5 Whys là gì? Cách áp dụng hiệu quả để giải quyết vấn đề

Phương pháp 5 Whys là một công cụ phân tích nguyên nhân vấn đề, giúp doanh nghiệp nhanh chóng xác định và xử lý triệt để các vấn đề cốt lõi. Bằng cách liên tục đặt câu hỏi “Tại sao?” (Why?), phương pháp này cho phép chúng ta khám phá sâu hơn bản chất sự việc, từ đó tìm ra giải pháp tối ưu. Bài viết này của DACO sẽ giải đáp chi tiết câu hỏi “5 whys là gì”, làm rõ bản chất và cách áp dụng phương pháp 5 Whys trong thực tế.

5 whys là gì?

Phương pháp 5 Whys là một kỹ thuật giải quyết vấn đề đơn giản nhưng hiệu quả, tập trung vào việc xác định nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề bằng cách liên tục hỏi “Tại sao?”. Được giới thiệu bởi Sakichi Toyoda, nhà sáng lập Toyota, phương pháp này dựa trên nguyên tắc: 

“Khi có câu trả lời sau 5 lần hỏi tại sao, bản chất cũng như giải pháp của vấn đề sẽ trở nên rõ ràng”.

Hiểu một cách đơn giản, 5 Whys là 5 câu hỏi “tại sao” được đặt ra liên tiếp, mỗi câu hỏi đều dựa trên câu trả lời trước đó để đào sâu hơn vào vấn đề. Quá trình này giúp loại bỏ các yếu tố bề mặt, đi sâu vào cốt lõi vấn đề và tìm ra nguyên nhân thực sự.

Để áp dụng 5 Whys hiệu quả, người thực hiện cần có kinh nghiệm và am hiểu lĩnh vực, từ đó xác định đúng nguyên nhân chính. Kỹ thuật này đã được Toyota sử dụng từ những năm 1930 và trở nên phổ biến vào năm 1970, hỗ trợ các nhà quản trị giải quyết vấn đề triệt để và ngăn chặn sự tái diễn. Ngày nay, 5 Whys được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, bao gồm Six Sigma và sản xuất tinh gọn.

>>>Xem thêm: 

• Six sigma là gì? Khám phá mô hình tối ưu hiệu quả vượt trội

• Sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) là gì? 

Bản chất của phương pháp 5 Whys là gì?

Phương pháp 5 Whys, được phát hiện bởi Sakichi Toyoda – “cha đẻ của cuộc cách mạng công nghiệp Nhật Bản”, là một kỹ thuật giải quyết vấn đề tập trung vào việc tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Xuất phát từ hệ thống sản xuất của Toyota và phổ biến vào những năm 1970, phương pháp này hoạt động bằng cách liên tục đặt câu hỏi “Tại sao?” hoặc “Nguyên nhân nào gây ra vấn đề này?”.

Bản chất 5 Why của Toyota nằm ở việc mỗi vấn đề đều bắt nguồn từ một nguyên nhân cốt lõi. Bằng cách hỏi “Tại sao?”, chúng ta sẽ lần theo chuỗi nguyên nhân – kết quả, gạt bỏ những yếu tố bề mặt để đi đến gốc rễ của vấn đề.

Để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề, ta thường sử dụng phương pháp đặt câu hỏi “Tại sao?” liên tiếp, tối thiểu 5 lần. Mỗi câu hỏi đều dựa trên câu trả lời của câu hỏi trước đó, ví dụ:

1. Vấn đề là gì? (Máy móc thường xuyên bị hỏng.)
2. Tại sao máy móc lại thường xuyên bị hỏng? (Vì thiếu bảo trì định kỳ.)
3. Tại sao lại thiếu bảo trì định kỳ? (Vì lịch trình bảo trì không được cập nhật.)
4. Tại sao lịch trình bảo trì không được cập nhật? (Vì bộ phận bảo trì thiếu nhân lực.)
5. Tại sao bộ phận bảo trì lại thiếu nhân lực? (Vì công ty chưa tuyển dụng thêm kỹ thuật viên.)

Con số 5 chỉ là ước lượng, thực tế có thể cần nhiều hoặc ít câu hỏi hơn tùy vào độ phức tạp của vấn đề. Điều quan trọng là phải kiên trì hỏi “Tại sao?” cho đến khi tìm ra nguyên nhân cốt lõi, từ đó đưa ra giải pháp hiệu quả và ngăn chặn vấn đề tái diễn.

Các bước áp dụng phương pháp 5 whys hiệu quả 

Sau khi hiểu rõ bản chất của phương pháp 5 Whys là gì, hẳn sẽ có lúc bạn cần áp dụng vào công việc sản xuất. Vậy làm thế nào để vận dụng 5 Whys một cách hiệu quả? 

Bước 1: Xác định vấn đề 

Để hiểu rõ nguyên nhân của vấn đề, trước khi đặt câu hỏi “Tại sao?”, nhà quản lý cần xác định chính xác vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải. Bắt đầu bằng việc thu thập dữ liệu liên quan đến các khía cạnh quan trọng như truyền thông, quy trình, sản phẩm và chất lượng. Ví dụ, doanh nghiệp có thể đang gặp phải tình trạng doanh số bán hàng sụt giảm đột ngột.

Bước 2: Đặt câu hỏi “Tại sao” để tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ

Để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, nhà quản lý áp dụng phương pháp đặt câu hỏi “Tại sao?” liên tục. Câu trả lời cho mỗi câu hỏi “Tại sao?” sẽ trở thành tiền đề cho câu hỏi tiếp theo, cho đến khi tìm ra nguyên nhân cuối cùng.

Ví dụ, khi đối mặt với tình trạng sụt giảm doanh số, kỹ thuật này có thể được áp dụng như sau:

• Tại sao doanh số lại giảm? -> Do lượng khách hàng mua hàng sụt giảm.
• Điều gì khiến lượng khách hàng mua hàng giảm? -> Do khách hàng không hài lòng về chất lượng sản phẩm.
• Nguyên nhân nào dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng về chất lượng sản phẩm? -> Do sản phẩm gặp lỗi.
• Tại sao sản phẩm lại bị lỗi? -> Do quy trình kiểm tra chất lượng chưa đạt hiệu quả.
• Vì sao quy trình kiểm tra chất lượng chưa hiệu quả? -> Do thiếu nhân lực kiểm tra và quy trình đào tạo chưa đầy đủ.

Bước 3: Đề xuất giải pháp  

Dựa trên nguyên nhân gốc rễ đã xác định, doanh nghiệp cần đề xuất giải pháp khắc phục. Giải pháp cần rõ ràng, cụ thể và dễ dàng áp dụng vào thực tế.

Ví dụ, với nguyên nhân “thiếu nhân viên kiểm tra và quy trình đào tạo chưa đầy đủ”, giải pháp có thể là tuyển dụng thêm nhân viên kiểm tra chất lượng và xây dựng chương trình đào tạo bài bản.

Bước 4: Thực hiện và đánh giá

Sau khi áp dụng giải pháp, doanh nghiệp cần theo dõi, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh nếu cần thiết. Việc đánh giá định kỳ sẽ giúp đảm bảo giải pháp đang được thực hiện đúng hướng và mang lại kết quả mong muốn.

Lợi ích khi phân tích 5 whys trong sản xuất

Việc áp dụng phương pháp 5 Whys trong sản xuất mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Xác định chính xác nguyên nhân gốc rễ: 5 Whys giúp doanh nghiệp đào sâu vào tìm ra nguyên nhân thực sự gây ra vấn đề, thay vì chỉ dừng lại ở những nguyên nhân bề mặt. Điều này giúp doanh nghiệp đưa ra giải pháp hiệu quả, triệt để, ngăn chặn vấn đề tái diễn và tiết kiệm chi phí khắc phục sự cố về lâu dài.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Bằng cách tập trung vào việc xác định nguyên nhân cốt lõi, 5 Whys giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu thời gian và chi phí dành cho việc xử lý các nguyên nhân và triệu chứng thứ yếu.
• Nâng cao khả năng chủ động: Hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ của vấn đề giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc đề ra các biện pháp phòng ngừa, khắc phục sự cố một cách kịp thời và hiệu quả, giảm thiểu thiệt hại có thể xảy ra.

Khi nào nên sử dụng kỹ thuật 5 Whys?

Mặc dù là một công cụ hữu ích, kỹ thuật 5 Why không phải lúc nào cũng là giải pháp tối ưu cho mọi vấn đề. Dưới đây là một số hướng dẫn để bạn biết khi nào nên sử dụng 5 Whys:

5 Whys phù hợp khi:

• Giải quyết các vấn đề đơn giản hoặc có độ phức tạp trung bình: 5 Why hoạt động hiệu quả nhất khi áp dụng cho các vấn đề có chuỗi nguyên nhân – kết quả tương đối rõ ràng.
• Xác định nhanh nguyên nhân gốc rễ: Khi cần nhanh chóng tìm ra nguyên nhân gây ra sự cố hoặc lỗi trong quy trình, 5 Whys là một lựa chọn phù hợp.
• Kết hợp với các phương pháp khác: 5 Why có thể được sử dụng kết hợp với các công cụ phân tích khác như Lean Manufacturing, Six Sigma, Biểu đồ Pareto để tăng cường hiệu quả giải quyết vấn đề.

5 Whys không phù hợp khi:

• Giải quyết vấn đề phức tạp: Đối với những vấn đề có nhiều nguyên nhân đan xen, phức tạp, 5 Whys có thể dẫn đến việc chỉ xác định được một nguyên nhân duy nhất mà bỏ sót những yếu tố khác. Trong trường hợp này, nên sử dụng các phương pháp phân tích chuyên sâu hơn như Biểu đồ nhân quả (Cause and Effect Diagram) hoặc Mô hình phân tích lỗi sai (FMEA).
• Vấn đề đòi hỏi phân tích dữ liệu định lượng: 5 Why dựa trên quan sát và suy luận logic, không phù hợp với những vấn đề cần phân tích dữ liệu số liệu phức tạp.

Tóm lại, 5 Why là một công cụ đơn giản, dễ sử dụng và hiệu quả trong nhiều trường hợp. Tuy nhiên, cần cân nhắc kỹ lưỡng tính chất của vấn đề để lựa chọn phương pháp phân tích phù hợp nhất.

Ví dụ về ứng dụng 5 why trong sản xuất

Trong sản xuất, phương pháp 5 Why là công cụ đắc lực để giải quyết các vấn đề phát sinh, từ lỗi sản phẩm đến sự cố máy móc. Dưới đây là một ví dụ cụ thể:

Vấn đề: Sản phẩm X bị lỗi sơn.

Phân tích 5 Whys

Từ phân tích trên, có thể thấy nguyên nhân gốc rễ không phải do công nhân vận hành máy, mà do thiếu sót trong quy trình đào tạo và phối hợp giữa các bộ phận. Giải pháp được đề xuất là:

• Cập nhật quy trình đào tạo: Bộ phận đào tạo cần cập nhật quy trình vận hành máy vệ sinh mới và tổ chức đào tạo lại cho công nhân.
• Tăng cường phối hợp: Cần thiết lập quy trình phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận sản xuất và bộ phận đào tạo khi có thay đổi về máy móc, thiết bị.

Nhờ áp dụng 5 Whys, doanh nghiệp đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của lỗi sản phẩm và đưa ra giải pháp phù hợp, không chỉ khắc phục sự cố trước mắt mà còn ngăn chặn lỗi tương tự xảy ra trong tương lai.

Kết luận

Tóm lại, phương pháp 5 Whys là một công cụ đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả trong việc phân tích và giải quyết vấn đề. Bằng cách đặt câu hỏi “Tại sao?” một cách liên tục và có hệ thống, chúng ta có thể tìm ra nguyên nhân gốc rễ và đưa ra các giải pháp khắc phục triệt để. 

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về “5 why là gì” và cách áp dụng nó vào thực tế. Hãy bắt đầu áp dụng 5 Whys ngay hôm nay để cải thiện hiệu suất và giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả!