúc bạn thành công!