Back Order là gì? Nguyên nhân và cách xử lý Back order hiệu quả

Trong lĩnh vực quản lý kho và chuỗi cung ứng, thuật ngữ “back order” (đơn hàng dự trữ) đề cập đến tình huống khi khách hàng đặt mua một sản phẩm nhưng sản phẩm đó hiện không có sẵn trong kho. Điều này có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau, từ dự báo nhu cầu không chính xác đến gián đoạn chuỗi cung ứng. 

Hiểu rõ về back order là gì là điều cần thiết để các doanh nghiệp duy trì sự hài lòng của khách hàng và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.

Khái niệm Back order là gì?

Backorder/Back order, hay còn gọi là đơn hàng dự trữ là thuật ngữ quen thuộc trong quản lý kho hàng, đặc biệt là trong lĩnh vực bán lẻ và sản xuất. 

Tình trạng back order xảy ra khi khách hàng đặt mua một sản phẩm nhưng sản phẩm đó không có sẵn trong kho của doanh nghiệp. Trong trường hợp này, doanh nghiệp sẽ ghi nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, tuy nhiên không thể giao hàng ngay lập tức do thiếu hụt nguồn cung. Thay vào đó, doanh nghiệp sẽ tiến hành đặt hàng bổ sung từ nhà cung cấp hoặc lên kế hoạch sản xuất thêm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong thời gian tới.

Ví dụ, nếu một khách hàng đặt mua 10 chiếc áo nhưng cửa hàng chỉ còn 5 chiếc, cửa hàng sẽ giao ngay 5 chiếc và tạo một đơn hàng backorder cho 5 chiếc còn lại. 

Khi có thêm hàng về, cửa hàng sẽ ưu tiên xử lý các đơn hàng trước để đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm họ đã đặt mua.

Cách thức hoạt động của Back order  

Quá trình backorder bắt đầu khi khách hàng đặt mua một sản phẩm mà doanh nghiệp hiện không có sẵn trong kho. Thay vì từ chối đơn hàng, doanh nghiệp sẽ ghi nhận và xử lý đơn hàng đó theo quy trình back order.

Cụ thể cách thức hoạt động như sau: 

1. Khách hàng đặt hàng: Khách hàng tiến hành đặt mua sản phẩm như bình thường thông qua các kênh bán hàng của doanh nghiệp (cửa hàng, website, ứng dụng,…).
2. Kiểm tra tồn kho: Doanh nghiệp kiểm tra trên hệ thống quản lý kho hàng xem sản phẩm có đủ số lượng để đáp ứng đơn hàng hay không.
3. Xác định backorder: Nếu sản phẩm không có sẵn hoặc không đủ số lượng, đơn hàng sẽ được chuyển sang trạng thái “backorder”. Hệ thống sẽ ghi nhận đầy đủ thông tin về đơn hàng bao gồm chi tiết sản phẩm (tên, mã sản phẩm, số lượng), thông tin khách hàng, ngày đặt hàng, ngày dự kiến có hàng (nếu có).
4. Thông báo cho khách hàng: Doanh nghiệp thông báo cho khách hàng về tình trạng back order của đơn hàng, lý do hết hàng và thời gian dự kiến giao hàng.
5. Lập kế hoạch bổ sung hàng: Doanh nghiệp tiến hành các hoạt động để có hàng trở lại, có thể là: đặt hàng từ nhà cung cấp, lên kế hoạch sản xuất hoặc điều chuyển hàng từ kho khác (nếu có)
6. Xử lý Backorder khi có hàng: Khi sản phẩm về đến kho, doanh nghiệp sẽ ưu tiên xử lý các đơn hàng backorder theo thứ tự đặt hàng (ai đặt trước được giao trước).
7. Giao hàng và thông báo: Sản phẩm được giao cho khách hàng. Doanh nghiệp thông báo cho khách hàng về việc đơn hàng đã được giao.

Ví dụ điển hình về Backorder

Một ví dụ điển hình về back order thường thấy ở các hãng công nghệ lớn khi ra mắt sản phẩm mới, điển hình như Apple với các mẫu iPhone. Khi sản phẩm mới được công bố, nhu cầu từ người tiêu dùng thường tăng đột biến, vượt quá khả năng cung ứng ban đầu của hãng.

Chiến lược của Apple

• Đặt hàng trước: Apple thường cho phép khách hàng đặt hàng trước (pre-order) sản phẩm vài tuần trước ngày mở bán chính thức.
• Chấp nhận Backorder: Ngay cả khi lượng hàng sản xuất ban đầu không đủ đáp ứng, Apple vẫn tiếp tục nhận đơn đặt hàng. Những đơn hàng này trở thành back order.
• Thông báo rõ ràng: Apple thông báo cho khách hàng về thời gian dự kiến giao hàng, thường là vài tuần hoặc thậm chí vài tháng sau ngày đặt hàng.

Apple kiểm soát rất tốt quá trình này. Họ thông báo rõ ràng cho khách hàng về thời gian và hình thức giao hàng. Khách hàng biết rằng họ có thể phải chờ đợi, nhưng họ vẫn sẵn sàng chấp nhận vì sự mong đợi và giá trị thương hiệu của sản phẩm.

Thậm chí, việc thời gian giao hàng có thể bị lùi lại một chút cũng không ảnh hưởng quá nhiều đến sự gắn bó của khách hàng với Apple, nhờ vào vị thế và tính độc đáo của sản phẩm. 

Việc tận dụng backorder trong trường hợp này còn giúp Apple tạo ra hiệu ứng khan hiếm, tăng thêm sức hút trên thị trường và trong tâm trí người tiêu dùng. Nó cho thấy sản phẩm được săn đón đến mức nào, và đôi khi, việc chờ đợi lại càng làm tăng thêm giá trị cảm nhận của sản phẩm.

Nguyên nhân gây ra Backorder 

Sau khi đã nắm rõ back order là gì và cách thức hoạt động của nó, chúng ta cùng đi sâu hơn vào tìm hiểu những nguyên nhân phổ biến dẫn đến tình trạng backorder. 

Việc nhận diện những nguyên nhân này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc phòng ngừa và giảm thiểu tác động tiêu cực của back order đến hoạt động kinh doanh.

Sai lệch trong dự báo nhu cầu thị trường

Dự báo nhu cầu không chính xác là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng backorder. Khi doanh nghiệp đánh giá sai nhu cầu thực tế của thị trường, lượng hàng đặt hoặc sản xuất có thể không đủ để đáp ứng nhu cầu. Điều này gây ra tình trạng thiếu hụt hàng tồn kho và dẫn đến back order.

>>>Xem ngay: Dự báo nhu cầu sản xuất như thế nào cho hiệu quả?

Dự trữ hàng tồn kho không đủ 

Việc thiếu hụt hàng tồn kho dự phòng cũng là một nguyên nhân quan trọng gây ra backorder. Khi không có đủ hàng tồn kho dự trữ để đáp ứng nhu cầu tăng đột biến hoặc nhu cầu bất ngờ, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc giao hàng đúng hạn.

 Gián đoạn chuỗi cung ứng

Các vấn đề trong gián đoạn chuỗi cung ứng như chậm trễ từ nhà cung cấp, sự cố vận chuyển hoặc vấn đề sản xuất có thể gây ra tình trạng thiếu hụt hàng tồn kho, dẫn đến backorder. Sự thiếu ổn định trong chuỗi cung ứng có thể làm gián đoạn quá trình cung cấp hàng hóa từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng.

Lỗi kỹ thuật hoặc hỏng hóc trong sản xuất

Nếu quá trình sản xuất gặp lỗi kỹ thuật hoặc hỏng hóc, sản phẩm có thể không được sản xuất đủ để đáp ứng nhu cầu, dẫn đến tình trạng back order. Các vấn đề kỹ thuật như lỗi trong quy trình sản xuất, hỏng hóc máy móc hoặc thiết bị có thể gây ra thiếu hụt hàng tồn kho.

Quản lý kho hàng thiếu hiệu quả

Quản lý kho hàng không hiệu quả cũng là một nguyên nhân quan trọng dẫn đến tình trạng backorder. Nếu việc quản lý tồn kho không được thực hiện chặt chẽ và không đảm bảo theo dõi chính xác lượng hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể không nhận biết được khi nào cần đặt hàng hoặc bổ sung hàng vào kho.

Ảnh hưởng của Back order tới hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Backorder có thể mang lại cả tác động tích cực và tiêu cực đối với doanh nghiệp, tùy thuộc vào cách thức quản lý và bối cảnh cụ thể.

Vậy ảnh hưởng tích cực của back order là gì?

Về mặt tích cực, back order cho phép doanh nghiệp duy trì doanh số bán hàng ngay cả khi không có sẵn hàng trong kho. Bằng cách tiếp nhận đơn hàng và cam kết giao hàng sau, doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tránh mất mát doanh thu và duy trì mối quan hệ với khách hàng. Điều này đặc biệt hữu ích trong trường hợp nhu cầu thị trường tăng đột biến hoặc khi doanh nghiệp muốn tránh tình trạng tồn kho quá nhiều.

Tuy nhiên, nếu không được quản lý hiệu quả, back order có thể gây ra những tác động tiêu cực đáng kể. Sự chậm trễ trong giao hàng có thể dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng, thậm chí là mất khách hàng vào tay đối thủ cạnh tranh. 

Ngoài ra, việc xử lý backorder có thể phát sinh thêm chi phí, chẳng hạn như chi phí vận chuyển tăng do giao hàng gấp hoặc chi phí liên lạc với khách hàng để thông báo về tình trạng đơn hàng. Do đó, doanh nghiệp cần có quy trình quản lý đơn hàng dự trữ một cách chặt chẽ và hiệu quả để giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa lợi ích.

Giảm thiểu Backorder hiệu quả với SEEACT-WMS

Để giải quyết vấn đề back order một cách triệt để, doanh nghiệp cần một giải pháp quản lý kho hàng toàn diện và thông minh là SEEACT-WMS. Đây là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp kiểm soát mọi hoạt động kho bãi, từ đó giải quyết triệt để vấn đề backorder.

Lợi ích vượt trội của SEEACT-WMS trong việc giảm thiểu Back order:

• Tự động hóa quy trình: SEEACT-WMS tự động hóa các thao tác nhập, xuất, kiểm kê kho bằng công nghệ quét mã vạch/QR Code. Điều này giúp giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian, nhân lực và đảm bảo số liệu tồn kho chính xác.
• Quản lý tồn kho chính xác: Hệ thống cho phép quản lý tồn kho chi tiết theo vị trí, lô/date, và trên nhiều kho cùng lúc. Nhờ đó, doanh nghiệp luôn nắm rõ số lượng hàng hóa thực tế, tránh tình trạng đặt hàng thiếu hoặc thừa, giảm nguy cơ backorder.
• Trực quan hóa hoạt động kho: SEEACT-WMS cung cấp giao diện trực quan với Layout kho theo thời gian thực. Người quản lý có thể dễ dàng theo dõi tình trạng kho, phát hiện các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra quyết định kịp thời để ngăn chặn backorder.
• Công nghệ tiên tiến: Tích hợp công nghệ IoT (Internet of Things) giúp SEEACT-WMS tăng tốc các nghiệp vụ kho, nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình.
• Truy xuất nguồn gốc: Dễ dàng truy xuất nguồn gốc và lịch sử di chuyển của hàng hóa, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao về minh bạch thông tin và truy xuất sản phẩm.
• Đảm bảo chất lượng: Hỗ trợ kiểm soát chất lượng hàng hóa theo các tiêu chuẩn riêng của doanh nghiệp, đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng luôn đạt chất lượng tốt nhất.
• Kết nối linh hoạt: SEEACT-WMS có khả năng kết nối dễ dàng với các hệ thống ERP và các hệ thống tự động hóa khác, tạo ra một hệ sinh thái quản lý đồng bộ, thông suốt, giúp giảm thiểu back order từ nhiều khâu khác nhau.

Ngoài SEEACT-WMS, doanh nghiệp có thể tích hợp thêm hệ thống quản lý sản xuất SEEACT-MES để tối ưu hóa toàn bộ quy trình sản xuất. SEEACT-MES đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra trơn tru, hiệu quả, đúng kế hoạch, từ đó giảm thiểu nguy cơ thiếu hụt nguyên vật liệu và thành phẩm, góp phần ngăn chặn back order.

Đừng để back order cản trở sự phát triển của doanh nghiệp bạn. Hãy trải nghiệm sức mạnh của SEEACT-WMS để tối ưu hóa quản lý kho, giảm thiểu back order và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

>>>Đăng ký nhận demo giải pháp SEEACT-WMS<<< 

Liên hệ ngay để được hỗ trợ miễn phí: Hotline 0904.675.995 – DACO Việt Nam

[FAQ] Backorder là gì và những câu hỏi liên quan?

Như vậy, sau khi đã tìm hiểu đầy đủ các vấn đề xoay quanh backorder là gì, tại phần này hãy cùng DACO trả lời các câu hỏi liên quan đến backorder nhé!

Back Order và Backlog trong quản trị Chuỗi cung ứng

Trong quản trị chuỗi cung ứng, Backorder và Backlog là hai khái niệm quan trọng, thường dễ bị nhầm lẫn. Mặc dù cả hai đều liên quan đến các đơn hàng chưa được hoàn thành, chúng có ý nghĩa và tác động khác nhau đến hoạt động của doanh nghiệp.

Backlog: 

• Đây là danh sách các đơn đặt hàng đã được khách hàng gửi, nhưng chưa đến thời điểm giao hàng.
• Backlog thể hiện nhu cầu mua sắm của khách hàng trong tương lai. Một backlog lớn có thể là dấu hiệu tích cực, cho thấy sản phẩm của doanh nghiệp đang được ưa chuộng.
• Ví dụ, một đơn hàng đặt vào ngày 1/9, yêu cầu giao hàng vào ngày 1/11, sẽ được xem là backlog từ 1/9 đến 31/10.

Back order:

• Đây là các đơn đặt hàng bị trễ so với thời gian giao hàng đã cam kết.
• Trong ví dụ trên, nếu đơn hàng không được giao vào ngày 1/11, nó sẽ trở thành backorder từ ngày 2/11 trở đi.
• Backorder là dấu hiệu tiêu cực, cho thấy sự thiếu hụt trong khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

Có thể thấy, backorder là một phần của backlog, nhưng không phải mọi backlog đều là backorder. Backlog là trạng thái đơn hàng đang chờ xử lý theo kế hoạch, còn backorder là trạng thái đơn hàng bị trễ so với kế hoạch.

Trong một chuỗi cung ứng tối ưu, doanh nghiệp cần cân bằng giữa việc duy trì backlog để đáp ứng nhu cầu thị trường và tránh để backlog biến thành backorder do không đáp ứng đúng thời gian giao hàng.

Mối quan hệ của đơn hàng dự trữ với chiến lược JIT

Đơn hàng dự trữ và chiến lược Just-in-Time (JIT) có mối quan hệ tương tác phức tạp. 

Trong một hệ thống JIT lý tưởng, back order gần như không xảy ra vì hàng hóa được sản xuất hoặc nhập về vừa kịp lúc để đáp ứng đơn hàng. Tuy nhiên, trong thực tế, các doanh nghiệp áp dụng JIT vẫn có thể gặp backorder, đặc biệt trong các trường hợp sau:

• Nhu cầu tăng đột biến: Khi nhu cầu về một sản phẩm tăng đột ngột (ví dụ: trong mùa cao điểm, khi ra mắt sản phẩm mới, hoặc do các yếu tố thị trường bất ngờ), hệ thống JIT có thể không phản ứng kịp, dẫn đến thiếu hụt hàng hóa và phát sinh backorder.
• Gián đoạn chuỗi cung ứng: JIT phụ thuộc rất lớn vào sự ổn định của chuỗi cung ứng. Bất kỳ sự chậm trễ nào từ nhà cung cấp, vấn đề vận chuyển, hoặc sự cố sản xuất đều có thể gây ra back order.
• Dự báo không chính xác: JIT dựa trên dự báo nhu cầu chính xác. Nếu dự báo sai lệch, doanh nghiệp có thể sản xuất hoặc nhập hàng không đủ, dẫn đến backorder.

Tóm lại, trong khi JIT giúp giảm chi phí lưu trữ, nó cũng tăng cường sự phụ thuộc vào việc xử lý đơn hàng dự trữ. Doanh nghiệp cần cân bằng giữa việc duy trì tồn kho tối thiểu và khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường để tối ưu hóa hiệu quả chuỗi cung ứng.

>>>Xem thêm: Just in time là gì? Cách áp dụng JIT trong sản xuất hiệu quả

Sự khác nhau giữa back order và pre order là gì?

Mặc dù cả hai đều liên quan đến việc đặt hàng sản phẩm chưa có sẵn, nhưng chúng có những điểm khác biệt quan trọng. 

Pre-order là việc đặt hàng trước cho một sản phẩm sắp ra mắt hoặc chưa được sản xuất, trong khi back order là việc đặt hàng cho một sản phẩm hiện có nhưng tạm thời hết hàng. Sự khác biệt này ảnh hưởng đến thời gian chờ đợi và kỳ vọng của khách hàng. 

Với pre-order, khách hàng chấp nhận chờ đợi lâu hơn vì sản phẩm chưa sản xuất, trong khi với backorder, khách hàng mong đợi nhận hàng sớm hơn vì sản phẩm đã có sẵn nhưng chỉ tạm thời hết hàng.

Khác biệt giữa out-of-stock và back order  

Một câu hỏi khác thường được đặt ra là backorder với out-of-stock khác nhau như thế nào.

Vậy sự khác biệt giữa out-of-stock và backorder là gì?

Tóm lại, sự khác nhau giữa out-of-stock và back order là gì?

Out-of-stock đồng nghĩa với việc sản phẩm không thể mua được và thời gian chờ đợi không rõ ràng, trong khi backorder cho phép khách hàng đặt hàng trước và có thể ước tính thời gian nhận hàng.

Tổng kết

Hiểu rõ Back order là gì là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp bạn kiểm soát tốt hơn tình hình kinh doanh, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và duy trì hoạt động ổn định. Tuy nhiên, để thực sự giảm thiểu tác động của back order, việc áp dụng một giải pháp quản lý kho hàng thông minh là vô cùng cần thiết.

Với khả năng dự báo nhu cầu, tối ưu hóa tồn kho và theo dõi chặt chẽ từng đơn hàng, SEEACT-WMS của Daco sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc xử lý back order, đảm bảo giao hàng đúng hẹn và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Liên hệ ngay với chúng tôi qua HOTLINE 0904.675.995 – DACO Việt Nam để được hỗ trợ và trải nghiệm miễn phí phần mềm SEEACT-WMS!