Capacity Planning là gì? Toàn tập về hoạch định năng lực sản xuất

Trong môi trường kinh doanh và sản xuất đầy biến động, việc quản lý hiệu quả các nguồn lực là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của một doanh nghiệp. Một quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu này là Capacity Planning. Vậy, Capacity Planning là gì và nó có vai trò như thế nào?

Capacity Planning là gì? Định nghĩa chi tiết và các khái niệm liên quan

Capacity planning, hay còn gọi là hoạch định năng lực sản xuất, là quá trình xác định và thiết lập mức năng lực sản xuất tối ưu mà một doanh nghiệp có thể đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Quá trình này bao gồm việc đánh giá các nguồn lực hiện có như máy móc, thiết bị, nhân lực, và quy trình sản xuất để đảm bảo doanh nghiệp có đủ khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường trong tương lai.

Để hiểu rõ hơn về hoạch định năng lực sản xuất của doanh nghiệp, chúng ta cần làm rõ một số khái niệm liên quan:

• Năng lực sản xuất (Production Capacity): Khả năng tối đa mà hệ thống sản xuất có thể đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể. Đây là thước đo lý thuyết
• Nhu cầu sản xuất (Production Demand): Lượng sản phẩm mà thị trường hoặc khách hàng yêu cầu
• Công suất thực tế (Throughput): Lượng sản phẩm thực tế được sản xuất ra trong một khoảng thời gian

Mục tiêu của capacity planning là cân bằng giữa năng lực, công suất và nhu cầu để tránh tình trạng thừa hoặc thiếu hụt nguồn lực.

Tầm quan trọng và lợi ích của hoạch định năng lực sản xuất

Việc đầu tư vào hoạch định năng lực sản xuất mang lại nhiều lợi ích chiến lược và vận hành cho doanh nghiệp, giúp giải quyết các vấn đề cốt lõi.

• Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực: Capacity planning giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu, thiết bị và nhân công. Điều này giảm lãng phí, tối ưu hóa chi phí và tăng hiệu quả sử dụng tài sản
• Nâng cao năng suất và hiệu quả: Khi các nguồn lực được sắp xếp và sử dụng tối ưu, quy trình sản xuất sẽ diễn ra trôi chảy hơn, giảm thiểu thời gian chờ đợi và các điểm nghẽn
• Giảm thiểu chi phí sản xuất: Bằng cách dự báo chính xác nhu cầu, doanh nghiệp có thể quản lý tồn kho hiệu quả, giảm chi phí lưu trữ và tránh các chi phí phát sinh do gián đoạn sản xuất

>>>Chi phí sản xuất và các tối ưu hiệu quả

• Nâng cao khả năng cạnh tranh: Bằng cách đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thị trường và duy trì chất lượng sản phẩm ổn định với chi phí tối ưu, doanh nghiệp sẽ xây dựng được uy tín vững chắc và củng cố vị thế của mình

Phân loại các phương pháp Capacity Planning

Theo định hướng

• Capacity Planning theo nhu cầu: Tập trung vào việc dự báo nhu cầu thị trường và điều chỉnh năng lực sản xuất để đáp ứng chính xác nhu cầu đó. Mục tiêu là tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt bằng cách linh hoạt thay đổi công suất
• Capacity Planning theo năng lực: Tập trung vào việc tối đa hóa việc sử dụng năng lực sản xuất hiện có. Doanh nghiệp sẽ cố gắng tìm kiếm các đơn hàng hoặc thị trường phù hợp để tận dụng tối đa công suất máy móc và nhân lực. Phương pháp này thường áp dụng khi năng lực sản xuất là cố định hoặc rất khó thay đổi

Theo khung thời gian

• Capacity Planning ngắn hạn: Thường trong khoảng vài tuần đến vài tháng. Liên quan đến các quyết định điều chỉnh nhỏ và linh hoạt như tăng/giảm ca làm, làm thêm giờ, lập lịch bảo trì máy móc hoặc điều chỉnh lịch trình sản xuất
• Capacity Planning trung hạn (Medium-term): Khoảng vài tháng đến một năm. Liên quan đến việc dự báo nhu cầu theo mùa, kế hoạch đào tạo nhân sự, hoặc các dự án nâng cấp thiết bị nhỏ
• Capacity Planning dài hạn (Long-term): Kéo dài từ vài năm đến vài chục năm. Bao gồm các quyết định chiến lược lớn như đầu tư mở rộng nhà máy, mua sắm máy móc công nghệ cao, phát triển dòng sản phẩm mới hoặc thay đổi công nghệ sản xuất cốt lõi

Các yếu tố ảnh hưởng đến Capacity Planning là gì?

Quá trình hoạch định năng lực sản xuất bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.

Yếu tố bên trong doanh nghiệp

• Nhu cầu sản phẩm/dịch vụ: Đây là yếu tố cơ bản nhất, quyết định công suất cần thiết. Nhu cầu càng phức tạp, đa dạng thì việc hoạch định càng trở nên khó khăn
• Công nghệ và thiết bị: Trình độ công nghệ và năng lực của máy móc, thiết bị có ảnh hưởng trực tiếp đến công suất của dây chuyền sản xuất
• Nguồn nhân lực: Trình độ chuyên môn, kỹ năng và thái độ của người lao động tác động lớn đến năng suất và hiệu quả sử dụng công suất
• Cơ sở hạ tầng: Diện tích nhà xưởng, mặt bằng sản xuất và cách bố trí trang thiết bị có thể giới hạn hoặc tăng khả năng sản xuất
• Mức độ tự chủ sản xuất: Quyết định liệu doanh nghiệp tự sản xuất toàn bộ hay thuê ngoài (gia công, mua bán thành phẩm) sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến công suất nội bộ
• Hệ số sử dụng máy móc: Thời gian vận hành thực tế của máy móc/thiết bị quyết định năng lực lý thuyết có thể đạt được

Yếu tố bên ngoài

• Dự báo nhu cầu thị trường: Biến động thị trường, xu hướng tiêu dùng và các sự kiện kinh tế xã hội ảnh hưởng đến dự báo nhu cầu, từ đó định hình kế hoạch năng lực
• Quy định pháp lý: Các quy định của chính phủ về tiêu chuẩn sản phẩm, an toàn lao động, thời gian làm việc có thể giới hạn hoặc yêu cầu điều chỉnh năng lực sản xuất
• Cạnh tranh: Áp lực từ đối thủ cạnh tranh có thể buộc doanh nghiệp phải duy trì năng lực linh hoạt để đáp ứng nhanh chóng
• Thời gian sản xuất (Lead Time): Tổng thời gian từ khi nhận đơn hàng đến khi hoàn thành sản phẩm. Lead time ngắn cho phép doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn với nhu cầu thị trường

Quy trình thực hiện Capacity Planning hiệu quả

Để triển khai hoạch định năng lực sản xuất của doanh nghiệp một cách bài bản, cần tuân thủ một quy trình gồm các bước sau:

Bước 1: Đánh giá thực trạng năng lực

Thu thập và phân tích dữ liệu về công suất hoạt động của máy móc, thiết bị, hiệu suất làm việc của nhân công, khả năng cung ứng của nhà cung cấp và mức tồn kho. Phần mềm MES (Manufacturing Execution System) có thể tự động cập nhật các thông tin này như thời gian máy chạy, năng suất từng máy, giờ làm của nhân viên, hỗ trợ cung cấp cái nhìn chính xác về năng lực thực tế.

Bước 2: Dự báo nhu cầu sản xuất trong tương lai

Dựa trên dữ liệu lịch sử về bán hàng, xu hướng thị trường, chiến lược marketing, và các yếu tố kinh tế vĩ mô, tiến hành dự báo lượng sản phẩm hoặc dịch vụ cần thiết trong các khoảng thời gian tới. Độ chính xác của dự báo nhu cầu là yếu tố then chốt cho hiệu quả của toàn bộ kế hoạch.

>>>Có thể bạn muốn biết: Dự báo nhu cầu sản xuất như thế nào cho hiệu quả?

Bước 3: Phân tích sự khác biệt giữa năng lực hiện tại và nhu cầu thị trường

So sánh năng lực sản xuất hiện tại (đã đánh giá ở Bước 1) với nhu cầu dự báo (ở Bước 2). Bước này sẽ chỉ ra liệu doanh nghiệp đang có năng lực dư thừa, thiếu hụt hay đang cân bằng so với nhu cầu. 

Bước 4: Lập kế hoạch và điều chỉnh năng lực

Dựa trên khoảng cách đã xác định, phát triển các phương án điều chỉnh năng lực. Các giải pháp có thể bao gồm:

• Tăng/giảm ca làm việc, làm thêm giờ
• Thuê thêm/giảm bớt nhân công
• Đầu tư mua sắm/thanh lý máy móc, thiết bị mới
• Điều chỉnh quy trình sản xuất hoặc đổi mới công nghệ
• Thuê ngoài (outsourcing) hoặc gia công một phần sản phẩm

Kế hoạch điều chỉnh cần được xây dựng chi tiết, có tính đến chi phí, thời gian triển khai và rủi ro.

Bước 5: Triển khai kế hoạch và giám sát hiệu quả

Thực hiện các điều chỉnh theo kế hoạch đã lập. Sau đó, thường xuyên giám sát và đánh giá hiệu quả của các điều chỉnh. Các chỉ số hiệu suất (KPIs) như tỷ lệ sử dụng công suất, tỷ lệ đáp ứng đơn hàng, chi phí sản xuất, v.v., cần được theo dõi để đảm bảo kế hoạch đi đúng hướng. Cần có cơ chế điều chỉnh linh hoạt nếu có sự sai lệch so với dự kiến.

Thách thức trong hoạch định năng lực sản xuất Capacity Planning là gì?

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, hoạch định năng lực sản xuất của doanh nghiệp cũng đối mặt với không ít thách thức, đặc biệt trong bối cảnh kinh doanh hiện đại.

• Sự phức tạp của tổ chức: Các doanh nghiệp có cơ cấu phức tạp thường gặp khó khăn trong việc phối hợp giữa các phòng ban và đồng bộ dữ liệu, gây áp lực lên quy trình hoạch định
• Thu thập và xử lý dữ liệu: Việc quản lý lượng dữ liệu khổng lồ từ chuỗi cung ứng và quy trình sản xuất đòi hỏi hệ thống chính xác và nhanh chóng. Xử lý thủ công dễ dẫn đến sai sót và chậm trễ, ảnh hưởng đến độ tin cậy của kế hoạch
• Dự báo nhu cầu không chính xác: Nếu dự báo nhu cầu không đúng, doanh nghiệp có thể rơi vào hai trường hợp: thừa năng lực (gây lãng phí nguồn lực) hoặc thiếu năng lực (mất cơ hội kinh doanh và giảm uy tín). Các yếu tố bất ngờ như thiên tai hay biến động kinh tế có thể làm sai lệch đáng kể dự báo
• Chi phí đầu tư ban đầu lớn: Các quyết định liên quan đến việc mở rộng năng lực sản xuất như xây dựng nhà máy hoặc mua sắm thiết bị mới đòi hỏi khoản đầu tư lớn. Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng lợi tức đầu tư (ROI) và rủi ro tài chính trước khi thực hiện

Giải pháp tối ưu cho Capacity Planning: Vai trò của công nghệ

Đối mặt với những thách thức trên, việc triển khai Capacity Planning một cách thủ công ngày càng trở nên kém hiệu quả. Công nghệ đã và đang cung cấp các giải pháp tối ưu hóa đáng kể.

Sử dụng phần mềm quản lý để thúc đẩy tự động hóa

Các hệ thống quản lý sản xuất hiện đại như ERP và MES đóng vai trò trung tâm trong việc tự động hóa và nâng cao hiệu quả Capacity Planning:

Phần mềm SEEACT-MES

Giải pháp tối ưu cho Capacity Planning với SEEACT-MES là sử dụng hệ thống quản lý sản xuất tự động và toàn diện giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình hoạch định năng lực sản xuất. SEEACT-MES hỗ trợ:

• Tự động dự báo nhu cầu và tính toán năng lực sản xuất
• Lập kế hoạch và lịch trình sản xuất chi tiết, tối ưu việc sử dụng nguồn lực
• Theo dõi sản xuất theo thời gian thực để điều chỉnh kịp thời
• Tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian sản xuất và nâng cao năng suất
• Tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, đồng bộ hóa quy trình sản xuất
• Quản lý các công đoạn sản xuất, chất lượng, bảo trì thiết bị để đảm bảo năng lực sản xuất ổn định

SEEACT-MES giúp xây dựng nhà máy thông minh, vận hành hiệu quả và gia tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Phần mềm ERP

Kết nối dữ liệu từ MES và các module khác (bán hàng, kho vận, tài chính) để đưa ra dự báo nhu cầu tổng hợp. ERP có khả năng tính toán công suất, xác định các điểm nghẽn và lập kế hoạch yêu cầu năng lực bằng cách mô phỏng các kịch bản khác nhau.

Lợi ích khi ứng dụng công nghệ

• Tăng tốc độ và độ chính xác: Tự động hóa giúp giảm thời gian thu thập, phân tích dữ liệu và lập kế hoạch, đồng thời loại bỏ sai sót do con người.
• Nâng cao khả năng ra quyết định: Dữ liệu thời gian thực và khả năng mô phỏng giúp quản lý đưa ra các quyết định điều chỉnh năng lực nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Tối ưu hóa chuỗi cung ứng: Phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, điều chỉnh yêu cầu sản xuất phù hợp với khả năng cung ứng.
• Giảm chi phí và tăng hiệu quả tổng thể: Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và quy trình sản xuất, từ đó giảm lãng phí và tăng lợi nhuận.

Tóm lại, Capacity Planning là quy trình thiết yếu giúp doanh nghiệp sản xuất hoạt động hiệu quả và bền vững. Việc nắm vững Capacity Planning là gì cùng các yếu tố liên quan sẽ tạo nền tảng vững chắc cho các quyết định chiến lược. Trong kỷ nguyên công nghiệp 4.0, việc ứng dụng các giải pháp công nghệ như SEEACT-MES sẽ là chìa khóa để tối ưu hóa quy trình này, nâng cao năng lực cạnh tranh và đạt được sự tăng trưởng bền vững.