Trong hoạt động sản xuất, việc nhập kho nguyên vật liệu sử dụng không hết là nghiệp vụ bắt buộc nhằm đảm bảo tính chính xác cho báo cáo tài chính và quản lý tài sản. Khi lượng vật tư xuất ra lớn hơn nhu cầu thực tế tại xưởng, nếu không được hoàn kho kịp thời, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc kiểm soát giá thành và định mức tiêu hao.

Tại sao cần nhập kho nguyên vật liệu sử dụng không hết?

Việc xử lý nguyên vật liệu dùng không hết nhập lại kho không chỉ là thao tác dọn dẹp hiện trường sản xuất mà là yêu cầu bắt buộc trong quản trị kho:

• Khớp số liệu tồn kho: Loại bỏ tình trạng “tồn kho ảo” trên hệ thống. Việc này giúp bộ phận thu mua đưa ra quyết định đặt hàng chính xác, tránh lãng phí vốn lưu động.

• Chính xác hóa giá thành: Khi vật tư thừa được nhập lại kho, giá trị này sẽ được ghi giảm chi phí sản xuất trong kỳ. Nếu bỏ qua, giá thành sản phẩm sẽ bị đội lên cao hơn thực tế.

• Kiểm soát định mức và thuế: Cơ quan thuế thường kiểm tra sự chênh lệch giữa định mức kỹ thuật và lượng xuất dùng thực tế. Việc nhập lại kho minh bạch giúp doanh nghiệp giải trình dễ dàng, tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán.

Quy trình 5 bước nhập lại kho nguyên vật liệu thừa trên hệ thống SEEACT-WMS

Để loại bỏ các sai sót từ thao tác thủ công, hệ thống SEEACT-WMS chuẩn hóa quy trình nhập lại kho nguyên vật liệu thừa qua 5 bước vận hành:

Bước 1: Tạo yêu cầu trả hàng

Bộ phận sản xuất thực hiện kiểm đếm lượng nguyên vật liệu dư thừa tại xưởng, sau đó khởi tạo yêu cầu trả hàng trực tiếp trên phần mềm. Yêu cầu này phải đính kèm mã lệnh sản xuất (LSX) tương ứng và số lượng thực tế để đảm bảo tính truy xuất nguồn gốc.

Bước 2: Lập phiếu nhập kho trả lại

Kế toán hoặc thủ kho tiếp nhận thông báo, tiến hành đối chiếu số lượng và phê duyệt phiếu nhập trên hệ thống. Phiếu nhập kho trả lại được liên kết chặt chẽ với mã phiếu xuất kho ban đầu, giúp hệ thống tự động cân đối định mức tiêu hao.

Bước 3: Kiểm soát chất lượng và dán nhãn

Thủ kho kiểm tra tình trạng vật lý của vật tư trước khi đưa trở lại kệ. Đối với các nguyên vật liệu lẻ (như vải cắt dở, cuộn dây cáp đã xả…), hệ thống hỗ trợ in lại tem nhãn định danh mới (QR/Barcode) để quản lý chính xác khối lượng hoặc chiều dài còn lại.

Bước 4: Xác nhận vị trí lưu trữ (Put-away)

Thủ kho sử dụng thiết bị cầm tay (PDA) để quét mã vật tư và mã vị trí trên giá kệ. Hệ thống SEEACT-WMS sẽ tự động ghi nhận tọa độ chính xác, giúp việc tìm kiếm và xuất dùng cho các lô sản xuất sau diễn ra nhanh chóng.

Bước 5: Đồng bộ dữ liệu kế toán

Sau khi xác nhận nhập kho thành công, hệ thống tự động đẩy dữ liệu sang module kế toán. Quá trình này cập nhật ngay lập tức số dư tồn kho tổng và hỗ trợ thực hiện các bút toán giảm chi phí sản xuất một cách tự động, chính xác.

>>>>Tham khảo chi tiết cách SEEACT-WMS hoạt động

Hướng dẫn hạch toán khi nguyên vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho

Về mặt kế toán, khi nguyên vật liệu sử dụng không hết và được nhập trả lại kho, kế toán phải thực hiện bút toán hạch toán đảo để giảm chi phí đã ghi nhận trước đó.

Nguyên tắc ghi nhận: Giá trị nguyên vật liệu nhập lại được xác định dựa trên đơn giá lúc xuất kho (thường tính theo phương pháp bình quân gia quyền hoặc FIFO tùy chính sách doanh nghiệp).

Bút toán định khoản cụ thể:

• Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu (Ghi tăng giá trị tồn kho).

• Có TK 621: Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp (Ghi giảm chi phí sản xuất trực tiếp trong kỳ).

Trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133, bút toán sẽ ghi Có cho TK 154 (Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang) tương ứng với phần chi phí NVL thừa.

So sánh phương pháp quản lý thủ công và ứng dụng SEEACT-WMS

Việc sử dụng công nghệ mang lại sự khác biệt rõ rệt trong công tác quản lý vật tư sản xuất:

Với SEEACT-WMS, doanh nghiệp có thể tự động hóa nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu sử dụng không hết thông qua:

• Quản lý mã vạch/QR Code: Mỗi đơn vị vật tư thừa (ngay cả hàng lẻ) được cấp một mã định danh duy nhất, giúp theo dõi chính xác tuổi hàng và số lô.

• Tự động hóa bút toán: Khi thủ kho xác nhận nhập, hệ thống tự động đẩy dữ liệu sang module kế toán để ghi nhận Nợ/Có, loại bỏ thao tác nhập liệu thủ công.

• Cân bằng tồn kho thời gian thực: Bộ phận sản xuất và kế toán luôn thấy được số lượng vật tư thực tế sẵn dùng, giảm tỷ lệ mua hàng dư thừa.

Tối ưu quản lý kho vận với SEEACT-WMS

Liên hệ ngay để được tư vấn giải pháp số hóa kho thông minh, giúp tối ưu quy trình nhập xuất và kiểm soát chính xác vật tư sản xuất.

Những lưu ý khi xử lý vật tư dư thừa

Để công tác quản lý nguyên vật liệu dùng không hết nhập lại kho đạt hiệu quả cao, cần lưu ý:

• Nguyên tắc FIFO: Vật tư nhập lại kho từ các lệnh sản xuất trước cần được dán nhãn cảnh báo để ưu tiên xuất dùng trước cho các lệnh sau, tránh tình trạng lỗi thời hoặc hết hạn.

• Đơn giá nhập lại: Phải sử dụng đúng đơn giá lúc xuất kho (thường là giá bình quân gia quyền hoặc đích danh tùy phương pháp áp dụng) để đảm bảo cân bằng tài khoản 152.

• Xử lý hàng lẻ: Với các loại vật tư như vải, thép, hóa chất đã mở bao bì, cần có quy trình đóng gói lại tiêu chuẩn để đảm bảo chất lượng khi lưu kho.

FAQ – Một số câu hỏi thường gặp

1. Ai là người chịu trách nhiệm lập phiếu nhập kho vật tư thừa?

Thông thường, bộ phận sản xuất chịu trách nhiệm lập đề nghị trả hàng; thủ kho kiểm nhận và kế toán kho là người lập phiếu nhập kho chính thức trên hệ thống phần mềm

2. Nếu nguyên vật liệu thừa bị hỏng, có được nhập lại kho không?

Không nhập vào kho vật tư khả dụng. Phải nhập vào kho chờ xử lý hoặc kho phế liệu và hạch toán vào TK 138 (nếu do lỗi cá nhân) hoặc TK 632 (hao hụt trong định mức).

3. Việc nhập lại kho có ảnh hưởng đến báo cáo giá thành không?

Có. Nó làm giảm chi phí cấu thành sản phẩm, giúp giá thành phản ánh đúng mức tiêu hao thực tế, từ đó tối ưu hóa biên lợi nhuận.

4. Có cần kiểm kê thực tế không?

Bắt buộc. Việc kiểm kê thực tế tại thời điểm trả hàng giúp xác định chính xác số lượng và chất lượng vật tư, tránh việc nhập hàng hỏng vào kho gây ảnh hưởng đến các lệnh sản xuất sau.

Kết luận

Việc thực hiện đúng quy trình nhập kho nguyên vật liệu sử dụng không hết không chỉ giúp minh bạch số liệu kế toán mà còn tối ưu hóa nguồn lực cho doanh nghiệp. Hy vọng những hướng dẫn trên sẽ giúp bạn xử lý nghiệp vụ này một cách nhanh chóng và chính xác. Đừng quên theo dõi các bài viết tiếp theo của Seeact để cập nhật thêm nhiều kiến thức quản trị kho vận hữu ích.