5S Kaizen là gì? Hướng dẫn áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất

Nhắc đến sự phát triển vượt bậc của ngành công nghiệp sản xuất Nhật Bản, không thể không kể đến vai trò then chốt của triết lý Kaizen. Bắt nguồn từ các doanh nghiệp xứ sở hoa anh đào, Kaizen, kết hợp với nguyên tắc 5S, đã trở thành bí quyết giúp họ duy trì vị thế dẫn đầu trên trường quốc tế. 

Vậy 5S Kaizen cụ thể là gì? Doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích thiết thực nào khi áp dụng phương pháp quản lý này vào hoạt động sản xuất kinh doanh? Hãy cùng DACO tìm hiểu chi tiết ngay trong bài viết dưới đây.

Tổng quan 5S Kaizen là gì?

5S là gì?

5S là một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc xuất phát từ Nhật Bản, được coi là nền tảng cốt lõi để vận hành các hệ thống quản lý chất lượng. 5S là viết tắt của 5 nguyên tắc: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng).

Cụ thể, 5S bao gồm:

• Seiri (Sàng lọc): Phân loại và loại bỏ những vật dụng không cần thiết, tạo không gian làm việc thông thoáng.
• Seiton (Sắp xếp): Sắp xếp các vật dụng cần thiết một cách khoa học, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại.
• Seiso (Sạch sẽ): Vệ sinh sạch sẽ khu vực làm việc, máy móc, thiết bị.
• Seiketsu (Săn sóc): Duy trì 3S trên bằng cách thiết lập các tiêu chuẩn, quy định rõ ràng.
• Shitsuke (Sẵn sàng): Rèn luyện, tạo thói quen tự giác thực hiện 5S cho mọi người.

Phương pháp 5S được Toyota tiên phong áp dụng với niềm tin rằng một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng sẽ thúc đẩy tinh thần và hiệu suất làm việc của nhân viên.

>>>Chi tiết xem thêm tại: 5S và cách xây dựng quy trình 5S trong sản xuất

Kaizen là gì?

Kaizen là một triết lý kinh doanh của Nhật Bản, tập trung vào việc cải tiến liên tục từng bước nhỏ với sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức. Mục tiêu của Kaizen là loại bỏ lãng phí, nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.

Triết lý Kaizen được triển khai thông qua nhiều phương pháp và công cụ, bao gồm:

• 5S: Nền tảng của Kaizen, tập trung vào việc sắp xếp và duy trì nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng để nâng cao năng suất và an toàn. 5S bao gồm Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng).
• PDCA: Chu trình cải tiến 4 bước (Plan – Do – Check – Act), được sử dụng để lên kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động nhằm cải thiện quy trình.
• JIT (Just-in-time): Phương pháp sản xuất theo nhu cầu thực tế, giúp giảm thiểu lãng phí tồn kho và thời gian chờ đợi.
• Các hệ thống quản lý chất lượng: Kaizen có thể được tích hợp vào các hệ thống quản lý chất lượng như QMS, Lean, Kanban… để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.

Kaizen không chỉ là một phương pháp mà còn là một văn hóa, khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến không ngừng từ mỗi cá nhân trong doanh nghiệp.

>>>Chi tiết: Lợi ích của Kaizen trong sản xuất

5S Kaizen là gì?

5S Kaizen là sự kết hợp hoàn hảo giữa phương pháp quản lý 5S và triết lý cải tiến liên tục Kaizen. 5S Kaizen hướng đến việc tạo ra một môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ và hiệu quả thông qua việc áp dụng 5 nguyên tắc: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng. Đồng thời, triết lý Kaizen khuyến khích tinh thần cải tiến không ngừng, luôn tìm kiếm những giải pháp để tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng suất lao động. 

Kaizen 5S không chỉ là một phương pháp quản lý mà còn là một văn hóa doanh nghiệp, thúc đẩy sự tham gia và đóng góp của mọi thành viên để đạt được mục tiêu chung.

Mối quan hệ giữa 5S và Kaizen

5S Kaizen là hai phương pháp quản lý có mối quan hệ mật thiết, bổ trợ cho nhau để đạt được hiệu quả tối ưu trong hoạt động của doanh nghiệp.

Mối quan hệ giữa 5S Kaizen được thể hiện qua các điểm sau:

• 5S là nền tảng cho Kaizen: Môi trường làm việc được tổ chức tốt theo 5S là tiền đề quan trọng để triển khai Kaizen. Khi không gian làm việc gọn gàng, sạch sẽ, mọi người sẽ dễ dàng nhận ra các vấn đề, tập trung vào công việc và đưa ra các ý tưởng cải tiến.
• Kaizen thúc đẩy 5S: Kaizen khuyến khích tinh thần cải tiến liên tục, từ đó thúc đẩy việc duy trì và cải thiện hệ thống 5S. Các hoạt động Kaizen có thể tập trung vào việc cải thiện các quy trình 5S, tìm ra các giải pháp mới để thực hiện 5S hiệu quả hơn.
• Cùng hướng tới mục tiêu chung: Cả 5S và Kaizen đều hướng đến mục tiêu chung là nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm lãng phí, tạo ra môi trường làm việc an toàn và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Tóm lại, 5S là một phần không thể thiếu trong Kaizen. 5S tạo nền tảng vững chắc để triển khai Kaizen, trong khi Kaizen thúc đẩy việc áp dụng và cải tiến 5S. Hai phương pháp này kết hợp với nhau tạo thành một hệ thống quản lý hiệu quả, giúp doanh nghiệp đạt được sự phát triển bền vững.

Lợi ích của việc ứng dụng 5S Kaizen vào sản xuất

Việc ứng dụng 5S và Kaizen trong sản xuất mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực, góp phần nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc. Cụ thể:

Nâng cao hiệu suất làm việc

Ứng dụng 5S giúp tạo ra một môi trường làm việc ngăn nắp, gọn gàng. Việc loại bỏ những vật dụng không cần thiết và sắp xếp mọi thứ khoa học giúp công nhân dễ dàng tìm kiếm dụng cụ, nguyên vật liệu. Điều này giảm thiểu thời gian lãng phí, tăng sự tập trung, từ đó nâng cao năng suất lao động. 

Bên cạnh đó, Kaizen thúc đẩy tinh thần cải tiến liên tục, giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất, loại bỏ các thao tác thừa, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc chung.

Cải thiện chất lượng sản phẩm

Không gian làm việc được tổ chức tốt theo 5S giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình sản xuất. Việc bố trí dụng cụ, vật liệu đúng vị trí, quy trình rõ ràng giúp công nhân thực hiện công việc chính xác hơn, hạn chế nhầm lẫn. Ngoài ra, môi trường 5S cũng tạo điều kiện thuận lợi để phát hiện và xử lý sớm các bất thường, ngăn ngừa sản phẩm lỗi, đảm bảo chất lượng đầu ra.

Nâng cao an toàn lao động

5S đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn lao động. Việc loại bỏ các vật cản, dây điện lòng thòng, dầu mỡ trơn trượt… giúp hạn chế tối đa các nguy cơ gây tai nạn. 

Hơn nữa, Kaizen khuyến khích việc chủ động cải thiện điều kiện làm việc, nâng cao ý thức an toàn cho người lao động, hướng đến mục tiêu “an toàn là trên hết”.

Tăng cường tinh thần làm việc

Môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn, chuyên nghiệp là một trong những yếu tố then chốt để tạo động lực và sự hứng khởi cho người lao động. Ứng dụng 5S góp phần mang đến không gian làm việc thoải mái, từ đó thúc đẩy tinh thần làm việc tích cực. Kaizen khuyến khích sự tham gia, đóng góp ý kiến của mọi người, tạo nên sự gắn kết trong tập thể, thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm.

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Thực hành 5S rèn luyện cho người lao động tính kỷ luật, tuân thủ quy định, tạo thói quen làm việc chuyên nghiệp. Môi trường làm việc được cải thiện mang đến niềm tự hào cho cán bộ công nhân viên, góp phần xây dựng hình ảnh tích cực cho doanh nghiệp. Kaizen thúc đẩy tinh thần chủ động, sáng tạo, hướng đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Các bước thực hiện 5S Kaizen

Quy trình triển khai 5S Kaizen bao gồm hai phần chính: Thực hiện chương trình 5S và Thực hiện chương trình Kaizen. Cụ thể như sau:

Thực hiện chương trình 5S

Việc thực hiện 5S được tiến hành theo các bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị: Xem xét, đánh giá hiện trạng, xác định mục tiêu và phạm vi áp dụng 5S. Thành lập ban chỉ đạo và lập kế hoạch triển khai chi tiết.
• Bước 2: Thông báo chính thức của lãnh đạo: Lãnh đạo doanh nghiệp chính thức phát động chương trình 5S, nêu rõ tầm quan trọng, mục tiêu và cam kết thực hiện.
• Bước 3: Thực hiện tổng vệ sinh: Toàn bộ khu vực làm việc được tổng vệ sinh, tạo môi trường sạch sẽ ban đầu cho việc triển khai 5S.
• Bước 4: Thực hiện sàng lọc (Seiri): Loại bỏ những vật dụng không cần thiết, chỉ giữ lại những thứ thực sự hữu ích cho công việc.
• Bước 5: Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày: Duy trì việc sàng lọc, sắp xếp (Seiton) và sạch sẽ (Seiso) thường xuyên, biến chúng thành thói quen hàng ngày.
• Bước 6: Đánh giá định kỳ 5S: Tổ chức đánh giá định kỳ việc thực hiện 5S, đưa ra các điều chỉnh và cải tiến cần thiết.
• Bước 7: Tiến hành cải tiến công cụ quản lý 5S: Liên tục cải tiến các công cụ, phương pháp để nâng cao hiệu quả quản lý 5S.

Thực hiện chương trình Kaizen

Chương trình Kaizen được triển khai theo các bước:

• Bước 1: Xác định mục tiêu: Lựa chọn đề tài cải tiến dựa trên các vấn đề thực tế, xác định rõ mục tiêu cần đạt được.
• Bước 2: Tìm hiểu tình hình thực tế: Thu thập dữ liệu, phân tích hiện trạng để hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
• Bước 3: Loại trừ các bất thường: Tiến hành các biện pháp khắc phục tức thời để loại bỏ những bất thường, sai lệch đang diễn ra.
• Bước 4: Phân tích nguyên nhân: Sử dụng các công cụ phân tích như sơ đồ xương cá, 5 Whys để tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề.
• Bước 5: Lập kế hoạch cải tiến: Xây dựng kế hoạch hành động cụ thể, bao gồm các giải pháp, thời gian thực hiện, người phụ trách và nguồn lực cần thiết.
• Bước 6: Thực hiện các hoạt động cải tiến: Triển khai các giải pháp đã đề ra trong kế hoạch.
• Bước 7: Kiểm tra kết quả, so sánh với yêu cầu: Đánh giá hiệu quả của các giải pháp, so sánh kết quả đạt được với mục tiêu ban đầu.
• Bước 8: Tiêu chuẩn hóa và duy trì, tránh trở lại tình trạng cũ: Xây dựng các tiêu chuẩn, quy trình mới để duy trì kết quả cải tiến, ngăn ngừa tái diễn vấn đề.

Việc thực hiện 5S và Kaizen cần sự cam kết của lãnh đạo, sự tham gia tích cực của toàn thể nhân viên và sự kiên trì theo đuổi mục tiêu cải tiến liên tục.

Thách thức và giải pháp khi thực hiện phương pháp 5S Kaizen

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, việc áp dụng 5S Kaizen cũng đặt ra một số thách thức cho doanh nghiệp.

Thách thức thường gặp

Một trong những thách thức lớn nhất là sự thiếu hiểu biết đầy đủ về 5S và Kaizen từ ban lãnh đạo. Điều này có thể dẫn đến việc triển khai thiếu chuyên nghiệp, các công đoạn thực hiện rời rạc, thiếu sự kết nối, khiến cho hiệu quả đạt được không cao. 

Bên cạnh đó, việc thiếu đầu tư cho đào tạo cũng là một trở ngại lớn. Nhân viên không được trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết sẽ khó có thể duy trì 5S và thực hiện Kaizen một cách hiệu quả. Họ có thể thiếu động lực, thiếu sự chủ động, thậm chí chống đối sự thay đổi.

Vậy làm thế nào để vượt qua những thách thức này và áp dụng 5S Kaizen thành công?

Giải pháp

• Lãnh đạo cần cam kết và hỗ trợ: Ban lãnh đạo cần thể hiện rõ sự ủng hộ, tham gia vào quá trình triển khai, tạo điều kiện thuận lợi và khuyến khích nhân viên áp dụng 5S Kaizen.
• Đào tạo, huấn luyện: Tổ chức các chương trình đào tạo nhằm trang bị cho nhân viên kiến thức, kỹ năng về 5S Kaizen, giúp họ hiểu rõ mục đích, ý nghĩa và cách thức áp dụng.
• Truyền thông nội bộ: Thường xuyên truyền thông về 5S Kaizen, chia sẻ thành công, kinh nghiệm, tạo động lực và khuyến khích mọi người tham gia.
• Lặp lại 5S Kaizen với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện 5S Kaizen theo chu kỳ, với tiêu chuẩn ngày càng cao để thúc đẩy quá trình cải tiến liên tục.
• Kiểm tra, giám sát: Thực hiện kiểm tra, giám sát định kỳ để đảm bảo việc áp dụng 5S Kaizen đúng quy trình, đạt hiệu quả.

Tóm lại, việc áp dụng 5S Kaizen đòi hỏi sự nỗ lực và kiên trì của toàn bộ doanh nghiệp. Bằng cách nhận thức rõ những thách thức và áp dụng các giải pháp phù hợp, doanh nghiệp hoàn toàn có thể triển khai 5S Kaizen thành công, mang lại hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Ví dụ thực tế về áp dụng 5S Kaizen

Việc ứng dụng 5S và Kaizen trong sản xuất đã được nhiều doanh nghiệp triển khai thành công, mang lại những kết quả ấn tượng trong việc nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm. Giới chuyên gia đánh giá đây là phương pháp đổi mới thông minh, đem lại lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp. 

Dưới đây là một số ví dụ điển hình:

Nhà máy chế biến tinh bột sắn Hướng Hóa

Nhà máy chế biến tinh bột sắn Hướng Hóa (thuộc Công ty TNHH một thành viên thương mại Quảng Trị) là đơn vị tiên phong trong việc áp dụng 5S Kaizen, nhà máy đã cải thiện đáng kể năng suất, từ đó nâng cao sức cạnh tranh cho toàn bộ doanh nghiệp. Việc triển khai đồng bộ hai công cụ này đã giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu lãng phí và tạo môi trường làm việc khoa học, hiệu quả.

Công ty Earth Corporation Việt Nam (Nhật Bản)

Chuyên sản xuất hóa mỹ phẩm, Earth Corporation Việt Nam đã áp dụng Kaizen 5S trong nhiều năm, mang lại hiệu quả rõ rệt trong hoạt động sản xuất. Đặc biệt, Kaizen đã khuyến khích sự sáng tạo trong các khâu như đóng gói, nhãn mác, từ đó nâng cao hiệu quả lao động. Công ty cũng thường xuyên khen thưởng cho những sáng kiến cải tiến của công nhân, tạo động lực thúc đẩy tinh thần Kaizen trong toàn doanh nghiệp.

Công ty cổ phần Nhựa Thiếu Niên Tiền Phong phía Nam

Đây là một ví dụ tiêu biểu cho việc ứng dụng thành công 5S Kaizen cùng các công cụ quản lý tiên tiến khác như Lean, TPM, ERP. Nhờ đó, công ty luôn đảm bảo quy trình sản xuất được tối ưu, chất lượng sản phẩm đạt chuẩn quốc tế. Đặc biệt, trong bối cảnh dịch bệnh COVID-19, công ty đã chứng tỏ được khả năng thích ứng linh hoạt, tìm ra hướng đi mới hiệu quả và bền vững. Trong tương lai, công ty sẽ tiếp tục tập trung khai thác thị trường nội địa, cải tiến sản phẩm và nâng cao chất lượng dịch vụ dựa trên phản hồi của khách hàng, hướng tới sự phát triển mạnh mẽ.

Công ty TNHH Nhật Tường

Chuyên sản xuất bàn ghế salon gỗ, Nhật Tường đã áp dụng 5S và Kaizen để nâng cao chất lượng sản phẩm và tạo môi trường làm việc thoải mái cho người lao động. Nhờ đó, công ty đã giảm đáng kể số lượng phế phẩm, tối ưu hóa việc di chuyển nguyên liệu, thành phẩm bằng pallet bánh xe, và thay thế một số công đoạn thủ công bằng máy móc, nâng cao hiệu quả sản xuất.

Nhìn chung, các doanh nghiệp áp dụng Kaizen 5S đều đạt được những kết quả tích cực:

• Nâng cao năng suất lao động: Giảm thời gian lãng phí, tối ưu hóa quy trình sản xuất.
• Cải thiện chất lượng sản phẩm: Giảm thiểu phế phẩm, nâng cao độ chính xác.
• Nâng cao an toàn lao động: Tạo môi trường làm việc an toàn, giảm thiểu tai nạn.
• Tăng cường tinh thần làm việc: Nâng cao động lực, thúc đẩy sự gắn kết.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Rèn luyện tính kỷ luật, tạo niềm tự hào cho người lao động.

Tuy nhiên, cũng nên lưu ý rằng, để duy trì hiệu quả lâu dài, doanh nghiệp cần thực hiện các công cụ này một cách thường xuyên, liên tục và có sự điều chỉnh linh hoạt cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển.

Nắm vững và áp dụng hiệu quả 5S Kaizen không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa không gian làm việc, nâng cao năng suất mà còn tạo dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh. Hy vọng những chia sẻ trên đây của DACO đã giúp bạn hiểu rõ hơn về 5S Kaizen và cách thức áp dụng triết lý này vào thực tiễn.