Quản lý tồn trữ thuốc: Quy trình chuẩn và giải pháp tối ưu

Hoạt động quản lý tồn trữ thuốc đóng vai trò trung tâm trong chuỗi cung ứng dược phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng điều trị và hiệu quả kinh doanh. Việc xây dựng và duy trì một hệ thống quản lý khoa học, từ khâu nhập kho, sắp xếp, bảo quản đến kiểm kê và xuất kho, là yêu cầu cấp thiết. Bài viết dưới đây sẽ phân tích các khía cạnh cốt lõi và đề xuất phương pháp quản lý tồn kho thuốc chuyên nghiệp, hiệu quả.

Quản lý tồn trữ thuốc là gì?

Quản lý tồn trữ thuốc có thể được hiểu là quá trình bao gồm việc cất giữ, kiểm soát chặt chẽ các hoạt động xuất – nhập – tồn, tiến hành kiểm kê định kỳ và dự trữ thuốc một cách khoa học trong kho. 

Theo Tổ chức Y tế Thế giới (WHO), tồn trữ thuốc là sự bảo quản tất cả các nguyên vật liệu, vật tư, bao bì sử dụng trong quá trình sản xuất, các bán thành phẩm đang trong giai đoạn sản xuất và các thành phẩm đã hoàn thiện trong kho. Quá trình tồn trữ này bao gồm cả các hoạt động xuất và nhập hàng hóa, do đó đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý toàn diện. 

Như vậy, quản lý và tồn trữ thuốc không chỉ đơn thuần là việc cất giữ thuốc mà còn bao gồm một loạt các hoạt động liên quan nhằm đảm bảo cả về chất lượng và số lượng dược phẩm.

Vai trò và ý nghĩa của công tác quản lý tồn trữ thuốc

Vai trò của quản lý tồn trữ thuốc là vô cùng quan trọng và mang tính quyết định đối với hoạt động của các cơ sở y tế.

• Trước hết, việc quản lý tốt giúp đảm bảo chất lượng thuốc trong suốt quá trình lưu trữ. Các yếu tố như nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng có thể ảnh hưởng đến chất lượng của thuốc, do đó, việc kiểm soát chặt chẽ các điều kiện này là cần thiết
• Thứ hai, quản lý và tồn trữ thuốc hiệu quả giúp duy trì số lượng thuốc đầy đủ, đáp ứng kịp thời nhu cầu điều trị của bệnh nhân, đặc biệt là đối với các bệnh viện và phòng khám. Việc này tránh được tình trạng thiếu thuốc, gây ảnh hưởng đến quá trình khám chữa bệnh
• Bên cạnh đó, một hệ thống quản lý tốt sẽ giúp giảm thiểu tối đa tình trạng thuốc hết hạn sử dụng, hư hỏng hoặc bị mất mát, từ đó tránh gây ra những tổn thất về mặt kinh tế.
• Hơn nữa, việc tối ưu hóa lượng tồn kho thông qua quản lý hiệu quả còn giúp các nhà thuốc và phòng khám tiết kiệm được chi phí hoạt động.
• Cuối cùng, quản lý tồn trữ thuốc đúng quy trình còn giúp các cơ sở y tế tuân thủ các quy định pháp luật và tiêu chuẩn của ngành dược phẩm, chẳng hạn như tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP).

>>>Xem thêm: Tìm hiểu về kho GSP: Điều kiện, quy trình và tiêu chuẩn

Những thách thức thường gặp trong quản lý tồn trữ thuốc: Nhận diện để vượt qua

Mặc dù tầm quan trọng của quản lý và tồn trữ thuốc là không thể phủ nhận, nhưng nhiều nhà thuốc và phòng khám vẫn đang phải đối mặt với nhiều thách thức trong quá trình thực hiện.

Khó khăn trong kiểm soát nhập – xuất – tồn kho

Một trong những thách thức lớn nhất là việc kiểm soát chính xác số lượng thuốc nhập vào, xuất ra và còn tồn lại trong kho. Với số lượng thuốc lớn, đa dạng về chủng loại, hàm lượng và nhà sản xuất, nhân viên kho dễ gặp phải tình trạng nhầm lẫn. Việc quản lý thủ công bằng sổ sách thường tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót, dẫn đến việc không theo dõi được chính xác lượng hàng tồn kho thực tế.

Quản lý lô hạn và hạn sử dụng phức tạp

Việc theo dõi và sắp xếp các lô thuốc theo nguyên tắc nhập trước xuất trước (FIFO) hoặc hết hạn trước xuất trước (FEFO) đôi khi gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là đối với các kho thuốc có diện tích lớn và số lượng thuốc đa dạng. Nguy cơ bỏ sót các lô thuốc sắp hết hạn sử dụng là rất cao, dẫn đến tình trạng thuốc phải tiêu hủy gây lãng phí.

>>>Xem thêm: 

• FIFO là gì? Khi nào nên áp dụng phương pháp FIFO?

• FEFO là gì? Tìm hiểu & áp dụng để tối ưu quản lý kho hàng

Sắp xếp kho thuốc không khoa học

Với diện tích kho lưu trữ thường có hạn, việc sắp xếp thuốc một cách khoa học, hợp lý và dễ tìm kiếm là một thách thức không nhỏ. Nếu không có một hệ thống sắp xếp rõ ràng, nhân viên sẽ tốn rất nhiều thời gian để tìm kiếm các loại thuốc cần thiết, đặc biệt là trong những tình huống khẩn cấp.

>>>Tìm hiểu ngay: Sơ đồ kho thuốc đạt chuẩn GSP: Hướng dẫn chi tiết

Bảo quản thuốc không đúng tiêu chuẩn

Một số loại thuốc đòi hỏi điều kiện bảo quản đặc biệt về nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng. Việc thiếu trang thiết bị phù hợp hoặc nhân viên không có đủ kiến thức về các yêu cầu này có thể dẫn đến tình trạng thuốc bị giảm chất lượng hoặc hư hỏng.

Thiếu nhân lực hoặc nhân lực chưa được đào tạo bài bản

Đội ngũ nhân viên kho đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý tồn trữ thuốc. Tuy nhiên, nhiều cơ sở y tế có thể gặp khó khăn trong việc tuyển dụng nhân viên có đủ kiến thức và kỹ năng chuyên môn về lĩnh vực này. Bên cạnh đó, việc thiếu quy trình làm việc rõ ràng và sự phối hợp không hiệu quả giữa các bộ phận cũng có thể gây ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý.

Các phương pháp và quy trình quản lý tồn trữ thuốc hiệu quả

Để vượt qua những thách thức và nâng cao hiệu quả quản lý thuốc, các nhà thuốc và phòng khám có thể áp dụng một số phương pháp sau:  

Xây dựng quy trình nhập – xuất – tồn kho rõ ràng

Việc thiết lập một quy trình chuẩn cho các hoạt động nhập, xuất và theo dõi tồn kho là nền tảng quan trọng. Quy trình này cần bao gồm các biểu mẫu, hồ sơ theo dõi chi tiết cho từng giao dịch, ghi rõ thông tin về số lượng, nguồn gốc, lô sản xuất, hạn sử dụng của thuốc. Đồng thời, cần phân công rõ ràng trách nhiệm cho từng cá nhân tham gia vào quy trình để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm.

Áp dụng nguyên tắc FIFO và FEFO

Nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước) và FEFO (hết hạn trước xuất trước) cần được áp dụng nghiêm ngặt để đảm bảo các lô thuốc nhập trước hoặc có hạn sử dụng gần hơn sẽ được xuất bán hoặc sử dụng trước. Để thực hiện hiệu quả nguyên tắc này, cần có một hệ thống sắp xếp thuốc trong kho hợp lý, dễ dàng nhận diện và tiếp cận các lô thuốc cũ hơn hoặc sắp hết hạn.

Sắp xếp kho thuốc khoa học và hợp lý

Việc sắp xếp kho thuốc cần được thực hiện theo một logic nhất định, ví dụ như phân loại thuốc theo nhóm tác dụng dược lý, dạng bào chế hoặc nhà sản xuất. Nên sử dụng sơ đồ kho và đánh dấu vị trí rõ ràng cho từng loại thuốc để nhân viên dễ dàng tìm kiếm và lấy thuốc khi cần. Đồng thời, cần đảm bảo lối đi trong kho luôn thông thoáng để thuận tiện cho việc di chuyển và kiểm kê.

Thực hiện kiểm kê thuốc định kỳ và đột xuất

Việc kiểm kê thuốc cần được thực hiện định kỳ (ví dụ: hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng) và đột xuất khi cần thiết để đối chiếu số lượng thuốc thực tế trong kho với số liệu trên sổ sách hoặc phần mềm quản lý. Việc này giúp phát hiện sớm các sai lệch và có biện pháp điều chỉnh kịp thời, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tồn kho.

>>>Xem ngay: Phương pháp kiểm kê định kỳ: Hướng dẫn quy trình chi tiết

Đảm bảo điều kiện bảo quản thuốc theo tiêu chuẩn

Mỗi loại thuốc có những yêu cầu bảo quản riêng về nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng. Các nhà thuốc và phòng khám cần cung cấp đầy đủ thông tin về các điều kiện này cho nhân viên và trang bị các thiết bị bảo quản phù hợp như tủ lạnh, máy điều hòa, máy hút ẩm. Việc theo dõi và ghi chép thường xuyên các thông số về nhiệt độ và độ ẩm trong kho là rất quan trọng.

Bảng: Tóm tắt các điều kiện bảo quản thường gặp cho một số dạng thuốc phổ biến

Đào tạo và nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên

Đội ngũ nhân viên kho cần được đào tạo bài bản về các quy trình quản lý tồn trữ thuốc, các nguyên tắc Thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP). Việc này giúp nâng cao kiến thức và kỹ năng của nhân viên, đảm bảo họ có thể thực hiện công việc một cách chính xác và hiệu quả.

Ứng dụng phần mềm trong quản lý tồn trữ thuốc: Giải pháp công nghệ cho hiệu quả vượt trội

Trong bối cảnh ngành dược phẩm đòi hỏi sự chính xác, an toàn và tuân thủ nghiêm ngặt, việc quản lý thuốc thủ công hoặc bằng các công cụ rời rạc bộc lộ nhiều hạn chế: sai sót dữ liệu, khó khăn trong truy xuất nguồn gốc, quản lý lô/hạn sử dụng phức tạp, và tốn kém nguồn lực. Để giải quyết triệt để những thách thức này và nâng cao hiệu quả quản lý lên một tầm cao mới, việc ứng dụng phần mềm quản lý kho chuyên dụng là giải pháp tối ưu.

SEEACT-WMS chính là giải pháp công nghệ vượt trội dành riêng cho kho dược phẩm:

• Chuẩn xác lô & hạn sử dụng: Quản lý chặt chẽ theo Lot/Date, tự động cảnh báo và hỗ trợ xuất kho theo FEFO/FIFO, giảm thiểu lãng phí.
• Tồn kho Real-time: Cập nhật số lượng và vị trí chính xác tức thời, kiểm soát thất thoát hiệu quả.
• Truy xuất nguồn gốc nhanh chóng: Dễ dàng tra cứu lịch sử di chuyển của từng lô thuốc, đáp ứng tiêu chuẩn ngành.
• Tối ưu vận hành kho: Tự động hóa quy trình nhập – xuất – tồn, tăng tốc độ xử lý và giảm sai sót.
• Hỗ trợ tuân thủ GSP/GDP: Đảm bảo quy trình vận hành kho đạt chuẩn quốc tế.

Bằng việc số hóa và tự động hóa quy trình, SEEACT-WMS không chỉ giúp giải quyết các bài toán khó trong quản lý tồn trữ thuốc mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững, đảm bảo thuốc đến tay người dùng luôn đạt chất lượng tốt nhất trong điều kiện bảo quản tối ưu. 

Đây chính là giải pháp công nghệ mang lại hiệu quả vượt trội, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ và vận hành kho thuốc một cách chuyên nghiệp, an toàn và tiết kiệm chi phí.

>>>ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ SEEACT-WMS<<<

Hoặc Liên hệ ngay Hotline: 0904.675.995 để được các chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ trực tiếp.

FAQ về Quản lý và tồn trữ thuốc

Tần suất kiểm kê kho thuốc nên là bao lâu?

Tần suất kiểm kê phụ thuộc vào quy định của từng đơn vị và loại thuốc. Tuy nhiên, nên thực hiện kiểm kê định kỳ (ví dụ: hàng tháng, hàng quý) đối với các mặt hàng có giá trị cao hoặc kiểm soát đặc biệt, và kiểm kê toàn bộ kho ít nhất mỗi năm một lần để đảm bảo số liệu chính xác.

Phần mềm quản lý kho dược có thực sự cần thiết không?

Trong bối cảnh số lượng thuốc ngày càng đa dạng và yêu cầu quản lý ngày càng cao, việc sử dụng phần mềm quản lý kho dược mang lại nhiều lợi ích vượt trội về độ chính xác, hiệu quả và tiết kiệm thời gian so với quản lý thủ công. Do đó, phần mềm quản lý kho dược là một công cụ rất hữu ích và cần thiết cho các nhà thuốc và phòng khám hiện đại.

Làm thế nào để tối ưu hóa không gian lưu trữ trong kho thuốc?

Có thể áp dụng các biện pháp như sử dụng hệ thống giá kệ phù hợp (kệ nhiều tầng, kệ di động…), phân loại và sắp xếp thuốc theo nhóm tác dụng, tần suất xuất nhập (phân tích ABC), sử dụng mã vạch và phần mềm SEEACT-WMS để quản lý vị trí chính xác, đồng thời thường xuyên rà soát loại bỏ hàng chậm luân chuyển, hết hạn. 

Phần mềm WMS có thể tích hợp với các hệ thống khác (ERP, Kế toán) không?

Hoàn toàn có thể. Các hệ thống WMS hiện đại như SEEACT-WMS thường được thiết kế để dễ dàng tích hợp với hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP), phần mềm kế toán, hoặc phần mềm quản lý nhà thuốc, giúp đồng bộ dữ liệu, loại bỏ nhập liệu trùng lặp và cung cấp bức tranh tổng thể về hoạt động kinh doanh.

Tóm lại, quản lý tồn trữ thuốc hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng dược phẩm, an toàn cho người bệnh và tối ưu hóa vận hành. Việc áp dụng các quy trình chặt chẽ và công nghệ phù hợp là chìa khóa thành công.

Để cập nhật những thông tin chuyên sâu và các giải pháp mới nhất không chỉ về quản lý dược phẩm mà còn về quản lý kho hay quản lý sản xuất, đừng quên truy cập Seeact thường xuyên bạn nhé!