Xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm – Quy trình chi tiết

Quy trình xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm là một mắt xích trọng yếu, quyết định trực tiếp đến sự ổn định và hiệu quả của toàn bộ dây chuyền cung ứng. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì phương pháp thủ công, dẫn đến những sai lệch dữ liệu, độ trễ thông tin giữa các bộ phận và nguy cơ thất thoát tài sản không thể kiểm soát. 

Những khó khăn và rủi ro trong quy trình xuất kho NVL thủ công

Vận hành quy trình xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm theo phương pháp truyền thống khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều vấn đề mang tính hệ thống, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh.

• Sai sót dữ liệu và phát sinh tồn kho ảo: Việc ghi chép, nhập liệu thủ công không tránh khỏi sai sót về mã, số lượng, dẫn đến chênh lệch giữa dữ liệu sổ sách và tồn kho vật lý. Tình trạng tồn kho ảo này gây gián đoạn sản xuất (do thiếu NVL) hoặc chôn vốn (do tồn kho thừa)
• Quy trình chậm chạp, thiếu liên kết: Dữ liệu tồn kho không được cập nhật theo thời gian thực. Các bộ phận như kế hoạch, sản xuất phải chờ đợi thông tin, làm chậm tiến độ và thiếu cơ sở để ra quyết định kịp thời
• Thất thoát, lãng phí NVL: Việc kiểm soát xuất kho lỏng lẻo và không tuân thủ các nguyên tắc FIFO/FEFO dẫn đến nguy cơ NVL hết hạn, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc thất thoát không rõ nguyên nhân
• Khó khăn trong truy xuất nguồn gốc và báo cáo: Việc truy vết lô NVL cụ thể đã dùng cho một lệnh sản xuất khi có sự cố là cực kỳ tốn thời gian. Tương tự, việc tổng hợp báo cáo chi phí, xuất nhập tồn định kỳ thiếu chính xác và mất nhiều nhân lực đối chiếu thủ công

Để giải quyết triệt để các vấn đề cố hữu này, việc ứng dụng một hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp (WMS) là một yêu cầu tất yếu. SEEACT-WMS ra đời để khắc phục hoàn toàn những nhược điểm của quy trình thủ công, mang đến một phương thức quản lý kho tự động và chính xác.

Quy trình 5 bước xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm trên SEEACT-WMS

Khác với quy trình thủ công, SEEACT-WMS số hóa và tự động toàn bộ luồng công việc, đảm bảo dữ liệu chính xác và liền mạch. Dưới đây là 5 bước thực hiện quy trình xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm trên hệ thống.

Bước 1: Tạo yêu cầu xuất kho tự động từ lệnh sản xuất

Đầu tiên, bộ phận Kế hoạch sản xuất tạo một lệnh sản xuất trên hệ thống SEEACT-WMS hoặc hệ thống ERP đã tích hợp.

Dựa vào định mức nguyên vật liệu BOM đã cấu hình cho từng sản phẩm, SEEACT-WMS sẽ tự động tính toán và tạo Yêu cầu xuất kho điện tử tương ứng, bao gồm đầy đủ thông tin về mã lệnh sản xuất, danh sách mã và số lượng NVL cần thiết.

Bước 2: Tạo phiếu xuất kho

Yêu cầu xuất kho ngay lập tức được chuyển đến bộ phận kho trên hệ thống. Thủ kho tiếp nhận yêu cầu và phần mềm sẽ tự động kiểm tra tồn kho, đồng thời gợi ý chính xác vị trí, lô của từng NVL cần lấy theo các nguyên tắc FIFO/FEFO đã thiết lập. Sau khi thủ kho xác nhận, hệ thống sẽ tạo phiếu xuất kho để nhân viên thực hiện.

>>>>Có thể bạn muốn biết: Tổng hợp mẫu phiếu xuất kho Word, Excel mới nhất

Bước 3: Thực hiện lấy hàng (Picking)

Nhân viên kho sử dụng máy quét mã vạch (PDA) hoặc smartphone cài ứng dụng SEEACT-WMS để quét mã trên Phiếu xuất kho. Khi tới vị trí lấy hàng, nhân viên quét mã vạch trên thùng NVL để xác thực. Hệ thống sẽ ngay lập tức cảnh báo bằng âm thanh và hình ảnh nếu nhân viên lấy sai mã hàng hoặc sai số lượng so với yêu cầu, đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.

Bước 4: Cập nhật hoàn tất xuất kho trên hệ thống

Khi nhân viên kho xác nhận hoàn thành việc lấy hàng, SEEACT-WMS sẽ tự động ghi nhận dữ liệu theo thời gian thực.

Các tác vụ bao gồm: trừ tồn kho, ghi nhận lịch sử giao dịch chi tiết (ai xuất, lúc nào, cho lệnh sản xuất nào), cập nhật trạng thái Lệnh sản xuất, và đồng bộ dữ liệu sang phân hệ kế toán kho để ghi nhận bút toán (Nợ TK 621, Có TK 152).

Bước 5: Bàn giao, ký xác nhận điện tử và báo cáo

Sau khi NVL được bàn giao cho bộ phận sản xuất, trạng thái trên hệ thống được cập nhật thành “Hoàn tất”. 

Toàn bộ dữ liệu của giao dịch xuất kho – bao gồm người thực hiện, thời gian, lệnh sản xuất đích, thông tin lô/date của NVL – được lưu trữ vĩnh viễn, tạo ra một dấu vết truy xuất nguồn gốc rõ ràng và đầy đủ.

So sánh hiệu quả: Quy trình thủ công vs. Quy trình với SEEACT-WMS

Sự khác biệt về hiệu quả khi xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm giữa phương pháp thủ công và việc ứng dụng SEEACT-WMS là vô cùng rõ rệt. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết dựa trên các tiêu chí vận hành:

Qua bảng so sánh, có thể thấy việc xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm với SEEACT-WMS không chỉ khắc phục các điểm yếu của quy trình thủ công mà còn mang lại những cải tiến vượt trội về năng suất, chi phí và khả năng kiểm soát cho doanh nghiệp.

Đã đến lúc nâng cấp quy trình quản lý kho của bạn.

▶ Để nhận được tư vấn chi tiết và xây dựng lộ trình chuyển đổi số phù hợp nhất cho doanh nghiệp, hãy liên hệ với chúng tôi HOTLINE 0904.675.995

▶ Trải nghiệm trực tiếp hiệu quả và các tính năng ưu việt của hệ thống ngay hôm nay bằng cách ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ.