VN
EN
JP
KR
Vận hành một hệ thống sản xuất và phân phối quy mô lớn như Trung Nguyên Legend đặt ra nhiều thách thức không nhỏ, đặc biệt trong việc kiểm soát lượng hàng hóa dự trữ. Hoạt động quản lý hàng tồn kho của Trung Nguyên đòi hỏi sự chính xác, linh hoạt để vừa đáp ứng nhu cầu thị trường biến động, vừa đảm bảo độ tươi ngon đặc trưng của sản phẩm cà phê, đồng thời tối thiểu hóa chi phí lưu kho và rủi ro thất thoát.
Hãy cùng DACO tìm hiểu cách Trung Nguyên đối mặt và giải quyết bài toán phức tạp này thông qua các phương pháp quản lý hiện đại.
Tổng quan về Trung Nguyên Legend
Trung Nguyên Legend là một tập đoàn lớn mạnh của Việt Nam, hoạt động đa ngành nhưng tập trung chủ yếu vào sản xuất, kinh doanh cà phê và nhượng quyền thương hiệu. Tập đoàn có quy mô vốn điều lệ đáng kể, lên đến 3.000 tỷ đồng , cho thấy tiềm lực tài chính mạnh mẽ. Doanh thu và lợi nhuận có sự biến động qua các năm, ví dụ lợi nhuận sau thuế đạt 91 tỷ đồng năm 2020, tăng vọt lên 562 tỷ đồng năm 2021, sau đó giảm còn 435 tỷ đồng năm 2022. Mặc dù có biến động, các con số này vẫn phản ánh quy mô hoạt động lớn.
Trung Nguyên sở hữu nhiều nhà máy sản xuất cà phê hiện đại tại các địa điểm chiến lược như Sài Gòn, Bình Dương, Bắc Giang và Đắk Lắk (bao gồm cả nhà máy cà phê hòa tan lớn ). Thương hiệu Trung Nguyên có độ nhận diện cao, là một trong những tên tuổi hàng đầu Việt Nam và đã vươn ra thị trường quốc tế, có mặt tại hơn 60 quốc gia.
Quy mô lớn và tiềm lực tài chính này không chỉ cho phép mà còn bắt buộc Trung Nguyên phải đầu tư vào các hệ thống quản lý tinh vi, bao gồm cả quản lý tồn kho. Việc vận hành nhiều nhà máy, quản lý đa dạng sản phẩm và phục vụ mạng lưới phân phối rộng khắp sẽ trở nên hỗn loạn và kém hiệu quả nếu thiếu các quy trình và công nghệ quản lý bài bản. Do đó, quy mô hoạt động chính là yếu tố nền tảng cho thấy sự cần thiết của một hệ thống quản lý tồn kho mạnh mẽ tại Trung Nguyên
Đặc thù tồn kho ngành Cà phê & F&B
Hàng tồn kho trong ngành cà phê và F&B nói chung mang những đặc thù riêng biệt, tạo ra thách thức không nhỏ cho công tác quản lý:
- Sự đa dạng sản phẩm (hạt, bột, hòa tan, viên nén, RTD, nguyên liệu pha chế…), , mỗi loại đều có yêu cầu quản lý và vòng đời khác nhau
- Yêu cầu nghiêm ngặt về độ tươi ngon và hạn sử dụng. Chất lượng cà phê và các sản phẩm F&B suy giảm theo thời gian, đòi hỏi việc luân chuyển kho theo nguyên tắc FIFO/FEFO (Nhập trước – Xuất trước / Hết hạn trước – Xuất trước) và kiểm soát hạn dùng chặt chẽ để tránh lãng phí và đảm bảo uy tín thương hiệu
- Nhạy cảm với điều kiện bảo quản. Nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng hay không khí đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hương vị cà phê và chất lượng sản phẩm F&B, bắt buộc phải có hệ thống kho đạt chuẩn với chi phí duy trì không nhỏ
- Nhu cầu biến động mạnh theo mùa vụ (dịp lễ, Tết), các chiến dịch khuyến mãi hay xu hướng tiêu dùng mới, gây áp lực lên việc dự báo và duy trì mức tồn kho cân bằng – tránh thiếu hàng lẫn dư thừa quá mức
Là một tập đoàn hàng đầu với danh mục sản phẩm cực kỳ đa dạng và mạng lưới phân phối rộng lớn, Trung Nguyên Legend phải đối mặt trực diện với tất cả những thách thức đặc thù này ở một quy mô lớn hơn rất nhiều. Việc quản lý hiệu quả kho hàng, cân bằng giữa các yếu tố phức tạp trên là bài toán cốt lõi, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành và năng lực cạnh tranh của tập đoàn.
Bối cảnh chuỗi cung ứng của Trung Nguyên Legend
Trung Nguyên Legend là một tập đoàn cà phê hàng đầu Việt Nam với quy mô hoạt động lớn, sở hữu nhiều nhà máy chế biến hiện đại và đã vươn tầm ra thị trường quốc tế, có mặt trên các nền tảng như Amazon và xuất khẩu đến nhiều quốc gia. Để vận hành hiệu quả, Trung Nguyên xây dựng một chuỗi cung ứng khá đặc biệt với chiến lược cốt lõi là chủ động kiểm soát nguồn cung nguyên liệu đầu vào.
Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào thương lái, Trung Nguyên đầu tư và hợp tác trực tiếp với nông dân tại các vùng trồng cà phê nổi tiếng như Buôn Ma Thuột, cũng như nhập khẩu từ các nguồn chất lượng cao (Jamaica, Ethiopia, Brazil).
Trung Nguyên đã đầu tư và quản lý trực tiếp các nông trại cà phê của nông dân, biến họ thành một phần của doanh nghiệp. Họ thu mua cà phê từ các hộ có chứng nhận canh tác bền vững và trả giá cao hơn. Cách làm này giúp Trung Nguyên kiểm soát tốt hơn chất lượng và sự ổn định của nguồn nguyên liệu chiến lược
Bên cạnh cà phê, họ còn hợp tác với các nhà cung cấp bao bì (Phương Nam,Vinapackink) và máy móc thiết bị (Neuhaus Neotec từ Đức).
Về phân phối, Trung Nguyên áp dụng chiến lược đa kênh phức tạp để tiếp cận tối đa người tiêu dùng. Mạng lưới này bao gồm:
Chính quy mô khổng lồ, chiến lược tích hợp nguồn cung và đặc biệt là mạng lưới phân phối đa kênh, đa điểm chạm rộng khắp này tạo ra sự phức tạp cực lớn cho chuỗi cung ứng. Điều này bắt buộc Trung Nguyên phải xây dựng và vận hành một hệ thống quản lý hàng tồn kho cực kỳ hiệu quả, chính xác và tinh vi.
Việc phải dự báo, phân bổ, lưu trữ và luân chuyển hàng hóa (từ nguyên liệu thô đến thành phẩm) một cách tối ưu giữa các nhà máy, kho tổng và hàng nghìn điểm bán lẻ, quán cà phê… trên toàn hệ thống là yêu cầu sống còn để đảm bảo hoạt động thông suốt, giảm thiểu chi phí và đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường.
Cách quản lý hàng tồn kho của Trung Nguyên
Để vận hành hiệu quả chuỗi cung ứng phức tạp và đáp ứng yêu cầu khắt khe của ngành F&B, cách quản lý hàng tồn kho của Trung Nguyên được xây dựng trên sự kết hợp chặt chẽ giữa chiến lược mua hàng chủ động, các kỹ thuật kiểm soát tiên tiến và nền tảng công nghệ hiện đại.
Mua hàng chiến lược & Quản lý nhà cung cấp
Như đã phân tích ở phần trước, chiến lược đặc biệt chú trọng việc kiểm soát nguồn cung nguyên liệu cà phê thông qua đầu tư vào nông trại và xây dựng quan hệ trực tiếp với nông dân là nền tảng quan trọng. Cách tiếp cận này không chỉ đảm bảo chất lượng hạt cà phê đầu vào mà còn giúp Trung Nguyên:
- Ổn định nguồn cung: Giảm thiểu sự phụ thuộc vào biến động thị trường và thương lái.
- Hoạch định tốt hơn: Có cơ sở dữ liệu vững chắc về khả năng cung ứng để lập kế hoạch sản xuất và tồn kho nguyên liệu thô chính xác hơn.
Quy trình mua hàng của họ, từ việc xác định nhu cầu, tiêu chuẩn chất lượng, đánh giá nhà cung cấp/nông trại đối tác, đến theo dõi giao hàng, đều được thực hiện chặt chẽ, tạo tiền đề kiểm soát tồn kho hiệu quả ngay từ khâu đầu vào.
Áp dụng các kỹ thuật kiểm soát tồn kho phù hợp
Với sự đa dạng của hàng nghìn mã sản phẩm (SKU) và yêu cầu cao về độ tươi ngon, Trung Nguyên gần như chắc chắn phải áp dụng linh hoạt các kỹ thuật kiểm soát tồn kho tiên tiến:
Luân chuyển kho theo FEFO và FIFO
Đây là yêu cầu bắt buộc. Nguyên tắc “Hết hạn trước – Xuất trước” (FEFO) được ưu tiên cho các sản phẩm nhạy cảm về hạn sử dụng như cà phê rang xay, bột pha phin để đảm bảo chất lượng tốt nhất đến tay người tiêu dùng.
“Nhập trước – Xuất trước” (FIFO) có thể áp dụng song song cho các mặt hàng có hạn dùng dài hơn hoặc các vật tư khác. Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy tắc này tại mọi điểm lưu trữ là cực kỳ quan trọng để giảm thiểu hao hụt, lãng phí.
Dự báo nhu cầu
Để cân đối lượng hàng trên toàn mạng lưới phân phối khổng lồ, Trung Nguyên phải có cơ chế dự báo nhu cầu đủ mạnh. Dữ liệu bán hàng tức thời từ hệ thống POS tại các quán và điểm bán, được tích hợp với hệ thống ERP (SAP HANA), là nguồn thông tin vô giá cho các mô hình dự báo, giúp lập kế hoạch sản xuất và phân bổ hàng hóa đến các kênh, vùng miền một cách hợp lý.
>>>Chi tiết: Dự báo nhu cầu sản xuất như thế nào cho hiệu quả?
Kiểm kê và đối soát thường xuyên
Nhằm đảm bảo số liệu tồn kho trên hệ thống khớp với thực tế tại vô số kho và cửa hàng, các quy trình kiểm kê định kỳ (theo tháng, quý) hoặc kiểm kê xoay vòng (kiểm tra ngẫu nhiên theo lịch) là cần thiết để phát hiện và xử lý sai lệch kịp thời.
Thực tế cho thấy, với quy mô và số lượng SKU khổng lồ, việc áp dụng thủ công các kỹ thuật trên là không khả thi và tiềm ẩn nhiều sai sót. Điều này khẳng định vai trò trung tâm và không thể thiếu của công nghệ trong việc thực thi hiệu quả các quy trình kiểm soát này.
>>>Có thể bạn muốn biết: Cách áp dụng Hệ thống quản lý kho thông minh trong sản xuất
Áp dụng công nghệ hiện đại
Công nghệ chính là nền tảng giúp Trung Nguyên vận hành trơn tru hệ thống quản lý tồn kho phức tạp:
Hệ thống ERP SAP HANA tích hợp POS
Trung Nguyên sử dụng hệ thống ERP SAP HANA và tích hợp nó với hệ thống POS tại các điểm bán. Việc này cho phép đồng bộ hóa dữ liệu quan trọng như doanh thu, thông tin khách hàng và đặc biệt là dữ liệu tồn kho giữa các nền tảng, tạo ra một nguồn thông tin tập trung và cập nhật hơn.
Mã vạch/QR Code
Gần như chắc chắn, công nghệ mã vạch hoặc QR code được Trung Nguyên ứng dụng để định danh, theo dõi sản phẩm trong suốt quá trình nhập – xuất – kiểm kê, giúp tăng tốc độ, giảm sai sót và tự động hóa việc thu thập dữ liệu.
Việc mạnh dạn đầu tư vào các hệ thống công nghệ cao cấp như SAP HANA cho thấy Trung Nguyên xem quản lý tồn kho là một chức năng chiến lược, dựa trên dữ liệu (data-driven) và được tích hợp chặt chẽ với các hoạt động kinh doanh cốt lõi khác, chứ không đơn thuần là một công tác hậu cần đơn lẻ. Đây chính là chìa khóa để họ quản lý hiệu quả dòng chảy hàng hóa phức tạp của mình.
Bài học kinh nghiệm từ Trung Nguyên cho doanh nghiệp của bạn
Thành công trong việc quản lý hàng tồn kho của Trung Nguyên mang đến những bài học giá trị có thể áp dụng cho nhiều loại hình doanh nghiệp:
Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Chuẩn hóa quy trình cơ bản: Bắt đầu bằng việc thiết lập quy trình nhập, xuất, kiểm kê rõ ràng, dễ hiểu.
- Áp dụng FIFO/FEFO: Quản lý hạn sử dụng nghiêm ngặt, dù ban đầu có thể thực hiện thủ công.
- Quan hệ tốt với nhà cung cấp: Xây dựng lòng tin và hợp tác để đảm bảo nguồn cung ổn định.
- Cân nhắc công nghệ đơn giản: Tìm kiếm các phần mềm quản lý bán hàng/kho có chi phí hợp lý, dễ sử dụng để cải thiện hiệu quả bước đầu.
Đối với doanh nghiệp lớn hơn
- Tầm quan trọng của tích hợp: Đầu tư vào hệ thống công nghệ tích hợp (ERP, WMS, POS) để có dữ liệu đồng bộ và cái nhìn toàn cảnh.
- Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Sử dụng dữ liệu bán hàng, tồn kho thực tế để dự báo nhu cầu và lập kế hoạch chính xác hơn.
- Đầu tư vào con người & quy trình: Đào tạo nhân viên bài bản và liên tục giám sát, cải tiến quy trình quản lý kho.
Tựu trung lại, bài học chung cho tất cả là phải hiểu sâu sắc đặc tính sản phẩm (vòng đời, bảo quản) để chọn phương pháp quản lý phù hợp. Quan trọng hơn cả là tận dụng công nghệ một cách chiến lược và luôn đặt tính chính xác của dữ liệu tồn kho lên hàng đầu, vì đó là cơ sở cho mọi quyết định hiệu quả.
Tóm lại, qua việc phân tích cách thức quản lý hàng tồn kho của Trung Nguyên, có thể thấy rõ tầm quan trọng chiến lược của hoạt động này đối với sự thành công của một thương hiệu lớn. Việc kết hợp nhuần nhuyễn giữa quy trình chặt chẽ, ứng dụng công nghệ và khả năng dự báo linh hoạt đã giúp Trung Nguyên không chỉ đảm bảo chất lượng sản phẩm đặc trưng mà còn tối ưu hóa chi phí, duy trì lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường. Đây là những bài học quý giá về quản trị chuỗi cung ứng hiệu quả mà nhiều doanh nghiệp có thể học hỏi.
