Phần mềm quản lý kho ERP: Có đủ tốt cho doanh nghiệp sản xuất?

Chênh lệch dữ liệu tồn kho, thiếu kiểm soát bán thành phẩm trên chuyền và độ trễ trong cập nhật số liệu là những thách thức vận hành cốt lõi mà mọi doanh nghiệp sản xuất phải đối mặt. Để giải quyết, nhiều doanh nghiệp tìm đến phần mềm quản lý kho ERP như một giải pháp tổng thể, hứa hẹn đồng bộ hóa dữ liệu và quy trình. Tuy nhiên, liệu một module kho được thiết kế tiêu chuẩn của ERP có thực sự đủ khả năng xử lý các nghiệp vụ phức tạp, đặc thù trong môi trường sản xuất, hay có một kiến trúc giải pháp khác mang lại hiệu quả cao hơn?  

Tổng quan về phần mềm quản lý kho ERP

Phần mềm quản lý kho ERP là gì?

Về mặt kỹ thuật, phần mềm quản lý kho ERP là một module chức năng được tích hợp bên trong một hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) tổng thể. Chức năng chính của nó là quản lý và tự động hóa các quy trình vận hành liên quan đến kho hàng.

Điểm mạnh kiến trúc của module này là khả năng kết nối liền mạch và đồng bộ dữ liệu với các module khác trong cùng hệ thống ERP như: Kế toán Tài chính (FI-CO), Quản lý Mua hàng (MM), Quản lý Bán hàng và Phân phối (SD), và Hoạch định Sản xuất (PP). Sự tích hợp này tạo ra một nguồn dữ liệu tập trung, đảm bảo tính nhất quán thông tin trên toàn doanh nghiệp theo thời gian thực.

Các tính năng cốt lõi của phần mềm quản lý kho ERP tiêu chuẩn

Một module quản lý kho ERP điển hình cung cấp các nhóm chức năng nền tảng sau:

Quản lý tồn kho

• Theo dõi đa thuộc tính: Quản lý tồn kho chi tiết theo mã hàng (SKU), lô (lot/batch), số serial, hạn sử dụng
• Định vị vị trí: Quản lý sơ đồ kho và định vị chính xác vị trí hàng hóa đến cấp độ ô (bin code)
• Kiểm soát tồn kho an toàn: Thiết lập định mức tồn kho tối thiểu/tối đa (Min/Max) và tự động cảnh báo
• Tính toán giá trị kho: Tự động tính giá vốn và giá trị tồn kho theo các phương pháp kế toán (FIFO, Bình quân gia quyền,…)

Quản lý nhập – xuất kho linh hoạt

• Xử lý đa dạng giao dịch: Hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ kho chuẩn như nhập mua hàng, xuất bán hàng, nhập/xuất sản xuất, chuyển kho nội bộ
• Áp dụng quy tắc xuất kho: Hỗ trợ các phương pháp xuất kho phổ biến như FIFO (Nhập trước – Xuất trước), FEFO (Hết hạn trước – Xuất trước)
• Tích hợp mã vạch/QR Code: Cho phép thực hiện các giao dịch qua thiết bị quét mã vạch, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công
• Quản lý chứng từ: Tạo và lưu trữ điện tử các chứng từ kho (phiếu nhập, phiếu xuất) để đảm bảo khả năng truy vết

Hệ thống báo cáo quản trị

• Báo cáo tồn kho: Cung cấp các báo cáo tiêu chuẩn như báo cáo Nhập – Xuất – Tồn, báo cáo tuổi tồn kho, báo cáo hàng chậm luân chuyển
• Phân tích và dự báo: Phân tích dữ liệu lịch sử để hỗ trợ dự báo nhu cầu và hoạch định mua hàng
• Tích hợp kế toán: Tự động tạo các bút toán kế toán tương ứng với giao dịch kho, đảm bảo số liệu tài chính và số liệu kho luôn nhất quán

Về lý thuyết, các tính năng trên là đủ mạnh mẽ. Tuy nhiên, khi áp dụng vào thực tế vận hành sản xuất, hiệu quả lại nằm ở những nghiệp vụ chuyên sâu mà một hệ thống ERP tổng thể thường không được thiết kế để tối ưu.

Hạn chế của phần mềm quản lý kho ERP trong môi trường sản xuất

1. Hạn chế trong việc ghi nhận tồn kho trên dây chuyền (WIP)

ERP quản lý tốt kho nguyên vật liệu và kho thành phẩm. Nhưng các đối tượng đặc thù trong sản xuất như: Tồn kho bán thành phẩm (WIP) tại từng công đoạn, quản lý phế liệu , hay hàng chờ kiểm tra chất lượng… thường được ERP xử lý một cách chung chung hoặc yêu cầu tùy chỉnh phức tạp.

>>>CÓ THỂ BẠN MUỐN BIẾT: 6 Giải pháp giảm thiểu WIP trong sản xuất

2. Thiếu khả năng truy xuất nguồn gốc cấp độ sản xuất

Truy xuất nguồn gốc trong ERP thường dừng lại ở việc liên kết lô thành phẩm với lô nguyên vật liệu đầu vào. Tuy nhiên, các ngành sản xuất yêu cầu tiêu chuẩn cao đòi hỏi độ chi tiết sâu hơn nhiều, ví dụ:

• Lô thành phẩm này được sản xuất trên máy nào, vào thời điểm nào?
• Ai là người vận hành ca sản xuất đó?
• Các thông số kỹ thuật (nhiệt độ, áp suất) trong quá trình sản xuất là bao nhiêu?

ERP gần như không thể đáp ứng. Đây là yêu cầu bắt buộc đối với các ngành yêu cầu tiêu chuẩn chất lượng cao.

3. Độ trễ dữ liệu 

Hoạt động tại khu vực sản xuất (shop floor) diễn ra liên tục và yêu cầu phản hồi ngay lập tức. Ngược lại, hệ thống ERP thường được thiết kế để xử lý dữ liệu dựa trên giao dịch , và việc cập nhật thường diễn ra theo lô hoặc vào cuối ca/cuối ngày.

Sự khác biệt về kiến trúc này gây ra độ trễ dữ liệu nghiêm trọng. Việc tiêu hao vật tư thực tế tại từng công đoạn không được ghi nhận ngay lập tức, dẫn đến sai lệch trong việc kiểm soát định mức và hoạch định vật tư.

SEEACT-WMS: Giải pháp chuyên biệt cho kho sản xuất

Để giải quyết các hạn chế của module kho ERP tiêu chuẩn, giải pháp hiệu quả là một hệ thống được thiết kế chuyên biệt cho môi trường sản xuất. SEEACT-WMS, một module trong Hệ thống điều hành sản xuất SEEACT-MES, được xây dựng để lấp đầy chính xác những khoảng trống này.

1. Ghi nhận tồn kho sản xuất WIP tức thì

Thay vì chờ kết thúc lệnh sản xuất, SEEACT-WMS tích hợp trực tiếp với các sự kiện tại sàn sản xuất được ghi nhận bởi MES.

• Cơ chế hoạt động: Khi một công đoạn hoàn thành và được công nhân ghi nhận (qua thao tác quét mã vạch hoặc tín hiệu từ máy), hệ thống sẽ tự động kích hoạt các giao dịch kho tương ứng
• Kết quả: Lượng nguyên vật liệu tiêu hao và lượng bán thành phẩm (WIP) tạo ra được cập nhật ngay lập tức. Điều này cung cấp một cái nhìn chính xác, theo thời gian thực về dòng chảy và giá trị vật tư đang tồn tại trên dây chuyền. Các đối tượng như phế liệu hay hàng chờ QC cũng được quản lý như những loại tồn kho riêng biệt

2. Đảm bảo truy xuất nguồn gốc toàn diện

Hệ thống xây dựng hệ thống thông tin hoàn chỉnh, liên kết chặt chẽ dữ liệu từ nhiều nguồn:

• Lô thành phẩm
• Lệnh sản xuất
• Lô nguyên vật liệu đã sử dụng
• Thông tin máy móc, thiết bị, nhân công vận hành
• Dữ liệu và kết quả kiểm tra chất lượng (QC)

Kiến trúc này cho phép truy xuất hai chiều một cách nhanh chóng: truy ngược từ một sản phẩm lỗi về tận gốc nguyên nhân, hoặc truy xuôi từ một lô nguyên vật liệu có vấn đề đến tất cả các thành phẩm bị ảnh hưởng.

3. Đồng bộ dữ liệu thời gian thực từ khu vực sản xuất

SEEACT-WMS được tối ưu để xử lý các giao dịch tần suất cao. Việc xuất vật tư cho sản xuất và nhập kho thành phẩm được kích hoạt tự động dựa trên các sự kiện thực tế từ MES, đảm bảo dữ liệu tồn kho trên hệ thống luôn phản ánh chính xác 100% trạng thái vật lý trong nhà máy.

Để tìm hiểu sâu hơn về cách kiến trúc MES-WMS có thể giải quyết bài toán kho vận đặc thù trong nhà máy của bạn, hãy liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi để được tư vấn chi tiết.

HOTLINE 0904.675.995

SEEACT-WMS và ERP: Cộng hưởng để tạo nên sức mạnh

SEEACT-WMS không phải là giải pháp thay thế ERP. Đây là một hệ thống chuyên sâu hoạt động ở tầng thực thi (execution layer), được thiết kế để bổ trợ và tích hợp liền mạch với ERP.

Mô hình kiến trúc hiệu quả sẽ phân chia vai trò rõ ràng theo một luồng dữ liệu khép kín:

• ERP (Hoạch định): Chịu trách nhiệm hoạch định tổng thể, tạo kế hoạch và ban hành Lệnh sản xuất (Production Order)
• SEEACT-WMS (Thực thi): Nhận Lệnh sản xuất từ ERP. Trực tiếp điều hành, theo dõi và ghi nhận mọi diễn biến tại sàn sản xuất (tiêu hao vật tư, dịch chuyển WIP) theo thời gian thực
• SEEACT-WMS (Tổng hợp dữ liệu): Thu thập và tổng hợp dữ liệu sản xuất chính xác: số lượng thành phẩm, phế liệu, và lượng vật tư tiêu hao thực tế
• ERP (Ghi nhận & Phân tích): Nhận lại bộ dữ liệu sản xuất đã được xác thực từ SEEACT-WMS để cập nhật tồn kho, tính toán giá thành sản xuất chính xác, và phục vụ cho việc hoạch định ở chu kỳ tiếp theo

Mô hình này đảm bảo ERP giữ vai trò quản trị tổng thể, trong khi SEEACT-WMS cung cấp dữ liệu chính xác và tức thời từ tầng sản xuất, giúp toàn bộ hệ thống vận hành hiệu quả.

Việc lựa chọn đúng công nghệ không chỉ là câu chuyện của bộ phận kho mà ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp. Thay vì chỉ phụ thuộc vào module kho ERP tiêu chuẩn, việc tích hợp một hệ thống quản lý kho chuyên biệt sẽ giúp kiểm soát chính xác WIP, truy xuất nguồn gốc và tính toán giá thành hiệu quả. Đây chính là chìa khóa để tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và tìm ra kiến trúc hệ thống phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.