Phần mềm quản lý kho dược: Quản lý Lô – Date & Chuẩn hóa GSP

Việc kiểm soát hàng nghìn mã hàng với yêu cầu khắt khe về số lô, hạn sử dụng luôn là thách thức lớn đối với phương pháp vận hành thủ công. Phần mềm quản lý kho dược chính là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán này. Bằng cách tự động hóa quy trình lưu trữ, hệ thống giúp loại bỏ sai sót, đảm bảo chất lượng sản phẩm và nâng cao uy tín thương hiệu trên thị trường.

Tại sao doanh nghiệp dược “bế tắc” với quy trình quản lý kho thủ công?

Việc thiếu hụt một hệ thống quản lý kho dược chuyên dụng khiến bộ phận kho vận thường xuyên đối mặt với các “nút thắt”:

• Khó khăn kiểm soát số lô và hạn dùng: Với hàng nghìn mã hàng (SKU), việc theo dõi thủ công từng lô thuốc sắp hết hạn là điều gần như không thể, dẫn đến việc phải tiêu hủy hàng cận date, gây thiệt hại lớn.
• Sai lệch tồn kho: Dữ liệu trên file Excel không khớp với thực tế do độ trễ trong nhập liệu. Nhân viên tốn nhiều giờ để định vị một mã hàng vì không có sơ đồ vị trí (Bin Location) được số hóa.
• Gánh nặng truy xuất nguồn gốc: Khi có yêu cầu thu hồi hoặc thanh tra GSP, việc truy vết lịch sử đường đi của sản phẩm qua sổ sách tốn kém thời gian và độ chính xác thấp.
• Không gian kho chưa tối ưu: Việc sắp xếp hàng hóa không có sơ đồ hóa dẫn đến lãng phí diện tích và tăng thời gian tìm kiếm hàng lên đến 40-50%.
• Lãng phí nguồn lực: Thời gian chết (Downtime) trong quá trình tìm hàng, kiểm kê và xử lý sai sót chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí vận hành kho.

SEEACT-WMS: Phần mềm quản lý kho dược phẩm chuyên sâu từ DACO

SEEACT-WMS được thiết kế module hóa, tích hợp chặt chẽ với các thiết bị phần cứng (PDA, Barcode Scanner) để giải quyết triệt để các bài toán nghiệp vụ đặc thù của ngành dược.

Kiểm soát Lô (Lot) và Hạn sử dụng (Date) chặt chẽ

Khác với quản lý hàng hóa thông thường, phần mềm quản lý kho dược phẩm của DACO thiết lập cơ chế kiểm soát đa chiều:

• Ghi nhận dữ liệu đầu vào chi tiết: Hệ thống bắt buộc nhập thông tin Số Lô (Lot ID), Ngày sản xuất và Hạn sử dụng ngay tại thời điểm nhập kho.
• Thuật toán FEFO tự động: Khi tạo lệnh xuất hàng, phần mềm tự động đề xuất các lô hàng có hạn sử dụng gần nhất. Hệ thống có thể thiết lập quy tắc chặn xuất đối với các mã hàng đã hết hạn hoặc không đủ tiêu chuẩn lưu hành.
• Cảnh báo thông minh: Tự động gửi thông báo về các mã hàng sắp hết hạn hoặc tồn kho dưới mức Min/trên mức Max để bộ phận kế hoạch có phương án xử lý kịp thời.

Định vị chính xác & Trực quan hóa Layout kho

SEEACT-WMS số hóa toàn bộ không gian vật lý của kho lên hệ thống phần mềm:

• Quản lý phân cấp vị trí: Dữ liệu được cấu trúc theo cây thư mục: Kho (Warehouse) ⇒ Khu vực (Zone) ⇒ Kệ (Rack) ⇒ Tầng (Level) ⇒ Ô (Bin).
• Quản lý tồn kho theo vị trí: Tính năng Visual Warehouse hiển thị trạng thái lấp đầy của kho bằng màu sắc. Người quản lý có thể nhìn vào màn hình để biết chính xác ô nào còn trống để tối ưu hóa quy trình cất hàng.
• Điều hướng thông minh: Hệ thống chỉ dẫn vị trí chính xác của sản phẩm, giúp nhân viên mới cũng có thể lấy hàng chính xác mà không cần thuộc làu đường đi trong kho.

Quản lý kho thông minh bằng QR Code/Barcode

Hệ thống loại bỏ hoàn toàn thao tác nhập liệu thủ công bằng giấy tờ thông qua việc tích hợp mã vạch:

• Chuẩn hóa định danh: Quản lý hàng hóa bằng Barcode hoặc QR Code theo chuẩn GS1 hoặc mã nội bộ.
• Thao tác trên thiết bị cầm tay (Handheld/PDA): Nhân viên kho thực hiện các lệnh Nhập – Xuất – Kiểm kê – Điều chuyển ngay trên thiết bị di động. Dữ liệu được đồng bộ về máy chủ tức thì.
• Kiểm tra chéo: Thiết bị sẽ báo lỗi ngay lập tức nếu nhân viên quét sai mã hàng hoặc sai vị trí, đảm bảo độ chính xác tuyệt đối trong khâu cất hàng.

Truy xuất nguồn gốc & Báo cáo chuẩn GSP

Đáp ứng yêu cầu khắt khe về quản lý chất lượng và dược chính quy:

• Truy vết toàn trình: Dễ dàng tra cứu lịch sử vòng đời của một sản phẩm: Nhập từ nhà cung cấp nào ⇒ Lưu tại vị trí nào ⇒ Ai là người xuất ⇒ Xuất cho khách hàng nào/bệnh viện nào.
• Báo cáo GSP tự động: Hệ thống cung cấp các mẫu báo cáo xuất – nhập – tồn, thẻ kho, báo cáo kiểm kê… đúng biểu mẫu quy định, hỗ trợ đắc lực cho các đợt thanh kiểm tra định kỳ.

Bạn muốn kiểm chứng tính năng quản lý Lô/Date trực tiếp trên dữ liệu kho của mình?

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Hoặc liên hệ Hotline kỹ thuật: 0904.675.995

Hiệu quả vận hành thực tế khi ứng dụng giải pháp

Dựa trên dữ liệu triển khai thực tế tại các nhà máy quy mô lớn (bao gồm các vendor của Samsung), việc ứng dụng SEEACT-WMS mang lại các chỉ số hiệu quả kỹ thuật rõ rệt:

• Tối ưu thời gian: Rút ngắn đến 80% thời gian quy trình nhập – xuất – kiểm kê kho.
• Tăng tốc độ xử lý: Giảm thời gian tìm kiếm và truy xuất hàng hóa xuống dưới 2 phút/đơn vị.
• Cải thiện OEE: Kết hợp với module sản xuất (MES), hệ thống giúp cải thiện hiệu suất tổng thể thiết bị lên 18% nhờ đảm bảo nguồn cung nguyên liệu kịp thời.
• Giảm thiểu sai sót: Loại bỏ 99% lỗi con người trong nhập liệu và kiểm đếm.

Sự khác biệt của hệ thống SEEACT-WMS

Điểm mạnh của giải pháp từ DACO nằm ở khả năng tùy chỉnh và tích hợp sâu:

• May đo theo quy trình: Không phải phần mềm đóng gói cứng nhắc, SEEACT-WMS được cấu hình để phù hợp với quy trình vận hành đặc thù của từng doanh nghiệp dược Việt Nam.
• Khả năng mở rộng: Hệ thống dễ dàng tích hợp với các phần mềm quản trị khác như ERP, MES hoặc các thiết bị IoT công nghiệp, tạo nên hệ sinh thái quản trị đồng bộ.
• Triển khai nhanh chóng: Quy trình triển khai được chuẩn hóa, giúp rút ngắn thời gian đưa phần mềm vào vận hành thực tế, tối ưu ROI (Tỷ suất hoàn vốn) cho doanh nghiệp.

Kết luận

Trong bối cảnh cạnh tranh và các quy định ngành ngày càng thắt chặt, việc trang bị phần mềm quản lý kho dược chuyên dụng SEEACT-WMS không còn là lựa chọn mà là yêu cầu kỹ thuật bắt buộc để đảm bảo an toàn dược phẩm và tối ưu dòng tiền.

Doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn giải pháp và nhận Demo hệ thống, vui lòng liên hệ trực tiếp với đội ngũ kỹ thuật của DACO.

• Hotline: 0904.675.995
• Website: Seeact.vn