Fixed Period Ordering là gì? Công thức & Cách áp dụng chi tiết

Fixed Period Ordering là gì? Đây là một phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và đơn giản hóa quy trình đặt hàng. Thay vì đặt hàng khi lượng tồn kho xuống dưới một mức nhất định, Fixed Period Ordering (FPO) lại tập trung vào việc đặt hàng theo một chu kỳ thời gian cố định. Bài viết này của Seeact sẽ phân tích chi tiết cách thức hoạt động, ưu nhược điểm và ứng dụng thực tế của mô hình quản lý tồn kho này, giúp bạn hiểu rõ hơn và áp dụng phù hợp vào hoạt động kinh doanh của mình.

Fixed Period Ordering là gì?

Fixed Period Ordering (còn gọi là mô hình đặt hàng theo chu kỳ cố định) là một hệ thống quản lý tồn kho trong đó việc đặt hàng được thực hiện tại các khoảng thời gian đã được xác định trước, ví dụ như mỗi tuần, hai tuần hoặc mỗi tháng.

Điểm đặc trưng của mô hình này nằm ở 3 yếu tố chính:

• Thời điểm cố định: Việc kiểm tra mức tồn kho và thực hiện đơn hàng chỉ diễn ra vào những thời điểm định kỳ đã được lên kế hoạch
• Số lượng linh hoạt: Số lượng hàng hóa được đặt sẽ không cố định. Nó thay đổi tùy thuộc vào lượng hàng tồn kho hiện có và nhu cầu dự kiến trong kỳ tiếp theo, nhằm mục đích bổ sung lượng hàng đến một mức tồn kho mục tiêu
• Mục tiêu bổ sung tồn kho: Mục đích của mỗi đơn hàng là bổ sung lượng hàng hóa để đạt mức tồn kho mục tiêu đã định vào thời điểm đặt hàng tiếp theo, có tính đến nhu cầu tiêu thụ trong giai đoạn đó và thời gian giao hàng (Lead time)

So với mô hình Fixed Order Quantity (đặt hàng khi tồn kho xuống dưới mức quy định với số lượng đặt cố định), Fixed Period Ordering tập trung vào việc cố định thời điểm đặt hàng và linh hoạt số lượng đặt hàng nhằm thích ứng với nhu cầu thực tế trong từng giai đoạn.

Ví dụ đơn giản: Một cửa hàng tạp hóa nhỏ quyết định đặt mua sữa tươi vào mỗi sáng thứ Hai. Số lượng sữa đặt sẽ phụ thuộc vào lượng sữa còn lại trong kho, lượng sữa dự kiến bán trong tuần tới và lượng sữa đang trên đường giao đến.

Công thức tính Fixed Period Ordering

 Để áp dụng Fixed Period Ordering, doanh nghiệp cần xác định số lượng hàng cần đặt trong mỗi chu kỳ. Công thức tính như sau:

Số lượng đặt hàng = (Nhu cầu dự kiến + Tồn kho an toàn) – (Tồn kho hiện tại + Hàng đang trên đường)

Giải thích các thành phần:

• Nhu cầu dự kiến: Lượng hàng dự kiến sẽ tiêu thụ trong khoảng thời gian từ lúc đặt hàng đến khi nhận được hàng và kết thúc chu kỳ đặt hàng tiếp theo.
• Tồn kho an toàn (Safety Stock): Lượng hàng dự phòng để phòng ngừa rủi ro nhu cầu tăng bất ngờ hoặc thời gian giao hàng bị chậm trễ.
• Tồn kho hiện tại (Inventory Quantity): Lượng hàng hóa có sẵn trong kho tại thời điểm tính toán.
• Hàng đang trên đường (Released Order): Lượng hàng đã đặt từ trước nhưng chưa về đến kho.

Ví dụ minh họa:

Một doanh nghiệp sản xuất đồ điện tử đặt hàng linh kiện mỗi tháng (chu kỳ đặt hàng 1 tháng). Thời gian giao hàng từ nhà cung cấp là 2 tháng.

• Nhu cầu dự kiến trong 3 tháng tới: 150 đơn vị
• Tồn kho an toàn (Safety Stock): 20 đơn vị
• Tồn kho hiện tại: 40 đơn vị
• Hàng đang trên đường: 10 đơn vị

Áp dụng công thức:

Số lượng đặt hàng = (150+20) – (40+10) = 120 đơn vị 

Trong kỳ này, doanh nghiệp cần đặt thêm 120 đơn vị linh kiện.

Các trường hợp ứng dụng thực tế của Fixed Period Ordering

Fixed Period Ordering là gì và nó phù hợp với những loại hình sản xuất hay mặt hàng nào? FPO đặc biệt hiệu quả trong các tình huống sau:

• Sản xuất theo lô (Batch Production): Các doanh nghiệp sản xuất theo lô thường sử dụng FPO cho các nguyên vật liệu có nhu cầu ổn định. Ví dụ, một công ty sản xuất bánh kẹo có thể đặt mua bột mì, đường, hương liệu theo chu kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng để đảm bảo nguyên liệu luôn sẵn sàng cho các đợt sản xuất định kỳ
• Sản xuất hàng loạt (Mass Production): Các doanh nghiệp sản xuất hàng loạt có thể áp dụng FPO cho các nguyên vật liệu tiêu thụ thường xuyên và có khối lượng lớn, chẳng hạn như bao bì, hóa chất phụ gia. Việc đặt hàng theo chu kỳ giúp đảm bảo nguyên liệu luôn có sẵn cho quá trình sản xuất liên tục, giảm thiểu nguy cơ gián đoạn
• Sản xuất liên tục (Continuous Production): Mặc dù ít phổ biến hơn cho nguyên vật liệu chính, FPO vẫn có thể được sử dụng cho các nguyên vật liệu phụ trợ, vật tư tiêu hao, hoặc dụng cụ bảo hộ lao động trong các nhà máy sản xuất xi măng, thép. Việc này giúp đơn giản hóa việc mua sắm các vật phẩm không cốt lõi nhưng cần thiết định kỳ
• Bán lẻ và phân phối: Thích hợp để đặt hàng các mặt hàng phổ thông có tính tiêu thụ đều đặn (như sữa, nước đóng chai) từ nhà cung cấp.

>>>CÓ THỂ BẠN MUỐN BIẾT: 

• Batch Production là gì? Tìm hiểu chi tiết về sản xuất theo lô

• Mass production sản xuất hàng loạt – Tìm hiểu A-Z

• Sản xuất liên tục – Ưu nhược điểm & Ứng dụng

Ưu và nhược điểm của Fixed Period Ordering là gì? 

Ưu và nhược điểm của Fixed Period Ordering

Việc nắm rõ ưu và nhược điểm giúp doanh nghiệp quyết định xem mô hình này có phù hợp với loại hình kinh doanh của mình hay không.

Ưu điểm:

• Tối ưu hóa chi phí vận hành: Cho phép gộp nhiều đơn hàng thành một, giảm chi phí hành chính và vận chuyển.
• Linh hoạt với biến động nhu cầu: Phù hợp với các mặt hàng có nhu cầu thay đổi theo mùa hoặc chu kỳ, giúp điều chỉnh số lượng đặt hàng một cách linh hoạt.
• Dễ dàng lập kế hoạch: Các hoạt động như kiểm tra kho, xử lý đơn hàng có thể được lên lịch và thực hiện định kỳ, giúp tối ưu hóa công việc của nhân viên.
• Phù hợp với hàng có giá trị cao: Cho phép doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hơn các mặt hàng quan trọng và đắt tiền.

Thách thức

• Nguy cơ thiếu hàng giữa kỳ: Nếu nhu cầu tăng đột biến ngay sau khi đặt hàng, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng thiếu hàng cho đến kỳ đặt hàng tiếp theo.
• Yêu cầu tồn kho an toàn cao hơn: Để đối phó với rủi ro thiếu hàng, doanh nghiệp thường phải duy trì một lượng tồn kho an toàn (safety stock) lớn hơn, dẫn đến tăng chi phí lưu kho.
• Phụ thuộc vào dự báo: Hiệu quả của mô hình này phụ thuộc rất lớn vào độ chính xác của việc dự báo nhu cầu.

Thách thức và giải pháp khắc phục khi áp dụng Fixed Period Ordering

Mặc dù Fixed Period Ordering mang lại nhiều lợi ích, doanh nghiệp có thể đối mặt với một số thách thức trong quá trình triển khai. Dưới đây là các thách thức phổ biến và giải pháp khắc phục:

Thách thức 1: Khó dự báo nhu cầu chính xác

Nhu cầu biến động khó lường có thể dẫn đến việc tính toán Ordered Quantity không chính xác, gây thiếu hụt hoặc dư thừa.

⇒ Giải pháp: Xây dựng hệ thống dự báo dựa trên dữ liệu lịch sử chi tiết, sử dụng các công cụ dự báo hiện đại (như phần mềm phân tích thống kê, AI/Machine Learning) để tăng cường độ chính xác. Thường xuyên cập nhật và điều chỉnh các mô hình dự báo.

Thách thức 2: Nguy cơ thiếu hụt hàng hóa khi nhu cầu tăng đột biến hoặc thời gian giao hàng kéo dài

Khoảng thời gian giữa các lần kiểm tra tồn kho tạo ra “điểm mù”, nơi nhu cầu tăng đột biến có thể không được phát hiện kịp thời.

⇒ Giải pháp: Duy trì mức tồn kho an toàn (Safety Stock) phù hợp dựa trên phân tích rủi ro biến động nhu cầu và Lead Time. Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp để có thể phản ứng nhanh khi có sự cố giao hàng

Thách thức 3: Không phù hợp với mặt hàng có nhu cầu không ổn định.

Đối với các mặt hàng có nhu cầu rất thất thường hoặc không có xu hướng rõ ràng, FPO có thể không hiệu quả và dẫn đến chi phí tồn kho cao.

⇒ Giải pháp: Thực hiện phân tích ABC (phân loại hàng hóa theo giá trị) và phân loại hàng hóa theo tính ổn định của nhu cầu. Sử dụng mô hình quản lý tồn kho khác (ví dụ: Fixed Order Quantity hoặc Kanban) cho các mặt hàng có nhu cầu biến động lớn, hoặc kết hợp các mô hình để quản lý tốt hơn.

Thách thức 4: Yêu cầu xử lý giấy tờ nhiều hơn (đối với phương pháp thủ công)

Mặc dù giảm số lần đặt hàng, việc tính toán số lượng đặt hàng linh hoạt trong mỗi chu kỳ có thể tạo ra gánh nặng hành chính nếu quy trình không được tự động hóa.

⇒ Giải pháp: Tự động hóa quy trình đặt hàng và quản lý tồn kho thông qua việc ứng dụng các hệ thống quản lý kho thông minh (WMS – Warehouse Management System) hoặc hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resource Planning). Điều này giúp giảm thiểu thời gian và công sức cho các tác vụ thủ công.

Để quá trình quản lý kho theo mô hình Fixed Period Ordering trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, việc ứng dụng các giải pháp công nghệ là không thể thiếu. Hệ thống quản lý kho thông minh như SEEACT-WMS của DACO chính là một giải pháp tối ưu. 

Với các tính năng tự động hóa, theo dõi tồn kho theo thời gian thực, khả năng tích hợp dữ liệu và cung cấp báo cáo phân tích chuyên sâu, SEEACT-WMS sẽ hỗ trợ doanh nghiệp bạn quản lý tồn kho, nhà cung cấp và đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác và hiệu quả.

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về giải pháp quản lý kho thông minh, giúp tối ưu hóa chuỗi cung ứng của bạn.

HOTLINE: 0904 675 995

Kết luận

Qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn chi tiết về Fixed Period Ordering là gì, từ định nghĩa, các đặc điểm, công thức tính toán, đến những trường hợp ứng dụng và các thách thức đi kèm. FPO là một phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất và thương mại muốn tối ưu chi phí đặt hàng, đơn giản hóa quy trình và dễ dàng lập kế hoạch sản xuất dựa trên chu kỳ định sẵn.