TMS là gì? Tất tần tật về hệ thống quản lý vận tải

Trong bối cảnh chi phí logistics ngày càng gia tăng, việc tối ưu hóa quy trình vận tải là bài toán cấp thiết của mọi doanh nghiệp. Nghiên cứu từ Gartner cho thấy, một hệ thống TMS hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận chuyển tới 15% và cải thiện hiệu suất giao hàng đúng hạn lên đến 30%. Vậy TMS là gì và làm thế nào để ứng dụng giải pháp này nhằm đạt được hiệu quả tối ưu? Bài viết này sẽ cung cấp câu trả lời chi tiết.

TMS là gì?

TMS (Transportation Management System) là hệ thống quản lý vận tải, một nền tảng hậu cần (logistics) sử dụng công nghệ để giúp doanh nghiệp lập kế hoạch, thực thi và tối ưu hóa quá trình lưu chuyển hàng hóa, cả đầu vào lẫn đầu ra.

Về cơ bản, TMS là một giải pháp phần mềm có chức năng quản lý toàn diện các hoạt động vận tải trong chuỗi cung ứng. Hệ thống này cho phép doanh nghiệp kiểm soát mọi nghiệp vụ từ khâu tìm kiếm và lựa chọn nhà vận chuyển, tối ưu hóa tuyến đường, theo dõi lô hàng theo thời gian thực, cho đến quản lý chứng từ, kiểm toán cước phí và báo cáo hiệu suất (KPIs).

Các chức năng của hệ thống quản lý vận tải TMS

Một hệ thống TMS có chức năng chính là cung cấp một nền tảng tập trung để quản lý và tối ưu hóa các nghiệp vụ vận tải phức tạp. Các hệ thống TMS hiện đại bao gồm những tính năng cốt lõi sau:

1. Lập kế hoạch và thực thi vận tải 

Đây là nhóm chức năng cơ bản nhất của TMS, bao gồm việc tự động hóa quy trình từ lựa chọn nhà vận chuyển đến khi giao hàng hoàn tất.

• Hoạch định và lựa chọn nhà vận chuyển: Hệ thống tự động so sánh cước phí, lịch trình và năng lực của các nhà vận chuyển (hàng không, đường biển, đường bộ, đường sắt) để đề xuất phương án tối ưu
• Tối ưu hóa lộ trình và tải trọng: TMS tính toán tuyến đường vận chuyển ngắn nhất, hiệu quả nhất dựa trên các yếu tố như khoảng cách, thời gian, chi phí và các điểm giao nhận. Đồng thời, hệ thống cũng hỗ trợ gom đơn hàng và sắp xếp tải trọng để tối đa hóa sức chứa của phương tiện
• Theo dõi và giám sát: Cung cấp khả năng theo dõi vị trí và trạng thái của lô hàng theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát tiến độ và xử lý các sự cố phát sinh

2. Quản lý cước phí và thanh toán 

Chức năng này giúp chuẩn hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình tài chính liên quan đến vận tải.

• Quản lý hợp đồng và cước phí: Lưu trữ, quản lý tập trung các hợp đồng, bảng giá và chính sách cước của từng nhà vận chuyển
• Kiểm toán và thanh toán cước: Hệ thống tự động đối chiếu hóa đơn của nhà vận chuyển với các đơn hàng thực tế và bảng giá đã thỏa thuận để xác thực tính chính xác trước khi thực hiện thanh toán, giảm thiểu sai sót và thất thoát chi phí

3. Báo cáo và phân tích  

TMS thu thập và phân tích dữ liệu vận hành để cung cấp thông tin chi tiết, hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược.

• Bảng điều khiển : Trực quan hóa các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) như chi phí trên mỗi km, tỷ lệ giao hàng đúng hạn (On-Time Delivery), mức độ lấp đầy phương tiện…
• Phân tích và dự báo: Phân tích dữ liệu lịch sử để dự báo nhu cầu vận tải, đánh giá hiệu suất của nhà vận chuyển và xác định các cơ hội để tiếp tục tối ưu hóa chi phí và quy trình

Hệ thống TMS hoạt động như thế nào?

Về cơ bản, hệ thống TMS hoạt động như một trung tâm điều phối, kết nối và trao đổi dữ liệu giữa doanh nghiệp và các nhà vận chuyển bên ngoài. Hệ thống này truy cập, lưu trữ và so sánh thông tin chi tiết về cước phí, lịch trình và năng lực của các đơn vị vận tải, từ đó đưa ra các phương án tối ưu nhất.

Để hoạt động hiệu quả, một TMS thường không hoạt động độc lập mà được tích hợp chặt chẽ với các hệ thống lõi khác trong quản trị chuỗi cung ứng, phổ biến nhất là ERP và WMS. Sự kết hợp này tạo thành một hệ sinh thái công nghệ, hỗ trợ toàn diện cho quy trình từ khi đặt hàng đến khi giao hàng thành công.

Vai trò của từng hệ thống trong mô hình tích hợp này được phân định rõ ràng:

• Hệ thống ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp): Quản lý các hoạt động tổng thể như kế toán, quản lý đơn hàng và xuất hóa đơn. ERP sẽ chuyển thông tin đơn hàng cần giao đến cho TMS và WMS
• Hệ thống WMS (Quản lý kho hàng): Chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động trong kho, bao gồm đóng gói, sắp xếp pallet, xuất/nhập kho và theo dõi tồn kho. WMS thông báo cho TMS khi hàng hóa đã sẵn sàng để vận chuyển
• Hệ thống TMS (Quản lý vận tải): Sau khi nhận thông tin đơn hàng từ ERP và xác nhận hàng sẵn sàng từ WMS, TMS sẽ thực hiện các chức năng cốt lõi của mình là lựa chọn nhà vận chuyển, tối ưu hóa lộ trình, quản lý cước phí và theo dõi quá trình giao hàng

Lợi ích khi triển khai hệ thống TMS là gì?

Việc áp dụng một hệ thống quản lý vận tải TMS hiện đại mang lại nhiều lợi ích có thể đo lường được cho các doanh nghiệp thường xuyên vận chuyển hàng hóa.

1. Cắt giảm chi phí

Hệ thống tự động hóa các quy trình thủ công như lựa chọn nhà vận chuyển và đối soát hóa đơn, giúp giảm chi phí quản trị. Quan trọng hơn, TMS trực tiếp cắt giảm chi phí vận tải thông qua việc tối ưu hóa tải trọng và lộ trình di chuyển.

2. Tăng cường khả năng hiển thị và kiểm soát

TMS cung cấp khả năng theo dõi (track and trace) vị trí và trạng thái của lô hàng theo thời gian thực. Điều này giúp doanh nghiệp minh bạch hóa toàn bộ quá trình vận chuyển và có khả năng phản ứng tức thì trước mọi sự cố phát sinh.

3. Nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Hệ thống đảm bảo việc giao hàng đúng hạn bằng cách dự báo và xử lý sớm các rủi ro tiềm ẩn. Việc cung cấp thông tin vận chuyển chính xác và đáng tin cậy giúp trực tiếp nâng cao chất lượng dịch vụ và trải nghiệm của khách hàng cuối.

Hệ thống quản lý vận tải TMS phù hợp với doanh nghiệp nào?

TMS mang lại hiệu quả cho bất kỳ doanh nghiệp nào có hoạt động vận tải phức tạp. Các lĩnh vực ứng dụng phổ biến nhất bao gồm:

• Doanh nghiệp Sản xuất: Quản lý dòng chảy nguyên vật liệu đầu vào và phân phối sản phẩm đầu ra, đồng bộ hóa sản xuất với logistics
• Nhà phân phối & Bán lẻ: Tối ưu hóa việc vận chuyển hàng hóa từ trung tâm phân phối đến các cửa hàng, đại lý, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn có trên kệ
• Thương mại điện tử (E-commerce): Quản lý và tối ưu hóa quy trình giao hàng chặng cuối (last-mile delivery), yếu tố quyết định đến sự hài lòng của khách hàng
• Công ty Logistics & 3PL (Third-Party Logistics): Là công cụ vận hành cốt lõi để quản lý đa khách hàng, đa hợp đồng, tối ưu hóa tài nguyên và cung cấp dịch vụ vận tải chuyên nghiệp
• Các doanh nghiệp vận tải chuyên nghiệp: Quản lý toàn bộ hoạt động của đội xe, từ điều phối, bảo trì đến thanh toán

Câu hỏi thường gặp khi sử dụng hệ thống TMS

Chi phí triển khai TMS là bao nhiêu?

Chi phí phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, số lượng tính năng, hình thức triển khai (On-premise hay Cloud)…

TMS khác gì với WMS?

Thời gian để triển khai TMS mất bao lâu?

 Thời gian triển khai trung bình từ vài tuần đến vài tháng, tùy thuộc vào độ phức tạp của quy trình và khả năng tích hợp.

TMS có phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ không?

CÓ. Nhiều nhà cung cấp TMS hiện nay cung cấp các gói giải pháp linh hoạt, phù hợp với cả doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), cho phép họ tiếp cận công nghệ quản lý tiên tiến mà không cần đầu tư quá lớn.

Tóm lại, hệ thống quản lý vận tải TMS không chỉ là một công cụ để cắt giảm chi phí mà còn là một khoản đầu tư chiến lược. Việc triển khai TMS hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chuỗi cung ứng, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.