RFID trong quản lý kho: Lợi ích và ứng dụng thực tế

RFID trong quản lý kho đang trở thành giải pháp công nghệ then chốt, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động. Bằng cách sử dụng công nghệ nhận dạng tần số vô tuyến để gán số sê-ri riêng cho từng sản phẩm, hệ thống này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí nhân công, đồng thời cải thiện vượt trội độ chính xác của dữ liệu hàng tồn kho theo thời gian thực.

Công nghệ RFID trong quản lý kho là gì?

RFID (Radio Frequency Identification) là một công nghệ nhận dạng không dây sử dụng sóng vô tuyến để tự động xác định và theo dõi các vật thể.

RFID trong quản lý kho là việc ứng dụng kỹ thuật nhận diện vô tuyến hiện đại này vào các quy trình vận hành kho nhằm mục đích quản trị kho hàng tự động, nhanh chóng và có hiệu quả.

Điểm khác biệt cốt lõi của RFID so với các phương pháp nhận dạng truyền thống như mã vạch là khả năng đọc đồng thời nhiều thẻ, không yêu cầu tầm nhìn trực tiếp và khả năng lưu trữ, cập nhật dữ liệu linh hoạt hơn.

>>>Tìm hiểu chi tiết về công nghệ RFID tại bài viết dưới đây

Công nghệ RFID là gì? Ứng dụng của RFID trong quản lý kho

Một hệ thống RFID quản lý kho cần những gì?

Một hệ thống RFID hoàn chỉnh phục vụ quản lý kho bao gồm các thành phần chính sau:

Thẻ RFID

Là thiết bị chứa dữ liệu, được gắn trực tiếp lên hàng hóa pallet hoặc container. Cấu tạo gồm một vi mạch để lưu trữ thông tin và một ăng-ten để giao tiếp. Có 2 loại chính:

• Thẻ bị động: Không có nguồn điện riêng, hoạt động dựa trên năng lượng từ sóng của đầu đọc. Chi phí thấp, phổ biến nhất trong quản lý kho
• Thẻ chủ động: Có nguồn pin riêng, có thể tự phát tín hiệu ở khoảng cách xa hơn, dùng cho các ứng dụng theo dõi tài sản giá trị cao

Đầu đọc RFID

Thiết bị thu và phát sóng vô tuyến để giao tiếp với thẻ. Dữ liệu sau khi được đọc sẽ được truyền về hệ thống máy chủ. Có 2 dạng chính:

• Đầu đọc cố định: Lắp đặt tại các vị trí như cửa kho, băng chuyền…
• Đầu đọc di động (cầm tay): Dùng cho việc kiểm kê linh hoạt hoặc tìm kiếm hàng hóa trong kho

Ăng-ten (Antenna)

Là thiết bị chuyển đổi sóng vô tuyến từ đầu đọc để “giao tiếp” với thẻ và ngược lại. Phạm vi và hướng của vùng phủ sóng phụ thuộc vào thiết kế của ăng-ten

Phần mềm quản lý 

Đây là “bộ não” của hệ thống, thu thập, xử lý, lưu trữ và hiển thị dữ liệu từ đầu đọc. Phần mềm này tích hợp với các hệ thống quản lý kho hoặc hệ thống ERP để cung cấp thông tin thời gian thực tế về vị trí, số lượng, trạng thái hàng hóa và hỗ trợ các quyết định nghiệp vụ.

Ứng dụng của công nghệ RFID trong từng quy trình kho vận

Công nghệ RFID trong quản lý kho được ứng dụng linh hoạt và hiệu quả trong nhiều quy trình nghiệp vụ chính của kho hàng:

1. Quy trình nhập kho tự động

Hàng hóa trước khi nhập kho được gắn thẻ RFID. Khi sản phẩm hoặc pallet đi qua cửa kho hoặc khu vực được lắp đặt đầu đọc RFID, toàn bộ thông tin các kiện hàng (số lượng, mã sản phẩm, lô sản xuất) được quét đồng loạt.

Dữ liệu thu thập được truyền trực tiếp đến máy chủ hoặc phần mềm quản lý kho (WMS) để đối chiếu số lượng nhập, so sánh với đơn đặt hàng (PO) hoặc tự động tạo phiếu nhập kho mới. Sản phẩm chính thức được quản lý bằng thẻ RFID.

2. Quy trình lưu kho và sắp xếp

Mỗi mặt hàng được gắn thẻ RFID có thể được định vị chính xác trong kho thông qua hệ thống đầu đọc phân tán hoặc thiết bị đọc cầm tay. Dữ liệu vị trí được ghi nhận và hiển thị trên phần mềm quản lý.

Kết quả là giảm đáng kể thời gian tìm kiếm một mặt hàng cụ thể, đặc biệt quan trọng đối với các kho hàng lớn hoặc doanh nghiệp bán lẻ cần tốc độ lấy hàng nhanh chóng. Dữ liệu vị trí cũng giúp tối ưu hóa sơ đồ lưu trữ kho.

3. Quy trình xuất kho

Dựa trên lệnh xuất hàng, hệ thống WMS sẽ chỉ dẫn chính xác vị trí cần lấy hàng. Khi hàng hóa được tập kết và đưa ra cổng xuất, đầu đọc RFID sẽ quét và xác thực lần cuối để đảm bảo đúng mã sản phẩm và đủ số lượng theo yêu cầu của đơn hàng. 

Hệ thống sẽ ngay lập tức phát cảnh báo nếu có bất kỳ sai sót nào (lấy nhầm hàng, thiếu/thừa số lượng), giúp đảm bảo độ chính xác của đơn hàng đạt mức gần như tuyệt đối trước khi được giao đi. Tồn kho thực tế cũng được tự động cập nhật trên hệ thống ngay khi hàng qua cổng.

4. Quy trình kiểm kê

Thay vì quét từng mã vạch thủ công, nhân viên có thể sử dụng thiết bị đọc RFID cầm tay và di chuyển dọc các lối đi. Thiết bị có khả năng quét hàng trăm thẻ RFID mỗi giây trong phạm vi phủ sóng mà không cần tiếp xúc trực tiếp. Dữ liệu thu thập được sẽ tự động đối chiếu với cơ sở dữ liệu trên WMS, phát hiện và báo cáo ngay lập tức mọi chênh lệch tồn kho. Quy trình này có thể giảm thời gian kiểm kê tới 90% so với phương pháp truyền thống. 

So sánh: Quản lý kho bằng RFID vs. Phương pháp truyền thống

Sự khác biệt giữa quản lý kho bằng RFID và các phương pháp truyền thống không chỉ nằm ở công nghệ mà còn thể hiện rõ ràng trong hiệu suất và quy trình vận hành:

Những cân nhắc quan trọng khi triển khai RFID trong quản lý kho

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, việc áp dụng công nghệ RFID cũng đi kèm một số thách thức và yêu cầu cụ thể mà doanh nghiệp cần phân tích kỹ lưỡng trước khi đầu tư.

Các thách thức của công nghệ RFID

• Chi phí đầu tư ban đầu cao: Chi phí cho thẻ RFID, đầu đọc, ăng-ten, và phần mềm tích hợp thường cao hơn đáng kể so với các hệ thống sử dụng mã vạch, có thể trở thành rào cản tài chính với các doanh nghiệp vừa và nhỏ
• Yêu cầu về hạ tầng công nghệ: Một hệ thống RFID đòi hỏi hạ tầng mạng, máy chủ ổn định và đồng bộ. Doanh nghiệp có thể cần phải nâng cấp hoặc thay thế hệ thống quản lý kho (WMS) hoặc ERP hiện tại nếu chúng không tương thích
• Phức tạp trong việc tích hợp: Việc tích hợp RFID vào các hệ thống quản lý cũ có thể gặp nhiều khó khăn về mặt kỹ thuật, đòi hỏi chi phí và thời gian để tùy chỉnh hoặc phát triển các module kết nối trung gian
• Vấn đề bảo mật tiềm tàng: Dữ liệu trên thẻ RFID có nguy cơ bị truy cập hoặc sao chép trái phép từ xa nếu không có các biện pháp mã hóa và bảo mật đủ mạnh.
• Hạn chế về thiết bị: Thẻ RFID thụ động không thể được quét bằng điện thoại thông minh thông thường, bắt buộc phải đầu tư các thiết bị đọc chuyên dụng

Giải pháp thay thế: Hệ thống quản lý kho SEEACT-WMS

Đối với các doanh nghiệp cần một giải pháp quản lý kho tự động hóa với chi phí hợp lý hơn, hệ thống quản lý kho thông minh sử dụng công nghệ Barcode/QR code như SEEACT-WMS của DACO là một lựa chọn tối ưu.

SEEACT-WMS là một hệ thống phần mềm chuyên dụng giúp số hóa và tự động hóa toàn diện các quy trình trong kho từ nhập, xuất, kiểm kê đến lưu chuyển nội bộ. Bằng cách định danh mỗi sản phẩm, vị trí bằng mã Barcode/QR code, hệ thống giúp giảm thiểu sai sót và thời gian thao tác thủ công.

Điểm nổi bật của giải pháp này là khả năng cung cấp báo cáo tự động, theo dõi tồn kho chi tiết theo lô, ngày sản xuất, và hỗ trợ kiểm soát tồn kho dư thừa. Đặc biệt, phần mềm còn tích hợp sơ đồ kho 2D/3D trực quan, cho phép người quản lý giám sát trạng thái và vị trí hàng hóa một cách dễ dàng.

So với RFID, SEEACT-WMS:

• Dùng mã vạch/barcode và QR code thay vì sóng vô tuyến, nên chi phí đầu tư ban đầu thấp hơn
• Vẫn có thể tự động hóa quy trình nhập xuất kho và kiểm kê, nhưng tốc độ đọc có phần chậm hơn RFID (phải quét mã từng món)
• Hệ thống trực quan và dễ sử dụng, công nhân chỉ cần dùng máy quét mã vạch hoặc smartphone
• Tích hợp sâu với các phần mềm ERP, MES, kế toán tạo thành hệ sinh thái quản lý toàn diện
• Phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất có kho phức tạp cần kiểm soát chất lượng, hạn sử dụng, lô hàng

Để tìm hiểu giải pháp tối ưu hóa kho hàng phù hợp nhất với ngân sách và quy mô của doanh nghiệp, hãy liên hệ với DACO để được tư vấn chi tiết về hệ thống SEEACT-WMS.

>>>HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO THÔNG MINH SEEACT-WMS<<<

THÔNG TIN LIÊN HỆ

• Hotline/Zalo: 0904 675 995
• Địa chỉ: Số 146, đường Cầu Bươu, xã Tân Triều, huyện Thanh Trì, TP. Hà Nội
• Email: kinhdoanh@dacovn.com