Quy trình nhập kho nguyên vật liệu chuẩn A-Z & Giải pháp tối ưu

Nhập kho nguyên vật liệu là khâu khởi đầu quan trọng, quyết định đến tính chính xác của tồn kho và hiệu quả của chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, những sai sót trong quá trình này có thể gây ra thất thoát chi phí và gián đoạn sản xuất. Vậy làm thế nào để xây dựng một quy trình nhập kho chặt chẽ và hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Tổng quan về nhập kho nguyên vật liệu 

Nhập kho nguyên vật liệu là quá trình tiếp nhận, kiểm tra, xác nhận và ghi nhận tài sản (nguyên vật liệu, vật tư, công cụ dụng cụ) vào hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp. Đây là nghiệp vụ đầu vào, làm phát sinh tăng giá trị hàng tồn kho và là cơ sở để hạch toán chi phí sản xuất.

Việc chuẩn hóa quy trình nhập kho NVL không chỉ là một nghiệp vụ kho vận đơn thuần mà còn là nền tảng cho hiệu quả hoạt động của toàn doanh nghiệp.

• Đảm bảo tính sẵn sàng cho sản xuất: Cung cấp dữ liệu đầu vào chính xác về số lượng NVL có thể sử dụng, làm cơ sở cốt lõi cho việc lập kế hoạch sản xuất (MRP)
• Kiểm soát chi phí sản xuất: Ghi nhận chính xác số lượng và giá trị NVL nhập kho giúp kiểm soát chặt chẽ giá thành, giảm thiểu thất thoát và lãng phí không đáng có
• Minh bạch hóa tài sản doanh nghiệp: Mọi NVL nhập kho đều là tài sản. Quy trình chuẩn đảm bảo tài sản được ghi nhận đầy đủ, là cơ sở cho các báo cáo tài chính chính xác

Quy trình 6 bước nhập kho nguyên vật liệu thủ công (Theo chuẩn kế toán)

Đây là quy trình chuẩn mà hầu hết các doanh nghiệp đang áp dụng khi chưa có hệ thống phần mềm chuyên dụng.

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu và kiểm tra chứng từ

Bộ phận kho tiếp nhận thông tin về lô hàng sắp về từ bộ phận mua hàng. Các chứng từ cần kiểm tra bao gồm: Đơn đặt hàng (Purchase Order – PO), hợp đồng, và các thông báo giao hàng liên quan. Mục đích là để nắm rõ thông tin về chủng loại, số lượng, quy cách NVL dự kiến nhận.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa thực tế

Khi nhà cung cấp giao hàng, thủ kho hoặc nhân viên kho tiến hành kiểm tra thực tế lô hàng tại khu vực nhận hàng. Các công việc bao gồm: kiểm đếm số lượng, kiểm tra ngoại quan (bao bì, nhãn mác), đối chiếu quy cách, chủng loại so với yêu cầu trên đơn đặt hàng.

Bước 3: Đối chiếu thực tế và chứng từ đi kèm

So sánh số lượng, chủng loại hàng hóa thực nhận với thông tin trên các chứng từ đi kèm của nhà cung cấp như Phiếu giao hàng, Hóa đơn (Invoice), Packing List. Nếu có bất kỳ sai lệch nào, cần lập tức ghi nhận vào biên bản và thông báo cho các bộ phận liên quan để xử lý.

Bước 4: Lập và ký xác nhận Phiếu nhập kho

Sau khi hàng hóa được xác nhận là khớp và đúng yêu cầu, thủ kho tiến hành lập “Phiếu nhập kho”. Đây là chứng từ gốc ghi nhận việc NVL đã chính thức được nhập vào kho của doanh nghiệp. Phiếu cần có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan: người giao hàng, thủ kho, và kế toán kho.

>>>>XEM THÊM: Tải ngay mẫu phiếu nhập kho theo thông tư mới nhất

Bước 5: Sắp xếp hàng hóa vào kho

NVL được di chuyển từ khu vực nhận hàng vào các vị trí lưu trữ đã được quy định trong kho (kệ, ô, khu vực). Việc sắp xếp phải tuân thủ các nguyên tắc quản lý kho như FIFO (Nhập trước – Xuất trước), LIFO, hoặc theo từng khu vực riêng cho mỗi loại vật tư.

Bước 6: Ghi sổ và hạch toán kế toán

Phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan được chuyển cho bộ phận kế toán. Kế toán sẽ dựa vào đó để ghi nhận vào hệ thống sổ sách (sổ chi tiết vật tư, thẻ kho) và thực hiện các bút toán hạch toán tăng giá trị hàng tồn kho.

>>>> [Download] Mẫu thẻ kho mới nhất & Hướng dẫn cách ghi chi tiết

Những rủi ro tiềm ẩn của quy trình nhập kho thủ công

Quy trình thủ công phụ thuộc nhiều vào con người và giấy tờ, dẫn đến các rủi ro hệ thống sau:

• Rủi ro sai sót do yếu tố con người: Nhập sai số liệu vào Excel, ghi nhầm mã vật tư, đếm sót số lượng, thất lạc chứng từ gốc
• Lãng phí thời gian và nguồn lực: Các thao tác ghi chép, nhập liệu, đối chiếu chéo lặp đi lặp lại tiêu tốn nhiều giờ làm việc của thủ kho và kế toán
• Dữ liệu không có tính tức thời (non-real-time): Lãnh đạo hoặc các phòng ban khác không thể biết chính xác lượng tồn kho tại một thời điểm bất kỳ. Dữ liệu luôn có độ trễ
• Khó truy xuất và thiếu minh bạch: Khi cần kiểm tra lịch sử một lô hàng, phải mất nhiều thời gian để lục lại các file Excel và chứng từ giấy được lưu trữ

• Rủi ro thất thoát, gian lận: Quy trình lỏng lẻo, thiếu kiểm soát chéo bằng hệ thống tạo ra kẽ hở cho các hành vi tiêu cực

Tối ưu quy trình nhập kho nguyên vật liệu với Hệ thống SEEACT-WMS

Để khắc phục các nhược điểm của quy trình thủ công, việc ứng dụng một Hệ thống Quản lý Kho thông minh là giải pháp tất yếu.

SEEACT-WMS của DACO là hệ thống được thiết kế để số hóa và tự động hóa toàn bộ nghiệp vụ kho, bao gồm cả quy trình nhập kho NVL.

Quy trình được tái cấu trúc để tối ưu hiệu suất và độ chính xác:

Bước 1: Lập kế hoạch nhập kho trên hệ thống

Bộ phận mua hàng tạo yêu cầu nhập kho (dựa trên PO) trực tiếp trên phần mềm SEEACT-WMS. Toàn bộ thông tin được đồng bộ cho bộ phận kho.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra bằng cách quét mã vạch/QR code

Khi hàng về, nhân viên kho sử dụng máy quét hoặc smartphone để quét mã barcode/QR code trên từng kiện hàng. Hệ thống tự động đối chiếu với yêu cầu nhập kho đã tạo, hiển thị ngay lập tức nếu có sai lệch về loại hàng hoặc số lượng.

Bước 3: Hệ thống tự động tạo phiếu nhập kho điện tử

Sau khi quét và xác nhận đủ số lượng, SEEACT-WMS tự động tạo Phiếu Nhập kho điện tử. Phiếu được lưu trữ trên hệ thống, không cần in ấn hay ký tay.

Bước 4: Gán vị trí và lưu trữ thông minh

Hệ thống gợi ý vị trí (location) tối ưu để lưu trữ hàng. Nhân viên kho chỉ cần di chuyển hàng đến vị trí và quét mã vị trí đó để xác nhận. Trạng thái hàng hóa và vị trí được cập nhật ngay lập tức.

Bước 5: Cập nhật tồn kho Real-time và tự động báo cáo

Ngay khi thao tác quét mã vị trí hoàn tất, số liệu tồn kho được cập nhật tức thì trên toàn hệ thống. Kế toán, Quản lý, bộ phận Sản xuất đều có thể truy cập và xem báo cáo tồn kho real-time.

Bảng so sánh hiệu quả vận hành

LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG SEEACT-WMS

• Độ chính xác 100%: Loại bỏ hoàn toàn sai sót nhập liệu của con người nhờ công nghệ quét mã
• Giảm 80% thời gian thao tác: Tự động hóa các công đoạn tạo phiếu, ghi sổ, báo cáo
• Minh bạch dữ liệu real-time: Ban lãnh đạo và các phòng ban liên quan luôn nắm bắt được số liệu tồn kho chính xác tại mọi thời điểm
• Truy xuất lịch sử tức thì: Truy vết (traceability) nguồn gốc, ngày nhập, vị trí của bất kỳ mã vật tư nào chỉ trong vài giây
• Tối ưu không gian kho: Quản lý hàng hóa chi tiết đến từng vị trí (Kệ – Tầng – Ô) giúp tối ưu hóa việc sắp xếp và sử dụng không gian

Việc duy trì quy trình nhập kho thủ công không chỉ làm giảm hiệu suất mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro vận hành. Triển khai hệ thống quản lý kho thông minh SEEACT-WMS là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp loại bỏ sai sót, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Để trực tiếp trải nghiệm những lợi ích vượt trội đã nêu và tìm hiểu giải pháp được thiết kế riêng cho doanh nghiệp của bạn, hãy thực hiện ngay bước tiếp theo:

• Gọi ngay hotline 0904.675.995 để được các chuyên gia của chúng tôi tư vấn trực tiếp.
• Đăng ký nhận Demo MIỄN PHÍ DƯỚI ĐÂY