Top 5+ KPI quản lý kho quan trọng mọi doanh nghiệp cần biết

Việc thiết lập các KPI quản lý kho là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đo lường chính xác hiệu suất và tối ưu hóa mọi hoạt động trong kho hàng. Dựa trên các chỉ số này, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định chiến lược, xác định cơ hội cải tiến và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Hãy cùng Seeact tìm hiểu 5 KPI quản lý kho thiết yếu mà mọi tổ chức cần quan tâm. 

Tại sao KPI quản lý kho lại quan trọng trong thời đại 4.0?

Việc áp dụng KPI quản lý kho là một yếu tố then chốt để đạt được hiệu quả vận hành vượt trội và thích ứng với yêu cầu của công nghiệp 4.0. Các lý do cụ thể bao gồm:

• Giúp xác định chính xác lượng hàng tồn kho tối ưu, tránh tình trạng vốn bị tồn động, giảm thiểu chi phí lưu kho và rủi ro hàng hóa hỏng hóc, lỗi thời
• Đo lường thời gian và độ chính xác của từng khâu trong hoạt động kho vận, từ đó cải thiện tốc độ giao hàng và tăng chỉ số hài lòng của khách hàng
• Xác định các hoạt động gây lãng phí về nhân công, thời gian và vật tư, tạo cơ sở để tối ưu hóa quy trình và giảm chi phí hoạt động
• Dữ liệu từ KPI là nền tảng khách quan để ban lãnh đạo đưa ra các quyết định quan trọng như đầu tư công nghệ, mở rộng kho hoặc tái cấu trúc quy trình
• Cung cấp hệ thống đo lường minh bạch, công bằng để đánh giá hiệu suất của từng cá nhân và bộ phận, làm cơ sở cho việc đào tạo và khen thưởng

5+ KPI quản lý kho quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần nắm rõ

Để quản lý kho hiệu quả, việc theo dõi các KPI phù hợp là cần thiết. Dưới đây là nhóm KPI cốt lõi mà mọi tổ chức cần quan tâm:

1. KPI Tiếp nhận hàng hóa (Picking KPIs) 

Quy trình tiếp nhận hàng hóa là điểm khởi đầu, ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của toàn bộ dữ liệu tồn kho về sau.

• Hiệu quả tiếp nhận: Đo lường tổng thể hoạt động nhận hàng. Một chỉ số thấp có thể thấy nhân viên đang gặp vấn đề, ảnh hưởng đến tốc độ và độ chính xác của quy trình
• Thời gian chu kỳ nhận: Khoảng thời gian cần thiết để xử lý một đơn hàng từ khi bắt đầu tiếp nhận đến khi hoàn tất. Chỉ số cao cho thấy quy trình xử lý mất nhiều thời gian

2. KPI Cất hàng (Put-Away KPIs)

Quy trình Put-away là việc vận chuyển hàng hóa từ khu vực nhận hàng đến vị trí lưu kho thích hợp. Việc tối ưu hóa quy trình này có tác động lớn đến quản lý tồn kho và chi phí.

• Hiệu quả Put-way: Hay còn gọi là năng suất chuyển kho, là thước đo lượng hàng dự trữ được di dời so với thời gian và công sức bỏ ra
• Thời gian chu kỳ Put-way: Khoảng thời gian trung bình cần để hoàn thành quy trình cất giữ hàng hóa cho một đơn hàng hoặc lô hàng

3. KPI lấy hàng (Picking KPIs)

Lấy hàng (chọn hàng) là quy trình thu thập các mặt hàng cụ thể từ vị trí lưu kho để hoàn thành đơn đặt hàng. Đây là một trong những hoạt động tiêu tốn chi phí và dễ xảy ra sai sót nhất trong kho, chiếm tới 55% chi phí hoạt động của một trung tâm phân phối điển hình theo nghiên cứu từ Đại học Chicago.

• Độ chính xác của việc lấy hàng: Tỷ lệ đơn đặt hàng được chọn và đóng gói chính xác, không xảy ra sai sót. Sai số thấp trực tiếp ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng và chi phí trả hàng
• Thời gian chu kỳ lấy hàng: Thời gian thực hiện để chọn từng đơn đặt hàng. KPI cao có thể chỉ ra sự kém hiệu quả trong quy trình hoặc bố trí kho
• Chi phí lấy hàng và đóng gói: Tổng chi phí phát sinh cho hoạt động lấy và đóng gói trên mỗi đơn hàng hoặc sản phẩm

4. KPI Thực hiện đơn hàng (Fulfillment KPIs)

Các chỉ số này theo dõi hiệu suất tổng thể của quy trình thực hiện đơn hàng từ khi đặt hàng đến khi giao hàng thành công.

• Thời gian chu kỳ đặt hàng: Tổng thời gian cần thiết để hoàn thành một đơn đặt hàng, bao gồm tiếp nhận, xử lý, lấy hàng, đóng gói và vận chuyển
• Tỷ lệ chính xác của đơn hàng: Thể hiện hiệu quả tổng thể của các hoạt động thực hiện đơn hàng. Tỷ lệ giảm có thể chỉ ra vấn đề với tồn kho, vận chuyển hoặc trả hàng
• Tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo: Tỷ lệ phần trảm đơn đặt hàng được hoàn thành mà không có lỗi hoặc sai lệch trong bất kỳ giai đoạn nào, bao gồm nhận đơn chính xác, phân bổ tồn kho, cung cấp sản phẩm không hư hại và giao hàng đúng hạn
• Tỷ lệ đặt hàng lại: Tỷ lệ các đơn đặt hàng cho các mặt hàng đã hết hàng. Tỷ lệ cao cho thấy vấn đề trong hoạt động lên kế hoạch và dự báo hàng tồn kho

5. KPI Lưu trữ và quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là nhiệm vụ then chốt, tác động trực tiếp đến năng suất và lợi nhuận. Theo nghiên cứu từ Forbes, các doanh nghiệp chi trung bình từ 25% đến 35% ngân sách cho chi phí hàng tồn kho. 

• Độ chính xác hàng tồn kho: Đo lường sự chênh lệch giữa số lượng hàng tồn thực tế trong kho và dữ liệu lưu trữ trên hệ thống. Độ chính xác cao phản ánh hoạt động quản lý tồn kho hiệu quả
• Số vòng quay hàng tồn kho: Cho biết số lần hàng tồn kho được bán và thay thế trong một khoảng thời gian cụ thể. Chỉ số KPI quản lý kho này ở mức cao thường cho thấy quản lý tồn kho hiệu quả, ít chi phí lưu kho hơn

>>>>Xem thêm: Số vòng quay hàng tồn kho bao nhiêu là tốt?

• Giá vốn hàng tồn kho: Tổng chi phí liên quan đến việc duy trì hàng tồn kho trong một khoảng thời gian (bao gồm chi phí tồn kho, chi phí vốn, chi phí dịch vụ, chi phí hư hỏng)
• Tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh số bán hàng: Đo lường số lượng hàng tồn kho so với doanh số bán hàng đã lên kế hoạch giúp xác định sự tăng trưởng tồn kho so với doanh số giảm

Hướng dẫn cách xây dựng và triển khai hệ thống KPI quản lý kho hiệu quả

Việc xây dựng và triển khai một hệ thống KPI cho quản lý kho đòi hỏi một phương pháp luận rõ ràng để đảm bảo tính hiệu quả và khả thi.

1. Xác định mục tiêu cụ thể

Trước khi thiết lập KPI quản lý kho, doanh nghiệp cần xác định rõ các mục tiêu chiến lược và mục tiêu vận hành liên quan đến quản lý kho.

• Mục tiêu chiến lược: Là các mục tiêu dài hạn, có tác động lớn. Ví dụ: giảm 15% tổng chi phí vận hành kho trong 12 tháng, tăng tỷ lệ hoàn thành đơn hàng đúng hạn lên 98%
• Mục tiêu vận hành: Là các mục tiêu ngắn hạn, tập trung cải thiện quy trình cụ thể. Ví dụ: giảm tỷ lệ sai sót trong quá trình lấy hàng xuống dưới 2%, tối ưu hóa vòng quay tồn kho cho nhóm sản phẩm A

2. Liên kết KPI với chiến lược kinh doanh

Mỗi KPI được chọn phải có mối liên hệ trực tiếp với các mục tiêu kinh doanh cụ thể:

• Giảm chi phí: Các KPI như chi phí lưu kho, tỷ lệ chi phí tồn kho trên doanh thu sẽ giúp theo dõi và tối ưu hóa chi phí liên quan
• Tăng doanh thu: KPI như tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho, tỷ lệ hoàn thành đơn hàng sẽ hỗ trợ tối ưu hóa quy trình bán hàng và đảm bảo cung ứng sản phẩm
• Cải thiện dịch vụ khách hàng: KPI như tỷ lệ giao hàng đúng hạn, tỷ lệ chính xác hàng tồn kho sẽ nâng cao chất lượng dịch vụ và giảm thiểu sai sót

3. Lựa chọn KPI phù hợp

Việc lựa chọn các chỉ số KPI quản lý kho phải dựa trên đặc thù ngành nghề, quy mô doanh nghiệp và tính chất cụ thể của kho hàng.

• Ngành nghề: Ngành bán lẻ có thể ưu tiên KPI giao hàng đúng hạn, trong khi ngành sản xuất có thể tập trung vào tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho và chi phí lưu kho
• Quy mô doanh nghiệp: Doanh nghiệp lớn có thể triển khai hệ thống KPI phức tạp hơn, bao gồm tỷ lệ sai sót trong đơn hàng và chi phí tồn kho trên doanh thu. Doanh nghiệp nhỏ có thể tập trung vào các KPI cơ bản
• Đặc thù kho hàng: Đối với kho chứa hàng dễ hư hỏng, KPI như tỷ lệ hư hỏng và mất mát cần được theo dõi chặt chẽ

4. Thu thập và phân tích dữ liệu

Dữ liệu chính xác là nền tảng của mọi KPI. Doanh nghiệp cần thiết lập các quy trình thu thập và phân tích dữ liệu định kỳ.

• Sử dụng phần mềm quản lý kho WMS: Các hệ thống WMS hiện đại là công cụ hữu hiệu để tự động hóa việc thu thập và theo dõi dữ liệu về hàng tồn kho, quy trình xuất nhập, vị trí hàng hóa. Dữ liệu này là cơ sở để tính toán chính xác các KPI như tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho, tỷ lệ giao hàng đúng hạn và chi phí lưu kho
• Phân tích dữ liệu định kỳ: Tiến hành phân tích dữ liệu hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý để đánh giá hiệu quả hoạt động kho và điều chỉnh chiến lược kịp thời

5. Đặt ngưỡng KPI

Để đánh giá KPI có ý nghĩa, doanh nghiệp cần thiết lập các ngưỡng chuẩn (benchmark) để so sánh kết quả.

• So sánh với tiêu chuẩn ngành: Tham khảo các báo cáo, nghiên cứu về tiêu chuẩn KPI trong ngành để đặt ra mục tiêu cạnh tranh
• So sánh với dữ liệu lịch sử: Dùng dữ liệu của chính doanh nghiệp để thiết lập mục tiêu cải tiến và theo dõi xu hướng hiệu suất

6. Theo dõi và cải tiến liên tục

Việc theo dõi và đánh giá định kỳ là bắt buộc để đảm bảo các mục tiêu được thực hiện đúng hướng.

Đánh giá KPI định kỳ:

• Hàng tuần: Đánh giá các chỉ số vận hành cơ bản như tỷ lệ hoàn thành đơn hàng, chi phí lấy hàng để kiểm soát hiệu quả tức thời
• Hàng tháng: Phân tích sâu hơn các KPI như tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho, tỷ lệ sai sót để phát hiện vấn đề tiềm ẩn
• Hàng quý/năm: Đánh giá các KPI dài hạn như tỷ lệ chi phí tồn kho trên doanh thu. độ chính xác hàng tồn kho để rà soát mục tiêu chiến lược

Khi KPI chệch khỏi ngưỡng hoặc mục tiêu, cần phân tích nguyên nhân gốc rễ và điều chỉnh quy trình, chính sách hoặc chiến lược quản lý kho. Ví dụ, tăng cường đào tạo nhân viên để giảm tỷ lệ sai sót hoặc điều chỉnh mức tồn kho an toàn để giảm chi phí lưu kho.

Giải pháp theo dõi KPI quản lý kho tự động và trực quan

Việc theo dõi các KPI quản lý kho bằng phương pháp thủ công như Excel thường gặp phải các vấn đề như:

• Tốn thời gian: Quá trình tổng hợp, nhập liệu và tính toán thủ công tiêu tốn nhiều giờ làm việc.
• Dễ sai sót: Lỗi con người trong quá trình nhập liệu có thể dẫn đến các số liệu KPI sai lệch, ảnh hưởng đến quyết định quản trị
• Thiếu tính thời gian thực: Dữ liệu thường có độ trễ, không phản ánh được tình hình vận hành ngay tại thời điểm hiện tại
• Khó trực quan hóa: Việc tạo các biểu đồ, dashboard phân tích sâu trên Excel đòi hỏi kỹ năng cao và mất nhiều công sức

Hiểu được những thách thức trên, DACO đã phát triển hệ thống quản lý kho thông minh SEEACT-WMS. Đây là giải pháp công nghệ được thiết kế để tự động hóa việc theo dõi và phân tích các KPI cho quản lý kho.

• Tự động hóa: Hệ thống tự động thu thập dữ liệu từ các hoạt động kho hàng (quét mã vạch, cập nhật vị trí) và tính toán các chỉ số KPI theo công thức đã thiết lập.
• Thời gian thực: Cung cấp các dashboard trực quan, cho phép nhà quản lý giám sát hiệu suất kho hàng theo thời gian thực, từ bất kỳ thiết bị nào.
• Toàn diện: Quản lý đồng bộ mọi hoạt động từ nhập kho, cất hàng, lấy hàng, đóng gói, xuất kho và kiểm kê.
• Linh hoạt: Hỗ trợ cài đặt, quản lý cơ sở dữ liệu và tùy chỉnh các báo cáo KPI theo nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp.

Với đội ngũ kỹ thuật cao cùng nhiều năm kinh nghiệm, DACO chuyên cung cấp các giải pháp toàn diện cho khách hàng có nhu cầu cá nhân hóa và mở rộng quy mô.

Để tìm hiểu chi tiết hơn về cách SEEACT-WMS có thể giúp doanh nghiệp bạn xây dựng một hệ thống quản lý kho dựa trên dữ liệu, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để nhận được tư vấn từ các chuyên gia.

HOTLINE: 0904.675.995

Kết luận

Tóm lại, KPI quản lý kho là công cụ không thể thiếu để tối ưu hóa vận hành và tạo lợi thế cạnh tranh. Việc theo dõi các chỉ số này một cách hệ thống giúp doanh nghiệp ra quyết định dựa trên dữ liệu, từ đó cải tiến liên tục và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số. 

Liên lạc với chúng tôi ngay hôm nay cho sự hiện đại hóa mô hình quản lý nhà kho của bạn!