Hệ thống quản lý hàng tồn kho theo hạn sử dụng: Giảm thất thoát, tăng lợi nhuận

Thất thoát do hàng tồn kho hết hạn đang chiếm bao nhiêu phần trăm lợi nhuận của bạn? Từ chi phí tiêu hủy tốn kém, vốn lưu động bị chôn chặt cho đến khủng hoảng niềm tin thương hiệu, tất cả đều là hệ quả tất yếu. Để chấm dứt tình trạng này, hệ thống quản lý hàng tồn kho theo hạn sử dụng chính là chìa khóa then chốt. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn quy trình tối ưu, lợi ích thiết thực và các giải pháp công nghệ giúp tự động hóa hoàn toàn nghiệp vụ quan trọng này.

Phần 1: Hiểu đúng về quản lý hàng tồn kho theo hạn sử dụng

Đây là phương pháp theo dõi và kiểm soát hàng hóa dựa trên thời gian sử dụng còn lại của từng sản phẩm. Thay vì chỉ quan tâm đến số lượng, phương pháp này tập trung vào các thông tin cốt lõi gắn liền với từng lô hàng: Lô sản xuất (Lot/Batch), Ngày sản xuất (NSX) và Hạn sử dụng (HSD).

Việc quản lý hàng tồn kho theo hạn sử dụng thường tuân theo hai nguyên tắc xuất kho phổ biến:

• FIFO (First-In, First-Out): Hàng nhập vào kho trước sẽ được xuất ra trước. Phù hợp với các mặt hàng có hạn sử dụng ngắn (thực phẩm, dược phẩm) hoặc sản phẩm có vòng đời thấp, dễ lỗi thời như thời trang, công nghệ…
• FEFO (First-Expired, First-Out): Hàng hết hạn trước sẽ được xuất ra trước. Đây chính là nguyên tắc VÀNG và TỐI ƯU NHẤT cho các ngành hàng như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất… đảm bảo sản phẩm đến tay người tiêu dùng luôn có chất lượng tốt nhất

>>>Chi tiết xem tại: FIFO và FEFO: Nguyên tắc nào tối ưu hơn?

Hàng hết hạn đồng nghĩa với 100% vốn đầu tư bị mất trắng, chưa kể chi phí tiêu hủy tốn kém. Việc ưu tiên xuất đi các lô hàng sắp hết hạn giúp bạn giảm thiểu lãng phí đến mức tối đa, trực tiếp bảo vệ và tối ưu hóa lợi nhuận.

Một sản phẩm quá hạn lọt ra thị trường có thể gây ra khủng hoảng truyền thông, làm suy giảm nghiêm trọng niềm tin của khách hàng và đối mặt với các rủi ro pháp lý. Quản lý chặt chẽ hạn sử dụng là cam kết về chất lượng và sự an toàn mà doanh nghiệp dành cho người tiêu dùng.

Hàng tồn kho chính là vốn bị “đóng băng”. Việc áp dụng nguyên tắc FEFO giúp đẩy nhanh vòng quay hàng tồn kho, giải phóng vốn nhanh hơn để tái đầu tư vào các hoạt động kinh doanh khác.

Thay vì phải tìm kiếm thủ công, lục lọi trong kho, nhân viên sẽ biết chính xác cần lấy lô hàng nào, ở vị trí nào. Điều này giúp giảm thời gian thao tác, tăng độ chính xác và giảm thiểu sai sót trong quá trình xuất hàng.

Phần 2: Thách thức của phương pháp thủ công và Giải pháp công nghệ

Thách thức của việc quản lý thủ công bằng sổ sách, Excel

Nhiều doanh nghiệp vẫn đang loay hoay quản lý hạn sử dụng bằng sổ ghi chép hoặc file Excel. Phương pháp này tiềm ẩn quá nhiều rủi ro và hạn chế trong quy trình quản lý kho:

• Nhập hàng: Việc ghi chép tay thông tin lô, date rất dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn. Một file Excel có thể bị nhập sai định dạng ngày tháng, dẫn đến tính toán sai lệch.
• Sắp xếp kho: Tốn nhiều công sức để duy trì trật tự. Khi kho lớn và hàng hóa nhiều, việc xếp nhầm lô mới ra ngoài, che khuất lô cũ là điều khó tránh khỏi.
• Theo dõi và cảnh báo: Đây là khâu yếu nhất. Bạn phải kiểm tra thủ công hàng ngày/tuần, rất dễ bỏ sót các lô hàng sắp hết hạn. Hoàn toàn không có cảnh báo tự động cho đến khi mọi việc đã quá muộn.
• Xuất kho: Nhân viên có xu hướng “tiện tay” lấy lô hàng gần nhất hoặc dễ lấy nhất, thay vì tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc FEFO, gây tồn đọng các lô cũ hơn.
• Báo cáo và kiểm kê: Mất hàng giờ, thậm chí hàng ngày để tổng hợp số liệu. Các báo cáo thường không chính xác và không phản ánh được tình hình kho theo thời gian thực.

Bạn đang mệt mỏi với việc quản lý hạn sử dụng bằng Excel? Đã đến lúc tự động hóa quy trình với giải pháp chuyên nghiệp. 

>>>Tìm hiểu ngay Phần mềm SEEACT-WMS!<<<

SEEACT-WMS: Giải pháp tự động hóa quản lý hàng tồn kho theo hạn sử dụng

Phần mềm quản lý kho chuyên dụng SEEACT-WMS của DACO được sinh ra để giải quyết tất cả những thách thức trên, biến quy trình phức tạp trở nên đơn giản và chính xác tuyệt đối.

Sử dụng máy quét mã vạch (barcode/QR code), mọi thông tin về lô sản xuất, ngày sản xuất, hạn sử dụng được ghi nhận tự động vào hệ thống, loại bỏ 100% sai sót do nhập liệu thủ công.

Khi có yêu cầu xuất hàng, hệ thống SEEACT-WMS sẽ tự động đề xuất chính xác lô hàng cần xuất có hạn sử dụng gần nhất. Nhân viên kho chỉ cần thực hiện theo chỉ dẫn trên thiết bị di động, đảm bảo không một sản phẩm nào bị bỏ quên.

Thiết lập các mốc cảnh báo linh hoạt (ví dụ: cảnh báo trước 90, 60, 30 ngày). Hệ thống sẽ tự động gửi email hoặc thông báo trên dashboard cho quản lý kho và các bộ phận liên quan, giúp bạn chủ động lên kế hoạch xả hàng, khuyến mãi kịp thời.

Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể xem các báo cáo chi tiết về:

• Tuổi hàng tồn kho (inventory aging)
• Danh sách và giá trị hàng sắp hết hạn
• Tình trạng tồn kho theo từng lô, date
• Lịch sử xuất/nhập của một lô hàng cụ thể

>>>Xem thêm: Tổng hợp các mẫu báo cáo phổ biến cho doanh nghiệp

Những số liệu này giúp ban lãnh đạo có cái nhìn toàn cảnh để đưa ra quyết định kinh doanh nhanh chóng và chính xác.

Bên cạnh đó, SEEACT-WMS có khả năng tích hợp linh hoạt với các hệ thống quản lý khác như hệ thống kế toán, hệ thống quản lý sản xuất SEEACT-MES, và các nền tảng thương mại điện tử. 

Đặc biệt, đối với các nhà máy sản xuất, việc tích hợp với SEEACT-MES cho phép hệ thống dựa trên định mức nguyên vật liệu (BOM) để tính toán số lượng thành phẩm có thể sản xuất, giúp tối ưu hóa kế hoạch sản xuất và quản lý nguyên vật liệu hiệu quả.

Phần 3: Lựa chọn của doanh nghiệp thông thái

Để đưa ra quyết định đúng đắn, việc đặt các phương pháp quản lý lên bàn cân là điều cần thiết. Mỗi giải pháp đều có ưu và nhược điểm riêng, nhưng đâu mới là lựa chọn chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển bền vững?

Hãy cùng xem bảng so sánh chi tiết dưới đây:

Nhận xét:

• Quản lý thủ công: Rõ ràng là phương pháp lạc hậu, tiềm ẩn quá nhiều rủi ro và chỉ phù hợp với các cửa hàng siêu nhỏ
• Phần mềm bán hàng/kế toán: Là một bước tiến nhưng chỉ giải quyết được “bề nổi” của vấn đề. Chúng không được thiết kế để xử lý các nghiệp vụ kho chuyên sâu và phức tạp
• SEEACT-WMS: Là lựa chọn chiến lược cho các doanh nghiệp muốn chuyên nghiệp hóa hoàn toàn hoạt động kho vận. Giải pháp này không chỉ giải quyết triệt để bài toán quản lý hạn sử dụng mà còn tối ưu toàn bộ quy trình vận hành, từ nhập kho, lưu trữ, đến xuất kho và báo cáo

Đầu tư vào SEEACT-WMS không chỉ là thay đổi một công cụ, đó là một quyết định chiến lược giúp doanh nghiệp của bạn cắt giảm chi phí thất thoát, tăng tốc độ vận hành và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.

Phần 4: Case Study: Nhà máy sản xuất bao bì Châu Thái Sơn ứng dụng SEEACT-WMS

Thực trạng

Nhà máy bao bì Châu Thái Sơn từng đối mặt với lãng phí lớn do quy trình xuất kho thủ công, ngẫu nhiên. Việc này khiến nhiều cuộn giấy tồn kho tới 5-6 năm gây hư hỏng, trong khi các cuộn khác lại bị sử dụng dở dang.

Kết quả

Sau khi triển khai hệ thống quản lý kho thông minh SEEACT-WMS, Châu Thái Sơn đã giải quyết triệt để vấn đề. Hệ thống tự động quản lý và chỉ định xuất kho nguyên vật liệu theo lô và ngày nhập (nguyên tắc FIFO/FEFO), chấm dứt tình trạng tồn kho lâu ngày và lãng phí.

Kết quả ấn tượng:

• Giảm 30% thời gian xử lý đơn hàng.
• Giảm 20% chi phí quản lý kho.

Hơn nữa, là một phần của hệ thống quản lý sản xuất SEEACT-MES, SEEACT-WMS còn tích hợp với dữ liệu định mức nguyên vật liệu (BOM). Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chủ động hoạch định sản xuất chính xác dựa trên lượng tồn kho thực tế, tránh thiếu hụt hay dư thừa.

Đây là giải pháp toàn diện giúp các nhà sản xuất bao bì tối ưu hóa kho, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất.

>>>Đăng ký nhận demo giải pháp quản lý kho thông minh SEEACT-WMS<<<

[FAQ] Giải đáp thắc mắc thường gặp

Tại sao hệ thống quản lý hàng tồn kho theo hạn sử dụng lại quan trọng?

Điều này cực kỳ quan trọng vì nó giúp doanh nghiệp:

• Giảm lãng phí: Hạn chế tối đa tỷ lệ hàng hóa phải tiêu hủy do hết hạn, giúp tiết kiệm chi phí và bảo vệ lợi nhuận
• Tăng uy tín và thương hiệu: Đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng luôn có chất lượng tốt nhất và HSD an toàn
• Đảm bảo tuân thủ pháp lý: Đặc biệt với các ngành hàng bị kiểm soát chặt chẽ, việc này giúp tránh các khoản phạt nặng
• Tối ưu dòng vốn: Giúp giải phóng hàng tồn kho hiệu quả, tránh tình trạng vốn bị “chôn” trong các sản phẩm không thể bán được

Ngành hàng nào bắt buộc phải quản lý tồn kho theo hạn sử dụng?

Hầu như mọi ngành hàng có sản phẩm với vòng đời nhất định đều cần, nhưng các ngành sau đây là bắt buộc phải áp dụng chặt chẽ:

• Thực phẩm và Đồ uống (F&B): Bao gồm hàng tươi sống, thực phẩm đóng gói, sữa, đồ uống…
• Dược phẩm: Thuốc, vắc-xin, thực phẩm chức năng
• Mỹ phẩm: Các sản phẩm chăm sóc da, trang điểm có quy định về hạn sử dụng sau khi mở nắp (PAO) và hạn sử dụng toàn phần
• Hóa chất: Một số loại hóa chất, vật tư y tế có thể bị biến đổi chất lượng theo thời gian

Nguyên tắc quan trọng nhất khi quản lý hàng theo hạn sử dụng là gì? (FEFO vs. FIFO)

Nguyên tắc vàng là FEFO (First Expired, First Out – Hết hạn trước, Xuất trước).

• FEFO ưu tiên xuất những lô hàng có hạn sử dụng gần nhất, bất kể chúng được nhập vào kho trước hay sau
• FIFO (First In, First Out – Nhập trước, Xuất trước) chỉ đơn thuần xuất đi những lô hàng được nhập kho sớm nhất, có thể không tối ưu cho hàng có hạn sử dụng. Với hàng hóa có HSD, FEFO luôn là lựa chọn ưu việt hơn

Hệ thống quản lý hạn sử dụng giúp gì cho doanh nghiệp?

Một hệ thống quản lý kho chuyên dụng như SEEACT-WMS sẽ tự động hóa toàn bộ quy trình, giải quyết các vấn đề của Excel:

• Tự động hóa ghi nhận: Quét mã vạch để nhập dữ liệu lô, date chính xác và nhanh chóng
• Đề xuất xuất kho thông minh: Tự động gợi ý lô hàng cần xuất theo đúng nguyên tắc FEFO
• Cảnh báo theo thời gian thực: Tự động gửi email/thông báo về các lô hàng sắp hết hạn theo mốc thời gian được cài đặt trước
• Báo cáo trực quan: Cung cấp báo cáo tồn kho theo hạn sử dụng tức thì, giúp ban lãnh đạo dễ dàng ra quyết định

Cần tìm kiếm những tính năng gì ở một phần mềm quản lý kho theo hạn sử dụng?

Hãy tìm kiếm một phần mềm có các tính năng cốt lõi sau:

• Quản lý chi tiết theo từng Lô (Lot) và Hạn sử dụng (Date)
• Khả năng quét mã vạch (Barcode/QR code) để nhập/xuất kho
• Hệ thống cảnh báo tự động, linh hoạt (cảnh báo trước 30, 60, 90 ngày…)
• Hỗ trợ và ưu tiên các quy tắc xuất kho như FEFO
• Hệ thống báo cáo tồn kho theo tuổi và hạn sử dụng

Kết luận

Quản lý hàng tồn kho theo hạn sử dụng không chỉ là một nghiệp vụ kho vận, đó là một chiến lược kinh doanh thông minh. Việc tiếp tục gắn bó với các phương pháp thủ công, lỗi thời đồng nghĩa với việc chấp nhận rủi ro và lãng phí một cách không cần thiết.

Chuyển đổi sang một giải pháp tự động, chuyên nghiệp như SEEACT-WMS không phải là một khoản chi phí, mà là một khoản đầu tư chiến lược. Đầu tư vào sự chính xác, vào hiệu quả vận hành, và quan trọng nhất là vào sự bền vững và tăng trưởng lợi nhuận của doanh nghiệp.

Trải nghiệm ngay các tính năng quản lý hạn sử dụng ưu việt của Phần mềm Quản lý kho SEEACT-WMS. Đội ngũ chuyên gia của DACO sẵn sàng tư vấn và demo miễn phí giải pháp phù hợp nhất cho kho hàng của bạn.

[ĐĂNG KÝ DEMO MIỄN PHÍ]  

[NHẬN TƯ VẤN NGAY]

Hotline: 0904.675.995

Email:  kinhdoanh@dacovn.com

Website: Seeact.vn