Tại sao phải giám sát nhiệt độ kho lạnh 24/7?

Bài viết này sẽ phân tích chi tiết lý do tại sao việc trang bị hệ thống giám sát nhiệt độ kho lạnh hoạt động liên tục 24/7 là một yêu cầu cấp thiết, giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát rủi ro và tối ưu hóa hoạt động bảo quản.

Giám sát nhiệt độ kho lạnh và bản chất của các loại hàng hóa cần bảo quản?

Hàng hóa lưu trữ trong kho lạnh, từ dược phẩm, vắc xin đến thực phẩm và nông sản, đều có đặc tính chung là cực kỳ nhạy cảm với biến động môi trường, đặc biệt là nhiệt độ.

• Dược phẩm & Vắc xin: Các sản phẩm này đòi hỏi điều kiện bảo quản nghiêm ngặt, thường trong dải nhiệt độ hẹp 2∘C – 8∘C và độ ẩm dưới 70-75%. Bất kỳ sai lệch nào, dù chỉ trong thời gian ngắn, cũng có nguy cơ làm mất hiệu lực sản phẩm hoặc biến chúng thành chất gây hại, vi phạm các tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP).
• Thực phẩm: Nhiệt độ không ổn định là mối đe dọa trực tiếp. Nó tạo điều kiện cho vi khuẩn phát triển nhanh trong “vùng nhiệt độ nguy hiểm” (khoảng 5∘C – 60∘C), gây mất an toàn. Đồng thời, sự dao động nhiệt cũng làm thay đổi cấu trúc, hương vị, màu sắc của thực phẩm (nhất là đồ đông lạnh) và rút ngắn hạn sử dụng.
• Nông sản (Hạt giống, v.v.): Môi trường nhiệt độ và độ ẩm được kiểm soát chặt chẽ là yếu tố then chốt để bảo tồn chất lượng và khả năng sử dụng.

Thực trạng tại Việt Nam cho thấy mức độ tổn thất đáng báo động do bảo quản không đúng cách. Tổn thất nông sản sau thu hoạch ước tính trung bình là 25-30%. Riêng mặt hàng lúa gạo, con số này có thể từ 10-37%, trong đó bảo quản kém đã chiếm tới 6%. 

Đáng chú ý, một khảo sát cho thấy dù phần lớn doanh nghiệp kiểm soát tổn thất dưới 10%, vẫn còn 15% doanh nghiệp đối mặt với tỷ lệ tổn thất rất cao, từ 20% đến trên 30%, phản ánh rủi ro đáng kể và sự chênh lệch trong năng lực bảo quản.

>>>Có thể bạn muốn biết: Nhiệt độ độ ẩm và ảnh hưởng trong quản lý kho hàng

Hậu quả của sai lệch nhiệt độ trong kho lạnh

Việc không duy trì được nhiệt độ ổn định và chính xác trong kho lạnh có thể dẫn đến một chuỗi các hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng sâu sắc đến hoạt động và lợi nhuận của doanh nghiệp:

Hư hỏng sản phẩm

Đây là tác động tức thời và rõ ràng nhất. Hàng hóa, đặc biệt là các mặt hàng nhạy cảm, khi tiếp xúc với nhiệt độ không phù hợp sẽ bị hư hỏng và phải tiêu hủy. Ngay cả khi chưa đến mức phải tiêu hủy, sản phẩm vẫn có thể bị suy giảm chất lượng rõ rệt – thay đổi về màu sắc, kết cấu, hương vị. 

Thời hạn sử dụng thực tế bị rút ngắn, làm giảm giá trị thương mại, ảnh hưởng đến doanh số bán hàng và làm xói mòn uy tín thương hiệu trong mắt người tiêu dùng, đây thường là nỗi lo lớn nhất đối với các đơn vị vận hành kho lạnh.

Gia tăng rủi ro về an toàn

Đối với thực phẩm, nhiệt độ bảo quản không đúng có thể tạo điều kiện lý tưởng cho vi khuẩn gây bệnh phát triển, làm tăng nguy cơ ngộ độc thực phẩm. Đối với dược phẩm, việc mất hiệu lực hoặc biến đổi thành phần do nhiệt độ sai lệch có thể gây ra hậu quả khôn lường cho sức khỏe người bệnh. Ngoài ra, các vấn đề như đóng băng quá mức cũng có thể gây mất an toàn cho nhân viên làm việc trong kho.

Gián đoạn sản xuất

Khi xảy ra sự cố nhiệt độ, doanh nghiệp buộc phải dừng hoạt động để điều tra, xử lý hàng hóa hư hỏng, và khắc phục sự cố hệ thống. Quá trình này không chỉ tốn thời gian, nhân lực mà còn làm tăng đáng kể chi phí năng lượng do hệ thống làm lạnh phải hoạt động kém hiệu quả hoặc chạy bù công suất liên tục để ổn định lại nhiệt độ.

Vi phạm quy định và đối mặt với chế tài

Nhiều ngành hàng (dược phẩm, thực phẩm) phải tuân thủ các quy chuẩn bảo quản khắt khe như GSP, HACCP. Việc không duy trì và cung cấp bằng chứng về việc kiểm soát nhiệt độ ổn định có thể dẫn đến các hình phạt nghiêm khắc như phạt tiền, thu hồi giấy phép hoạt động, mất chứng nhận chất lượng, và gặp khó khăn trong việc tiếp cận thị trường

Sự thất bại của phương pháp giám sát nhiệt độ kho lạnh thủ công

Dựa vào con người để kiểm tra và ghi lại nhiệt độ theo lịch trình định kỳ là một phương pháp tiềm ẩn nhiều yếu điểm cố hữu:

• Khoảng trống dữ liệu: Các lần kiểm tra thủ công tạo ra những khoảng thời gian dài mà nhiệt độ không được giám sát. Sự cố tăng hoặc giảm nhiệt độ đột ngột có thể xảy ra và tự khắc phục trước lần kiểm tra tiếp theo, nhưng vẫn đủ thời gian để gây hư hại sản phẩm mà không bị phát hiện. Vấn đề thường chỉ được nhận biết khi đã quá muộn.
• Phát hiện và phản ứng chậm trễ: Do không có cảnh báo theo thời gian thực, việc phát hiện sự cố bị trì hoãn đáng kể. Thời gian phản ứng chậm làm mất đi cơ hội thực hiện các hành động khắc phục kịp thời, dẫn đến thiệt hại lớn hơn.
• Lỗi con người và thiếu nhất quán: Việc ghi chép thủ công dễ bị sai sót, bỏ sót thông tin hoặc thậm chí là ghi lại dữ liệu không trung thực. Tính nhất quán và độ tin cậy của dữ liệu phụ thuộc hoàn toàn vào sự cẩn thận và thái độ làm việc của nhân viên.
• Chi phí nhân công tốn kém: Việc kiểm tra thủ công đòi hỏi thời gian và công sức đáng kể của nhân viên, những nguồn lực này có thể được sử dụng hiệu quả hơn cho các nhiệm vụ khác.
• Thiếu dữ liệu toàn diện: Nhật ký thủ công thường thiếu chi tiết, độ sâu lịch sử và khả năng phân tích dễ dàng so với hệ thống tự động. Điều này gây khó khăn cho việc kiểm toán, xác định xu hướng và cải tiến quy trình.

Điều nguy hiểm hơn cả là các rủi ro này không tồn tại độc lập mà có tính cộng hưởng. 

Một sai lệch nhiệt độ tưởng chừng đơn lẻ có thể là khởi đầu cho một chuỗi hậu quả tiêu cực: từ hư hỏng sản phẩm (tổn thất tài chính), đến nguy cơ mất an toàn cho người tiêu dùng (rủi ro sức khỏe), vi phạm quy định bảo quản (rủi ro pháp lý), tăng đột biến chi phí năng lượng khi hệ thống phải chạy bù (rủi ro vận hành), giảm tuổi thọ thiết bị (rủi ro tài sản), và cuối cùng là tổn hại đến uy tín thương hiệu (rủi ro thị trường).

Rõ ràng, phương pháp giám sát thủ công hoàn toàn thất bại trong việc đối phó và ngăn chặn chuỗi rủi ro đa diện, phức tạp này, nhấn mạnh sự cần thiết của một giải pháp giám sát liên tục và tự động.

>>>Tìm hiểu ngay: Hệ thống giám sát nhiệt độ kho lạnh: Bảo vệ hàng hóa, tối ưu vận hành

Lý do phải giám sát nhiệt độ kho lạnh 24/7

Việc triển khai hệ thống giám sát nhiệt độ liên tục 24/7 không chỉ là một lựa chọn tối ưu mà còn là một yêu cầu bắt buộc xuất phát từ nhiều lý do cốt lõi:

Đảm bảo chất lượng & an toàn sản phẩm liên tục

Đây là lý do cơ bản nhất. Giám sát liên tục đảm bảo rằng môi trường bảo quản luôn nằm trong ngưỡng an toàn, ngăn chặn các biến động nhiệt độ có thể làm tổn hại đến tính toàn vẹn, hiệu quả (đối với dược phẩm) hoặc an toàn (đối với thực phẩm) của sản phẩm.

Việc duy trì nhiệt độ ổn định là cách duy nhất để bảo vệ giá trị và chất lượng của hàng hóa nhạy cảm.

Phát hiện và phản ứng tức thời

Ưu điểm vượt trội của hệ thống 24/7 là khả năng cảnh báo ngay lập tức khi có sự cố xảy ra. Thông qua các cảnh báo thời gian thực (SMS, email, thông báo ứng dụng, còi báo tại chỗ), người quản lý có thể nhận biết vấn đề ngay khi nó bắt đầu. 

Điều này cho phép thực hiện các hành động khắc phục nhanh chóng (như kiểm tra cửa kho, sửa chữa thiết bị, di dời hàng hóa nếu cần) trước khi thiệt hại nghiêm trọng xảy ra, giúp giảm thiểu tối đa tổn thất tài chính

>>>Tìm hiểu thêm: Hệ thống giám sát nhiệt độ độ ẩm SEEACT-EMS: Giải pháp tối ưu từ DACO

Tuân thủ tuyệt đối các tiêu chuẩn ngành và pháp lý

Đối với các ngành được quản lý chặt chẽ như dược phẩm và thực phẩm, việc giám sát và ghi lại dữ liệu nhiệt độ liên tục là yêu cầu bắt buộc để tuân thủ các tiêu chuẩn như Thực hành tốt bảo quản (GSP) và Phân tích mối nguy và điểm kiểm soát tới hạn (HACCP).

Hệ thống giám sát 24/7 cung cấp các bản ghi dữ liệu tự động, có dấu thời gian, không thể can thiệp, đóng vai trò là bằng chứng không thể chối cãi về việc tuân thủ trong các cuộc kiểm tra và đánh giá.

Để làm rõ tầm quan trọng của việc duy trì nhiệt độ chính xác, bảng dưới đây tổng hợp các dải nhiệt độ bảo quản tiêu chuẩn cho một số loại hàng hóa phổ biến: 

Bảng nhiệt độ và độ ẩm bảo quản tiêu chuẩn tham khảo

Lưu ý: Bảng này chỉ mang tính tham khảo. Luôn tuân thủ yêu cầu bảo quản cụ thể của từng sản phẩm và các quy định hiện hành.

Tối ưu hóa vận hành, tiết kiệm năng lượng

Dữ liệu nhiệt độ, độ ẩm và các thông số vận hành khác được thu thập liên tục giúp phát hiện sớm các điểm kém hiệu quả của hệ thống làm lạnh (như cửa hở, cách nhiệt suy giảm, thiết bị bất thường…). Từ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chu trình hoạt động, giảm đáng kể năng lượng tiêu thụ. 

Dữ liệu này cũng vô cùng giá trị cho việc bảo trì dự đoán (ngăn ngừa hỏng hóc, kéo dài tuổi thọ thiết bị), phục vụ kiểm toán và đưa ra các quyết định cải tiến quy trình dựa trên bằng chứng xác thực.

Nhìn chung, lợi ích của giám sát 24/7 mang lại là đa dạng và vượt trội, tạo ra Lợi tức Đầu tư (ROI) toàn diện thông qua việc bảo vệ hàng hóa, tuân thủ quy định, tiết kiệm năng lượng và tối ưu hóa nguồn lực. Để khai thác tối đa những lợi thế này, việc lựa chọn một hệ thống giám sát chuyên nghiệp, đáng tin cậy là vô cùng quan trọng.

Hệ thống giám sát nhiệt độ độ ẩm SEEACT-EMS từ DACO được thiết kế để đáp ứng chính xác những yêu cầu khắt khe này, mang đến giải pháp quản lý kho lạnh hiệu quả và an tâm cho doanh nghiệp của bạn.

>>>Nhận demo MIỄN PHÍ Hệ thống giám sát nhiệt độ kho lạnh SEEACT-EMS<<< 

Hoặc liên hệ Daco Việt Nam – 0904.675.995 để được hỗ trợ bởi các chuyên gia của chúng tôi!

[FAQ] Giải đáp những câu hỏi thường gặp

Nhiệt độ có phải là yếu tố duy nhất cần giám sát trong kho lạnh không?

KHÔNG, nhiệt độ không phải là yếu tố duy nhất.

Độ ẩm cũng là một yếu tố cực kỳ quan trọng cần được giám sát chặt chẽ trong kho lạnh, vì nó ảnh hưởng lớn đến chất lượng, thời hạn sử dụng của nhiều loại hàng hóa (đặc biệt là dược phẩm, thực phẩm, nông sản) và có thể thúc đẩy sự phát triển của nấm mốc.

Hệ thống giám sát SEEACT-EMS của DACO được thiết kế để có thể theo dõi đồng thời và chính xác cả hai chỉ số thiết yếu này: nhiệt độ và độ ẩm, cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện và kiểm soát chặt chẽ môi trường kho lạnh.

Tần suất giám sát và ghi lại nhiệt độ nên là bao nhiêu?

Tần suất lý tưởng và được yêu cầu bởi nhiều quy định (như GSP, HACCP) là giám sát liên tục 24/7 thông qua các hệ thống tự động.

Việc ghi lại dữ liệu (logging) thường được thực hiện tự động với tần suất cao, ví dụ: mỗi 1 phút, 5 phút, 10 phút, hoặc 15 phút, tùy thuộc vào cài đặt của hệ thống và mức độ nhạy cảm của sản phẩm. Tần suất này đảm bảo mọi biến động bất thường được ghi nhận kịp thời và cung cấp lịch sử dữ liệu chi tiết cho việc theo dõi và kiểm toán.

Điều gì xảy ra khi nhiệt độ kho lạnh vượt ngưỡng cho phép?

Hệ thống giám sát sẽ tự động kích hoạt cảnh báo qua các kênh đã cấu hình (SMS, email, còi hú, đèn báo…). Người quản lý hoặc nhân viên được phân công cần thực hiện ngay các hành động khắc phục theo quy trình đã định sẵn (Standard Operating Procedure – SOP), ví dụ:

• Kiểm tra tình trạng hoạt động của hệ thống làm lạnh
• Xác định nguyên nhân sự cố (mất điện, cửa mở quá lâu, hỏng thiết bị…)
• Thực hiện các biện pháp sửa chữa hoặc điều chỉnh cần thiết
• Ghi lại sự cố và các hành động đã thực hiện

Kết luận

Tóm lại, việc trang bị hệ thống giám sát nhiệt độ kho lạnh 24/7 là một khoản đầu tư thông minh và cấp thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn bảo vệ tài sản, duy trì chất lượng sản phẩm và hoạt động hiệu quả. Đừng để những biến động nhiệt độ không mong muốn gây ra thiệt hại nghiêm trọng. 

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi – Daco Việt Nam để được tư vấn chi tiết và tìm ra giải pháp giám sát phù hợp nhất, đảm bảo sự an tâm tuyệt đối cho hoạt động kho lạnh của bạn.