Nguyên phụ liệu là gì? Định nghĩa, Phân loại & Vai trò

Nguyên phụ liệu không chỉ là thành phần cấu tạo nên sản phẩm mà còn là một khoản mục chi phí trọng yếu, ảnh hưởng đến lợi nhuận và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Để quản lý hiệu quả và tối ưu hóa chi phí, trước hết cần có sự hiểu biết chính xác “nguyên phụ liệu là gì” và các đặc tính cơ bản của chúng. Hãy cùng DACO tìm hiểu định nghĩa, cách phân loại và tầm quan trọng chiến lược của nguyên phụ liệu trong bài viết chi tiết dưới đây.

Nguyên phụ liệu là gì? Định nghĩa và các khái niệm liên quan

Định nghĩa chính xác về nguyên phụ liệu

Nguyên phụ liệu là một thuật ngữ kinh tế và kế toán, dùng để chỉ toàn bộ các đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật chất (vật hóa) mà doanh nghiệp dự trữ, thu mua hoặc tự sản xuất để phục vụ trực tiếp cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ trong một kỳ hoạt động nhất định.

Về bản chất, nguyên phụ liệu là các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất. Chúng sẽ tham gia trực tiếp vào quá trình tạo ra sản phẩm và thường bị tiêu hao hoặc thay đổi hoàn toàn hình thái vật chất ban đầu sau khi kết thúc chu trình công nghệ. Giá trị của nguyên phụ liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất sẽ được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, cấu thành nên giá thành của sản phẩm, dịch vụ hoàn thành.

Nguyên vật liệu phụ là gì? Mối liên hệ với nguyên phụ liệu

Thuật ngữ “nguyên vật liệu phụ” thường được sử dụng tương đương và thay thế cho “nguyên phụ liệu”. Các định nghĩa từ các nguồn khác nhau đều thống nhất rằng nguyên vật liệu phụ là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất nhưng không cấu thành nên phần cốt lõi của sản phẩm. Chúng có khả năng kết hợp với nguyên liệu chính để cải thiện các thuộc tính bề ngoài, tăng cường chất lượng hoặc tạo điều kiện thuận lợi cho các công đoạn sản xuất khác. 

Phân loại nguyên phụ liệu chi tiết

Phân loại theo vai trò trong sản xuất

Để quản lý hiệu quả, việc phân loại nguyên phụ liệu theo vai trò của chúng trong quá trình sản xuất là rất cần thiết. Một cách phân loại phổ biến là dựa trên chức năng mà chúng mang lại cho sản phẩm hoặc quy trình sản xuất.

– Nguyên phụ liệu làm thay đổi tính chất vật lý: Đây là nhóm nguyên phụ liệu có tác động trực tiếp đến hình thức bên ngoài hoặc các đặc tính cảm quan của sản phẩm. Ví dụ điển hình là các loại thuốc nhuộm, phẩm màu dùng trong ngành dệt may hoặc thực phẩm, các chất tạo mùi trong sản xuất mỹ phẩm hoặc thực phẩm,…

Nguyên phụ liệu hỗ trợ quá trình sản xuất: Nhóm này bao gồm các vật tư tiêu hao không trực tiếp trở thành một phần của sản phẩm nhưng lại cần thiết để duy trì hoạt động sản xuất. Ví dụ như dầu mỡ bôi trơn cho máy móc, các loại hóa chất tẩy rửa, hoặc các công cụ, thiết bị hỗ trợ sản xuất nhỏ lẻ.

Nguyên phụ liệu phục vụ nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản, đóng gói: Đây là các vật liệu được sử dụng để đảm bảo sản phẩm đạt yêu cầu về kỹ thuật, được bảo quản tốt trong quá trình vận chuyển và lưu trữ, hoặc để đóng gói sản phẩm trước khi đưa ra thị trường. Ví dụ bao gồm các loại bao bì, tem nhãn, vật liệu chống ẩm, hoặc các linh kiện điện tử nhỏ trong sản xuất thiết bị.  

Nguyên phụ liệu phục vụ quá trình lao động: Nhóm này bao gồm các vật tư giúp đảm bảo an toàn và tiện nghi cho người lao động trong quá trình sản xuất, như đồ bảo hộ lao động, găng tay, khẩu trang, hoặc các vật tư văn phòng phẩm phục vụ công việc quản lý sản xuất.

Phân loại theo ngành công nghiệp

Đặc thù của từng ngành công nghiệp cũng dẫn đến sự khác biệt trong các loại nguyên phụ liệu được sử dụng.

• Ngành may mặc: Đây là một trong những ngành sử dụng đa dạng nhất các loại nguyên phụ liệu. Bên cạnh vải là nguyên liệu chính, ngành này còn cần đến vô số các loại phụ liệu như chỉ may, cúc áo, khóa kéo, dây cột, gòn (bông), dây thun…

>>>Xem chi tiết: Bảng định mức nguyên phụ liệu ngành may 

• Ngành xây dựng: Nguyên phụ liệu có thể bao gồm đinh, ốc vít, xi măng phụ gia, sơn, chất chống thấm. 
• Trong ngành thực phẩm, đó có thể là các loại hương liệu, chất bảo quản, phẩm màu, gia vị.
• ….

Mỗi ngành sẽ có danh mục và yêu cầu riêng đối với nguyên phụ liệu, phản ánh đặc trưng của sản phẩm và quy trình sản xuất.

Kho nguyên phụ liệu là gì? Vai trò và tầm quan trọng trong quản lý sản xuất

Kho nguyên phụ liệu là nơi tập trung và lưu trữ tất cả các loại nguyên vật liệu và phụ liệu cần thiết cho quá trình sản xuất. 

Một kho nguyên phụ liệu được quản lý hiệu quả sẽ đảm bảo nguồn cung vật tư ổn định, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất, đồng thời giúp kiểm soát chất lượng và số lượng tồn kho, tránh lãng phí và thất thoát.

Vai trò quan trọng của kho nguyên phụ liệu thể hiện qua nhiều khía cạnh: 

Quy trình quản lý kho nguyên phụ liệu hiệu quả cho doanh nghiệp

Để đảm bảo vai trò của kho nguyên phụ liệu được phát huy tối đa, doanh nghiệp cần xây dựng và thực hiện một quy trình quản lý hiệu quả.

1. Thiết lập quy trình nhập kho, xuất kho rõ ràng

Quy trình nhập kho cần quy định rõ các bước từ khi nhận vật tư từ nhà cung cấp, kiểm tra số lượng và chất lượng, lập phiếu nhập kho, cập nhật vào hệ thống quản lý kho, và sắp xếp hàng hóa vào vị trí lưu trữ. 

Tương tự, quy trình xuất kho cần xác định rõ các bước từ khi nhận yêu cầu xuất kho, kiểm tra số lượng tồn kho, lập phiếu xuất kho, lấy hàng, và bàn giao cho bộ phận sử dụng.

2. Theo dõi số lượng và chất lượng nguyên phụ liệu

Việc ghi chép chính xác số lượng vật tư nhập và xuất kho là rất quan trọng. Doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sổ sách theo dõi hoặc phần mềm quản lý kho để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu. Bên cạnh đó, việc kiểm tra chất lượng vật tư khi nhập kho và trong quá trình lưu trữ cũng cần được thực hiện nghiêm ngặt để đảm bảo chất lượng sản phẩm cuối cùng.

3. Ứng dụng công nghệ trong quản lý kho (phần mềm quản lý kho)

Trong bối cảnh cạnh tranh và yêu cầu ngày càng cao về hiệu quả, việc quản lý kho thủ công bộc lộ nhiều hạn chế (sai sót, chậm trễ, thiếu thông tin). Ứng dụng công nghệ, đặc biệt là phần mềm quản lý kho (Warehouse Management System – WMS), mang lại nhiều lợi ích vượt trội:

• Theo dõi số lượng tồn kho chính xác theo thời gian thực.
• Quản lý thông tin chi tiết về từng loại vật tư: mã hàng, tên gọi, đơn vị tính, lô sản xuất, hạn sử dụng, nhà cung cấp, vị trí lưu trữ…
• Tự động hóa và tăng tốc các quy trình nhập – xuất kho thông qua việc sử dụng mã vạch (barcode) hoặc mã QR.
• Hỗ trợ công tác kiểm kê nhanh chóng và chính xác hơn.
• Cung cấp hệ thống báo cáo đa dạng, trực quan, giúp phân tích tình hình tồn kho, dự báo nhu cầu và đưa ra quyết định kịp thời.

Việc sử dụng phần mềm giúp giảm thiểu đáng kể sai sót do yếu tố con người, tiết kiệm thời gian xử lý công việc, tối ưu hóa không gian lưu trữ và chi phí vận hành, từ đó nâng cao rõ rệt hiệu quả quản lý kho tổng thể.

Nâng tầm quản lý kho nguyên phụ liệu của bạn với giải pháp SEEACT-WMS, được thiết kế để tối ưu hóa quy trình và kiểm soát tồn kho hiệu quả.

Để tìm hiểu chi tiết hơn về giải pháp quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn:

• SEEACT-WMS – Hệ thống quản lý kho thông minh
• Hoặc liên hệ ngay với Daco Việt Nam qua Hotline: 0904.675.995

Phân biệt nguyên liệu chính và nguyên vật liệu phụ: Bảng so sánh chi tiết

Để có cái nhìn rõ ràng hơn về sự khác biệt giữa nguyên liệu chính và nguyên vật liệu phụ, bảng so sánh dưới đây sẽ làm nổi bật các tiêu chí quan trọng:

Các lưu ý quan trọng khi quản lý kho nguyên phụ liệu là gì?

Ngoài việc xây dựng quy trình và ứng dụng công nghệ, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau để quản lý kho nguyên phụ liệu hiệu quả:

• Sắp xếp kho khoa học: Hàng hóa cần được sắp xếp ngăn nắp, có hệ thống, dễ tìm kiếm và dễ dàng tiếp cận khi cần xuất kho.
• Đảm bảo điều kiện bảo quản: Mỗi loại nguyên phụ liệu có thể có yêu cầu bảo quản khác nhau về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng,… Doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện này để tránh làm hư hỏng vật tư.
• Thực hiện kiểm kê định kỳ: Việc kiểm kê thường xuyên giúp phát hiện các sai lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách, từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
• Áp dụng nguyên tắc FIFO (First-In, First-Out): Đối với các nguyên phụ liệu có hạn sử dụng, việc áp dụng nguyên tắc nhập trước xuất trước giúp tránh tình trạng vật tư hết hạn sử dụng trong kho.

Vật liệu phụ là tài khoản nào trong kế toán? Hướng dẫn hạch toán cơ bản

Về mặt kế toán, vật liệu phụ được theo dõi và phản ánh giá trị trên Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu. Đây là quy định chung áp dụng theo cả Thông tư 133/2016/TT-BTC (dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa) và Thông tư 200/2014/TT-BTC (dành cho các doanh nghiệp khác).

Hạch toán cơ bản như sau:

1. Khi mua vật liệu phụ nhập kho:

• Ghi Nợ TK 152: Giá trị thực tế của vật liệu phụ (giá gốc, bao gồm giá mua và các chi phí liên quan như vận chuyển, thuế không hoàn lại…).
• Ghi Nợ TK 133 (nếu có): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
• Ghi Có các TK liên quan: TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), TK 331 (Phải trả người bán)…

2. Khi xuất kho vật liệu phụ sử dụng cho sản xuất kinh doanh:

1. Ghi Có TK 152: Giá trị vật liệu phụ xuất kho.
2. Ghi Nợ các TK chi phí liên quan: Ví dụ TK 627 (Chi phí sản xuất chung), TK 641 (Chi phí bán hàng), TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp), tùy thuộc vào mục đích sử dụng vật liệu phụ.

Lưu ý: Mặc dù nguyên tắc hạch toán cơ bản là giống nhau, Thông tư 200 có thể có hướng dẫn chi tiết hơn Thông tư 133 về việc xác định giá gốc trong các trường hợp phức tạp (như có thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt) hoặc các nghiệp vụ đặc thù khác. Doanh nghiệp cần căn cứ vào chế độ kế toán đang áp dụng để thực hiện đúng quy định.

Qua những phân tích trên, chúng ta đã có cái nhìn tổng quan và chi tiết về khái niệm “nguyên phụ liệu là gì” cũng như tầm quan trọng chiến lược của chúng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh. Nắm vững định nghĩa và cách phân loại nguyên phụ liệu là bước đầu tiên để xây dựng hệ thống quản lý hiệu quả. 

Doanh nghiệp nên tiếp tục tìm hiểu các phương pháp quản trị tồn kho, lựa chọn nhà cung cấp và kiểm soát chất lượng nguyên phụ liệu tiên tiến để tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao lợi thế cạnh tranh.